«Ревизия» обязательна для любого предприятия. Но на практике она часто становится источником проблем: расхождения в данных, отсутствие актуальной информации в базе и неэффективное использование времени сотрудников. Решить эти задачи вручную или с помощью таблиц уже невозможно. Современные программы для проведения инвентаризации позволяют автоматизировать управление активами.
На рынке представлено множество решений, и закономерно возникает вопрос: как выбрать программное обеспечение под конкретные задачи — будь то контроль складского товара, основных средств (ОС) или компьютеров на предприятии. В статье разберем, какие технологии используют для пересчета активов и как выстроить процесс шаг за шагом.
Зачем нужна программа для инвентаризации
При ручном подходе или использовании устаревших инструментов пересчет активов часто сопровождается ошибками. Сотрудники тратят на задачу неоправданно много времени, сведения фиксируются с задержками, а результаты требуют длительной обработки. Программа для инвентаризации решает эти проблемы за счет ускорения сбора и автоматической передачи информации в учетную систему. Использование специализированного ПО сокращает влияние человеческого фактора и повышает скорость пересчета. Применяется для контроля:
- товаров на складе, в торговых залах;
- основных фондов (мебели, техники, транспортных средств);
- компьютеров (ПК).
Мобильные программы для проведения инвентаризации позволяют собирать сведения в реальном времени («в сети») и оперативно передавать в базу. Внедрять такое ПО важно, если «ревизия» занимает много времени.
Какие технологии используются при инвентаризации
На практике применяют две технологии: штрихкодирование и RFID. Важно понять, какой способ идентификации активов будет оптимальным для ваших задач.
Штрихкодирование
Это наиболее распространенная и универсальная технология идентификации объектов. Каждому присваивают уникальный штрих-код, по которому специальное ПО автоматически «подтягивает» наименование, характеристики и другие данные из системы учета. Сотрудники сканируют маркировку с помощью терминала сбора данных (ТСД) или мобильного устройства, после чего программное обеспечение автоматически передает сведения в базу. Штрихкодирование отличается доступностью, низкой стоимостью внедрения и простотой использования.
RFID-инвентаризация
Метод основан на использовании радиочастотных меток, которые считывают без прямой видимости и на большем расстоянии по сравнению со штрих-кодами. Возможность одновременного распознавания множества RFID-идентификаторов ускоряет «ревизию». Радиочастотные метки применяют для контроля:
- оборудования, размещенного в труднодоступных местах;
- имущества на открытых пространствах (в портах, парках, на контейнерных площадках);
- продукции в складских зонах с высокой плотностью хранения.
Использование RFID-меток значительно сокращает время проведения проверки и снижает нагрузку на персонал.
Обзор приложений DataMobile для инвентаризации
В линейке программных продуктов DataMobile представлено 3 решения, которые позволяют автоматизировать разные сценарии «ревизии»: от проверки остатков товаров на складе до пересчета основных средств, включая компьютеры, транспортную технику и оборудование. Софт устанавливают на мобильные терминалы, смартфоны или планшеты на Android и настраивают интеграцию с учетной системой.
H3: DataMobile — программа для инвентаризации товара
DataMobile — универсальное программное обеспечение для оптимизации складских операций. ПО используют для приемки, отпуска, перемещения и сверки остатков с базой данных. Программа для инвентаризации и учета товаров поддерживает работу в офлайн- и онлайн-режимах, интегрируется с большим количеством систем, включая популярные конфигурации «1С:УТ», «1С:ERP Управление предприятием», обладает возможностями адаптации интерфейса под нужды предприятия. Для работы с радиометками подключают дополнительный программный модуль RFID.
DM.Invent — программа для инвентаризации имущества
DM.Invent — специализированное ПО, которое упрощает учет компьютеров на предприятии, мебели, оргтехники и других ОС. Софт помогает контролировать материально ответственных лиц, состояние имущества, места расположения объектов. С помощью терминалов сбора данных под управлением DM.Invent сотрудники сканируют штрих-коды или радиометки (при подключении дополнительного программного модуля RFID), прикрепляют фотографии к карточкам и оформляют списание с указанием причины. Приложение позволяет исключить бумажные ведомости за счет выгрузки собранных сведений в базу.
DM.ТОИР — программа для инвентаризации оборудования
DM.ТОИР автоматизирует инвентаризацию оборудования и управление работами по техническому обслуживанию и ремонту. ПО ориентировано на мобильных сотрудников (техников, обходчиков) и ремонтные бригады. С помощью DM.ТОИР специалисты:
- контролируют состояние техники;
- фиксируют значения наработки (пробег, расход) узлов основных средств;
- отмечают дефекты оборудования и выполненные ремонты;
- добавляют фото и описания при обнаружении неисправностей.
