Ведение учета в магазине розничной торговли — обязательная составляющая его успешной работы. Благодаря постоянному контролю движения продукции, руководитель видит актуальные остатки, понимает текущее состояние дел. Он может управлять торговыми и складскими процессами, деятельностью сотрудников. Это позволяет вовремя и правильно делать заказы; исключить недостачи; быстро и без ошибок заполнять бухгалтерские и налоговые формы; анализировать результаты работы и снизить риск убытков.
В статье расскажем, как правильно вести учет в магазине продуктов или в розничной точке, реализующей любые другие товары, как его организовать и что для этого нужно.
Методы ведения учета в магазине розничной торговли
В розничном магазине используют один из двух основных методов ведения учета продукции:
- Суммовой — подходит для небольших торговых точек. Он ведется только в цифрах, без указания номенклатуры. Минусы такого учета: невозможно анализировать эффективность продаж конкретных товаров, улучшать ассортимент и делать ставку на самые востребованные позиции.
- Аналитический — подходит для всех ритейлеров. Он ведется по номенклатуре, количеству, стоимости продукции, а также отдельно по каждому магазину (актуально для торговых сетей). Позволяет определить эффективность работы торговой точки, маржинальность товаров и проследить их движение от момента закупки до продажи.
Суммовой и аналитический учет можно вести тремя способами:
- Вручную — используют обычные тетради или канцелярские книги. Этот вариант трудозатратный, неудобный и приводит к частым ошибкам. Его применяют для осуществления суммового учета. Вот как правильно вести учет товаров в продуктовом магазине вручную: для этого заводят 3 тетради, куда записывают суммы за день — приход и расход продукции, выручку. Также можно все отмечать в одной книге приходов-расходов. Остаток товара выводят ежедневно.
- Полуавтоматически — используют таблицы, например, Excel. Этот вариант подходит и для суммового, и для аналитического учета. В Excel есть функция автоматического расчета некоторых показателей, например, итоговой суммы прихода или расхода. Кроме того, таблицы можно корректировать, связывать между собой и отправлять по электронной почте. Но несмотря на простоту такого способа ведения учета, мы не рекомендовали бы его использовать. Причины: не исключает ошибки, требует ручного ввода информации, не интегрируется с кассовым оборудованием.
- Автоматически — используют специальные программные продукты и системы. Единственный недостаток этого способа — он требует финансовых затрат. Но автоматизация быстро окупается. Кроме того, плюсов намного больше: сводит к минимуму действие человеческого фактора; позволяет контролировать остатки, движение товаров; получать аналитическую, статистическую и другую отчетность; контролировать работу сотрудников; проводить инвентаризацию и при этом не закрывать магазин на учет.
Итак, автоматизация — оптимальный способ ведения учета в ритейле. Ниже мы подробнее расскажем о ней.
Как правильно вести учет в магазине продуктов
Мы описали методы и способы ведения товароучета. Теперь рассмотрим его виды, которых условно четыре: бухгалтерский, оперативный, статистический и складской. Они связаны между собой, дополняют друг друга и позволяют получить полную картину движения товаров и результатов деятельности торговой точки.
- Бухгалтерский учет — четкая система сбора и отражения на специальных счетах информации о торговых операциях в магазине при помощи проводок. Обязателен для средних и крупных компаний. Представителям малого бизнеса по закону* разрешено применять упрощенный метод его ведения. Индивидуальные предприниматели полностью освобождены от бухучета. Проводки по счетам можно делать в таблицах Excel, но это сложный и трудозатратный процесс. Другой вариант — применение товароучетной программы, например, 1С. В ней распределение по счетам выполняется автоматически.
- Оперативный учет — метод, позволяющий отследить работу магазина за день, неделю или другой небольшой промежуток. Ведется при помощи таблиц, аналитических карточек, графиков. Этот вид учета используют компании и предприниматели, чтобы проконтролировать поступление средств от контрагентов, объем полученных и реализованных товарных единиц и другие показатели деятельности торговой точки.
- Статистический учет — ведется на основании бухгалтерских и оперативных сведений о бизнес-процессах. Позволяет собирать и анализировать данные об обороте продукции за квартал, год или другой длительный период; прогнозировать прибыль магазина и маржу товара. Форма и сроки подачи статистической отчетности регламентируются законодательством России.* Ее сдают только юридические лица.
