Стабильность работы торгового предприятия напрямую зависит от грамотного проведения учетных операций. Приемка поступившего от поставщика товара часто бывает связана с расхождением сведений в документах и фактического поступления. Расскажем, как принять продукцию быстро и точно и что для этого понадобится.
Для чего нужна приемка товара в магазине
Тщательная проверка поступающей продукции помогает избежать лишних расходов. Таким образом, основное назначение процедуры приемки товара — минимизация убытков торговой организации. Суть процесса состоит в том, что материально ответственный сотрудник проверяет соответствие количества и качества поступившей в магазин партии, проводит отбраковку продуктов с истекшим сроком хранения или годности, с поврежденной упаковкой и так далее.
Порядок приемки товара
Залог правильного проведения процедуры — качество ее подготовки. Так, зона приемки товара в магазине или на распределительном складе розничной сети должна быть четко выделена. Все сотрудники обязаны знать, где размещается новое поступление, а где — уже принятая продукция. Плохая организация зоны проведения работ с новой партией может повлечь путаницу и нарушение порядка проведения учетных операций в целом.
Обычно руководство торговой точки или распределительного склада создает подробную инструкцию с перечнем действий при поступлении партии изделий от поставщика. Это — крайне полезная практика. Такая инструкция должна содержать описание всех возможных ситуаций, чтобы даже новый сотрудник ясно представлял себе, как следует поступить в том или ином случае. Как правило, порядок приемки включает такие действия:
- Пересчет количества мест или взвешивание поступившей в магазин продукции.
- Проверка целостности упаковки и состояния маркировки.
- Изучение информации в товарных накладных, выяснение соответствия их данных реальному количеству и комплектности.
- Приемка по качеству, проверка соблюдения температурного режима при транспортировке и др.
Происходит оприходование продукции в учетной программе, из зоны приемки товар поступает непосредственно в магазин. Если обнаружены несоответствия, необходимо уведомить поставщика и составить акт расхождения.
Приемка товаров по количеству в магазине
Ее суть заключается в проверке соответствия поступившей продукции сведениям в накладной и маркировке. Можно выделить два этапа процедуры:
- Партию проверяют по весу брутто и по количеству грузовых мест.
- Пересчитывают единицы продукции и сверяют вес нетто.
Весовой товар обычно приходит от поставщика в таре, снабженной маркировкой с указанием веса. Как правило, проверяют только массу брутто, если нет явных повреждений упаковки, изменений ее типа или каких-либо подозрений на недостачу. При расхождении реальной массы брутто с указанной в накладной магазин уведомляет поставщика и составляет акт расхождения. При этом необходимо установить, по чьей вине образовалась недостача или излишки.
Приемка товара в магазине по качеству
Кроме проверки поставки по количеству и весу, оценивают соответствие основных характеристик и комплектности продукции. Чтобы принять товары по качеству, в зависимости от их вида производят:
- сверку с сертификатами соответствия и технической документацией;
- осмотр внешнего вида изделия, его комплектации и основных характеристик, существенных для покупателя (например, цвета, консистенции, запаха и т. д.);
- контроль сроков годности, что особенно важно, когда выполняется приемка товара в магазине продуктов.
Проверка качества бывает сплошной или выборочной. Например, сплошная сверка, когда вскрывают упаковки всех товарных единиц из поставки, применяется в случае явного повреждения транспортной тары.
Основные ситуации, когда покупатель (в нашем случае — магазин) имеет право не принимать поставленный товар, описаны в Гражданском кодексе РФ. Как правило, кроме нарушения срока годности, причиной отказа могут стать механические повреждения изделий, отсутствие необходимых сертификатов, инструкции по применению или комплектующих, указанных в договоре поставки.
Если магазин или склад не использует автоматизированный товарный учет, прием продукции по количеству и по качеству производится вручную. Это делает процедуру долгой и громоздкой, даже при наличии подробных инструкций, установленных предприятием. Расскажем, как можно исправить эту ситуацию.