Инструмент полезен на предприятиях с большим парком оборудования, где важно учитывать не только наличие объектов, но и отслеживать их состояние и ремонтную историю.
Алгоритм проведения инвентаризации при помощи ПО из линейки DataMobile
Автоматизация «ревизии» с помощью нашей программы для инвентаризации ПК или товаров превращает рутинную задачу в точный и быстрый процесс. Система обеспечивает контроль на каждом этапе:
- Подготовка учетных данных в «1С». В системе формируют список позиций (с ожидаемыми остатками) для проверки.
- Выбор объектов учета: товары, ПК, корпоративное имущество.
- Считывание штрих-кодов или RFID-меток с помощью ТСД. Оператор последовательно обходит зону и сканирует маркировку с учетных единиц.
- Сбор сведений в приложении. Система сверяет данные с отсканированных позиций со списком. Если код считан повторно, ПО предупреждает пользователя.
- Выгрузка результатов в «1С». После завершения пересчета оператор отправляет информацию в базу. Система автоматически сопоставляет фактические показатели с учетными и формирует необходимые документы (сличительные ведомости, акты).
- Контроль и анализ расхождений. Ответственные сотрудники обрабатывают результаты: анализируют причины, выявляют виновных, принимают решения (зачесть пересортицу, списать недостачу, оприходовать излишки), подписывают документы, проводят корректировки в учете.
Такой алгоритм обеспечивает оптимизацию всего процесса.
Частые ошибки при выборе и внедрении ПО для инвентаризации
При внедрении программ для оптимизации бизнес-процессов компании часто совершают ошибки, которые сводят на нет все усилия:
- Выбор софта без учета задач предприятия. Купить ПО без анализа бизнес-процессов — одна из самых распространенных ошибок. Универсальные программы для инвентаризации склада не всегда подходят для работы с конкретными объектами. Из-за этого большая часть операций все равно выполняется вручную.
- Экономия на программном обеспечении. Некоторые скачивают в сети приложения для инвентаризации бесплатно, не учитывая ограничения по функциональности, масштабированию и поддержке. Такое ПО часто не интегрируется с «1С» и требует дорогостоящих доработок под задачи компании.
- Отсутствие интеграции мобильного софта с учетной системой. Если ПО не передает данные в базу, сотрудники тратят время на ручную обработку результатов. Это увеличивает риск ошибок и делает автоматизацию бесполезной.
Устойчивый эффект от внедрения возможен только при использовании решений, адаптированных под специфику бизнеса и встроенных в единую информационную среду компании.
Выбираем ТСД для автоматизации бизнес-процессов
При выборе устройства важно учитывать условия эксплуатации. Ниже — сравнение характеристик популярных моделей ТСД.
|
Свойства |
|||
|
Память (ОЗУ/флеш) |
6/64 ГБ |
4/64 ГБ |
3/32 ГБ |
|
Диагональ экрана (дюйм) |
5,5 |
5,5 |
5,5 |
|
Аккумулятор (мАч) |
5 200 |
5 000 |
5 000 |
|
Интерфейсы |
Wi‑Fi, Bluetooth, 4G, NFC, GPS |
Wi‑Fi, Bluetooth, 2G, 3G, 4G |
Wi‑Fi, Bluetooth, 2G, 3G, 4G, NFC |
|
Защита от пыли и влаги |
IP67 |
IP67 |
IP68 |
Для быстрого внедрения предлагаем готовые комплекты с популярными моделями терминалов и 12-месячной подпиской на ПО.
Комплект «Склад Online с ТСД Chainway» — готовое решение для автоматизации операций с товарами. Включает терминал сбора данных Chainway на выбор и годовой доступ к DataMobile версии Online, которая обеспечивает приемку, отгрузку и пересчет продукции в реальном времени.
Комплект «Учет основных средств с ТСД iData» создан для проведения проверки имущества предприятия. В составе: защищенный терминал iData K3S или K3S-2 и подписка на 12 месяцев на приложение DM.Invent, которое позволяет фиксировать состояние и местоположение объектов и выгружать результаты в базу.
Итог
Автоматизация «ревизии» помогает компаниям сократить время на проверку активов и иметь точную информацию об объектах учета — от товаров до мебели и техники. Линейка продуктов DataMobile позволяет подобрать подходящее ПО под конкретные задачи бизнеса: DataMobile — для товаров, DM.Invent — для основных средств, DM.ТОИР — для оборудования. Все приложения поддерживают интеграцию с «1С» и работу на ТСД под управлением Android. Чтобы подобрать нужное решение, можно скачать программу для инвентаризации и ознакомиться с демо-версией.
