Помарочный учет алкогольной продукции в рознице и общепите

Помарочный учет алкогольной продукции на территории России действует с 2018 года. Тогда же начался выпуск марок нового образца. С их помощью Росалкогольрегулирование или Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка (ФСРАР) прослеживает логистическую цепочку каждого товарного экземпляра. До 1 ноября 2020 под поштучный контроль попадали алкопродукты, промаркированные только средствами идентификации нового образца. Теперь прослеживаются все спиртные напитки.

В статье подробно расскажем о помарочном учете алкогольной продукции (включая бутылки со средствами идентификации старого образца) в розничной торговле и общепите. Речь также пойдет о программном обеспечении как для взаимодействия с ЕГАИС, так и для автоматизации бизнес-процессов. Поясним, зачем нужны регистры и какое оборудование потребуется для торговли алкоголем.

Автоматизируем учет алкоголя. Бесплатная консультация!

Помарочный учет — в чем его суть и кому он нужен

Помарочный учет или поштучный контроль над алкоголем — это регистрация и прослеживание каждой бутылки в ЕГАИС. Товарные единицы идентифицируются по федеральным или специальным, или акцизным маркам.

Государственная борьба с контрафактом вышла на новый уровень благодаря внедрению системы прослеживания алкопродуктов (ЕГАИС). Участники отрасли обязаны регистрировать в ней любые операции со спиртным. При этом маркировке и, как следствие, поштучному контролю подлежат все алкопродукты кроме пива, пивных напитков, сидра, медовухи, пуаре.

Важно! С 01.04.2021 по 31.08.2022 в РФ проходит эксперимент по маркировке пива и слабоалкогольных напитков штрихкодами Data Matrix. Эти продукты по-прежнему учитываются в ФСРАР. Они начали прослеживаться — пока в тестовом режиме — «Честным ЗНАКом», который и выдает идентификаторы добровольцам, участвующим в «пилоте». 

Как подключиться к ЕГАИС

Вам понадобятся:

  • усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) на безопасном ключевом носителе, например, JaCarta-2 SE или Рутокен ЭЦП 2.0;
  • «учетка» на egais.ru;
  • RSA-ключ, который нужно сформировать в личном кабинете;
  • дистрибутив универсального транспортного модуля (УТМ), который нужно загрузить с egais.ru и инсталлировать на кассу, ПК или в POS-систему.

Оформить «учетку» на портале Росалкогольрегулирования (ФСРАР) можно только с ПК. Установленный на нем софт должен отвечать таким требованиям:

  • Windows XP или выше;
  • программный компонент Фсрар:Крипто для работы с УКЭП через браузер;
  • Internet Explorer 9.0 или новее.

Не забудьте подключить к компьютеру защищенный ключевой носитель с УКЭП.

Старые и новые марки 

Федеральные акцизные марки (ФАМ) — это средства идентификации для маркировки импортных алкопродуктов. Выпускались до 01.01.2021 и постепенно выбывают из обращения. Российская таможня выдавала их до 01.04.2021 — по заявлениям, принятым от импортеров до 1 января того же года. Ввоз спиртного с ФАМ в РФ был возможен до 01.01.2022, а реализация на российском рынке — до истечения срока годности. 

До 1 января 2021 федеральные специальные марки (ФСМ) использовались для маркировки алкопродуктов, произведенных в России. Теперь их наносят на все спиртные напитки, включая импортируемые. 

Федеральные марки старого образца — как акцизные, так и специальные — содержат два штрихкода:

  • PDF417 — алкокод, который должен быть указан в ТТН (товарно-транспортной накладной);
  • Data Matrix — штрихкод, в котором зашифрован «серийник» ФАМ или ФСМ.

По алкокоду можно определить изготовителя или импортера алкопродукта.

С 1 июля 2018 внедрены ФСМ нового образца, которые содержат только Data Matrix. В нем закодирован идентификатор товарного экземпляра, присвоенный системой прослеживания алкопродуктов. PDF417 — алкокоды — в новых марках больше не содержатся. Чтобы заказывать ФСМ, необходимо заключить контракт с АО «Гознак». ФСМ выдаются территориальным отделением ФСРАР, но обратиться за ними можно и через Gosuslugi. После изготовления средства идентификации хранятся на складе ведомства до 50 рабочих дней с даты регистрации их заказа. С момента получения ФСМ у участника рынка есть 9 месяцев, чтобы промаркировать продукцию.

