Основные средства (ОС) — активы организации, используемые в бизнесе более 1 года. Им присваиваются инвентарные номера, которые позволяют отслеживать наличие, местоположение и состояние объектов. В бухгалтерских отчетах ОС учитываются по балансовой стоимости. Чтобы контролировать эти важные показатели, нужна инвентаризация основных средств.
Объясним, как внедрить автоматизацию учета имущества в организации с применением ТСД и программы DM.Invent. Расскажем, зачем нужно использовать RFID-метки для инвентаризации. Подробно опишем этот процесс по шагам.
Какие средства автоматизации используются при инвентаризации имущества с RFID
Для начала разберемся, почему при инвентаризации имущества рекомендуется использовать RFID-метки. Причин, как минимум, две:
- Высокая скорость проведения операций — можно считывать сотни тегов за секунды.
- Не требуется близко подходить к объекту учета, как, например, при использовании штриховых кодов, — метка распознается на расстоянии нескольких метров.
Принцип инвентаризации основных средств на предприятии с помощью RFID-технологии заключается в считывании радиочастотных меток с объектов имущества, обработке и выгрузке данных в учетную систему (например, в «1С»). Для учета RFID-меток используется терминал сбора данных с UHF-считывателем и специализированная программа DM.Invent из линейки DataMobile с дополнительным программным модулем RFID.
Первый шаг при подготовке к инвентаризации — создание справочника основных средств (ОС) в «1С». Нужно присвоить им инвентарные номера, указать материально ответственных лиц (МОЛ). Затем — привязать радиометки к карточкам ОС.
Для проведения инвентаризации имущества подходят пассивные, в виде самоклеящихся этикеток. Такие как ISBC Labels UHF. Можно использовать корпусные — ISBC TAGS UHF. Их стоимость выше, зато сферы применения шире.
Где купить RFID-метки и RFID-считыватель для учета основных средств по доступным ценам — в нашем интернет-магазине. На все оборудование из каталога действует гарантия производителя. Обеспечиваем доставку по Москве и в регионы.
Выбор терминала сбора данных с RFID-считывателем для учета основных средств
Инвентаризация основных средств проводится с помощью ТСД, укомплектованного встроенным или внешним RFID-считывателем. Последний представлен в виде насадки на терминал и имеет пистолетную рукоятку. Для учета имущества подходят такие модели ТСД:
- Newland UR90 UHF — RFID-считыватель для терминала сбора данных Newland MT90. Представлен в виде насадки с пистолетной рукоятью. Позволяет считать более 150 меток в секунду с дистанции до 6 м.
- Chainway C71 UHF — ТСД с интегрированным RFID-считывателем. Корпус устройства защищен от ударов (выдерживает падения на бетон до 1,8 м), пыли и воды (IP67). Считывание радиометок происходит на расстоянии до 4 м.
- Chainway C61 UHF морозоустойчивый — устройство для работы с RFID-метками в холодных средах (от −30 °C). Максимальная дальность считывания — 30 м (зависит от модели RFID-модуля и типа радиометки).
Рассмотренные устройства поддерживают две технологии одновременно: штрихкодирования и радиочастотной идентификации. Кроме RFID-модуля, имеют еще и 2D-сканер. Считывают радиочастотные метки и штрих-коды с этикеток. Комплектуются беспроводными модулями Wi-Fi, Bluetooth, 4G. Стоимость ТСД варьируется в зависимости от «начинки», производителя, наличия опций.
Перед тем как выбрать RFID-устройство для автоматизации учета основных средств, обращайте внимание на его характеристики. Важно не то, сколько стоит RFID-считыватель, а соответствуют ли его возможности поставленным задачам. Например, для работы при низких температурах стоит купить морозоустойчивое устройство. Оно имеет функцию внутреннего подогрева и не позволяет собираться конденсату на экране. Его аккумулятор долго держит заряд в холодных средах.
Мобильное приложение DM.Invent с программным модулем RFID: функции и интеграция с «1С»
Чтобы обеспечить проведение инвентаризации имущества в организации, нужно установить на ТСД с UHF-считывателем ПО DM.Invent из линейки DataMobile. Для работы с радиометками понадобится программный модуль RFID — подключается дополнительно к приложению.
