В последние годы малый бизнес едва успевает следить за постоянно меняющимися требованиями законодательства. Но, пожалуй, самым масштабным нововведением стала маркировка продукции.
Многие товарные группы, например: обувь, лекарства, шины, фотооборудование, табачная продукция, уже выпускаются с обязательными кодами идентификации. Некоторые находятся в стадии эксперимента — пиво, БАД, велосипеды, кресла-коляски, а остальные поэтапно присоединятся к глобальной маркировке к 2024 году.
Но до сих пор не все предприниматели знают, что делать, когда товары, продающиеся в их магазине, начинают подлежать маркировке. В статье расскажем, с чего начинать работу в новых условиях, как грамотно настроить реализацию продукции с кодами Data Matrix, и на какие моменты обратить особое внимание.
Как перейти на маркировку товаров: чек-лист для магазина
Чтобы начать работать с обязательной маркировкой, необходимо выполнить ряд шагов. Первым делом нужно зарегистрироваться в системе «Честный ЗНАК». При этом не обойтись без квалифицированной электронной подписи (КЭП). Затем понадобится заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД), чтобы он смог передавать информацию с онлайн-кассы в федеральную налоговую службу (ФНС).
Как только ключевые этапы будут выполнены, можно переходить к следующим:
- Убедиться, что касса поддерживает маркировку
Если ККТ (контрольно-кассовая техника) не будет передавать данные, налоговая не сможет убедиться в законности продаж маркированных товаров. Можно использовать любой кассовый аппарат: фискальный регистратор, смарт-терминал или автономную кассу. Но если он покупался давно, то, вероятнее всего, не сможет работать по всем правилам маркировки, и потребуется обновление прошивки.
Необходимо, чтобы кассовый чек, выдаваемый покупателям, содержал реквизит «Код товара» (тег 1162). За нарушение компания может получить солидный штраф: до 30 тысяч для ИП и до 300 тысяч для юридических лиц.
В старых версиях ККТ подобный функционал не предусмотрен, поэтому нужно обновление. Если перепрошить кассу невозможно, придется приобрести новое современное устройство.
- Проверить, может ли кассовое программное обеспечение работать с маркировкой товаров в магазине
Программное обеспечение онлайн-кассы также должно быть актуально. Это значит, что при считывании Data Matrix кода сканером или терминалом сбора данных (ТСД), софт должен распознавать, что сканируется именно код маркировки. А затем передавать информацию в нужном теге в кассу.
- Удостовериться, что «товароучетка» может передавать данные о признаке маркировки
Всем товарам присваивается признак маркировки, чтобы кассовое ПО понимало, что считывается товар именно с Data Matrix. Если используется смарт-терминал, этот признак можно задавать непосредственно на самом устройстве.
Для фискальных регистраторов используется специальное программное обеспечение на компьютере, которое должно получать сведения из товароучетной программы предприятия. Если система не может передавать признак маркировки в определенном формате в кассовую программу, требуется ее обновление.
Какое оборудование нужно для маркировки товара
Помимо онлайн-кассы с обновленным ПО, для работы с маркированной продукцией понадобится дополнительное оборудование.
2D-сканер для маркировки
Главное требование для сканирующего устройства — умение распознавать двумерные коды. Обычный 1D-сканер для работы с маркированными товарами не подойдет, потому что может считывать только линейные коды.
Как выбрать 2D-сканер для маркировки для своего бизнеса, мы рассказали в этой статье.
Data Matrix — это код, который представляет собой сочетание модулей контрастных цветов (чаще всего черного и белого), ограниченное двумя линиями. В отличие от линейного кода, который может считываться только в одном направлении (по горизонтали), двумерный код более объемный и может хранить гораздо больше информации о товаре.
Чтобы купить надежное сканирующее оборудование для маркировки товара и не потратить средства впустую, стоит обратить внимание на тип продаваемой продукции. На маленьких упаковках, например, пачках сигарет или таблеток, может поместиться только очень компактный код, который считывается далеко не каждым сканером.
Помимо размера кода, на выбор устройства влияют и другие факторы: пленка, создающая блики, нестандартная поверхность (рельефная или блестящая) и условия хранения продукции, которые могут привести к повреждению этикетки. Поэтому нужно выбирать сканер, который с легкостью распознает любые сложные коды, не создавая задержек в работе кассира.