Неиспользованные средства идентификации подлежат уничтожению. Компания направляет на адрес территориального отделения ФСРАР соответствующее уведомление. Если количество ФСМ превышает 200 000 штук, ведомство регистрирует полученный документ, а его копию отправляет в головной офис. Уничтожение марок должно сопровождаться фото- и видеофиксацией. По результатам формируется акт в 2 экземплярах. Фото- и видеоподтверждения должны храниться у бывшего заказчика не менее 5 лет.

Важно! Предположим, товар залежался на складе. Если марка старого образца утеряна или испорчена, придется уведомить об этом межрегиональный офис ФСРАР, подробно описав проблему в заявлении. Оно должно быть подписано руководителем и заверено печатью компании.

Учет алкоголя в ЕГАИС: как работать с регистрами

Регистры — это хранилища сведений об остатках алкоголя в госсистеме. Каждый из них:

  • отражает количество спиртных напитков, находящихся на балансе компании;
  • содержит идентификаторы документов, подтверждающих легальность изготовления и транспортировки товаров.

Для учета алкогольной продукции в ЕГАИС используются 3 регистра.

Регистр № 1 

Виртуальный склад, в который попадают все спиртные напитки при приемке. Продукция регистрируется не поштучно, а партией — на основе ТТН. С этого регистра проводятся возврат, списание и транспортировка товара. Спиртное идентифицируется по наименованию, алкокоду, партии и изготовителю. В первом регистре хранятся регистрационные коды справок из госсистемы:

  • вида А — передается производителем; содержит сведения об алкопродукте: наименование, литраж, дату розлива; 
  • вида Б — формируется автоматически, когда алкогольная продукция отгружается контрагенту; содержит информацию об отправленной партии.

Регистр № 2 

Виртуальный торговый зал — хранилище данных о товаре без марок, то есть о пиве и слабоалкогольных напитках. Используется розницей и общепитом для регистрации поступлений продукции на баланс для дальнейшей реализации. Сведения о проданном товаре удаляются из базы вместе с информацией об остатках. 

Регистр № 3

Это виртуальное хранилище ФАМ и ФСМ, выпущенных при внедрении поштучного контроля. В третьем регистре не отражается количество алкопродуктов — только марки, сведения о которых удаляются из базы после списания товара с баланса.

Примечание. Перед продажей на кассе не требуется перемещать сведения о бутылке с первого регистра на третий:

  1. Вы продаете товар.
  2. Спиртной напиток списывается с регистра №1.
  3. Марка удаляется из регистра № 3.

Выбытие товара из оборота проводится автоматически.

Особенности перехода на помарочный учет алкогольной продукции

Еще 1 июля 2018 в отрасли произошел переход на помарочный учет алкогольной продукции. Для его ведения предусмотрены только регистры № 1, 3. Алкопродукты, промаркированные средствами идентификации старого образца, можно было поштучно не регистрировать до 01.11.2021.

Коды ФАМ и ФСМ — как старого, так и нового образцов — заносятся в ТТН. Торговая точка или заведение общественного питания забирает документ из госсистемы. Отпуская товар на кассе, необходимо отсканировать штрихкод с марки, а затем отобразить его в исходящей накладной и акте списания. 

Приемку маркированных алкоопродуктов и в рознице, и в общепите нужно проводить по единому алгоритму:

  1. Принять ТТН от поставщика.
  2. Отсканировать ФСМ (или ФАМ), нанесенные на бутылки, и сверить их с теми, что указаны в накладной.
  3. Подтвердить ТТН, если все в порядке; сформировать акт о расхождении, если обнаружены несовпадения; отклонить документ, если ошибок слишком много.

Важно! Принимать алкоголь необходимо день в день. Даты получения поставки, внесенные в ТТН, и акт подтверждения должны совпадать.

При списании товара оформляется документ, в котором необходимо указать причину: кражу, бой, недостачу, порчу товара, пересортицу, утрату ФСМ. Также вносятся данные о марке, нанесенной на бутылку, которая выводится из оборота.

