Как вести учет в магазине: возможности автоматизации

Дата публикации: 29.11.2022

Ведение учета в магазине розничной торговли — обязательная составляющая его успешной работы. Благодаря постоянному контролю движения продукции, руководитель видит актуальные остатки, понимает текущее состояние дел. Он может управлять торговыми и складскими процессами, деятельностью сотрудников. Это позволяет вовремя и правильно делать заказы; исключить недостачи; быстро и без ошибок заполнять бухгалтерские и налоговые формы; анализировать результаты работы и снизить риск убытков.

В статье расскажем, как правильно вести учет в магазине продуктов или в розничной точке, реализующей любые другие товары, как его организовать и что для этого нужно.

Подскажем, как грамотно настроить учет товаров в розничном магазине. Подберем оборудование и ПО

Методы ведения учета в магазине розничной торговли

В розничном магазине используют один из двух основных методов ведения учета продукции:

  1. Суммовой — подходит для небольших торговых точек. Он ведется только в цифрах, без указания номенклатуры. Минусы такого учета: невозможно анализировать эффективность продаж конкретных товаров, улучшать ассортимент и делать ставку на самые востребованные позиции. 
  2. Аналитический — подходит для всех ритейлеров. Он ведется по номенклатуре, количеству, стоимости продукции, а также отдельно по каждому магазину (актуально для торговых сетей). Позволяет определить эффективность работы торговой точки, маржинальность товаров и проследить их движение от момента закупки до продажи.

Суммовой и аналитический учет можно вести тремя способами:

  1. Вручную — используют обычные тетради или канцелярские книги. Этот вариант трудозатратный, неудобный и приводит к частым ошибкам. Его применяют для осуществления суммового учета. Вот как правильно вести учет товаров в продуктовом магазине вручную: для этого заводят 3 тетради, куда записывают суммы за день — приход и расход продукции, выручку. Также можно все отмечать в одной книге приходов-расходов. Остаток товара выводят ежедневно. 
  2. Полуавтоматически — используют таблицы, например, Excel. Этот вариант подходит и для суммового, и для аналитического учета. В Excel есть функция автоматического расчета некоторых показателей, например, итоговой суммы прихода или расхода. Кроме того, таблицы можно корректировать, связывать между собой и отправлять по электронной почте. Но несмотря на простоту такого способа ведения учета, мы не рекомендовали бы его использовать. Причины: не исключает ошибки, требует ручного ввода информации, не интегрируется с кассовым оборудованием. 
  3. Автоматически — используют специальные программные продукты и системы. Единственный недостаток этого способа — он требует финансовых затрат. Но автоматизация быстро окупается. Кроме того, плюсов намного больше: сводит к минимуму действие человеческого фактора; позволяет контролировать остатки, движение товаров; получать аналитическую, статистическую и другую отчетность; контролировать работу сотрудников; проводить инвентаризацию и при этом не закрывать магазин на учет.

Итак, автоматизация — оптимальный способ ведения учета в ритейле. Ниже мы подробнее расскажем о ней.

Как правильно вести учет в магазине продуктов

Мы описали методы и способы ведения товароучета. Теперь рассмотрим его виды, которых условно четыре: бухгалтерский, оперативный, статистический и складской. Они связаны между собой, дополняют друг друга и позволяют получить полную картину движения товаров и результатов деятельности торговой точки.

  • Бухгалтерский учет — четкая система сбора и отражения на специальных счетах информации о торговых операциях в магазине при помощи проводок. Обязателен для средних и крупных компаний. Представителям малого бизнеса по закону* разрешено применять упрощенный метод его ведения. Индивидуальные предприниматели полностью освобождены от бухучета. Проводки по счетам можно делать в таблицах Excel, но это сложный и трудозатратный процесс. Другой вариант — применение товароучетной программы, например, 1С. В ней распределение по счетам выполняется автоматически. 
  • Оперативный учет — метод, позволяющий отследить работу магазина за день, неделю или другой небольшой промежуток. Ведется при помощи таблиц, аналитических карточек, графиков. Этот вид учета используют компании и предприниматели, чтобы проконтролировать поступление средств от контрагентов, объем полученных и реализованных товарных единиц и другие показатели деятельности торговой точки. 
  • Статистический учет — ведется на основании бухгалтерских и оперативных сведений о бизнес-процессах. Позволяет собирать и анализировать данные об обороте продукции за квартал, год или другой длительный период; прогнозировать прибыль магазина и маржу товара. Форма и сроки подачи статистической отчетности регламентируются законодательством России.* Ее сдают только юридические лица.
  • Складской учет — система внутреннего контроля и анализа движения, остатков товарных единиц в местах хранения (на складах). Помогает вовремя заказывать нужные изделия и списывать неликвиды, сводить к минимуму порчу и хищение продукции, исключать недостачи при приемке заказа от поставщика.


