Автоматизация учета основных средств и нематериальных активов

Учет внеоборотных средств, в которые входят основные фонды (материальные объекты, например, здания, техника) и нематериальные активы (НМА), — трудоемкий и довольно сложный процесс. Но без него невозможно правильно составить аналитическую, бухгалтерскую и налоговую отчетность средним и крупным, а часто и небольшим компаниям. Ошибки приводят к штрафам.

В статье расскажем о том, как ускорить процесс инвентаризации и учета основных средств (ОС), материалов. Раскроем плюсы и минусы автоматизации, как это помогает в работе с активами компании.

Автоматизируем учет основных средств в вашей компании. Бесплатная консультация!

Задачи учета и оценки основных фондов

Немного теории, которая освежит в памяти бухгалтерские понятия и поможет увидеть, насколько важен учет и оценка ОС и НМА. Основными средствами в учете признаются материальные объекты, которые компания использует для сдачи в аренду, организации работы административных отделов, изготовления продукции. Срок их службы (эксплуатации) должен быть не менее 12 месяцев. Пример ОС: административные здания, дороги, склады.

Нематериальными активами признаются объекты, не имеющие физической формы и используемые компанией для получения экономической выгоды. Примеры НМА: товарные знаки, программное обеспечение, авторские права.

И основные средства, и нематериальные активы — ресурсы, которые позволяют предприятию изготавливать продукцию. При этом они изнашиваются, требуют обслуживания, улучшения. Что влияет на состояние самих объектов и себестоимость производимых товаров. Мы подошли к главным задачам учета и оценки внеоборотных ресурсов компании — это:

  • правильное определение затрат на содержание, ремонт основных фондов;
  • контроль за сохранностью и эффективностью эксплуатации объектов;
  • отнесение точных сумм амортизации на себестоимость продукции, услуг;
  • отражение в аналитическом, налоговом и бухгалтерском учете правильной первоначальной стоимости активов и других сумм.

Итогом грамотного учета ОС и НМА для компании станет верно сформированная себестоимость товаров, услуг и точная отчетность. Это напрямую влияет на доходы: позволяет продавать с выгодной наценкой; исключает штрафы и административные, уголовные наказания ответственных лиц.

Что выбрать — программу для учета активов или «ручной» вариант

Для учета, проведения инвентаризации основных средств используют тетради и реестры, заполненные вручную; программы, в которых ведут электронные таблицы или ПО для полной автоматизации процессов. В таблице приведены плюсы и минусы каждого варианта.

 

Достоинства

Недостатки

«Ручное» ведение учета

расходы только на канцелярские принадлежности;

не нужно обучать персонал

данные вносятся долго и с ошибками — последнего не избежать из-за человеческого фактора;

нет возможности быстро проверить информацию, сопоставить цифры из нескольких реестров;

поиск ошибок идет долго, результат достигается не всегда;

накапливаются горы тетрадей, многие из которых теряются;

на инвентаризацию основных фондов затрачивается много сил и времени, из-за чего снижается работоспособность и эффективность сотрудников

Заполнение электронных таблиц в программах типа Excel, Google

программы бесплатные или стоят недорого;

можно быстро сверять данные из нескольких таблиц;

легче искать ошибки, чем при учете вручную;

информация хранится в электронном виде в одном месте, всегда под рукой;

экономится время сотрудников

создавать таблицы и выполнять настройки нужно вручную;

не исключается человеческий фактор, ошибки;

процесс сверки инвентаризационных ведомостей с фактическим наличием, расчет сумм износа и другие операции выполняются в таблице, но не автоматически — тратится время, появляются неточности, приходится проверять результаты;

нет общей базы, в которой четко прослеживается движение объектов от одного материально-ответственного лица к другому;

чтобы определить, например, дату ввода объекта в эксплуатацию или другие его параметры, придется поднимать бумажную документацию — это неудобно и долго

Автоматизированный учет (товароучетная система и специализированное ПО) 

сокращение случаев порчи оборудования, исключение всего, что происходит из-за недостатка контроля и несвоевременного анализа;