Примечание. Если обнаружена пересортица, ФСМ или ФАМ старого образца можно добавить к соответствующей партии в ТТН. Формируется акт привязки для ЕГАИС, а в него вносится штрихкод, отсканированный с нужной бутылки.

Особенности учета алкоголя в рознице

Для работы с алкопродуктами рознице понадобятся:

  • касса с поддержкой УТМ;
  • сканер двумерных штрихкодов;
  • ТСД со встроенным 2D-имиджером для выполнения складских операций.

При продаже спиртной напиток выводится из оборота на кассе: кассир сканирует код с марки и товар добавляется в чек, ККТ передает данные о проданном спиртном напитке в госсистему.

Особенности учетных операций с алкоголем в общепите

Общепиту потребуется такое же оборудование, как и рознице. При этом продажа спиртного в барах и ресторанах имеет свои особенности. Так, в заведениях общественного питания алкоголь реализуется в составе готовых блюд и коктейлей, отпускается бутылками и порциями (например, стопками или бокалами). 

Алгоритм продажи такой: прежде чем вскрыть тару, бармен, официант или повар считывает марку сканером и формирует акт списания. В нем нужно указать основание — «Реализация». В госсистему направляются данные не о проданной, а об открытой бутылке.

Журнал учета продаж

И общепит, и розница должны учитывать продажи алкопродуктов в журнале. В нем фиксируются все соответствующие операции с указанием:

  • наименования продукта и его кода;
  • емкости тары или объема проданного напитка;
  • количества;
  • даты реализации;
  • штрихкода.

Журнал можно вести как в бумажном, так и в электронном виде.

Поможем выбрать оборудование для работы с алкоголем!

Как взаимодействовать с ЕГАИС при учете пива в рознице

Помарочный учет пива и слабоалкогольных напитков не ведется, поэтому для продажи в розницу достаточно кассы, способной передавать данные в ЕГАИС. В госсистеме нужно зарегистрировать только закупку партии. То есть количество и объем спиртного, поступившего в магазин или заведение общепита от поставщика. 

Каждую розничную реализацию пива в бутылках, банках или кегах необходимо фиксировать в журнале. Если пиво продается в розлив, в госсистему передаются сведения о вскрытии тары, включая дату. Данные нужно отправить в день реализации товара или на следующий — не позднее.

Все продавцы пива и слабоалкогольных напитков ежеквартально предоставляют в ФСРАР декларацию, указывая в ней объем (литраж) проданного товара.

УТМ — обязательная программа для учета алкоголя в ЕГАИС

УТМ (универсальный транспортный модуль) — обязательная программа для учета алкопродуктов и отправки сведений в ЕГАИС. Устанавливается на смарт-терминал, компьютер или в POS-систему. Оборудование должно находиться по месту работы магазина или заведения общепита. У модуля отсутствует пользовательский интерфейс. Программа самостоятельно обменивается данными и документами с госсистемой.

Обратите внимание: онлайн-касса должна поддерживать УТМ, если вы работаете с алкоголем.

Каждой торговой точке и заведению общественного питания нужно отдельное ПО. Исключение — индивидуальные предприниматели. Они могут установить модуль на одно рабочее место — количество привязанных торговых точек или кафе не имеет значения. 

УТМ обменивается с госсистемой файлами формата .XML. Среди функций:

  • работа со справочниками, которые содержат данные об организациях, предпринимателях и алкопродуктах;
  • поддержка обмена ТТН, актами о расхождении;
  • прием актов о списании и постановке спиртного на баланс, чеков от онлайн-кассы при розничных продажах.

Через УТМ можно запросить сведения об остатках и загрузить из госсистемы справки А и Б.

Важно. Последняя версия УТМ — 4.2.0. Согласно требованиям ФСРАР, все участники алкогольного рынка должны были перейти на нее до 01.04.2021.