Как ТСД и специализированный софт помогают принимать продукцию
Процедура приемки товара по количеству с последующей проверкой комплектности и качества большой партии — сложный процесс, часто связанный с ошибками. Оперативно и точно провести эти операции в магазине и на складе помогает автоматизация учета. Потребуется терминал сбора данных с установленным программным обеспечением, которое обеспечивает считывание информации со штриховых кодов продуктов и ее передачу в учетную программу. Кроме такого минимального набора, для приемки товара может понадобиться принтер для печати этикеток со штриховыми кодами.
Автоматизация позволит также выявлять происхождение продуктов через идентификаторы системы «Честный ЗНАК». Для этой операции понадобится терминал сбора данных, считывающий двумерные коды Data Matrix. Национальная программа «Честный ЗНАК» позволяет отследить движение изделия от склада производителя до реализации покупателю через розничный магазин.
Рекомендуем установить на ТСД специализированное приложение DataMobile. Программный продукт создан для мобильных компьютеров на Android, сфера его применения — магазин, склад или производственное предприятия. Терминал сбора данных с установленным приложением помогает оперативно принимать товар с одновременной проверкой количества, комплектности и т. д. Сотруднику достаточно считать штриховой код, программа автоматически внесет изменения в учетный документ. DataMobile помогает:
- сводить к минимуму ошибки за счет автоматизации процесса проверки;
- привлекать к процессу минимальное число сотрудников;
- контролировать актуальные остатки товара;
- создавать и отправлять на печать упаковочные листы и др.
Кроме операций приемки товара, отгрузки и перемещений, при помощи софта можно решать многие другие задачи учета на складе и в торговой точке. К ним относятся инвентаризация, организация адресного хранения, проверка ценников продуктов, печать этикеток.
При подключении специального дополнительного программного модуля Маркировка приложение софт может вести учет продукции с акцизными марками или 2D-кодами системы «Честный ЗНАК». Для работы с радиочастотными метками предназначено другое решение — программный модуль RFID.
Доступны 4 версии DataMobile, отличающиеся набором функций. Применение софта для оформления поступления от поставщика лучше всего рассмотреть в ходе выполнения операции по шагам.
Процесс приемки товаров в магазине с помощью ТСД и DataMobile на конкретном примере
Итак, поставщик привез со своего склада новую партию мебели. Рассмотрим, как происходит приемка товара в магазине по штрих-коду с помощью приложения. Допустим, документ с перечнем поступившей продукции уже есть в базе учетной программы (например, конфигурации «1С:Управление торговлей»).
В «товароучетке» заходим в «DataMobile: АРМ диспетчера», выбираем шаблон «Поступление товаров», далее — нужный документ и отправляем на ТСД. Теперь нужно авторизоваться в приложении.
Дальнейший порядок действий такой:
- Заходим в «Документы» и выбираем шаблон «Поступление товаров».
Здесь видим загруженный документ.
2. Открываем форму сканирования и считываем штрих-код с этикетки нужной позиции.
Необходимое количество можно ввести вручную.
Записанная позиция выглядит так:
После того как приемка товаров по заданию выполнена полностью, приложение сообщает об этом цветовой индикацией.
После выгрузки в учетную программу выполненное задание более не отображается на дисплее ТСД. Это позволяет избежать внесения случайных изменений.
Процесс завершен, поступивший в магазин товар занесен в базу учетной программы.
Возможен другой вариант проведения процедуры, когда документ о поступлении продукции изначально создается на ТСД. В этом случае после авторизации в приложении на терминале необходимо:
- Войти в «Документы», выбрать шаблон «Поступление товаров».
- Создать новый документ.
- Отсканировать штриховые коды. Позиции добавятся в перечень автоматически.
- По окончании сканирования выгрузить готовый документ в «1С».
Так приложение DataMobile облегчает процесс приемки товара в магазине, обеспечивает работу без ошибок. Автоматизация помогает ускорить и упростить учетные операции в торговле, на складе и производстве.