быстрый просмотр актуальных остатков, состояния активов, результатов инвентаризации и другой информации;

возможность получить нужный отчет или информацию об объекте, в том числе онлайн;

сведение к минимуму ошибок;

быстрое проведение инвентаризации, постановки ОС на учет;

автоматический расчет амортизации и включение сумм в себестоимость товаров, услуг;

экономия времени и сил сотрудников, за счет чего повышается эффективность их работы;

прозрачный бухгалтерский, налоговый, финансовый и аналитический учет

расходы на оплату программного обеспечения, но они быстро окупаются




На предприятии можно использовать любой из описанных вариантов. Но работа с программами, предназначенными для автоматизации процессов — самый эффективный способ. Поэтому в следующих блоках расскажем о нем подробнее.

Какое ПО и оборудование используют для учета и инвентаризации основных фондов

Линейный или двумерный штрихкод (идентификатор) — элемент, без которого невозможно автоматизировать процессы учета и инвентаризации основных средств. Создать его можно самостоятельно при помощи софта, установленного на компьютер, или бесплатных онлайн-сервисов. Лучше использовать официальные ресурсы, например, сайт сертификационного агентства «Роскод».

После того как код будет сгенерирован, его распечатывают на принтере этикеток. Для маркировки активов со сроком службы от 12 месяцев идентификаторы лучше создавать методом термотрансферной печати. Штрихкоды, нанесенные таким способом, не выцветают, не истираются, не плывут при попадании влаги, жира.

Для работы с идентификаторами используют сканер штрихкодов. Это оборудование считывает закодированные данные, передает их в товароучетную систему. Для автоматизации инвентаризации объектов и других операций с основными средствами используют любой вид сканера, кроме стационарного. Это оборудование устанавливается на конкретном месте, из-за чего невозможно считать код, например, на стеллаже или производственной машине.

Вместо сканера штриховых кодов используют терминал сбора данных (ТСД). Это устройство с широкой функциональностью. Позволяет не просто распознавать коды и передавать данные в «товароучетку», но и создавать документы, проводить инвентаризацию (результаты выводятся сразу на экране ТСД), просматривать информацию об определенных ОС, автоматизировать другие процессы.

Кроме линейных и двумерных кодов, для маркировки внеоборотных активов используют RFID-метки (транспондеры). Это электронные устройства, которые принимают радиочастотный сигнал от специального сканера и отправляют его обратно. В метке, как и в штрихкоде, зашифровывается информация о конкретном объекте. Для работы с транспондерами нужно специальное оборудование: 

  • RFID-считыватель. Это может быть сканер или терминал сбора данных со специальным модулем, RFID-планшет, мобильный телефон с особой насадкой. Считыватели позволяют распознавать и обрабатывать одновременно несколько сотен транспондеров. При этом метки могут не находиться в прямой видимости от устройства.
  • RFID-принтер. Это устройство для кодирования и печати радиочастотных меток, нанесения графики или текста на транспондер. Принтеры условно делятся на 2 вида: работающие только с RFID-метками; создающие транспондеры и чипы для смарт-карт. Возможности устройства влияют на стоимость. Поэтому для работы с основными фондами подходит первый вариант — сочетает в себе оптимальную цену и нужные функции.

Для автоматизации учета ОС компании, кроме оборудования, понадобится программное обеспечение:

  1. Система учета товаров, операций и активов. Например, «1С», «Мой Склад».
  2. Софт для автоматизации, устанавливаемый на ТСД или другое оборудование и интегрируемый с «товароучеткой». Например, DM.Invent, в котором учтены все характерные особенности инвентаризации и учета основных фондов.

Сочетание оборудования и специализированного ПО обеспечивает полную автоматизацию всех процессов. 

Подберем оборудование для автоматизации учета. Доставим в любую точку РФ!

Учет и инвентаризация основных фондов с DM.Invent

Программное обеспечение DM.Invent позволяет автоматизировать работу с внеоборотными активами (основными средствами). В нем реализованы все особенности учета ОС: от назначения МОЛ до определения места закрепления объектов и списания бракованных вещей.

