Приемка товара — один из самых проблемных этапов в работе торговой точки. Продукция может поступить бракованная или просроченная, а реальное количество или вес — не совпасть с указанным в накладной. Поэтому работникам склада или розничного магазина необходимо четко соблюдать порядок приемки товара, чтобы обезопасить себя от ошибок, а бизнес — от потерь и убытков. В статье расскажем об основных правилах и нюансах получения товара в торговой точке.
Назначение приемки товаров
Грамотное осуществление и оформление приемки товара — один из факторов, которые помогают торговому предприятию стабильно работать. Сотрудники склада при приемке товара часто сталкиваются с несоответствием сведений — расхождением в наименованиях, излишками, недостачей и не только.
Когда учет не автоматизирован и ведется «по бумажкам», кладовщики вручную фиксируют все, что приехало от поставщика. Из-за чего часто допускают ошибки и недочеты, зачеркивая одни цифры и вписывая другие. Главное назначение и цель приемки товаров — минимизировать убытки предприятия.
Приемка товара — важный технологический процесс, который должен проводить материально ответственный представитель компании. Поставку необходимо тщательно проверить на количество и качество, а также произвести выбраковку продукции с истекшим сроком годности. Число сотрудников, участвующих в приемке, зависит от размера компании. В небольших — обычно справляется один кладовщик.
Правильная приемка товара: подготовка
Часто зона приемки на предприятии бывает плохо организована, что приводит к нарушению порядка размещения и хранения продукции. Для решения проблемы достаточно выполнить ряд действий:
- Четко разграничить складские зоны, чтобы работники понимали, где должен лежать поступающий товар, а где — уже принятый. Для позиций, которые нельзя размещать рядом, нужно выделить отдельные участки.
- Составить инструкцию по приемке, чтобы процесс был понятен даже новым сотрудникам или ориентироваться на П-6 и П-7, утвержденные постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР в 1966 году*.
- Приобрести и внедрить ПО для автоматизации бизнес-процессов в компании, которое поможет оперативно приходовать продукцию прямо во время пересчета, а также составлять и распечатывать акты при обнаружении несоответствий. Например, российский софт DataMobile.
- Установить в зоне приемки дополнительные полки и стеллажи для размещения товара.
Эти шаги ускорят выполнение разгрузочных работ и сэкономят рабочее время сотрудников. А чтобы процесс приемки не доставлял дополнительных хлопот, к нему нужно готовиться заранее: договариваться с экспедиторами, чтобы они сообщали о своем прибытии хотя бы за 20–30 минут. Так сотрудники успеют подготовить зону приемки.
Способы и этапы приемки товаров
Основные этапы приемки товаров, которые выполняются кладовщиком:
- Посчитать число мест, проверить целостность упаковки.
- Осмотреть состояние тары и маркировку продукции.
- Проверить соблюдение температурного режима во время перевозки.
- Изучить сопроводительные документы — накладную, счет-фактуру или УПД.
- Пересчитать или взвесить привезенный товар.
- Убедиться, что реальное количество и комплектность соответствуют указанным в документации: вскрыть каждую упаковку или выборочно несколько единиц, если поставщик проверенный и вызывает доверие.
- При выявлении несоответствий составить акт расхождения.
- Подтвердить приемку, проставив в документах фамилию, дату, подпись и печать.
- Оприходовать поступления в товароучетной программе.
- Передать принятый груз в зону хранения.
Общая суть приемки разных видов товара неизменна, но способы бывают разные.
По количеству
Смысл в том, чтобы проверить, соответствует ли количество принимаемой продукции заявленному в документации. Первоначально оценивается число мест и вес брутто. Дальше — количество единиц и вес нетто.
Если позволяет время, лучше сразу проверять всю приехавшую на склад продукцию, до отъезда экспедитора. Потому что после проведения приемки и проверки товаров сложнее решать проблему с поставщиком, если обнаружится недостача или брак.
По весу
Весовая продукция привозится в таре с маркировкой, где прописан вес. Как правило, достаточно проверки массы брутто, но иногда приходится также смотреть массу нетто. Обычно это бывает, если повреждена упаковка или кладовщик не исключает недостачу.
Определять вес товаров можно как в таре (если известен ее вес), так и без нее. При несовпадении массы брутто с указанной в накладной лучше не открывать упаковку, а составить акт расхождения и уведомить поставщика.
По комплектации и качеству
Качество определяется при выборочной проверке, а комплектность — путем оценки каждой единицы продукции. Если выявляются несоответствия, необходимо сохранить целостность товаров до момента проверки поставщиком. Оцениваются параметры в соответствии с официальными документами — сертификатом качества, паспортом, ГОСТом и другими.
Приемка товара: оформление документов
Чтобы получать продукцию своевременно и в необходимом количестве, составляют договор поставки с контрагентом. Документ обезопасит сделку при возникновении спорных ситуаций и поможет урегулировать разногласия. С его помощью можно определить:
- обязанности принимающей и отправляющей стороны;
- количество товара и сроки поставки;
- правила маркировки тары и упаковки;
- время, необходимое для проведения приемки;
- список сопроводительных документов;
- возможность отклонения по объему и стоимости заказанного и доставленного товара;
- способы разрешения конфликтных ситуаций.
Наличие договора поставки ставит обе стороны в конкретные рамки, которые необходимо соблюдать. Это дисциплинирует и помогает быстрее урегулировать возможные споры.
