Помарочный учет алкогольной продукции на территории России действует с 2018 года. Тогда же начался выпуск марок нового образца. С их помощью Росалкогольрегулирование или Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка (ФСРАР) прослеживает логистическую цепочку каждого товарного экземпляра. До 1 ноября 2020 под поштучный контроль попадали алкопродукты, промаркированные только средствами идентификации нового образца. Теперь прослеживаются все спиртные напитки.
В статье подробно расскажем о помарочном учете алкогольной продукции (включая бутылки со средствами идентификации старого образца) в розничной торговле и общепите. Речь также пойдет о программном обеспечении как для взаимодействия с ЕГАИС, так и для автоматизации бизнес-процессов. Поясним, зачем нужны регистры и какое оборудование потребуется для торговли алкоголем.
Помарочный учет — в чем его суть и кому он нужен
Помарочный учет или поштучный контроль над алкоголем — это регистрация и прослеживание каждой бутылки в ЕГАИС. Товарные единицы идентифицируются по федеральным или специальным, или акцизным маркам.
Государственная борьба с контрафактом вышла на новый уровень благодаря внедрению системы прослеживания алкопродуктов (ЕГАИС). Участники отрасли обязаны регистрировать в ней любые операции со спиртным. При этом маркировке и, как следствие, поштучному контролю подлежат все алкопродукты кроме пива, пивных напитков, сидра, медовухи, пуаре.
Важно! С 01.04.2021 по 31.08.2022 в РФ проходит эксперимент по маркировке пива и слабоалкогольных напитков штрихкодами Data Matrix. Эти продукты по-прежнему учитываются в ФСРАР. Они начали прослеживаться — пока в тестовом режиме — «Честным ЗНАКом», который и выдает идентификаторы добровольцам, участвующим в «пилоте».
Как подключиться к ЕГАИС
Вам понадобятся:
- усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) на безопасном ключевом носителе, например, JaCarta-2 SE или Рутокен ЭЦП 2.0;
- «учетка» на egais.ru;
- RSA-ключ, который нужно сформировать в личном кабинете;
- дистрибутив универсального транспортного модуля (УТМ), который нужно загрузить с egais.ru и инсталлировать на кассу, ПК или в POS-систему.
Оформить «учетку» на портале Росалкогольрегулирования (ФСРАР) можно только с ПК. Установленный на нем софт должен отвечать таким требованиям:
- Windows XP или выше;
- программный компонент Фсрар:Крипто для работы с УКЭП через браузер;
- Internet Explorer 9.0 или новее.
Не забудьте подключить к компьютеру защищенный ключевой носитель с УКЭП.
Старые и новые марки
Федеральные акцизные марки (ФАМ) — это средства идентификации для маркировки импортных алкопродуктов. Выпускались до 01.01.2021 и постепенно выбывают из обращения. Российская таможня выдавала их до 01.04.2021 — по заявлениям, принятым от импортеров до 1 января того же года. Ввоз спиртного с ФАМ в РФ был возможен до 01.01.2022, а реализация на российском рынке — до истечения срока годности.
До 1 января 2021 федеральные специальные марки (ФСМ) использовались для маркировки алкопродуктов, произведенных в России. Теперь их наносят на все спиртные напитки, включая импортируемые.
Федеральные марки старого образца — как акцизные, так и специальные — содержат два штрихкода:
- PDF417 — алкокод, который должен быть указан в ТТН (товарно-транспортной накладной);
- Data Matrix — штрихкод, в котором зашифрован «серийник» ФАМ или ФСМ.
По алкокоду можно определить изготовителя или импортера алкопродукта.
С 1 июля 2018 внедрены ФСМ нового образца, которые содержат только Data Matrix. В нем закодирован идентификатор товарного экземпляра, присвоенный системой прослеживания алкопродуктов. PDF417 — алкокоды — в новых марках больше не содержатся. Чтобы заказывать ФСМ, необходимо заключить контракт с АО «Гознак». ФСМ выдаются территориальным отделением ФСРАР, но обратиться за ними можно и через Gosuslugi. После изготовления средства идентификации хранятся на складе ведомства до 50 рабочих дней с даты регистрации их заказа. С момента получения ФСМ у участника рынка есть 9 месяцев, чтобы промаркировать продукцию.
Неиспользованные средства идентификации подлежат уничтожению. Компания направляет на адрес территориального отделения ФСРАР соответствующее уведомление. Если количество ФСМ превышает 200 000 штук, ведомство регистрирует полученный документ, а его копию отправляет в головной офис. Уничтожение марок должно сопровождаться фото- и видеофиксацией. По результатам формируется акт в 2 экземплярах. Фото- и видеоподтверждения должны храниться у бывшего заказчика не менее 5 лет.
Важно! Предположим, товар залежался на складе. Если марка старого образца утеряна или испорчена, придется уведомить об этом межрегиональный офис ФСРАР, подробно описав проблему в заявлении. Оно должно быть подписано руководителем и заверено печатью компании.
