Серийные номера используются для идентификации технических средств, электроники и других видов продукции на складе и в торговле. Расскажем подробно, какие задачи способен решать учет по серийным номерам, его особенности, какое программное обеспечение потребуется для внедрения.
Что такое серийный номер
Комбинация цифр и латинских букв, которая присваивается конкретному изделию и служит для его идентификации, называется серийным номером. Он создается производителем или дистрибьютором и в зашифрованном виде включает место и дату изготовления, основные свойства продукта. Это позволяет проверять происхождение и учитывать товарные единицы одного наименования, имеющие одинаковые характеристики и цену.
Особенности учета по серийным номерам
Главное преимущество этого вида идентификации состоит в том, что он предоставляет возможность прослеживать путь каждой товарной единицы. Это выгодно для потребителя, который может убедиться в легальном происхождении приобретенного продукта. Для этого нужно сверить серийный номер на самом изделии, упаковке, сопроводительных документах и на сайте производителя. Продавец и сервисный центр получают гарантию добросовестности покупателя при возврате или гарантийном обслуживании — всегда можно выяснить происхождение продукции, с которой пришел клиент. Другие выгоды применения серийных номеров:
- ускорение процесса приемки: для внесения в базу достаточно отсканировать уникальный код с этикетки;
- мгновенная проверка места и времени покупки товарной единицы при возврате, замене или в случае ремонта по гарантии;
- автоматизация оформления гарантийного талона от даты продажи.
Использование этого вида учета обусловлено особенностями операций с некоторыми товарными категориями.
Где используют учет по серийным номерам
Далеко не каждый товар подходит для такого учета. Он исключен, например, для весовых категорий, многих продуктов питания и др. Учет по серийным номерам необходим для изделий, подлежащих гарантийному обслуживанию и ремонту, — оборудования, электроники, бытовой техники, мобильных телефонов, компьютеров, музыкальных инструментов, мебели. Он используется для ювелирной продукции и различных изделий ручной работы. Учет по серийным номерам ведут:
- производители — обычно именно они создают уникальные идентификаторы для своих изделий;
- оптовые и розничные торговые предприятия — при продаже изделий, подлежащих возврату, обмену и ремонту в течение гарантийного срока;
- сервисные центры — для точной идентификации изделий, необходимой при взаимодействии с производителем и клиентом.
Чтобы внедрить учет серийных номеров на складе или в магазине, потребуется специализированное оборудование и программное обеспечение для автоматизации сбора и обработки сведений о продукции.
Как внедрить на склад учет по серийным номерам
Для внедрения потребуются следующие ресурсы:
-
управляющая программа, поддерживающая учет серийных номеров, например 1С;
-
терминал сбора данных (ТСД) — мобильный компьютер с собственным процессором и встроенным сканером штрих-кодов для считывания сведений о товаре и передачи их в систему;
- специализированный софт для установки на ТСД.
Все товары на складе должны быть с этикетками, содержащими закодированные данные о продукции. Для работы с серийными номерами обычно используют штрих-коды системы GS1.
При считывании информации с этикетки терминал сбора данных с помощью специализированного приложения передает сведения о товаре в управляющую программу для дальнейшей обработки.
Серийный номер создается для конкретной единицы товара, при поступлении вносится в его карточку. Таким образом, количество уникальных кодов точно соответствует количеству товарных единиц на складе — это необходимое условие для учета серий.
Работа с серийными номерами в 1С
В качестве примера рассмотрим подробно, как вести учет серийных номеров в «1С:УНФ» (Управление нашей фирмой). Это популярное программное решение, разработанное специально для малого бизнеса. По умолчанию учет серийных номеров в «1С:УНФ» отключен. Для его запуска необходимо:
1. Активировать функцию «Настройки» → «Еще больше возможностей».
2. Выбрать «Общее» и поставить флажок напротив «Серии номенклатуры, гарантийные сроки, сроки годности».
3. В разделе «Склад» → «Товары и услуги» → «Номенклатура» нажать кнопку «Создать».
4. Во вкладке «Основное» ввести сведения о товаре: наименование, единица измерения и т. д.
5. Перейти в раздел «Серии», поставить флажок около опции «Использовать серии».
6. Выбрать политику учета: «Справочное указание серий» или «Управление остатками». В первом случае в документах товарооборота будут указаны сроки годности и серии, но эти сведения не станут основой для учета. Второй — для ведения учета остатков продукции по сериям и срокам годности — обеспечит проверку выбранных опций при проведении документов. Программа позволяет настроить политику отдельно по каждому складу.
7. Записать серийные номера, если они уже назначены производителем, или создать самостоятельно с помощью опции «Сгенерировать по шаблону» — каждый товар из сформированной номенклатуры получит номер автоматически.
При продаже продукта можно распечатать гарантийный талон. Он формируется автоматически в соответствии с данными карточки в номенклатуре и датой реализации.
Контроль товарных запасов и оборота производится с помощью отчетов:
- Об остатках. Отражает все запасы продукции на складе или в торговой точке.
- О движении серийных номеров. Включает сведения о проданных товарах. Программа может сформировать такой отчет по отдельным складам. Выбрав необходимый товар в списке, можно посмотреть историю его перемещений.
Работа с сериями в других программах 1С, включая конфигурации 8.3, 8.2 и 7.7, организована аналогично. Для автоматизации товарного учета, в том числе по серийным номерам, рекомендуем установить на терминал сбора данных специализированный софт DataMobile.
ПО для ТСД для учета по серийным номерам
Приложение DataMobile разработано для установки на терминалы сбора данных. Софт поддерживает учет продукции по серийным номерам, снабжен функциями контроля остатков по сериям, автоматического расчета сроков годности. Основные возможности DataMobile:
- идентификация товарных единиц по штрих-коду;
- приемка, перемещение и отгрузка товара;
- проведение инвентаризации;
- оформление упаковочных листов;
- создание и вывод на печать этикеток со штрих-кодами;
- организация адресного хранения;
- работа с шаблонами документов непосредственно на ТСД и пр.
Приложение отличается простотой использования и высокой скоростью обмена информацией между ТСД и управляющей системой. ПО представлено в четырех версиях с разной функциональностью, что позволяет выбрать вариант, соответствующий бизнес-процессам на вашем предприятии. Регулярно выпускаются обновления приложения, обеспечена бесплатная техническая поддержка для клиентов.
Интеграция софта DataMobile с учетной программой позволяет эффективно управлять товародвижением в оптовой или розничной торговле и складском комплексе и вести учет по серийным номерам.
