Проведение инвентаризации обязательно для всех предприятий вне зависимости от их правовой формы и налогового статуса. Правила устанавливаются законодательством РФ (например, содержатся в приказе Минфина РФ № 49 от 13.06.1995*). А количество проверок в году и даты проведения определяются уже политикой компании и ее руководством.
Чтобы автоматизировать процесс инвентаризации, используют специализированное оборудование и софт. Расскажем, какие задачи решает программа, установленная на мобильное устройство, в чем разница мобильных приложений для учета товаров и основных средств, как работает софт DataMobile и DM.Invent и где его скачать.
Что может приложение для проведения инвентаризации
Инвентаризация бывает нескольких видов:
- сплошной — проверяют все активы организации;
- выборочной — верификации подвергаются конкретные объекты, например, склад;
- натуральной — оценивают состояние материальных ценностей;
- документальной — анализируют бухгалтерские документы.
Также есть инвентаризация основных средств (ОС) — предполагает учет долгосрочных материальных активов: офисного оборудования, транспорта, мебели. В документах проверки (описях и актах) отражают не только наличие/отсутствие различных объектов, но и их техническое состояние, балансовую стоимость, указывают материально ответственных лиц, место размещения ОС.
Проводят и инвентаризацию нематериальных активов, производственных запасов, кредиторских задолженностей. Компании, занимающиеся оптовой и розничной торговлей, также организуют переучет. Сотрудники проверяют товары, чтобы узнать точное количество остатков, выявить пересортицу или порчу изделий.
Основная задача, которую должно решать приложение для проведения инвентаризации, — ускорение процесса переучета, нивелирование ошибок, связанных с человеческим фактором. Другие функции:
- изменять информацию в товарной базе по результатам проверки;
- позволять идентифицировать продукцию и проверять данные после считывания штрих-кода или введения инвентарного номера;
- создавать инвентаризационную опись (документ, фиксирующий результаты проверки) автоматически;
- работать с товарами, прослеживаемыми через систему «Честный ЗНАК».
Вместе с тем, если переучетом занимается группа сотрудников, приложение обязано предоставлять им одновременный доступ ко всем документам.
Мобильное приложение для инвентаризации товаров и учета ОС: в чем разница
Разница мобильных приложений, которые используют для инвентаризации товаров и учета основных фондов заключается в их функциональности. В первом случае у софта набор «возможностей» предназначен для складкой работы, например использование ячеек, серий продукции и упаковочных листов. Программа должна «уметь» распознавать штрих-коды «Честный знак» и акцизные марки алкогольной продукции, сверять сведения и передавать их в «товароучетку».
Инвентаризация ОС — процесс, который предполагает иную функциональность. Во время переучета мобильное приложение должно идентифицировать имущество, указывать помещения для хранения и МОЛ, иметь возможность списывать изделия, по которым выявлены дефекты, и прикреплять фото в качестве доказательства, но также делать сверку сведений — плановых и фактических при передаче в учетную систему.
DataMobile — приложение для проведения инвентаризации товаров
Мобильное приложение для проведения инвентаризации DataMobile — российское ПО, подходит производственным предприятиям, складским хозяйствам, ритейлу, реализующему любой ассортимент товаров (от одежды и продуктов питания до «ювелирки»). Устанавливается на ТСД и смартфоны с Android не ниже 5.0.1.
ПО представлено в 4 версиях. Каждая из них имеет набор функций под определенные цели. Версии различаются ценой, поэтому компании легко подобрать вариант, руководствуясь своими задачами и финансовыми возможностями. К примеру, для небольшого магазина будет достаточно версии DataMobile Стандарт. С ее помощью проводят проверку товара со штрих-кодами, есть поддержка аппаратных кнопок ТСД. DataMobile Стандарт Pro подходит компаниям среднего бизнеса, позволяет работать с упаковочными листами и серийными номерами.
Преимущество ПО DataMobile по сравнению с аналогичным софтом в том, что с его помощью можно быстро обработать штрих-коды с этикеток продукции, данные автоматически окажутся в системе товароучета (например, в «1С»). Обмен сведениями (ТСД → компьютер) происходит напрямую, без промежуточных серверов, причем как в режиме реального времени, так и офлайн. Большой объем информации обрабатывается на высокой скорости.
Чтобы расширить функции DataMobile, к нему подключают дополнительные программные модули. Например, если компания работает с изделиями, прослеживаемыми через «Честный ЗНАК», то она может использовать программный модуль Маркировка. Приложение служит для проведения инвентаризации всей продукции, включенной в систему мониторинга, а также крепкого алкоголя.
