Обслуживание и учет оргтехники — решение для аутсорсинговых компаний

Дата публикации: 22.06.2024

Компании, которые занимаются обслуживанием компьютерной и оргтехники на выезде, должны вести учет работ и материалов. От всех сотрудников нужно собирать информацию: где были, какие услуги оказывали, сколько материалов и комплектующих израсходовали. Потом необходимо внести данные в единую систему и списать потраченные ресурсы. Если делать все вручную, придется выделять несколько часов в день. Дальше расскажем, как учет компьютеров и оргтехники с помощью приложения DataMobile позволяет автоматизировать контроль расходов, в разы ускорить рутинную работу и сократить издержки. 

Автоматизируем учет компьютерной техники! Бесплатная консультация.

Учет оргтехники в организации, работающей на аутсорсе

Многие предприятия, где нет технических специалистов в штате, переходят на аутсорсинг. Это комплексное обслуживание IT-инфраструктуры по договору. Сотрудники сервисных организаций поддерживают бесперебойную работу компьютеров и другой техники, для этого:

  • приезжают к клиентам по графику или внепланово;
  • при необходимости проводят инвентаризацию и осмотр объектов;
  • выполняют профилактические мероприятия, ремонт оборудования и замену картриджей, устраняют неполадки;
  • обновляют и настраивают программное обеспечение.

Услуги по обслуживанию, или IT-аутсорсинг — это выгодный бизнес, но есть много сложностей. Одна из них — организация учета материалов и рабочего времени специалистов. Некоторые компании до сих пор ведут его вручную (например, с помощью таблиц Excel) и сталкиваются с типичными проблемами:

  • сотрудники фиксируют действия на бумажных носителях, допускают ошибки в записях: указывают не те работы, забывают добавить израсходованные материалы;
  • сложно вести учет компьютеров — в Excel нельзя создавать справочники оборудования по каждому клиенту, что часто приводит к путанице;
  • нет аналитики по видам работ, сроку выполнения, расходным материалам;
  • записи, которые делают выездные мастера, нужно вручную переносить в базу.

С бумажным учетом могут возникать огромные недостачи и потери из-за бесконтрольного расходования ресурсов. Особенно если компания обслуживает сотни единиц техники ежедневно. Но выход есть. Расскажем о простом решении, которое поможет автоматизировать работу выездных инженеров, сэкономить время и сократить расходы. 

Как автоматизировать учет компьютеров и оргтехники в организации

Мы предлагаем комплексное решение для автоматизации бизнес-процессов в аутсорсинговой компании. Оно легко настраивается под конкретные задачи и включает в себя 3 элемента:

Элемент автоматизации

Какое решение подойдет

Описание

1. Программа для учета

«1С:ERP» 

В программе есть блок для управления и учета ремонтных работ. Можно вести справочник объектов, регистрировать дефекты, создавать заявки и отправлять сотрудникам

2. Мобильное устройство для каждого выездного мастера

Терминал сбора данных (ТСД), планшет или смартфон на Android

Сервисные инженеры и мастера используют ТСД или смартфоны вместо блокнотов и бумажных актов. Они работают с заявками, фиксируют свои действия, а потом отправляют информацию с мобильного устройства в учетную программу

3. Программа для мобильного учета на объектах

DM.ТОИР

Это продукт из линейки DataMobile, который разработан специально для сервисных служб. Приложение устанавливается на ТСД или смартфон на Андройде, обеспечивает передачу данных в «1С:ERP» 

Для настройки обмена между DM.ТОИР и «1С» используется специальная обработка DataMobile. После ее загрузки в «1С:ERP» появляется дополнительный раздел, где удобно вести учет компьютеров и другого оборудования клиентов, создавать задания для сотрудников и загружать информацию с мобильных устройств.

Учет оргтехники: программа «1С» и DataMobile для работы на выезде

DM.ТОИР — подходящая программа для учета компьютеров, серверов, оргтехники и другой IT-инфраструктуры клиентов. Работает на любых терминалах сбора данных и смартфонах с ОС Android. Для настройки ПО достаточно включить (или отключить) нужные опции и действия в самом приложении или в «1С».