Учет алкоголя в ЕГАИС: как работать с регистрами
Регистры — это хранилища сведений об остатках алкоголя в госсистеме. Каждый из них:
- отражает количество спиртных напитков, находящихся на балансе компании;
- содержит идентификаторы документов, подтверждающих легальность изготовления и транспортировки товаров.
Для учета алкогольной продукции в ЕГАИС используются 3 регистра.
Регистр № 1
Виртуальный склад, в который попадают все спиртные напитки при приемке. Продукция регистрируется не поштучно, а партией — на основе ТТН. С этого регистра проводятся возврат, списание и транспортировка товара. Спиртное идентифицируется по наименованию, алкокоду, партии и изготовителю. В первом регистре хранятся регистрационные коды справок из госсистемы:
- вида А — передается производителем; содержит сведения об алкопродукте: наименование, литраж, дату розлива;
- вида Б — формируется автоматически, когда алкогольная продукция отгружается контрагенту; содержит информацию об отправленной партии.
Регистр № 2
Виртуальный торговый зал — хранилище данных о товаре без марок, то есть о пиве и слабоалкогольных напитках. Используется розницей и общепитом для регистрации поступлений продукции на баланс для дальнейшей реализации. Сведения о проданном товаре удаляются из базы вместе с информацией об остатках.
Регистр № 3
Это виртуальное хранилище ФАМ и ФСМ, выпущенных при внедрении поштучного контроля. В третьем регистре не отражается количество алкопродуктов — только марки, сведения о которых удаляются из базы после списания товара с баланса.
Примечание. Перед продажей на кассе не требуется перемещать сведения о бутылке с первого регистра на третий:
- Вы продаете товар.
- Спиртной напиток списывается с регистра №1.
- Марка удаляется из регистра № 3.
Выбытие товара из оборота проводится автоматически.
Особенности перехода на помарочный учет алкогольной продукции
Еще 1 июля 2018 в отрасли произошел переход на помарочный учет алкогольной продукции. Для его ведения предусмотрены только регистры № 1, 3. Алкопродукты, промаркированные средствами идентификации старого образца, можно было поштучно не регистрировать до 01.11.2021.
Коды ФАМ и ФСМ — как старого, так и нового образцов — заносятся в ТТН. Торговая точка или заведение общественного питания забирает документ из госсистемы. Отпуская товар на кассе, необходимо отсканировать штрихкод с марки, а затем отобразить его в исходящей накладной и акте списания.
Приемку маркированных алкоопродуктов и в рознице, и в общепите нужно проводить по единому алгоритму:
- Принять ТТН от поставщика.
- Отсканировать ФСМ (или ФАМ), нанесенные на бутылки, и сверить их с теми, что указаны в накладной.
- Подтвердить ТТН, если все в порядке; сформировать акт о расхождении, если обнаружены несовпадения; отклонить документ, если ошибок слишком много.
Важно! Принимать алкоголь необходимо день в день. Даты получения поставки, внесенные в ТТН, и акт подтверждения должны совпадать.
При списании товара оформляется документ, в котором необходимо указать причину: кражу, бой, недостачу, порчу товара, пересортицу, утрату ФСМ. Также вносятся данные о марке, нанесенной на бутылку, которая выводится из оборота.
Примечание. Если обнаружена пересортица, ФСМ или ФАМ старого образца можно добавить к соответствующей партии в ТТН. Формируется акт привязки для ЕГАИС, а в него вносится штрихкод, отсканированный с нужной бутылки.
Особенности учета алкоголя в рознице
Для работы с алкопродуктами рознице понадобятся:
- касса с поддержкой УТМ;
- сканер двумерных штрихкодов;
- ТСД со встроенным 2D-имиджером для выполнения складских операций.
При продаже спиртной напиток выводится из оборота на кассе: кассир сканирует код с марки и товар добавляется в чек, ККТ передает данные о проданном спиртном напитке в госсистему.
Особенности учетных операций с алкоголем в общепите
Общепиту потребуется такое же оборудование, как и рознице. При этом продажа спиртного в барах и ресторанах имеет свои особенности. Так, в заведениях общественного питания алкоголь реализуется в составе готовых блюд и коктейлей, отпускается бутылками и порциями (например, стопками или бокалами).
Алгоритм продажи такой: прежде чем вскрыть тару, бармен, официант или повар считывает марку сканером и формирует акт списания. В нем нужно указать основание — «Реализация». В госсистему направляются данные не о проданной, а об открытой бутылке.
Журнал учета продаж
И общепит, и розница должны учитывать продажи алкопродуктов в журнале. В нем фиксируются все соответствующие операции с указанием:
- наименования продукта и его кода;
- емкости тары или объема проданного напитка;
- количества;
- даты реализации;
- штрихкода.
Журнал можно вести как в бумажном, так и в электронном виде.
Как взаимодействовать с ЕГАИС при учете пива в рознице
Помарочный учет пива и слабоалкогольных напитков не ведется, поэтому для продажи в розницу достаточно кассы, способной передавать данные в ЕГАИС. В госсистеме нужно зарегистрировать только закупку партии. То есть количество и объем спиртного, поступившего в магазин или заведение общепита от поставщика.
