Просто подтвердить наличие основного средства при инвентаризации не всегда достаточно. Сотруднику нередко требуется определить, где эксплуатируется объект имущества, кто за него отвечает, проводилось ли его перемещение. Без автоматизации поиск информации в системе учета происходит вручную. Процесс превращается в рутину, особенно когда на балансе числятся тысячи позиций.
Программа DM.Invent упрощает инвентаризацию и позволяет проводить ее на высокой скорости. В этом помогают функции приложения. Из статьи узнаете, как использовать дополнительные поля атрибутов и фотофиксацию, чтобы автоматизировать ручные операции и исключить ошибки из-за человеческого фактора.
Зачем нужна фотофиксация ОС
Фотофиксация основных средств позволяет визуально задокументировать их фактическое состояние во время инвентаризации. Сотруднику достаточно сделать снимок: фото автоматически закрепится за объектом в памяти устройства и по Wi-Fi выгрузится в каталог обмена данными, при необходимости можно их загружать и в 1С.
С помощью изображений фиксируют повреждения, следы износа, отсутствие комплектующих и другие особенности, которые невозможно отразить текстовым описанием. Это особенно важно при подготовке объектов имущества предприятия к ремонту, перемещению или списанию.
Функция фотофиксации реализована в приложении DM.Invent. Программный продукт из линейки DataMobile подходит предприятиям, бизнес-центрам, госучреждениям. Софт работает на ТСД и других мобильных устройствх с ОС Android. DM.Invent — это программа с простым и интуитивным интерфейсом: пользователи могут самостоятельно настраивать бизнес-процессы, не привлекая программистов (достаточно отметить «птичками» нужные операции).
У приложения 2 варианта лицензии (на выбор): бессрочная (привязана к конкретному устройству без возможности переноса на другое) и подписка в облачном сервисе DMcloud на срок от 1 месяца до года. DM.Invent экономит время, повышает достоверность результатов инвентаризации ОС и минимизирует ошибки из-за человеческого фактора.
Как выполнять фотофиксацию ОС в DM.Invent
В DM.Invent — программном продукте из линейки DataMobile — работа с изображениями организована максимально просто и не требует сложных настроек. Рассмотрим пошаговый алгоритм, как сделать фотографию:
- Выберите необходимый объект (путем считывания радиочастотной метки, штрих-кода, поиска в списке вручную).
- Откройте карточку ОС в приложении на мобильном терминале.
- Нажмите на графическую иконку с изображением фотоаппарата и с помощью камеры ТСД сделайте снимок.
- Сохраните данные.
Выгрузка фотографий из документа в систему учета осуществляется согласно настройкам обмена.
Как работать с атрибутами основных средств в DM.Invent
DM.Invent — это решение, в котором предусмотрено поле «Атрибуты», предназначенное для вывода расширенной справочной информации об объекте непосредственно на экран мобильного устройства. Дополнительные реквизиты номенклатуры «подтягиваются» в карточку ОС из системы учета. После сканирования RFID-метки или штрих-кода конкретного объекта сотрудник сразу видит его серийный номер, место эксплуатации, МОЛ или другие важные данные. Всего в карточке объекта можно отобразить до 10 атрибутов.
Дополнительные реквизиты (добавленные пользователем самостоятельно) в списке атрибутов имеют префикс ДР_.
Для карточек «ОС» атрибуты для выгрузки можно сформировать опционально. Если требуется скорректировать информацию, это можно сделать непосредственно на устройстве вручную одним из двух способов:
- В разделе «Справочники».
- В меню, нажав на три точки.
Программа автоматически перенесет изменения в учетную систему при нажатии на кнопку «Выгрузить». Использование поля «Атрибуты» в DM.Invent позволяет сотрудникам предприятия получать необходимую информацию об объекте имущества во время инвентаризации. Это помогает увеличить скорость проверки ОС, повысить качество учета, правильно составить отчеты.
Основные ошибки при работе с атрибутами основных средств и фотофиксацией в DM.Invent
Случается, что при работе с атрибутами ОС и фотофиксацией в DM.Invent персонал компаний допускает ошибки, которые приводят к расхождениям в учете. Собрали самые распространенные из них.
- Не выгружены актуальные справочники на ТСД. Работники сканируют радиочастотные метки или штрих-коды ОС, но из-за устаревшей базы на терминале новые атрибуты отображаются некорректно.
- Не заполнены обязательные поля. В карточке товара могут быть пропущены характеристики, которые критически важны для учета. Это ведет к неточностям при формировании документов.
- Игнорирование выгрузки данных о результате инвентаризации. В процессе проведения инвентаризации мобильное устройство обычно работает в оффлайн режиме, однако при завершении инвентаризации данные необходимо передать в учетную систему. Ошибка заключается в том, что пользователи пытаются закрыть документ в месте где недоступна связь, не возвращаются в зону действия сети для передачи результатов.
Правильная настройка обмена данными и своевременная синхронизация сведений позволяют избежать большинства подобных ошибок. В результате атрибуты и фотофиксация становятся надежными инструментами контроля над ОС.
Итог
Использование поля «Атрибуты» и функции фотофиксации в программе DM.Invent позволяет получить максимум сведений о каждом объекте непосредственно во время проверки. В результате предприятие имеет полную картину состояния своего имущества, упрощается оформление перемещений, ремонтов, списаний ОС, формирование отчетов.
DM.Invent — программа для компаний, в которых устали искать пропавшие серверы, ноутбуки и дорогой инструмент. Быстрое внедрение и гибкая адаптация под задачи бизнеса — ключевые преимущества софта. Облачный сервис DMcloud позволяет управлять лицензиями и подключенными устройствами, настройкой ПО и не только.
Вся необходимая техническая документация по DM.Invent и другим продуктам линейки DataMobile доступна в Базе знаний. Там же размещены обучающие видео, инструкции по работе с программами.
При выполнении работы с инвентаризацией основных средств пользователю может требоваться дополнительная информация о позиции, помимо ее основных характеристик, таких как инвентарный номер, наименование и штрихкод, позиции могут отличаться какими либо специфичными характеристиками, в этом случае в программе DM.Invent можно использовать дополнительные атрибуты для карточек объектов. Также в процессе проведения инвентаризации часто требуется зафиксировать текущее состояние основного средства, особенно при выявлении поломок или при использовании объектов с коротким сроком эксплуатации, с помощью функционала фотофиксации и эту задачу легко можно решить.
.jpg)
