Приемка товара на складе — ключевой этап в логистической цепи, который включает проверку поступающих грузов на соответствие накладной, их учет и размещение на хранение. Этот процесс обеспечивает бесперебойную работу компании, минимизирует потери и помогает поддерживать актуальные данные о запасах.
В современных условиях, когда объемы поставок растут, а требования к скорости и точности решения задач повышаются, автоматизация становится необходимостью. В этой статье мы разберем проблемы, возникающие при ручной приемке товаров на складе, плюсы внедрения автоматизированных систем. Представим инструкцию, как принимать грузы и вести учет поступлений с помощью терминала сбора данных и программного обеспечения DataMobile.
Ошибки при приемке продукции на складе без автоматизации
При отсутствии специализированного оборудования и ПО приемка товара на складе осуществляется вручную. Кладовщики ведут учет поступлений по бумажным документам — подсчитывают количество единиц, фиксируют данные в журналах или вводят их в компьютер. Этот подход сопряжен со множеством проблем:
- Высокий риск ошибок. Ручной подсчет и ввод данных часто приводят к опечаткам, пропускам или дублям. Например, если принимать крупные партии товаров от поставщика на складе, можно легко перепутать артикулы, оформить не то количество, что повлечет за собой несоответствия в учете и финансовые потери.
- Большие временные затраты. Прием товара ручным способом занимает часы или даже дни, особенно при больших объемах поставок. Кладовщики тратят время на поиск продукции в объемных документах, расчеты и повторные проверки, что замедляет весь складской оборот.
- Потери и порча товаров. Без оперативного учета грузы могут подолгу оставаться непринятыми и неразмещенными, что увеличивает риск повреждений или краж. Возможны ситуации, когда товар уже нужен для отгрузки покупателю, но его наличие еще не подтверждено.
- Сложности с контролем качества. Вручную трудно быстро проверять сроки годности, серийные номера продукции.
- Зависимость от человеческого фактора. Усталость, неопытность или невнимательность сотрудников усугубляют проблемы, а в пиковые периоды (например, при сезонных распродажах) нагрузка становится критической.
- «Вручную» невозможно принимать продукцию, подконтрольную системе «Честный ЗНАК». Учет поступления товара с обязательной маркировкой ведется по кодам Data Matrix. Для их считывания и обработки требуются специальные устройства и ПО.
В результате ручная приемка товара снижает эффективность функционирования склада, повышает операционные расходы. Если вовремя не зафиксировать несоответствия по количеству или качеству продукции, впоследствии не удастся предъявить претензии поставщику.
Автоматизированный учет поступлений и его плюсы
Если автоматизировать поступление товара на складе, можно решить множество проблем, сделать бизнес-процессы быстрее и точнее. Ключевые плюсы автоматизации:
- Повышение скорости работы. Если принимать товары на склад путем считывания с них штрих-кодов с помощью специального устройства, можно в 3–5 раз сократить время приемки. Например, вместо ручного подсчета позиций пользователь с ТСД автоматически фиксирует данные и передает их в учетную систему (как правило, используется «1С»).
- Минимизация ошибок. Программа автоматически сопоставляет принятые товары с данными в переданных поставщиками накладных, исключая человеческий фактор. При наличии расхождений — уведомляет о них пользователя. Таким образом предупреждаются недостачи и пересортица в остатках, сокращаются финансовые потери от возвратов или списаний.
- Интеграция с системой учета. При поступлении товара на склад не придется вручную вводить данные в учетную программу. Достаточно выгрузить их с ТСД, и принятые позиции будут приняты на баланс.
- Улучшение контроля. Автоматизация позволяет отслеживать серийные номера, сроки годности. Это особенно важно при работе с лекарственными препаратами и продуктами питания, среди которых часто встречается «скоропорт». При приеме новых маркированных товаров можно проверять статусы кодов Data Matrix в системе «Честный ЗНАК» согласно требованиям закона.
- Повышение производительности труда. Благодаря повышению скорости выполнения процессов у персонала освобождается время для решения дополнительных задач. В перспективе автоматизация окупается за счет роста производительности деятельности склада.
Далее расскажем, как выполняется приемка товара с помощью ТСД и ПО DataMobile.
Приемка товара с помощью ТСД и программы DataMobile
ТСД — мобильное устройство с интегрированным 2D-сканером, работающее на базе ОС Android и предназначенное для автоматизации складских операций. ПО DataMobile — приложение для него. Автоматизирует приемку, инвентаризацию, отгрузку и другие бизнес-процессы на складе и в магазине. При условии подключения дополнительного программного модуля Маркировка софт может фиксировать новое поступление товара с кодом Data Matrix.