Важный момент! Советуем обозначить в соглашении сроки приемки товаров по количеству и качеству, в течение которых необходимо проверить продукцию. Обычно при междугородней поставке определяют 20 дней для товаров длительного хранения и 1 день для скоропортящихся. Для сотрудничества в рамках одного города иные рамки — 10 дней и 4 часа соответственно. Если необходимо, сроки можно изменить, обговорив этот момент с поставщиком.
Поступление товара должно оформляться товаросопроводительными документами, которые предусмотрены условиями поставки. Чаще всего это накладная и счет-фактура, но могут быть и другие варианты.
- Накладная — основной документ, удостоверяющий, что одна компания доставила груз, а другая — приняла. В нем описывается продукция, ее количество и стоимость.
- ТТН (товарно-транспортная накладная) — используется при перевозке груза автомобилем, содержит два раздела с описанием товаров и указанием маршрута и состава транспортных услуг.
- Железнодорожная накладная — аналогична ТТН, но применяется при доставке товара железнодорожным транспортом.
- Счет-фактура — используется организациям, которые платят НДС: подается вместе с декларациями, уменьшая величину налогов. Предприятиям на «упрощенке» не нужен.
- УПД (универсальный передаточный документ) — заменяет накладную и счет-фактуру, применяется для сопровождения груза и отчета перед ФНС.
Правила и условия документального оформления поставки продукции регулируются Методическими рекомендациями, утвержденными письмом Роскомторга от 10.07.1996 № 1-794/32-5*.
Правила приемки товара
Закон не определяет конкретных указаний и требований для проведения приемки продукции. Важные положения прописаны в нормативных правовых актах, в частности, в 513 статье Гражданского кодекса РФ*, а основной регулятивный документ — договор поставки. Но при необходимости можно отдельно обговорить с поставщиком нюансы и условия получения товаров. Из-за этого в разных торговых точках процессы могут различаться. Мы выделили несколько основных правил, которые помогут вам грамотно осуществлять приемку товаров, избежать большинства ошибок и не терять прибыль.
- Заказывайте продукцию способом, о котором заранее — по электронной почте или телефону — условились с поставщиком.
- Ознакомьте сотрудников с инструкцией по приемке, чтобы в процессе не возникало заминок и конфликтов.
- Если сотрудничаете с несколькими поставщиками, составьте график разгрузки товаров, чтобы никому не приходилось ждать.
- Заключите с работником, принимающим грузы, договор материальной ответственности.
- Если в штате несколько кладовщиков, закрепите за ними определенных поставщиков.
- Определите, посредством каких документов оформляется приемка товара — ТТН и счет-фактура или УПД.
- При обнаружении несоответствий формируйте акт расхождений — если делать отметки в накладной, она не будет иметь юридической силы.
- Документы может подписывать директор магазина или кладовщик (при наличии доверенности на получение товара).
- Если не вскрывали упакованную продукцию, отметьте это в сопроводительной документации приемки товаров.
- Обнаружив брак после отъезда экспедитора, оповестите поставщика и сохраните упаковку до его проверки.
Процедуру можно считать проведенной после подписания акта приемки товаров без замечаний и разногласий.
Некачественный товар и недостача при приемке
Случаются ситуации, когда магазин получает не ту продукцию, что заказывал. Или ее состояние не соответствует ожидаемому. В таком случае необходимо составить акт расхождения в присутствии водителя, доставившего груз. И прописать в нем несоответствия:
- заявленного количества и/или веса товара, комплектности;
- наименований в документации и на упаковке;
- качества.
Можно пользоваться принятыми Госкомстатом формами актов ТОРГ-2 (для отечественных товаров) и ТОРГ-3 (для привезенных из-за границы). Или разработать собственный бланк, если рекомендованная форма не подходит.
Акт расхождения должны заполнять члены комиссии в присутствии представителя поставщика.
Как сделать приемку товара с DataMobile
Проверять большое количество продукции вручную долго, сложно и чревато ошибками. Облегчить работу сотрудников и оптимизировать процесс приемки товаров можно с помощью ТСД со специализированным ПО DataMobile. С помощью терминала можно оперативно сверять фактические поступления с данными, указанными в УПД, накладной или счете-фактуре. Приемщику достаточно отсканировать штрихкод товара, а софт сам внесет необходимые сведения в документ приемки. DataMobile позволяет:
- уменьшать время приемки в 3–5 раз;
- минимизировать ошибки — сотрудник только считывает коды, все остальное выполняет программа;
- обходиться меньшим количеством сотрудников;
- следить за актуальными остатками товаров на складе;
- формировать упаковочные листы;
- отправлять задание на печать;
- работать над документами совместно с коллегами и многое другое.
Программа интуитивно понятна, благодаря параметрическим настройками легко адаптировать ее функциональность под себя и выбрать нужные именно вам опции.
Автоматизация позволяет не только облегчить и ускорить процесс приемки товаров, но и оптимизировать другие бизнес-процессы на предприятии — отгрузку, сбор заказов, инвентаризацию и не только.
Оставьте заявку на сайте, и мы расскажем, как сделать приемку товара проще и быстрее, а также подберем подходящую версию DataMobile для вашей компании!
Ссылки на материалы, законы, постановления, использованные в статье:
- Постановление Госарбитража СССР от 15.06.1965 № П-6
- Постановление Госарбитража СССР от 25.04.1966 № П-7
- Методические рекомендации по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли" (утв. письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5)
- ГК РФ Статья 513. Принятие товаров покупателем от 26.01.1996 N 14-ФЗ (ред. от 01.07.2021, с изм. от 08.07.2021) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2022)
