Проведение инвентаризации в магазине — процесс необходимый, однако затратный и сложный. Ошибки при пересчете грозят компании денежными потерями.
В статье расскажем, как программное обеспечение поможет оптимизировать учет товара. Вы узнаете, как выбрать приложение для инвентаризации, в чем преимущество автоматизированного способа пересчета продукции.
Инвентаризация в розничном магазине: порядок и правила проведения
Цель инвентаризации в магазине — подсчет фактических товарных остатков и их сверка с информацией в базе. Это позволяет обнаружить излишки, недостачу или пересорт и привести в порядок данные по учету товара.
Плановую проверку инициирует руководитель. Четких сроков и правил здесь нет. Основания для обязательной инвентаризации определяет Приказ Минфина России № 34н от 29.07.1998*:
- смена материально ответственного лица;
- продажа имущества, выкуп, передача в аренду;
- порча товара, подозрение на кражу;
- годовая бухгалтерская отчетность;
- ликвидация, реорганизация фирмы;
- стихийные бедствия или ЧС.
В рознице инвентаризация проходит по определенному порядку:
- Руководитель назначает комиссию.
- Издает приказ о проведении (унифицированная форма № ИНВ-22).
- Данные из приказа заносят в журнал учета проверок.
- Председатель комиссии фиксирует остатки по базе.
- Сотрудники считают товар, данные записывают в акт инвентаризации.
- Итоги заносят в ведомость учета.
По результатам проверки списывают недостающие позиции и оприходуют излишки.
Проведение инвентаризации в магазине вручную: сложности процесса
При ручном подсчете сначала распечатывают перечень товаров, находящихся на складе и в торговом зале. Затем сканируют штрихкод с каждой позиции или пересчитывают количество и записывают в ведомость. Результаты переносят из бланка в компьютер.
При таком способе на проведение инвентаризации в рознице уходит много времени. Магазин нужно закрывать или привлекать сотрудников сверхурочно. Монотонный труд приводит к ошибкам. Каждое расхождение приходится перепроверять.
В круглосуточных супермаркетах добавляется еще проблема: товар в корзинах у покупателей. Он останется неучтенным, так как уже отсутствует на полке, но еще не пробит по кассе.
Этих сложностей легко избежать, когда процесс учета в магазине автоматизирован.
Какие задачи должно решать приложение для инвентаризации в магазине
Проведение инвентаризации в магазине возможно и без закрытия точки, если при этом использовать терминал сбора данных со специализированным ПО. Приложение для подсчета товаров должно:
- позволять редактировать показатели в базе, не дожидаясь сроков окончания ревизии;
- после считывания штрихкода или RFID-метки идентифицировать товар и проверять сведения по нему;
- автоматически создавать инвентаризационные ведомости;
- работать с алкоголем и маркированной продукцией;
- давать доступ нескольким сотрудникам к одному документу.
Эти задачи решает ПО DataMobile — отечественный софт, который входит в Единый реестр российских программ для ЭВМ и БД.
Как выбрать приложение для инвентаризации в магазине
Приложение для сверки остатков должно быть совместимо с оборудованием, которое вы используете. При выборе софта учитывайте следующее:
- Если в магазине много товаров, то нужна высокая скорость обмена информацией между учетной системой и ТСД или смартфоном.
- Интерфейс приложения должен быть понятен любому сотруднику.
- Есть ли техподдержка от разработчика.
Этим условиям отвечает DataMobile — приложение для инвентаризации по штрих-коду и RFID-меткам, которое облегчит учет основных средств и товарных остатков. ПО устанавливается на любой терминал или смартфон на базе ОС Android
Проведение инвентаризации в магазине с использованием DataMobile и ТСД
С DataMobile и ТСД инвентаризация в розничном магазине проходит быстрее в 5–10 раз, чем вручную. Сотрудникам не надо распечатывать бланки с перечнем продукции и искать на листах нужную позицию, потому что приложение позволяет идентифицировать товары по кодам маркировки, RFID-меткам и серийным номерам.
Автоматический обмен данными между терминалом сбора данных и товароучетной системой избавляет от временных затрат и ошибок, как при ручном вводе. Инвентаризация магазина с помощью ТСД и приложения проводится двумя способами. Рассмотрим каждый из них.
Инвентаризация по заданию
Этот способ удобен, когда нужна локальная инвентаризация в магазине, то есть, подсчет одной группы товаров. В базе создается документ с наименованием и количеством каждой позиции. Ведомость в качестве задания отправляется на ТСД.
Когда сотрудники считывают идентификаторы, на экране мобильного устройства отображается план-факт по товару. Терминал сбора данных сигнализирует, если появляются расхождения между реальным количеством и учтенным в базе. Спорные позиции можно сразу пересчитать.
После завершения сканирования информация с ТСД передается в базу и товарные остатки выравниваются.
Инвентаризация по фактическим остаткам
В этом случае в DataMobile загружается информация по всем товарам или основным средствам магазина. Сотрудники сканируют все позиции на складе и в торговом зале. Потом данные с мобильного терминала снова загружаются на компьютер и сверяются с теми, что в системе.
Документ по результатам инвентаризации создается в программе автоматически. Способ удобен для работы с большим количеством наименований и подходит для проведения полной инвентаризации в магазине.
Преимущества использования приложения DataMobile для проведения инвентаризации в магазине
Чтобы проведение инвентаризации в магазине было удобным, рекомендуем делать ее с ТСД и ПО DataMobile. Программный продукт обладает следующими достоинствами:
- Интегрируется с большинством учетных систем.
- Совместим со всеми моделями ТСД, работающими на ОС Android.
- Не влияет на скорость работы терминала сбора данных при подсчете большого количества товара.
- Имеет понятный интерфейс.
- Поддерживает групповую работу, когда информация с каждого устройства передается в «товароучетку» и объединяется в один документ.
Благодаря использованию DataMobile вы не только сэкономите время и деньги, но и сведете к минимуму ошибки при сверке остатков.
Выбирайте любую из 4-х версий ПО: Стандарт, Стандарт PRO, Online Lite, Online. Для инвентаризации товаров, подлежащих маркировке, и алкоголя понадобится дополнительный программный модуль — Маркировка. Если для учета вы используете радиочастотные метки, то — модуль RFID.
Более подробно ознакомиться с нашими программными продуктами можно на сайте.
Ссылки на материалы:
