Ручной учет для инвентаризации имущества уступил место системе штрихкодирования. Активы организации стало легко контролировать: достаточно пройти с терминалом сбора данных и считать информацию и коды с наклеек. Но прогресс не стоит на месте, вот и штрих-кодам нашлась более технологичная альтернатива — RFID-метки.
Расскажем, когда и почему объекты имущества выгоднее помечать RFID-идентификаторами. Также вы узнаете, что еще, помимо них, понадобится для организации инвентаризации основных средств с использованием RFID-технологии.
Почему для учета имущества выгодно использовать RFID-метки
Радиочастотная технология для идентификации объектов имущества предприятий в сравнении со штрихкодированием дороже на старте. Но очевидные преимущества оправдывают первоначальные вложения.
Главный плюс учета по RFID-меткам — скорость. Чтобы получить данные с такого идентификатора, сотруднику не нужно разыскивать и сканировать каждый из них. Достаточно нажать на курок RFID-считывателя, и все находящиеся в радиусе действия антенны радиометки «отзовутся» на сигнал. За секунду устройство распознает сотни идентификаторов. Система учета и инвентаризации активов на основе RFID-технологии будет актуальна:
- для крупных предприятий со множеством подразделений, офисных и складских помещений;
- организаций, имущество которых расположено на открытых площадках (уличные кафе, стадионы);
- компаний, на балансе которых числится дорогостоящее оборудование (станки, медицинская аппаратура, серверы);
- бизнес-центров, которые сдают в аренду помещения с мебелью и оборудованием.
RFID-технология подходит для проведения инвентаризации имущества в зданиях и на открытых площадках. С такой системой учета проще контролировать перемещение объектов, предотвращать хищение имущества, а также осуществлять сверку буквально за пару нажатий курка считывателя. При этом ошибки из-за человеческого фактора исключены.
Как внедрить RFID-технологию для учета имущества: оборудование и программное обеспечение
Для организации учета имущества с помощью радиочастотной технологии понадобятся RFID-метки и считыватели для их распознавания, а также специализированное программное обеспечение.
Радиометки — мини-устройства с антенной для принятия-передачи сигнала и чипом, на котором хранится информация. Они могут выглядеть как наклейки, а могут быть спрятаны в пластиковый или силиконовый корпус. Последние (их называют корпусными или корпусированными) используются для идентификации объектов имущества, расположенных под открытым небом или активно эксплуатируемых — так, что бирка может быть повреждена механически.
Метки в виде наклеек можно «запрограммировать» самостоятельно (для этого понадобится специальный RFID-принтер), а можно приобрести готовые идентификаторы. С целью учета достаточно закрепить их на предметах имущества и «привязать» к 1С. Для этого необходимо зайти в программу на мобильном терминале, найти в справочнике нужный объект, считать закрепленную на нем RFID-метку и выбрать «Принять».
Для распознавания радиочастотных идентификаторов используется специальный RFID-считыватель или терминал сбора данных (ТСД) со встроенным радиомодулем либо с насадкой с UHF-антенной. Если объекты учета расположены на большой площади, для проведения инвентаризации выбирайте дальнобойные модели — с ними считывание меток возможно в радиусе 20 метров.
Стоит обратить внимание и на уровень пылевлагозащиты мобильного терминала. Для работы в помещениях достаточно будет показателя IP65, для учета имущества на улице, в холодных или горячих цехах, запыленных производственных помещениях выбирайте ТСД с уровнем защиты не ниже IP67.
Итак, RFID-метки закреплены на все основные средства. Дело — за программным обеспечением, которое устанавливается на мобильный терминал. Именно оно сможет обработать информацию и обменяться ей с 1С или другой бухгалтерской программой при проведении инвентаризации имущества.
Автоматизация процесса учета имущества с программой DM.Основные средства
В линейке ПО DataMobile есть специальная программа для организации учета имущества предприятия. Работа с основными активами отличается от операций с товарами, эти особенности учтены в DM.Основные средства. Кроме того, станки, машины, офисная техника нуждается в обслуживании, поэтому пакет содержит две лицензии:
- DM.Invent — для учета и инвентаризации ОС;
- DM.ТОИР — для грамотной организации технического обслуживания оборудования.
ПО функционирует как мобильное приложение: устанавливается на устройства с Андроид и обменивается данными с учетной системой на ПК. Для работы с радиометками софт дополняется программным модулем RFID.
На каждый объект имущества заводится инвентаризационная карточка, в которой указаны наименование, характеристики, стоимость, местоположение, материально ответственное лицо (МОЛ). Возможно также прикрепить технический паспорт и фотографию оборудования.
Завести такую карточку можно прямо на ТСД с помощью мобильного приложения, а затем выгрузить ее в 1С. И наоборот — документы из учетной системы доступны к работе на мобильном терминале. Таким образом, с помощью DM.Основные средства всегда можно иметь актуальную информацию об имуществе. Для проведения инвентаризации достаточно выгрузить на мобильное устройство задание: например, провести ревизию по одному подразделению или МОЛ.
Приложением DM.ТОИР пользуются сервисные бригады. В программе заложена возможность отметить показания счетчиков, вписать расход технических жидкостей, отметить износ техники, сфотографировать дефекты, указать на необходимость ремонта с перечислением необходимых запчастей и количеством мастеров. Эти данные также отражаются в 1С, что позволяет вовремя обслуживать технику, продлевая срок эксплуатации, планировать расходы на такие нужды.
RFID-инвентаризация основных средств организации с программой DM.Invent
Основная операция учета имущества — инвентаризация. Помимо того, что есть обязательные сроки ее проведения, проверка может понадобиться в любой момент. Использование RFID-меток и программы DM.Invent значительно ускоряет процесс инвентаризации имущества. К примеру, при сдаче в аренду офиса одним движением будут подсчитаны все объекты от стула до кондиционера, а инвентаризационную ведомость можно использовать в качестве акта приема-передачи.
Не менее простой будет и полная инвентаризация имущества крупного предприятия — она будет закончена в течение дня. Примером реализованного проекта по внедрению RFID-учета может служить второй по вместимости после «Лужников» спортивный объект в Москве — стадион «Открытие Банк Арена». Административные здания, гостиницы, детская площадка, спортивное оборудование под открытым небом — учет этих объектов до внедрения RFID-технологии осуществлялся вручную, в бумажных инвентаризационных ведомостях. Для автоматизации инвентаризации имущества было использовано ПО DM.Invent RFID, установленное на мобильный терминал со встроенным радиомодулем — Chainway C72. Считывание более 200 радиометок в секунду на расстоянии позволило в сотни раз сократить время проверки имущества, уменьшить количество сотрудников, задействованных в процессе, исключить ошибки, обусловленные человеческим фактором.
Программа DM.Invent с дополнительным программным модулем RFID позволяет:
- создавать инвентаризационные карточки прямо на мобильном устройстве;
- привязывать RFID-метки к объектам имущества;
- осуществлять фотофиксацию ОС;
- находить нужный объект, используя шкалу дальности (по силе радиосигнала);
- проводить проверки имущества по заданию из 1С и частичную инвентаризацию по материально ответственному лицу или подразделению;
- следить за ходом инвентаризации: на экране мобильного терминала отражаются плановые и фактические показатели.
Результаты считывания RFID-меток поступают в бухгалтерскую программу, например, «1С:Предприятие», учет имущества ведется без ошибок, которые были возможны при ручной сверке, а инвентаризации проходят быстрее, нежели по штрих-кодам. ПО совместимо и с другими продуктами 1С:
- «1C:Предприятие» 8.2;
- «1С:Бухгалтерия» ред. 2.0 и 3.0;
- «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», ред.1.0 и 2.0;
- «1С:Управление производственным предприятием» ред. 1.3;
- «1С:ERP Управление предприятием» ред. 2;
- «1С:Управление холдингом» ред. 3 (обмен-offline).
Комплексная организация учета имущества предприятия с ПО DM.Основные средства с RFID-модулем позволит контролировать наличие и состояние основных средств, вовремя принимать решения о ремонте, сэкономит человеческий ресурс, что значительно ускорит бизнес-процессы.
