Регулярные инвентаризации позволяют контролировать реальное количество материальных ценностей на складе или на балансе компании. Проверки выявляют несоответствие фактического количества имущества или товаров с отраженным в системе учета либо документации. От выбора метода проведения инвентаризации зависит точность результатов бухгалтерского учета.
Какие методы проведения инвентаризации бывают
Разные методы проведения инвентаризации учитывают специфику компании, цели проверки и обязательства. Классификация помогает выбрать наиболее подходящий вариант.
По охвату имущества
Полная. Проверяются все объекты учета: от товаров на складе до денег в кассе. Принято проводить при закрытии финансового года или смене ответственных лиц.
Частичная (выборочная). Охватывает отдельные категории имущества, которые считаются критическими для бизнеса. Например, проверить только высокооборотные товары или активы.
В зависимости от основания
Плановая. Проводится по заранее утвержденному графику для контроля текущего состояния товарно-материальных ценностей и предотвращения возможных недостач.
Внеплановая. Организовывается по указанию руководства при возникновении непредвиденных обстоятельств: недостачи, пожара, кражи. Проверку принято проводить в кратчайшие сроки.
Инициативная. Проводится по приказу руководителя компании для анализа состояния имущества, улучшения процессов учета и других целей.
По периодичности
Ежегодная. Проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности для проверки соответствия фактических и учетных данных. Это обязательство большинства компаний, регламентированное законодательством.
Периодическая (плановая). Осуществляется в течение года с разной частотой (ежеквартально, ежемесячно). Позволяет поддерживать порядок на складе, фиксировать движение товара и обеспечивает эффективное управление запасами.
Постоянная (перманентная). Товарный запас контролируется на регулярной основе в нерабочее время или поэтапно в течение смены. Проверить ТМЦ необходимо без остановки деятельности.
Виды инвентаризации по методу проведения выбирают в зависимости от задач бизнеса с учетом всех аспектов: от типа имущества и объема проверки до специфики поставленной задачи. Для эффективного учета часто используют их комбинацию.
Метод проведения инвентаризации: ручной vs автоматизированный
Методы проведения инвентаризации подразделяются на традиционный ручной и автоматизированный. Сравним оба вида.
Сравнение методов проведения инвентаризации
Ручные процессы основаны на усилиях и навыках сотрудников. Члены комиссии проверяют наличие имущества, заполняют бумажные ведомости и вносят результаты в систему бухгалтерского учета. Человеческий фактор критично влияет на итоги инвентаризации. Спустя несколько часов монотонной работы ответственные лица устают и делают ошибки.
Вывод: Проводить ручную инвентаризацию целесообразно только на небольших складах или в компаниях, где срок проведения учета не имеет значения.
Автоматизированная проверка основывается на использовании ТСД и специализированной программы, интегрированной с учетной системой предприятия. Для перехода от ручной инвентаризации к автоматизированной все ценности маркируют штрих-кодами. Информация вносится в систему учета, например, в «1С» или любую другую. Такой вид проведения инвентаризации позволяет быстро проверить наличие имущества, получить точные результаты и перевести контроль над активами компании на новый уровень.
Преимущества автоматизированной инвентаризации по сравнению с «ручным» пересчетом
Программа для инвентаризации предлагает ряд преимуществ:
- Человеческий фактор не оказывает негативного влияния на результаты.
- Наличие товара или объекта имущества проверяется мгновенно благодаря сканированию штрих-кода.
- Информация об остатках доступна в режиме реального времени.
- Система фиксирует, кто именно работал с каждым устройством, документом или собирал определенные данные.
Программа помогает поддерживать порядок в бухгалтерском учете с целью формирования отчетов для соблюдения обязательств перед налоговыми органами.
Программа для проведения инвентаризации: как автоматизировать процесс
Программа для инвентаризации выбирается в зависимости от задачи. В линейке DataMobile представлено два приложения для инвентаризации, каждое из которых ориентировано на конкретные объекты. DataMobile фокусируется на товарах, а DM.Invent — на основных средствах. Каждое приложение эффективно в своей области.