Комплексная автоматизация бизнеса с ЕГАИС

Наше программное решение DataMobile с модулем Маркировка предназначено для выполнения учетных операций как с крепким, так и со слабым алкоголем с помощью ТСД. ПО подходит и общепиту, и рознице, и опту, и производству. Что умеет программа:

  • идентифицировать продукт по отсканированной марке;
  • выполнять автоматическую сверку кодов на поступивших бутылках с указанными в ТТН — как помарочно, так и по упаковкам;
  • проверять марки на подлинность;
  • агрегировать акцизные марки, получать и предоставлять сведения о групповых упаковках;
  • печатать ценники, этикетки и другое.

Решение поддерживает формат ЕГАИС 3.0 и все документы «товароучетки», которые с ним совместимы. Помогает быстро провести приемку, отгрузку и инвентаризацию алкоголя, избежать пересортицы. Преимущества ПО:

  • параметрические настройки. Навыки программирования не требуются — чтобы организовать задачу, достаточно пометить галочками нужные опции;
  • ревизия марок в ФСРАР в фоновом режиме. От Росалкогольрегулирования не нужно дожидаться ответа после считывания каждого штрихкода;
  • поддержка объемных баз данных. Так, 300 000 номенклатур — не предел, при этом программное обеспечение не зависает;
  • возможность групповой работы с документами. Вы можете работать над заданием как самостоятельно, так и всем коллективом.

DataMobile ЕГАИС ОПТ — программа с расширенной функциональностью для оптовых компаний. Она помогает полностью автоматизировать товароучет на большом складе и имеет дополнительные возможности:

  • быстрая приемка партии с поддержкой опции выборочной проверки бутылок, коробов, палет;
  • ревизия алкопродуктов в разрезе серий, которые привязаны к справкам А и Б;
  • формирование документов по шаблонам;
  • агрегация марок в короба, а их, в свою очередь, в палеты;
  • сбор сведений о групповых упаковках по отсканированным кодам-агрегаторам.

Программное обеспечение совместимо с 1С и другими «товароучетками». При выпуске регулярных бесплатных обновлений мы принимаем во внимание все актуальные изменения в законодательстве. Поэтому сторонний софт устанавливать не придется.

DataMobile для ЕГАИС: учет остатков в программе

Сведения о товаре, который числится в госсистеме как находящийся на балансе компании, должны соответствовать фактическим сведениям о реальных остатках на складе. DataMobile Маркировка помогает прослеживать количество запасов и своевременно устранять ошибки и расхождения.

Перейдите во вкладку «Номенклатура» → «Справочники» и укажите нужный склад. Программное обеспечение выгрузит из «товароучетки» данные об остатках, которые находятся в заданной локации. Задействуйте встроенный в ТСД сканер 2D-штрихкодов, считывайте марки с бутылок, фактически хранящихся на складе, и вовремя выявляйте расхождения!

Поштучный контроль спиртных напитков кажется сложным только на первый взгляд. Профессиональное программное обеспечение поможет организовать работу с алкогольной продукцией и автоматизировать бизнес-процессы на складе и в торговом зале. Обращайтесь, подберем решение, подходящее именно вашей компании. 

Подскажем, какая версия DataMobile подходит для решения задач вашего бизнеса!

Будьте в курсе!
Узнавайте первыми о наших новостях
Читайте также
Инвентаризация товаров в магазине и на складе: для чего нужна и как автоматизировать Инвентаризация товаров в магазине и на складе: для чего нужна и как автоматизировать

Инвентаризация товаров: что это такое и почему она необходима. Сложности ручного учета. Как провести инвентаризацию с закрытием магазина и без него. ПО DataMobile для ускорения и упрощения инвентаризации. Как предотвратить появление пересорта товаров.

Как считать штрих код: какой сканер использовать Как считать штрих код: какой сканер использовать

Как называется считыватель штрих кодов. Ручной и другие виды считывателей штрих кодов. Какие операции помогает автоматизировать считыватель штрих кода для магазина. Программа для считывания штрих кодов устройствами на ОС Андроид.

Штрих код и «Честный ЗНАК»: как заказать, оплатить, получить, ввести в оборот и вывести Data Matrix Штрих код и «Честный ЗНАК»: как заказать, оплатить, получить, ввести в оборот и вывести Data Matrix

Характеристики идентификатора Data Matrix. На какие товары наносится. Как его оформить, ввести в оборот и зарегистрировать выбытие.