Мобильная программа для учета подходит сервисным инженерам, ревизорам, обходчикам и другим выездным специалистам. В ней есть все необходимые функции, чтобы автоматизировать работу не только с собственными основными средствами (ОС), но и с обслуживаемым оборудованием в организации клиента. В приложении ДатаМобайл можно выполнять такие операции:

  • работать с карточками объектов; 
  • получать из «1С» задания на ремонт и техническое обслуживание;
  • подтверждать факт выполненных работ;
  • фиксировать время, потраченное на каждую услугу;
  • вносить данные о неисправностях компьютеров и оргтехники;
  • прикреплять фото дефектов;
  • создавать заявки на дополнительные работы (например, профилактику, диагностику, ремонт и др.);
  • отправлять документы в учетную программу.

DM.ТОИР помогает в несколько раз быстрее обрабатывать заявки, улучшать качество технического обслуживания, без ошибок вести учет компьютеров, серверов и оргтехники клиента.

Учет компьютеров и оргтехники: как работать с DataMobile

Перед началом работы создайте для каждого клиента в «1С:ERP» список обслуживаемых компьютеров и оргтехники. Для этого нужно заранее провести инвентаризацию и посчитать оборудование.

Для каждого объекта укажите типы выполняемых работ, например, осмотр, плановое обслуживание, срочный ремонт, замена отдельных элементов, чистка. В программе есть готовые шаблоны заданий для всех услуг.

Выгрузите из «1С» на ТСД сотрудников необходимые справочники:

  • оборудование клиентов;
  • дефекты (виды поломок и сбоев техники);
  • материалы, используемые для обслуживания и ремонта;
  • пользователи.

Для каждой услуги можно добавить:

  • время, отведенное на оказание;
  • список и количество расходных материалов, комплектующих, запчастей;
  • чек-лист — пошаговый перечень действий.

Когда процесс настройки завершен, выберите задание на оказание услуги и выгрузите на терминал сбора данных мастера.

Сотрудник заходит в приложение на ТСД и выбирает конкретное задание на оказание услуги. В документе он видит, какие работы и для каких компьютеров нужно выполнить, сколько материалов на это уйдет.

Чек-лист поможет ничего не упустить. Пользователь должен подтвердить выполнение каждого шага, прежде чем перейти к следующему.

В задании на ремонт (или техобслуживание) мастер может выполнить такие действия:

  1. Добавить комментарий.
  2. Прикрепить фото компьютеров (например, до и после ремонта).
  3. Зафиксировать показатели наработки оргтехники.
  4. Указать количество фактически потраченного времени и материалов.

При оказании услуги можно зафиксировать текущее состояние техники и зарегистрировать новый дефект.

По завершении работы нужно закрыть документ на ТСД и выгрузить в «1С». В системе списываются потраченные материалы, обновляются остатки и значения наработки. Если в процессе ревизии оборудования были зафиксированы новые дефекты, они автоматически добавляются в базу.

Важно! Для проведения инвентаризации материалов и комплектующих на складе рекомендуем использовать флагманский продукт в нашей линейке — DataMobile. Управлять запасами можно в той же программе — «1С:ERP» или в любой другой «товароучетке». Мобильный софт поможет проводить инвентаризацию в 10 раз быстрее, чем при использовании бумажных описей.

Если нужно готовое решение для учета работ, материалов и компьютерной техники ваших клиентов, оставьте заявку на сайте и получите бесплатную консультацию!

Автоматизируем работу выездных специалистов с помощью ПО DataMobile!

Будьте в курсе!
Узнавайте первыми о наших новостях
Читайте также
Автоматизация процесса инвентаризации на складе Автоматизация процесса инвентаризации на складе

Правила проведения инвентаризации на складе. Автоматизация инвентаризации в «1С». Как проводить инвентаризацию с ТСД и ПО DataMobile. Что делать, если выявлены недостача, излишки и пересортица.

Автоматизация адресного хранения на складе: этапы и примеры внедрения Автоматизация адресного хранения на складе: этапы и примеры внедрения

На каких складах стоит внедрять адресное хранение. Как внедрить систему адресного хранения: оборудование и ПО. Автоматизация адресного склада c помощью ПО DataMobile: примеры и результаты внедрения.

Система автоматизации склада: как внедрить с нуля и не потратить лишнего Система автоматизации склада: как внедрить с нуля и не потратить лишнего

Программы для автоматизации склада. Как внедрить систему автоматизации склада за 3 шага. Автоматизация процессов на складе с помощью ПО DataMobile.