Все виды товароучета основываются на первичных данных, полученных на основных этапах работы с продукцией:

  1. Приемка. Кладовщик сверяет данные, указанные в накладной поставщика с фактическим наличием товарных единиц, пришедших на склад. После чего принимает продукцию, маркирует и размещает ее на складе. В учете отражают поступление товара согласно сведениями из «первички». Дальше на каждую товарную позицию делают наценку. В рознице она составляет 10–30 %. На этом этапе важно правильно рассчитать себестоимость продукции с наценкой, чтобы не понести убытки. 
  2. Перемещение. Его осуществляют, когда нужно передать товар со склада в торговый зал и наоборот или отвезти в другое место хранения. Перемещение документально подтверждают накладной ТОРГ-13. Форму заполняют в товароучетной программе. Указывают номенклатуру, количество, цену передаваемого товара. Документ подписывает кладовщик и сотрудник, получивший товар со склада.
  3. Выбытие. Происходит при реализации конечному потребителю или списании бракованной, испорченной продукции. Продажа сопровождается выдачей чека. В конце дня ответственный сотрудник закрывает смену. Он же формирует на онлайн-кассе отчет и вносит данные в приходный ордер, который поступает в бухгалтерию. Сведения отражают в «товароучетке» или журнале (в случае ручного учета). Списание документально подтверждают инвентаризационной описью и актом.
  4. Контроль остатков. В конце каждой смены проверяют, все ли первичные документы введены в товароучетную программу. Раз в месяц рекомендуем проводить инвентаризацию. Она поможет своевременно выявить недостачи, излишки продукции. Также в розничной торговой точке с большим ассортиментом товаров одного производителя часто возникает пересортица. Например, когда томатного сока «Добрый» по факту на 10 единиц меньше, чем числится в учете, а сливового сока этой же марки — на 10 больше. Пересортицу либо списываю/приходуют, либо производят взаимозачет товаров.

От того, сколько длится инвентаризационный учет в магазине, напрямую зависит эффективность бизнеса. Если его выполняют вручную, без специального оборудования и программ, то торговую точку закрывают на 1–3 дня. При этом бизнес теряет часть клиентов — они уходят в другие магазины. Некоторые покупатели со временем вернутся, а некоторые «перетекут» к конкурентам навсегда.

При автоматизации учета инвентаризация не отразится на работе магазина, сколько бы она ни длилась. Ведь закрывать торговую точку не нужно. Достаточно на какое-то время ограничить доступ клиентов к тому или иному отделу. Проверка наличия товара проходит легко, без ошибок, благодаря специальному оборудованию и программному обеспечению. О них расскажем ниже.

Автоматизируем учет товаров в вашем магазине! Бесплатные консультации.

ПО и оборудование для учета товара в магазине

Автоматизация товароучета проводится при помощи специального программного обеспечения:

  • для контрольно-кассовой техники, которое позволяет формировать чеки и передавать информацию о покупках (расходе продукции) в базу магазина;
  • для учета товаров, например, «1С»;
  • для терминалов сбора данных, например, DataMobile, которое позволяет быстро выполнять торговые операции.

Также для автоматизации учета товара в магазине может понадобиться оборудование:

  • Сканер штрихкодов. Распознает средства идентификации и передает считанную с них информацию в «товароучетку». Для магазина (зала, кассовой зоны) и склада подойдет проводное или беспроводное устройство ручного типа. Также для автоматизации рабочего места кассира можно использовать стационарный или встраиваемый считыватель.
  • Принтер этикеток. Предназначен для нанесения графической и текстовой информации на специальную ленту с клейкой основой. Используют при перемаркировке, фасовке, оприходовании товаров. Для маленькой или средней торговой точки подойдет устройство со скоростью печати до 152 мм/с, для крупной — со скоростью 152–300 мм/с.
  • Онлайн-касса. Предназначена для формирования и печати чеков, передачи информации оператору фискальных данных. Большинство контрольно-кассовой техники прошло сертификацию на совместимость с «1С» и автоматически передает данные в «товароучетку».

Важно. Для приемки товара и инвентаризации лучше использовать не сканер штрихкодов, а терминал сбора данных (ТСД). Он защищен от пыли и влаги, выдерживает падения на твердую поверхность. Кроме считывания средств идентификации и передачи данных в товароучетную программу, ТСД позволяет работать с документами, получать задания и собирать по ним заказы, выполнять другие операции.

Для автоматизации процессов в магазине используют дополнительное оборудование: прайс-чекер — для получения актуальной информации о продукции и ее стоимости; торговые, фасовочные или порционные весы — для определения массы и стоимости продукции.