DataMobile: программа для ТСД и ее роль в учете товаров
DataMobile — отечественное программное обеспечение для ТСД и мобильных устройств. ПО входит в Единый реестр российских программ. Предназначено для учета товаров на складах и в магазинах. ПО фиксирует поступления, контролирует остатки и помогает проводить инвентаризацию остатков. Рассказываем, как провести инвентаризацию товаров с помощью DataMobile:
- Установите софт на ТСД и синхронизируйте с вашей системой учета, например, «1C». Загрузите актуальные данные о товарных остатках.
- Отсканируйте штрих-коды с товаров в торговом зале или на складе, используя ТСД. Каждая единица фиксируется в приложении с указанием количества.
- После завершения сканирования программа автоматически сверяет результаты с информацией из учетной системы. Любые несоответствия отображаются в отчете, который генерирует DataMobile. Документ выгружается в учетную систему для внесения изменений.
Программа представлена в четырех версиях. Каждая последующая — обладает более широкой функциональностью по сравнению с предыдущей. Кроме того, возможности ПО можно еще расширить, если подключить дополнительный модуль:
- Маркировка. Позволяет работать с кодами обязательной маркировки «Честный ЗНАК» и акцизными марками.
- RFID. Можно проводить инвентаризацию по радиочастотным меткам, искать по ним объекты основных фондов, товарно-материальных ценностей и т. д.
Программа DataMobile разработана специально для автоматизации бизнес-процессов в оптовых и розничных магазинах, а также на складах. Совместима с типовыми конфигурациями «1C» без дополнительных драйверов. ПО упрощает бухгалтерский учет, сокращает сроки проведения инвентаризации и гарантирует максимальную точность результатов.
DM.Invent для инвентаризации основных средств: точность и удобство
DM.Invent — это программный продукт для инвентаризации ОС. Учитывает уникальные характеристики (серийные и, инвентарные номера, состояние), тогда как товары чаще учитываются по штрих-кодам и количеству.
Приложение помогает вести учет фондов, поддерживает работу с кодами и RFID-метками (при подключении программного модуля RFID). По методу проведения инвентаризации бывают выборочные и полные. DM.Invent адаптируется под любой из этих видов и в короткий срок наведет порядок в учете имущества компании, включая оборудование, мебель и другие активы, числящиеся на балансе. Вот как проводят инвентаризацию товаров с помощью DM.Invent:
- Программа интегрируется с учетной системой компании, например, «1C». Список основных средств, подлежащих проверке, загружается на ТСД.
- Сотрудник сканирует инвентарные номера, расположенные на объектах ОС.
- Программа сверяет собранную информацию с отображенной в учетной системе. Несоответствия заносятся в отчет.
- По завершении проверки DM.Invent формирует итоговый документ, который автоматически выгружается в учетную систему для внесения изменений.
ПО подходит производственным предприятиям, государственным учреждениям, бизнес-центрам для оперативного учета ОС и контроля действий материально ответственных лиц. Упрощает проверку имущества и регистрирует причины списания фондов в процессе инвентаризации.
Интеграция мобильных приложений с «1C» для учета материальных ценностей
Программное обеспечение «1С» — популярный инструмент для автоматизации учета на предприятиях. Программные продукты DataMobile бесшовно интегрируются с «1С» без дополнительных драйверов. Для пользователей приложений доступны:
- Параметрическая настройка. Пользователь самостоятельно настраивает работу программы, отмечая нужные опции галочками.
- Бесплатная техническая поддержка. Клиентам предоставляется оперативная помощь по настройке и эксплуатации программы.
- Доступные инструкции. Процедура подключения и настройки продуктов из линейки DataMobile для работы с «1С» подробно описана в разделе «База знаний».
Интеграция мобильных приложений DataMobile с «1С» — эффективное решение для бухгалтерского учета. В результате на порядок сокращаются затраты времени и минимизируются ошибки. Продукты из линейки DataMobile — надежный инструмент для управления и автоматизации работы в магазинах, на складах и на производстве.
