Компании, которые занимаются обслуживанием компьютерной и оргтехники на выезде, должны вести учет работ и материалов. От всех сотрудников нужно собирать информацию: где были, какие услуги оказывали, сколько материалов и комплектующих израсходовали. Потом необходимо внести данные в единую систему и списать потраченные ресурсы. Если делать все вручную, придется выделять несколько часов в день. Дальше расскажем, как учет компьютеров и оргтехники с помощью приложения DataMobile позволяет автоматизировать контроль расходов, в разы ускорить рутинную работу и сократить издержки.
Учет оргтехники в организации, работающей на аутсорсе
Многие предприятия, где нет технических специалистов в штате, переходят на аутсорсинг. Это комплексное обслуживание IT-инфраструктуры по договору. Сотрудники сервисных организаций поддерживают бесперебойную работу компьютеров и другой техники, для этого:
- приезжают к клиентам по графику или внепланово;
- при необходимости проводят инвентаризацию и осмотр объектов;
- выполняют профилактические мероприятия, ремонт оборудования и замену картриджей, устраняют неполадки;
- обновляют и настраивают программное обеспечение.
Услуги по обслуживанию, или IT-аутсорсинг — это выгодный бизнес, но есть много сложностей. Одна из них — организация учета материалов и рабочего времени специалистов. Некоторые компании до сих пор ведут его вручную (например, с помощью таблиц Excel) и сталкиваются с типичными проблемами:
- сотрудники фиксируют действия на бумажных носителях, допускают ошибки в записях: указывают не те работы, забывают добавить израсходованные материалы;
- сложно вести учет компьютеров — в Excel нельзя создавать справочники оборудования по каждому клиенту, что часто приводит к путанице;
- нет аналитики по видам работ, сроку выполнения, расходным материалам;
- записи, которые делают выездные мастера, нужно вручную переносить в базу.
С бумажным учетом могут возникать огромные недостачи и потери из-за бесконтрольного расходования ресурсов. Особенно если компания обслуживает сотни единиц техники ежедневно. Но выход есть. Расскажем о простом решении, которое поможет автоматизировать работу выездных инженеров, сэкономить время и сократить расходы.
Как автоматизировать учет компьютеров и оргтехники в организации
Мы предлагаем комплексное решение для автоматизации бизнес-процессов в аутсорсинговой компании. Оно легко настраивается под конкретные задачи и включает в себя 3 элемента:
|
Элемент автоматизации |
Какое решение подойдет |
Описание |
|
1. Программа для учета |
«1С:ERP» |
В программе есть блок для управления и учета ремонтных работ. Можно вести справочник объектов, регистрировать дефекты, создавать заявки и отправлять сотрудникам |
|
2. Мобильное устройство для каждого выездного мастера |
Терминал сбора данных (ТСД), планшет или смартфон на Android |
Сервисные инженеры и мастера используют ТСД или смартфоны вместо блокнотов и бумажных актов. Они работают с заявками, фиксируют свои действия, а потом отправляют информацию с мобильного устройства в учетную программу |
|
3. Программа для мобильного учета на объектах |
Это продукт из линейки DataMobile, который разработан специально для сервисных служб. Приложение устанавливается на ТСД или смартфон на Андройде, обеспечивает передачу данных в «1С:ERP» |
Для настройки обмена между DM.ТОИР и «1С» используется специальная обработка DataMobile. После ее загрузки в «1С:ERP» появляется дополнительный раздел, где удобно вести учет компьютеров и другого оборудования клиентов, создавать задания для сотрудников и загружать информацию с мобильных устройств.
Учет оргтехники: программа «1С» и DataMobile для работы на выезде
DM.ТОИР — подходящая программа для учета компьютеров, серверов, оргтехники и другой IT-инфраструктуры клиентов. Работает на любых терминалах сбора данных и смартфонах с ОС Android. Для настройки ПО достаточно включить (или отключить) нужные опции и действия в самом приложении или в «1С».
Мобильная программа для учета подходит сервисным инженерам, ревизорам, обходчикам и другим выездным специалистам. В ней есть все необходимые функции, чтобы автоматизировать работу не только с собственными основными средствами (ОС), но и с обслуживаемым оборудованием в организации клиента. В приложении ДатаМобайл можно выполнять такие операции:
- работать с карточками объектов;
- получать из «1С» задания на ремонт и техническое обслуживание;
- подтверждать факт выполненных работ;
- фиксировать время, потраченное на каждую услугу;
- вносить данные о неисправностях компьютеров и оргтехники;
- прикреплять фото дефектов;
- создавать заявки на дополнительные работы (например, профилактику, диагностику, ремонт и др.);
- отправлять документы в учетную программу.
DM.ТОИР помогает в несколько раз быстрее обрабатывать заявки, улучшать качество технического обслуживания, без ошибок вести учет компьютеров, серверов и оргтехники клиента.
Учет компьютеров и оргтехники: как работать с DataMobile
Перед началом работы создайте для каждого клиента в «1С:ERP» список обслуживаемых компьютеров и оргтехники. Для этого нужно заранее провести инвентаризацию и посчитать оборудование.
Для каждого объекта укажите типы выполняемых работ, например, осмотр, плановое обслуживание, срочный ремонт, замена отдельных элементов, чистка. В программе есть готовые шаблоны заданий для всех услуг.
Выгрузите из «1С» на ТСД сотрудников необходимые справочники:
- оборудование клиентов;
- дефекты (виды поломок и сбоев техники);
- материалы, используемые для обслуживания и ремонта;
- пользователи.
Для каждой услуги можно добавить:
- время, отведенное на оказание;
- список и количество расходных материалов, комплектующих, запчастей;
- чек-лист — пошаговый перечень действий.
Когда процесс настройки завершен, выберите задание на оказание услуги и выгрузите на терминал сбора данных мастера.
Сотрудник заходит в приложение на ТСД и выбирает конкретное задание на оказание услуги. В документе он видит, какие работы и для каких компьютеров нужно выполнить, сколько материалов на это уйдет.
Чек-лист поможет ничего не упустить. Пользователь должен подтвердить выполнение каждого шага, прежде чем перейти к следующему.
В задании на ремонт (или техобслуживание) мастер может выполнить такие действия:
- Добавить комментарий.
- Прикрепить фото компьютеров (например, до и после ремонта).
- Зафиксировать показатели наработки оргтехники.
- Указать количество фактически потраченного времени и материалов.
При оказании услуги можно зафиксировать текущее состояние техники и зарегистрировать новый дефект.
По завершении работы нужно закрыть документ на ТСД и выгрузить в «1С». В системе списываются потраченные материалы, обновляются остатки и значения наработки. Если в процессе ревизии оборудования были зафиксированы новые дефекты, они автоматически добавляются в базу.
Важно! Для проведения инвентаризации материалов и комплектующих на складе рекомендуем использовать флагманский продукт в нашей линейке — DataMobile. Управлять запасами можно в той же программе — «1С:ERP» или в любой другой «товароучетке». Мобильный софт поможет проводить инвентаризацию в 10 раз быстрее, чем при использовании бумажных описей.
Если нужно готовое решение для учета работ, материалов и компьютерной техники ваших клиентов, оставьте заявку на сайте и получите бесплатную консультацию!