Сразу после установки мобильного софта активируется демо-режим. Он предназначен для знакомства с программным продуктом. Позволяет работать с демо-данными, а обмен с учетной системой недоступен. Для полноценной эксплуатации нужно купить лицензию (на выбор):
- бессрочную — привязывается к конкретному терминалу;
- подписку в «облаке» DM.Cloud на 1, 6 или 12 месяцев (чем дольше срок действия, тем выше цена).
Инструкция по активации лицензии по подписке представлена в видео.
Инвентаризация основных средств в организации проводится в разрезе МОЛ и мест хранения. Эти параметры учтены в ПО DM.Invent. Другие функции приложения с модулем RFID:
- распознавание объектов по штрих-кодам или радиометкам;
- списание ОС с отражением причины;
- создание документов перемещения объектов по результатам проверки;
- добавление фото и комментариев при проведении инвентаризации;
- выгрузка данных в «1С».
Подробнее о работе DM.Invent, а также о том, как настроить программу, объясняем в наших инструкциях.
Софт интегрируется с системой учета «1С» без установки драйверов. Поддерживает такие конфигурации, как «1С:Бухгалтерия», «1С:Управление производственным предприятием», «1С:Комплексная автоматизация». Благодаря открытым форматам обмена обеспечивается совместимость ПО и с другими учетными системами.
Как интегрировать DM.Invent с «1С», мы рассказываем на нашем канале. А в этой видеоинструкции — подробно объясняем, как настроить локальный обмен данными между мобильным софтом и «товароучеткой». Приложение работает в офлайн-режиме. Для взаимодействия ПО DM.Invent с учетной системой нужно подключать ТСД к ПК по сети (Wi-Fi или мобильной) либо USB-соединения. Загрузка и выгрузка данных в «1С» происходит по инициативе оператора.
Инвентаризация ОС с помощью ТСД и ПО DM.Invent с поддержкой RFID: пошаговая инструкция
Инвентаризация основных средств в организации обязательно проводится перед сдачей годового бухгалтерского отчета. Для ИП точных сроков не установлено, но учет ОС на предприятии в любом случае должен быть регулярным. При проведении инвентаризации имущества устанавливают фактическое наличие активов, их состояние и соответствие учетным данным. По результатам проверки можно определить недостачи, излишки, объекты, которые уже изношены и подлежат списанию.
Перед началом мероприятия в организации издают приказ о проведении инвентаризации. В нем указывают причину проверки, ответственных лиц, сроки сдачи результатов бухгалтеру.
Пошаговая инструкция, как провести инвентаризацию основных средств в организации с помощью мобильного терминала и ПО DM.Invent из линейки DataMobile:
1. Авторизуйтесь в приложении. Можно ввести пароль либо отсканировать свой бейдж. Доступ пользователям без авторизации запрещен.
2. Выгрузите из «1С» в приложение задание со списком объектов для учета. Или создайте новый документ на ТСД.
3. Отсканируйте RFID-метки для инвентаризации ОС. В приложении DM.Invent используется цветовая индикация, которая помогает контролировать корректность выполняемых процессов. Если считана метка, отсутствующая в задании, софт укажет на это пользователю.
Если объект стал непригодным для эксплуатации, можете его списать. Приложение позволяет зафиксировать дефекты на фото, указать причину списания, оставить комментарий.
4. По завершении операции подключите ТСД к ПК по сети (Wi-Fi или мобильной) или через USB-порт и выгрузите данные в «1С».
Приложение DM.Invent имеет готовые шаблоны этикеток и может отправлять на Bluetooth-принтер команды печати. Допустим, если при инвентаризации ОС используются не только RFID-метки, но еще и штрих-коды. Принтер напечатает стикер с новым идентификатором.
Некоторые документы, оформляемые при проведении инвентаризации основных средств в организации:
- Инвентаризационная опись. В ней отражают данные о фактическом наличии объектов.
- Сличительная ведомость. В этом документе фиксируют выявленные при инвентаризации расхождения (недостачи и излишки) с программой учета. Ведомость вступает в силу после подписания бухгалтером и МОЛ.
- Отдельные описи. В них отражают ОС, переданные в аренду или те, которые не могут быть использованы в хозяйственной деятельности.
- Акты по выявленным нарушениям. Составляются при обнаружении недостачи или порчи имущества, когда требуется его списание.
Для обслуживания и ремонта ОС рекомендуем приобрести другое приложение из линейки DataMobile — DM.ТОИР. Инструкции по настройке и работе в этой программе — в DMdocs.
Актуальные цены и информация о скидках на наши продукты содержится в прайс-листе.