Простая программа для учета товара в магазине: автоматизация с DataMobile

Программное обеспечение DataMobile поможет автоматизировать учет товаров в ритейле, ускорить торговые процессы. Оно предназначено для терминалов сбора данных или других мобильных устройств на операционной системе Android. Совместимо с любыми версиями «1С», интегрируется с ними из «коробки». Еще несколько плюсов программы:

  • совместная работа над документами, заданиями — ускоряет процесс выполнения поставленной задачи;
  • параметрические настройки — выбор нужных функций галочками, без программирования;
  • интуитивно понятный интерфейс с UX-подсказками — позволяет легко освоить программу и использовать все ее возможности;
  • бесплатное техническое сопровождение пользователей.

Функциональные возможности DataMobile:

  • поступление, отпуск и перемещение — от работы с «первичкой» до выявления пересортицы в заказе, поступившем от поставщика;
  • адресное хранение продукции — порядок на складе, легкий поиск нужного изделия;
  • мобильная переоценка товарных единиц;
  • учет по серийным номерам;
  • печать этикеток со штрихкодами и документов прямо с ТСД;
  • редактирование шаблонов в терминале;
  • подбор заказов и выгрузка в кассовое ПО;
  • инвентаризация товарно-материальных ценностей.

Базовые решения DataMobile можно дополнить программными модулями: DataMobile Маркировка (позволяет работать с товарами, прослеживаемыми через «Честный ЗНАК» и ЕГАИС) и DataMobile RFID (для учета продукции по радиочастотным меткам).

Система учета в магазине: RFID-технология

При автоматизации учета в ритейле для маркировки товаров используют не только этикетки с линейными и матричными штрихкодами (EAN-13, EAN-8, Data Matrix), но и создают специальные RFID-метки (чипы). RFID-технология позволяет просто сделать учет, как в магазине одежды, так и в торговой точке, реализующей любые другие изделия.

RFID-принтер позволяет не только кодировать рулонные метки, но и наносить на них штрихкоды термо-, термотрансферным способом. Для создания RFID-меток без печати можно использовать некоторые модели ТСД с RFID-модулем. Для ритейла подходят пассивные чипы (без собственного источника питания) на бумажной, ПЭТ или ПВХ основе. 

Важно. Для обязательной маркировки одежды из меха используют контрольные (идентификационные) знаки (КИЗ). С их помощью через систему «Честный ЗНАК» прослеживают движение шуб от момента изготовления до реализации конечному потребителю.


Для работы с RFID-метками нужен сканер или ТСД с RFID-считывателем. В процессе работы физический контакт с меткой необязателен. Главное, чтобы она попала в радиус действия считывающего модуля.

Для автоматизации торговых процессов при помощи RFID-технологии подходит терминал сбора данных с установленной на нем простой программой для учета товаров в магазине DataMobile. Дополнительно нужен модуль DataMobile RFID. Он поддерживает работу с радиометками разных стандартов. ПО позволяет:

  • считывать информацию с нескольких сотен меток при однократном нажатии на кнопку ТСД;
  • определять местонахождение искомого товара;
  • проверять содержимое коробок, палет без нарушения целостности упаковки;
  • одновременно инвентаризировать несколько стеллажей;
  • быстро принимать продукцию, определяя пересорт.

В связке с DataMobile Маркировка модуль RFID подходит для магазинов, реализующих продукцию, которая подлежит обязательной маркировке.

Итог

Учет товаров в розничном магазине требует автоматизации. Она позволит исключить ошибки и сократить время, затрачиваемое на приемку, отпуск, перемещение и инвентаризацию продукции. А оперативный анализ остатков и маржи по отдельным позициям позволит пополнять ассортимент нужными товарами и увеличить прибыль магазина.

Подберем RFID-считыватель для вашего бизнеса за 5 минут. Доставка по всей РФ.

Будьте в курсе!
Узнавайте первыми о наших новостях
Читайте также
Купить сканер штрихкода: критерии выбора Купить сканер штрихкода: критерии выбора

Купить сканер штрихкодов: выбор по видам деятельности и характеристикам устройства. Какой сканер штрихкодов купить для 1С.

Порядок приемки товара: что нужно знать, чтобы не наделать ошибок Порядок приемки товара: что нужно знать, чтобы не наделать ошибок

Основные правила приемки продукции. Как подготовиться, какие документы составить. Этапы и способы приемки товара. Как упростить приемку продукции с помощью ТСД и ПО DataMobile

Смотчик этикеток, резак, отделитель подложки и другие опции для принтеров Смотчик этикеток, резак, отделитель подложки и другие опции для принтеров

Опции принтеров этикеток: смотчик этикет-ленты, отделитель подложки, резак и другие. Функции и применение дополнительных устройств для работы принтера.