- Складской учет — система внутреннего контроля и анализа движения, остатков товарных единиц в местах хранения (на складах). Помогает вовремя заказывать нужные изделия и списывать неликвиды, сводить к минимуму порчу и хищение продукции, исключать недостачи при приемке заказа от поставщика.
Все виды товароучета основываются на первичных данных, полученных на основных этапах работы с продукцией:
- Приемка. Кладовщик сверяет данные, указанные в накладной поставщика с фактическим наличием товарных единиц, пришедших на склад. После чего принимает продукцию, маркирует и размещает ее на складе. В учете отражают поступление товара согласно сведениями из «первички». Дальше на каждую товарную позицию делают наценку. В рознице она составляет 10–30 %. На этом этапе важно правильно рассчитать себестоимость продукции с наценкой, чтобы не понести убытки.
- Перемещение. Его осуществляют, когда нужно передать товар со склада в торговый зал и наоборот или отвезти в другое место хранения. Перемещение документально подтверждают накладной ТОРГ-13. Форму заполняют в товароучетной программе. Указывают номенклатуру, количество, цену передаваемого товара. Документ подписывает кладовщик и сотрудник, получивший товар со склада.
- Выбытие. Происходит при реализации конечному потребителю или списании бракованной, испорченной продукции. Продажа сопровождается выдачей чека. В конце дня ответственный сотрудник закрывает смену. Он же формирует на онлайн-кассе отчет и вносит данные в приходный ордер, который поступает в бухгалтерию. Сведения отражают в «товароучетке» или журнале (в случае ручного учета). Списание документально подтверждают инвентаризационной описью и актом.
- Контроль остатков. В конце каждой смены проверяют, все ли первичные документы введены в товароучетную программу. Раз в месяц рекомендуем проводить инвентаризацию. Она поможет своевременно выявить недостачи, излишки продукции. Также в розничной торговой точке с большим ассортиментом товаров одного производителя часто возникает пересортица. Например, когда томатного сока «Добрый» по факту на 10 единиц меньше, чем числится в учете, а сливового сока этой же марки — на 10 больше. Пересортицу либо списываю/приходуют, либо производят взаимозачет товаров.
От того, сколько длится инвентаризационный учет в магазине, напрямую зависит эффективность бизнеса. Если его выполняют вручную, без специального оборудования и программ, то торговую точку закрывают на 1–3 дня. При этом бизнес теряет часть клиентов — они уходят в другие магазины. Некоторые покупатели со временем вернутся, а некоторые «перетекут» к конкурентам навсегда.
При автоматизации учета инвентаризация не отразится на работе магазина, сколько бы она ни длилась. Ведь закрывать торговую точку не нужно. Достаточно на какое-то время ограничить доступ клиентов к тому или иному отделу. Проверка наличия товара проходит легко, без ошибок, благодаря специальному оборудованию и программному обеспечению. О них расскажем ниже.
ПО и оборудование для учета товара в магазине
Автоматизация товароучета проводится при помощи специального программного обеспечения:
- для контрольно-кассовой техники, которое позволяет формировать чеки и передавать информацию о покупках (расходе продукции) в базу магазина;
- для учета товаров, например, «1С»;
- для терминалов сбора данных, например, DataMobile, которое позволяет быстро выполнять торговые операции.
Также для автоматизации учета товара в магазине может понадобиться оборудование:
- Сканер штрихкодов. Распознает средства идентификации и передает считанную с них информацию в «товароучетку». Для магазина (зала, кассовой зоны) и склада подойдет проводное или беспроводное устройство ручного типа. Также для автоматизации рабочего места кассира можно использовать стационарный или встраиваемый считыватель.
- Принтер этикеток. Предназначен для нанесения графической и текстовой информации на специальную ленту с клейкой основой. Используют при перемаркировке, фасовке, оприходовании товаров. Для маленькой или средней торговой точки подойдет устройство со скоростью печати до 152 мм/с, для крупной — со скоростью 152–300 мм/с.
- Онлайн-касса. Предназначена для формирования и печати чеков, передачи информации оператору фискальных данных. Большинство контрольно-кассовой техники прошло сертификацию на совместимость с «1С» и автоматически передает данные в «товароучетку».
