Переход на помарочный учет алкогольной продукции в июле 2018 года заставил общепит и розницу пересмотреть привычные правила работы со спиртными напитками. С апреля 2023 года добавилась обязательная маркировка пива и «слабоалкоголки» кодами Data Matrix. Значит, участникам рынка нужно уметь правильно взаимодействовать еще и с государственной информационной системой «Честный ЗНАК».
В статье объясним, как правильно вести учет алкогольной продукции в розничной торговле, баре, ресторане или в другом заведении общепита; расскажем о регистрах ЕГАИС, работе с ежедневной и ежеквартальной отчетностью.
Учет ЕГАИС 3.0: ежедневная отчетность
Помарочный учет алкогольной продукции позволяет ФСРАР контролировать выпуск каждой бутылки спирта (содержащего его напитка) и ее путь от производителя до конечного потребителя. Это помогает исключить торговлю некачественным товаром в магазинах.
Единая государственная автоматизированная информационная система (ЕГАИС) — «программа» учета, в которой розница и общепит ежедневно должны отражать любые операции с полученной от поставщиков алкогольной продукцией. Для работы в ней нужны:
- Квалифицированная электронная подпись на специальном носителе, обеспечивающем ей дополнительную защиту. На это же устройство записывают и ключ доступа к ЕГАИС.
- Универсальный транспортный модуль (УТМ) — программное обеспечение, бесплатно предоставляемое государством каждому участнику оборота алкогольной продукции. Скачать можно на сайте ФСРАР.
Ежедневная работа в ЕГАИС — учет пива в рознице и сегменте HoReCa, а также других спиртосодержащих напитков — подразумевает сканирование штрих-кодов (Data Matrix и PDF417) с марки каждой бутылки и передачу в систему данных о товаре:
- При приемке. Сведения передают не позднее дня (для города) или трех дней (для села, поселка) с момента приемки продукции или отказа от нее. Для этого на складе сканируют коды с акцизных марок товара, пришедшего от поставщика. При совпадении фактических данных и сведений, указанных в ТТН, документ подтверждают в товароучетной программе — информация автоматически поступает в ЕГАИС.
- При возврате поставщику. Возвратную накладную формируют в информационной системе до того, как непринятую алкогольную продукцию вывезут со склада (территории) отправителя.
- При передаче алкоголя в другой магазин. При условии, что обе торговые точки принадлежат одному и тому же ИП или компании. В этом случае формируют накладную на перемещение.
- При продаже. Списание алкогольной продукции с остатков на складе, в торговом зале оформляют актом. Документ формируют не позднее 1 рабочего дня, следующего за днем продажи товара конечному потребителю. В акт вносят идентификатор алкогольной продукции в ЕГАИС, указанный на акцизной марке, количество товара и другие данные. В поле «Основание списания» указывают причину «реализация». В случае кражи, обнаружения недостачи, боя алкогольной продукции создают такой же акт, как и при продаже, только указывают другую причину списания: «Порча», «Недостача» и т. д.
Важно. Ежедневный помарочный учет крепкого алкоголя ведут в регистрах №№ 1 и 3. Поштучный учет ЕГАИС пива и другой «слабоалкоголки», которую маркируют кодами Data Matrix и прослеживают через ГИС МТ, предполагает работу только с регистром № 2. Правило действует с июля 2021 года.
Помарочный учет алкоголя: ежеквартальная декларация
Помарочный учет алкоголя предполагает не только взаимодействие с ЕГАИС, но и сдачу ежеквартальной отчетности (декларации) через личный кабинет на официальном ресурсе ФСРАР.
Важно. Заведения, торговые точки, реализующие маркированное штрих-кодами пиво и «слабоалкоголку», работают с тремя системами: ведут учет ЕГАИС, обмениваются данными с «Честный ЗНАКом» и отчитываются в Росалкогольрегулирование.
В декларацию вносят:
- реквизиты компании, реализующей алкоголь;
- данные контрагентов;
- лицензии — в случае торговли крепкими спиртными напитками;
- остатки алкогольной продукции на начало и конец квартала;
- приход товара на основании накладных от поставщиков, документов на оприходование излишков;
- расход — на основании чеков о продаже конечному потребителю, актов о списании.
Если заполнять декларацию вручную, на это уйдет 1–3 дня. Комплексная автоматизация — ЕГАИС, взаимодействия с «Честным ЗНАКом», всех бизнес-процессов в рознице и общепите — сокращает время формирования отчетности. Сотрудник сможет заполнить документ за несколько минут. При этом исключаются ошибки из-за человеческого фактора, ускоряется обработка акцизных марок, штрих-кодов. Для автоматизации используют товароучетную систему, терминал сбора данных (ТСД) с установленным на него специальным ПО DataMobile.
Переход на помарочный учет алкогольной продукции: автоматизация с ТСД и ПО DataMobile
DataMobile — программное решение, предназначенное для терминалов сбора данных и мобильных устройств на ОС Android. ПО входит в Единый реестр российских программ, совместимо с 1С и другими «товароучетками».
Чтобы упростить и автоматизировать поштучный учет алкоголя в рознице и общепите, используйте DataMobile с модулем Маркировка. Софт позволяет:
- идентифицировать напитки по отсканированной при помощи ТСД марке или штрих-коду;
- сверять количество, наименование и другие данные фактически прибывшего груза с информацией, указанной в ТТН;
- принимать товар на склад поштучно или в групповой упаковке;
- проверять акцизные марки и коды Data Matrix на подлинность;
- организовывать адресное хранение алкоголя;
- работать по шаблону с документами прямо на экране терминала сбора данных;
- проводить инвентаризацию товара и своевременно выявлять расхождения между данными в госсистеме и фактическим наличием единиц в торговой точке, баре, ресторане;
- печатать на принтере документы, ценники, этикетки.
DataMobile с модулем Маркировка позволяет за минуту обрабатывать тысячи марок и идентификаторов с алкогольной продукции. Также софт помогает провести комплексную автоматизацию всех бизнес-процессов в магазине, на складе, в заведении общепита.
Помарочный учет алкоголя при продаже
Помарочный учет алкогольных напитков в рознице ведут при помощи ТСД (для приемки, инвентаризации и выполнения других складских операций), 2D-сканера и онлайн-кассы (ККТ).
При продаже конечному потребителю сканируют штрих-коды с марки, наклеенной на бутылку или упаковку, — товар попадает в чек. С ККТ через фискальный накопитель данные передаются в госсистемы и в ФНС.
Учет алкоголя в составе блюд и напитков
Помарочный учет алкоголя в общепите предполагает несколько вариантов реализации напитков: на розлив, в составе коктейлей или блюд. В барах, кафе, ресторанах запрещено торговать спиртным на вынос. Даже если в заведении общепита реализуют сразу целую бутылку вина, пива или другой спиртосодержащей продукции, перед подачей клиенту ее открывают.
При продаже алкоголя на розлив или в составе коктейлей, блюд сканируют штрих-коды с акцизной марки, наклеенной на тару (емкость, кег). После этого напиток открывают и формируют акт с основанием «Реализация». В госсистеме такая алкогольная продукция считается списанной.
Важно. И в рознице, и в общепите все операции со спиртными напитками обязательно вносят в журнал продаж (бумажный или электронный).
Специальное оборудование и программное обеспечение намного ускоряют и упрощают ведение поштучного учета алкогольной продукции. Обращайтесь, подберем решение для комплексной автоматизации работы вашего магазина или заведения общепита.