Каждую розничную реализацию пива в бутылках, банках или кегах необходимо фиксировать в журнале. Если пиво продается в розлив, в госсистему передаются сведения о вскрытии тары, включая дату. Данные нужно отправить в день реализации товара или на следующий — не позднее.
Все продавцы пива и слабоалкогольных напитков ежеквартально предоставляют в ФСРАР декларацию, указывая в ней объем (литраж) проданного товара.
УТМ — обязательная программа для учета алкоголя в ЕГАИС
УТМ (универсальный транспортный модуль) — обязательная программа для учета алкопродуктов и отправки сведений в ЕГАИС. Устанавливается на смарт-терминал, компьютер или в POS-систему. Оборудование должно находиться по месту работы магазина или заведения общепита. У модуля отсутствует пользовательский интерфейс. Программа самостоятельно обменивается данными и документами с госсистемой.
Обратите внимание: онлайн-касса должна поддерживать УТМ, если вы работаете с алкоголем.
Каждой торговой точке и заведению общественного питания нужно отдельное ПО. Исключение — индивидуальные предприниматели. Они могут установить модуль на одно рабочее место — количество привязанных торговых точек или кафе не имеет значения.
УТМ обменивается с госсистемой файлами формата .XML. Среди функций:
- работа со справочниками, которые содержат данные об организациях, предпринимателях и алкопродуктах;
- поддержка обмена ТТН, актами о расхождении;
- прием актов о списании и постановке спиртного на баланс, чеков от онлайн-кассы при розничных продажах.
Через УТМ можно запросить сведения об остатках и загрузить из госсистемы справки А и Б.
Важно. Последняя версия УТМ — 4.2.0. Согласно требованиям ФСРАР, все участники алкогольного рынка должны были перейти на нее до 01.04.2021.
Комплексная автоматизация бизнеса с ЕГАИС
Наше программное решение DataMobile с модулем Маркировка предназначено для выполнения учетных операций как с крепким, так и со слабым алкоголем с помощью ТСД. ПО подходит и общепиту, и рознице, и опту, и производству. Что умеет программа:
- идентифицировать продукт по отсканированной марке;
- выполнять автоматическую сверку кодов на поступивших бутылках с указанными в ТТН — как помарочно, так и по упаковкам;
- проверять марки на подлинность;
- агрегировать акцизные марки, получать и предоставлять сведения о групповых упаковках;
- печатать ценники, этикетки и другое.
Решение поддерживает формат ЕГАИС 3.0 и все документы «товароучетки», которые с ним совместимы. Помогает быстро провести приемку, отгрузку и инвентаризацию алкоголя, избежать пересортицы. Преимущества ПО:
- параметрические настройки. Навыки программирования не требуются — чтобы организовать задачу, достаточно пометить галочками нужные опции;
- ревизия марок в ФСРАР в фоновом режиме. От Росалкогольрегулирования не нужно дожидаться ответа после считывания каждого штрихкода;
- поддержка объемных баз данных. Так, 300 000 номенклатур — не предел, при этом программное обеспечение не зависает;
- возможность коллективной работы с документами. Вы можете работать над заданием как самостоятельно, так и всем коллективом.
DataMobile ЕГАИС ОПТ — программа с расширенной функциональностью для оптовых компаний. Она помогает полностью автоматизировать товароучет на большом складе и имеет дополнительные возможности:
- быстрая приемка партии с поддержкой опции выборочной проверки бутылок, коробов, палет;
- ревизия алкопродуктов в разрезе серий, которые привязаны к справкам А и Б;
- формирование документов по шаблонам;
- агрегация марок в короба, а их, в свою очередь, в палеты;
- сбор сведений о групповых упаковках по отсканированным кодам-агрегаторам.
Программное обеспечение совместимо с 1С и другими «товароучетками». При выпуске регулярных обновлений мы принимаем во внимание все актуальные изменения в законодательстве. Поэтому сторонний софт устанавливать не придется.
DataMobile для ЕГАИС: учет остатков в программе
Сведения о товаре, который числится в госсистеме как находящийся на балансе компании, должны соответствовать фактическим сведениям о реальных остатках на складе. DataMobile Маркировка помогает прослеживать количество запасов и своевременно устранять ошибки и расхождения.
Перейдите во вкладку «Номенклатура» → «Справочники» и укажите нужный склад. Программное обеспечение выгрузит из «товароучетки» данные об остатках, которые находятся в заданной локации. Задействуйте встроенный в ТСД сканер 2D-штрихкодов, считывайте марки с бутылок, фактически хранящихся на складе, и вовремя выявляйте расхождения!
Поштучный контроль спиртных напитков кажется сложным только на первый взгляд. Профессиональное программное обеспечение поможет организовать работу с алкогольной продукцией и автоматизировать бизнес-процессы на складе и в торговом зале. Обращайтесь, подберем решение, подходящее именно вашей компании.