DM.Invent — мобильное приложение для инвентаризации основных фондов
Специально для инвентаризации основных средств было создано мобильное приложение DM.Invent. С помощью специализированного программного продукта переучет имущества предприятия проходит в один клик. DM.Invent, так же, как и DataMobile, инсталлируют на терминал сбора данных, смартфон, интегрируют с учетной системой (например, с «1С»). Мобильное приложение для инвентаризации помогает:
- идентифицировать ОС по штрих-коду, нанесенному на объект;
- списывать изделия/имущество, уточняя причину;
- добавлять фотографию в документ при проведении переучета ОС;
- назначать материально ответственных сотрудников;
- создавать акт списания и перемещения в автоматическом режиме по результатам инвентаризации;
- собирать информацию для аналитических отчетов.
Мобильное приложение для инвентаризации DM.Invent отличает понятный интерфейс. Настройку программы пользователь может выполнить даже самостоятельно, проставляя галочки напротив необходимых функций. Дополнительно можно подключить модуль RFID. С помощью программного продукта проводят инвентаризацию по RFID-меткам, ищут по ним объекты основных фондов, записывают данные в карточку ОС. ТСД с модулем RFID распознает сотни меток за секунду, процесс проверки проходит намного быстрее, нежели по штриховым кодам.
Как работает приложение для инвентаризации Андроид
Перед началом работы мобильное приложение для инвентаризации Андроид необходимо скачать на ТСД, синхронизировать с «1С» или другой «товароучеткой», установленной на рабочем компьютере. В интерфейсе DataMobile и DM.Invent предусмотрены разделы «Документы». В них представлены готовые шаблоны, в том числе для переучета товара и инвентаризации ОС.
Если компания использует адресное хранение, изделия размещены по ячейкам, каждая из которых имеет свой идентификатор, то посредством ТСД можно отсканировать код, а приложение для проведения инвентаризации покажет на экране оборудования содержимое.
В случае использования DM.Invent для инвентаризации ОС можно указать помещение, МОЛ или причину списания позиции.
Инвентаризацию с помощью мобильного приложения проводят одним из двух способов:
- По заданию.
- По фактическому остатку.
Расскажем о них подробнее.
Инвентаризация по заданию из «1С»
Предположим, по указанию руководства сотруднику предприятия необходимо провести переучет предметов бытовой химии. Ответственный за инвентаризацию специалист получает задание на терминал сбора данных. Авторизовавшись, он:
- Открывает мобильное приложение для инвентаризации.
- Проходит в раздел «Документы».
- Выбирает шаблон «Инвентаризация».
- Выбирает выгруженный из 1С документ и начинает сканировать идентификаторы с этикеток предметов бытовой химии.
При необходимости сотрудник использует ручной ввод — самостоятельно указывает количество товара. Внутри документа есть также опция введения изделий поштучно. В этом случае специалист сканирует штрих-код с каждой единицы продукции. После завершения проверки нажимает «Завершить». Приложение для инвентаризации Андроид отправит опись с терминала сбора данных в систему учета.
Инвентаризация по фактическому остатку
Процесс инвентаризации «по факту» выглядит так:
- Сотрудник предприятия формирует документ непосредственно на терминале сбора данных и использует для этого готовый шаблон.
- Считывает сканером ТСД идентификаторы с каждой единицы продукции. Если требуется — вводит вручную данные об остатках. Приложение для инвентаризации автоматически подсчитывает, сколько изделий осталось по факту.
По окончании пересчета полученные данные выгружают на компьютер — в «1С».
Инвентаризация основных средств
Процесс инвентаризации основных средств также может проводиться как по заданию из учетной системы, так и по «факту». В случае проведения инвентаризации по заданию из учетной системы также выгружается документ задание с перечнем позиций на остатках конкретного МОЛ и/или помещения. Предположим у нас есть задание проинвентаризировать рабочую зону в офисном пространстве.
Ответственный специалист получает задание на терминал сбора данных. Авторизовавшись, он:
Открывает мобильное приложение для инвентаризации. Проходит в раздел «Документы». Выбирает тип «Инвентаризация ОС».
Выбирает выгруженный из 1С документ и начинает сканировать идентификаторы с этикеток основных средств.
По завершению процесса полученные сведения выгружаются в «1С».
Выбирайте приложение для инвентаризации оборудования, товаров, офисного имущества — DataMobile или DM.Invent. Чтобы протестировать софт и его функциональность, можно воспользоваться демо-режимом или скачать триал-версию.
Ссылки на нормативные правовые акты, упомянутые в статье:
- Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