ПО подходит для ТСД, телефона, планшета на операционной системе Android. Интерфейс интуитивно понятен, настройка выполняется галочками — пользователь просто выбирает нужные ему параметры. Программа интегрируется с 1С и другими товароучетными системами. Функциональные возможности DM.Invent:

  • проведение маркировки объектов — присвоение уникальных номеров, создание и печать на мобильном принтере этикеток со штрихкодами;
  • назначение материально-ответственных лиц и мест размещения, хранения ОС;
  • списание бракованных объектов с указанием причины;
  • размещение фото ОС — актуально при выявлении повреждений и дальнейшего определения вида ремонта или при списании брака (в качестве наглядного подтверждения);
  • проведение инвентаризации;
  • просмотр инвентаризационных ведомостей и сверка данных из плана с фактическим наличием объектов в режиме реального времени.

DM.Invent позволяет работать с линейными и матричными штрихкодами, нанесенными на ОС. Для распознавания же радиочастотных меток мы разработали специальный программный модуль RFID. Его можно подключить к DM.Invent и проводить инвентаризацию основных фондов по меткам — считывать десятки транспондеров одновременно и на расстоянии. Также реализована возможность использовать технологии и RFID, и штрихового кодирования не выходя из программы — просто переключаясь на нужный вариант. Работая с DM.Invent RFID можно:

  • считывать и расшифровывать информацию с радиочастотных меток;
  • искать объекты по транспондеру — реализована шкала дальности;
  • записывать RFID-метки в карточку ОС.

Модуль RFID для программы DM.Invent используют для учета и оценки основных фондов, когда на балансе организации тысячи производственных объектов.

Учет основных средств в 1С

Чтобы при помощи 1С организовать работу с основными средствами, для начала нужно каждому объекту присвоить штрихкод, создать в «товароучетке» справочники. Затем выгрузить полученные списки на терминал сбора данных. Обратите внимание, что в процессе формирования идентификаторов в 1С по каждому элементу справочника программа автоматически создает нужное количество кодов. То есть если в состав ОС входит 2–3 единицы, то и штрихкод будет присвоен каждой из них.

Для автоматизации учета основных средств и внесения актуальной информации в инвентарную карточку объекта в программе «1С» нужно выполнить интеграцию ТСД и товароучетной системы. Передача данных между «товароучеткой» и ПО DM.Invent происходит пакетами и может осуществляться как через Wi-Fi сеть, так и через USB-соединение терминала с ПК посредством сторонней программы для синхронизации или ручного копирования файлов. Чтобы настроить обмен данными, вы можете воспользоваться инструкцией на нашем сайте или обратиться к нашим специалистам.

Итак, учет и инвентаризация внеоборотных активов — долгий и трудоемкий процесс, но автоматизация позволяет сделать его простым и быстрым. Работа с ТСД и специальными программами исключает действие человеческого фактора, экономит время сотрудников, как следствие, — все задачи учета и оценки внеоборотных ресурсов компании достигаются без ошибок и с наилучшим результатом. 

Оставьте заявку, мы свяжемся с вами и предложим решение для автоматизации бизнеса!
 

 

Будьте в курсе!
Узнавайте первыми о наших новостях
Читайте также
Как выбрать ТСД: чем заменить оборудование ушедших с рынка брендов Как выбрать ТСД: чем заменить оборудование ушедших с рынка брендов

Какой терминал сбора данных выбрать в условиях санкций. Критерии выбора, особенности ТСД. Обзор популярных моделей терминалов сбора данных, которыми можно заменить оборудование брендов, ушедших с рынка.

Работа с ТСД в условиях санкций: чем заменить RDP Работа с ТСД в условиях санкций: чем заменить RDP

Плюсы и минусы RDP. Почему стоит поменять способ работы на ТСД в «товароучетке». Преимущества специализированного программного обеспечения DataMobile.

Маркировка упакованной воды: этапы внедрения и правила работы Маркировка упакованной воды: этапы внедрения и правила работы

Сроки внедрения обязательной маркировки упакованной воды. Какая вода подлежит маркировке, а какая нет. DataMobile Маркировка для автоматизации учета бутилированной воды.