ПО DataMobile совместимо с разными учетными программами. Поддерживает работу с «1С» без использования дополнительных драйверов. Так, «бесшовно» интегрируется с конфигурацией «1С:ERP» или «1С:Розница», которая часто используется в магазине.
Если происходит приемка товара с ТСД, приложением DataMobile и программой «1С», оформить можно одним из способов:
- Путем выгрузки задания из системы учета в мобильное приложение.
- При создании нового документа на терминале.
Ниже расскажем, как оформить поступление товара на склад по заданию.
Как выбрать ТСД для автоматизации приемки на складе
Условия на складе могут быть жесткими, часто кладовщикам приходится принимать товар в пыльных или влажных помещениях, работать на открытых площадках. ТСД должен выдерживать воздействие негативных факторов, чтобы избежать поломок и простоев.
Объем решаемых задач напрямую влияет на требуемую производительность мобильного терминала. Если нужно принимать небольшие партии продукции, 100–200 единиц в день — достаточно базовой модели. Для крупного логистического центра с тысячами операций за смену необходимо более производительное устройство. Критерии, по которым следует выбирать ТСД для приемки товаров на складе:
- Производительность. Для работы с ресурсоемкими приложениями и большим ассортиментом выбирайте ТСД с многоядерным процессором (минимум 4) и объемом памяти не менее 3/32 ГБ. Например, АТОЛ Smart.Prime. Он обеспечивает быструю обработку данных без задержек.
- Защита от внешних воздействий (пыли, влаги, ударов). Если ведется приемка товара на открытых площадках, выбирайте модель с высоким классом герметизации корпуса — от IP67 (например, Point Mobile PM67). Он устойчив к проникновению пыли и жидкостей. Для склада подходит устройство, выдерживающее падения на бетон с высоты от 1,5 метров. Для работы в промышленных условиях лучше приобрести терминал с прорезиненными элементами на корпусе — для амортизации при ударах.
- Емкость батареи. При высоких нагрузках АКБ должна выдерживать до 12 часов на одном заряде. Выбирайте терминал с аккумулятором емкостью от 5 000 мАч. Например, Urovo RT40. Ищите модели с возможностью «горячей» замены батареи, чтобы избежать потери данных, если ее заряд «иссякнет» и устройство отключится в критический момент.
Кладовщики часто работают в перчатках. Желательно приобрести ТСД с механической клавиатурой, так как не все модели имеют сенсорный экран, который распознает касания через грубый материал.
Чтобы выбрать подходящий терминал сбора данных в зависимости от объема работ, специфики деятельности и условий эксплуатации, можете ознакомиться с доступными предложениями в нашем интернет-магазине.
Подберем версию DataMobile и оборудование для автоматизации вашего склада. Бесплатная консультация!
Создание задания на приемку
Итак, договор с поставщиком оформлен, ТСД настроен, а ПО DataMobile интегрировано с учетной системой. Как установить мобильный софт на терминал сбора данных, подключить к «1С», мы писали в предыдущей статье. Не будем на этом останавливаться, перейдем непосредственно к процессу приемки.
Инструкция проста. Сначала нужно принять поступление товаров в «1С». В учетной системе перейдите в раздел «DataMobile: АРМ диспетчера». Откройте шаблон «Поступление товара», документы — выберите из списка нужную накладную. Отправьте задание на ТСД.
Учет поступлений на складе: примеры бизнес-процессов
Порядок действий, как принимать поставку на складе:
- Кладовщик переходит в шаблон «Приемка» в разделе «Документы» на терминале.
- Открывает задание и начинает считывать штрих-коды с товаров из поставки. ПО сверяет данные с отраженными в документе: артикул, количество, сроки годности и другие параметры. Если обнаруживает несоответствия, сообщает пользователю.
- По завершении процесса сотрудник выгружает документ в учетную программу.
Приемка товара завершена, теперь его можно размещать на хранение.
Примечание! Если фактические данные, например, количество или наименования продукции в поставке не соответствуют накладной, в учетной программе будет сформирован акт расхождений.
Приемка товара с обязательной маркировкой выполняется аналогичным образом. Порядок действий такой же, как описанный выше, но для работы используются шаблоны с отметкой [М].
Их настройка становится доступной при подключении к мобильному софту дополнительного программного модуля Маркировка.