Важно. Для приемки товара и инвентаризации лучше использовать не сканер штрихкодов, а терминал сбора данных (ТСД). Он защищен от пыли и влаги, выдерживает падения на твердую поверхность. Кроме считывания средств идентификации и передачи данных в товароучетную программу, ТСД позволяет работать с документами, получать задания и собирать по ним заказы, выполнять другие операции.
Для автоматизации процессов в магазине используют дополнительное оборудование: прайс-чекер — для получения актуальной информации о продукции и ее стоимости; торговые, фасовочные или порционные весы — для определения массы и стоимости продукции.
Простая программа для учета товара в магазине: автоматизация с DataMobile
Программное обеспечение DataMobile поможет автоматизировать учет товаров в ритейле, ускорить торговые процессы. Оно предназначено для терминалов сбора данных или других мобильных устройств на операционной системе Android. Совместимо с любыми версиями «1С», интегрируется с ними из «коробки». Еще несколько плюсов программы:
- совместная работа над документами, заданиями — ускоряет процесс выполнения поставленной задачи;
- параметрические настройки — выбор нужных функций галочками, без программирования;
- интуитивно понятный интерфейс с UX-подсказками — позволяет легко освоить программу и использовать все ее возможности;
- бесплатное техническое сопровождение пользователей.
Функциональные возможности DataMobile:
- поступление, отпуск и перемещение — от работы с «первичкой» до выявления пересортицы в заказе, поступившем от поставщика;
- адресное хранение продукции — порядок на складе, легкий поиск нужного изделия;
- мобильная переоценка товарных единиц;
- учет по серийным номерам;
- печать этикеток со штрихкодами и документов прямо с ТСД;
- редактирование шаблонов в терминале;
- подбор заказов и выгрузка в кассовое ПО;
- инвентаризация товарно-материальных ценностей.
Базовые решения DataMobile можно дополнить программными модулями: DataMobile Маркировка (позволяет работать с товарами, прослеживаемыми через «Честный ЗНАК» и ЕГАИС) и DataMobile RFID (для учета продукции по радиочастотным меткам).
Система учета в магазине: RFID-технология
При автоматизации учета в ритейле для маркировки товаров используют не только этикетки с линейными и матричными штрихкодами (EAN-13, EAN-8, Data Matrix), но и создают специальные RFID-метки (чипы). RFID-технология позволяет просто сделать учет, как в магазине одежды, так и в торговой точке, реализующей любые другие изделия.
RFID-принтер позволяет не только кодировать рулонные метки, но и наносить на них штрихкоды термо-, термотрансферным способом. Для создания RFID-меток без печати можно использовать некоторые модели ТСД с RFID-модулем. Для ритейла подходят пассивные чипы (без собственного источника питания) на бумажной, ПЭТ или ПВХ основе.
Важно. Для обязательной маркировки одежды из меха используют контрольные (идентификационные) знаки (КИЗ). С их помощью через систему «Честный ЗНАК» прослеживают движение шуб от момента изготовления до реализации конечному потребителю.
Для работы с RFID-метками нужен сканер или ТСД с RFID-считывателем. В процессе работы физический контакт с меткой необязателен. Главное, чтобы она попала в радиус действия считывающего модуля.
Для автоматизации торговых процессов при помощи RFID-технологии подходит терминал сбора данных с установленной на нем простой программой для учета товаров в магазине DataMobile. Дополнительно нужен модуль DataMobile RFID. Он поддерживает работу с радиометками разных стандартов. ПО позволяет:
- считывать информацию с нескольких сотен меток при однократном нажатии на кнопку ТСД;
- определять местонахождение искомого товара;
- проверять содержимое коробок, палет без нарушения целостности упаковки;
- одновременно инвентаризировать несколько стеллажей;
- быстро принимать продукцию, определяя пересорт.
В связке с DataMobile Маркировка модуль RFID подходит для магазинов, реализующих продукцию, которая подлежит обязательной маркировке.
Итог
Учет товаров в розничном магазине требует автоматизации. Она позволит исключить ошибки и сократить время, затрачиваемое на приемку, отпуск, перемещение и инвентаризацию продукции. А оперативный анализ остатков и маржи по отдельным позициям позволит пополнять ассортимент нужными товарами и увеличить прибыль магазина.