Несмотря на то, что основная нагрузка по маркировке товаров ложится на плечи производителей и импортеров, ввозящих товары в РФ из других стран, оборудование для печати средств идентификации требуется и магазинам.
В первую очередь, для маркировки товарных остатков, не распроданных со склада и магазинных полок. Также принтер незаменим для обновления этикеток с Data Matrix, когда товар возвращается покупателем обратно продавцу, или штрихкод повреждается (затирается, выгорает).
Как работать с маркировкой в розничном магазине
После того, как закуплено все требуемое оборудование и обновлено все программное обеспечение, можно начинать работу с маркированной продукцией.
Принцип работы довольно прост:
- продавец на кассе сканирует код Data Matrix;
- информация о товаре передается в ОФД, а оттуда — в «Честный ЗНАК» и налоговую. Самостоятельно направлять сведения никуда не требуется.
Исключение составляет продажа автомобильных шин, в этом случае схема работы несколько сложнее. Обычно такой товар хранится на складе или прямо на улице в отдалении от кассовой зоны. Если работать с использованием сканера штрихкодов, нужно каждую шину, которую хочет купить клиент, подкатывать к кассе, чтобы продавец мог считать код маркировки и распечатать чек.
Здесь намного удобнее использовать терминал сбора данных, который упрощает и ускоряет процесс продажи. Как выполняется работа в этом случае: покупатель озвучивает заказ, кассир формирует чек и отправляет задание на терминал, кладовщик сканирует код каждой шины и отправляет информацию обратно в кассу. Затем продавец печатает чек, и товары выводятся из оборота, а шины отгружаются со склада сразу к автомобилю клиента.
Существует еще один непростой случай работы с маркировкой в розничном магазине — продажа через интернет. При доставке продукции чек, выдаваемый покупателю, также должен содержать код маркировки. Сложность состоит в том, что не всегда клиенты полностью выкупают заказ. Это значит, что нельзя отправлять выбитые в офисе чеки с кодами маркировки. У курьера должна быть с собой мобильная онлайн-касса со встроенным сканером штрихкодов, чтобы он мог добавить в чек только те товары, которые оплатил заказчик.
Если доставка осуществляется не своими курьерами, а передается специальной службе, нужно проследить за процессом вывода товаров из оборота. Это происходит не через онлайн-кассу и ОФД, а посредством документа, который формируется в момент передачи заказа транспортной компании. То есть товары выводятся из оборота еще до того, как они доедут до конечного покупателя. Здесь также очень помогает терминал сбора данных. Во время сборки в каждый заказ нужно добавить коды маркировки по всей продукции, которая будет передаваться курьерской службе. Для этого в ТСД выгружается задание, и выполняется считывание кодов Data Matrix, что значительно экономит время при формировании заказов.
DataMobile Маркировка — софт для автоматизации бизнеса
Чтобы раскрыть полный функционал ТСД и связать его действия с товароучетной системой компании, требуется специальный софт. Программное обеспечение DataMobile Маркировка разработано специально для автоматизации процессов, связанных с маркированной продукцией. Оно не только упрощает приемку, отпуск и ввод в оборот товаров с Data Matrix, но и автоматизирует все бизнес-процессы на предприятии.
Почему удобно работать с DataMobile Маркировка:
- функционирует со всеми товарными категориями, подлежащими обязательной маркировке;
- регулярно и бесплатно обновляется в соответствии с меняющимися требованиями закона;
- совместимо с типовыми товароучетными системами и за счет открытых форматов обмена может интегрироваться с нестандартными программами;
- поддерживается практически всеми известными на сегодняшний день ТСД.
Работая с DataMobile Маркировка, можно не переживать о соответствии законодательным требованиям. Программа сертифицирована ЦРПТ и позволяет:
- получать данные о товаре при сканировании кодов маркировки (КМ);
- проверять поступления, сравнивая коды с данными из глобальной системы маркировки;
- формировать документы списания, перемещения, инвентаризации для проверки и фиксации информации о товаре в разрезе КМ;
- вводить в оборот маркировочные коды и пр.
Программное решение DataMobile Маркировка ускорит отгрузку, исключит пересорт и поможет настроить все бизнес-процессы «под себя».
Если придерживаться приведенных рекомендаций, начать работать с маркированной продукцией не составит труда. Главное перепрошить или купить новую модель онлайн-кассы, обновить товароучетное и кассовое ПО. Также важно выбрать подходящее сканирующее оборудование для маркировки товара в магазине и грамотный софт для него.
