Имущество организации — материальные и нематериальные объекты, используемые компанией в своей профессиональной деятельности. Это основные средства, производственные запасы, готовая продукция, финансовые активы. Все виды имущества подлежат инвентаризации. Но мы сегодня уделим внимание одному из них — основным средствам (ОС). К ним относят мебель, инвентарь, оборудование и пр. Расскажем, что нужно для инвентаризации имущества, как ее автоматизировать с помощью специального оборудования и ПО из «семейства» DataMobile.
Какое имущество подлежит инвентаризации и для чего нужно ПО для ее автоматизации
Говоря простыми словами, имущество компании — это все, что окружает сотрудников на рабочем месте. Например, в государственном учреждении или офисе — компьютер, телефон, стол и пр. На производственном предприятии — промышленное оборудование, инвентарь и т. п.
На указанные объекты ОС наносят уникальные номера, по которым ведется их учет. Если при инвентаризации переписывать их вручную, можно потерять кучу времени. Представьте Центр обработки данных (ЦОД) — помещение, где размещается серверное и сетевое оборудование для решения IT-задач. Включает три основных блока:
- Телекоммуникационный — с сетевым оборудованием, маршрутизаторами.
- Информационный — с серверами, устройствами для резервного копирования.
- Инженерный — с системами обеспечения бесперебойной работы ЦОД.
А теперь представьте, сколько времени понадобится для инвентаризации компонентов ИТ-инфраструктуры, если выполнять процесс «вручную». Разумнее нанести на каждое оборудование штрих-код или радиочастотную метку с данными об учетном объекте. Для их считывания использовать ТСД, а для идентификации ОС — специализированную программу.
Это может быть ПО DM.Invent бренда DataMobile, которое входит в топ приложений для инвентаризации основных средств. Обеспечивает полный отказ от бумажных ведомостей, исключает любые ошибки и минимум в 3–5 раз ускоряет учет имущества. Вашему вниманию — обзор функций этого полезного софта.
Особенности DM.Invent — универсального решения для инвентаризации основных средств
В отличие от инвентаризации товаров, учет ОС проводится по местам размещения активов и материально ответственным лицам. Функциональности ПО DM.Invent достаточно, чтобы обеспечить такую возможность.
Программа для инвентаризации имущества разработана для ТСД, но может быть установлена и на иные устройства с операционной системой Android. При этом для учета ОС рекомендуем использовать именно мобильный терминал, так как он, в отличие от смартфона или планшета, предназначен для решения корпоративных задач. ТСД (например, Chainway MC21) имеет профессиональный 2D-модуль, защищен от ударов, пыли, а многие модели — и от попадания влаги внутрь. Функции программы DM.Invent для инвентаризации ОС:
- идентификация объектов по штрих-кодам или радиочастотным меткам (при наличии дополнительного программного модуля RFID) — реализована поддержка обеих технологий;
- списание брака (можно указывать причину);
- добавление фото объекта, сделанное с помощью камеры мобильного устройства;
- назначение сотрудника, ответственного за материальные активы;
- указание мест хранения ОС;
- формирование отчетов по результатам проверки.
Функции программы для инвентаризации ОС позволяют автоматически создавать документы списания и перемещения объектов. Софт обеспечивает поддержку типовых конфигураций платформы «1С:Предприятие» ред. 8.3 и выше, обменивается с ними данными в офлайн-режиме. Для интеграции с этой учетной системой не требуются дополнительные драйверы. Плюсы мобильного приложения для инвентаризации и учета имущества:
- понятный интерфейс, с которым под силу разобраться даже новичку;
- возможность самостоятельной настройки — достаточно отметить «галочками» нужные функции;
- бесплатная техническая поддержка.
Документы в приложении отображаются списком. В каждом шаблоне указано наименование, номер, дата создания, Ф. И. О. ответственного сотрудника, место хранения ОС.
Программа DM.Invent позволяет создавать и отправлять на печать стикеры со штрих-кодами (например, при поступлении нового ОС). Для этого нужно подключить к мобильному терминалу принтер этикеток.
Инструкции по настройке и работе с ПО размещена в «Базе знаний». Скачать софт можно из магазина приложений или «Яндекс.Диска». Затем нужно подключить лицензию.
Лицензии для программы DM.Invent
На выбор представлено несколько лицензий для программы DM.Invent из линейки DataMobile:
Они обеспечивают одинаковую функциональность. Различие в том, что бессрочную лицензию подключают к одному ТСД, временную — можно переносить с одного устройства на другое.
В линейке продуктов DataMobile есть еще одно полезное приложение — ПО DM.ТОИР. Кратко расскажем о нем.
ПО DM.ТОИР — какие задачи выполняет и чем отличается от приложения DM.Invent
Этот софт тоже устанавливается на Android-устройство и используется для работы с основными средствами — компонентами ИТ-инфраструктуры, промышленным оборудованием и пр. Но в отличие от приложения для инвентаризации ОС, ПО DM.ТОИР предназначено для их обслуживания. Позволяет фиксировать значения наработки, дефекты оборудования, создавать заявки на выполнение ремонтных работ. Приложение совместимо с конфигурацией «1C:ERP Управление предприятием», ред. 2. Чтобы лучше разобраться в нюансах работы и функциональности ПО DM.ТОИР, можете изучить наши инструкции.
Практическое применение программы DM.Invent для проведения инвентаризации ОС
Расскажем, как работает софт DM.Invent, продемонстрируем возможности его интерфейса. При открытии программы на экране ТСД появляется форма авторизации. Для входа в приложение требуется вводить пароль или сканировать бейдж сотрудника.
Для проведения инвентаризации можно выгрузить из «1С» на ТСД задание с перечнем объектов, подлежащих учету. Если сканировать штрих-коды или считывать радиометки, приложение будет автоматически сопоставлять плановые и фактические данные. Другой вариант — создание нового документа непосредственно в ПО для инвентаризации оборудования и других ОС.
Чтобы процедура инвентаризации была удобной и быстрой, в программе предусмотрена цветовая индикация. Ответственный сотрудник сканирует штрих-коды с этикеток ОС. Позиции, соответствующие заданию, помечаются зеленым цветом. Если согласно план-факту имеются расхождения — оранжевым. Не найденное имущество — серым.
В приложении можно делать списание объекта, указывать причину. При необходимости — оставлять комментарий.
По завершении инвентаризации данные выгружают в «1С».
Если учет ведут по RFID, с помощью мобильной программы можно определять, где находится основное средство. На дальность расположения объекта указывает уровень сигнала его радиометки.
Мы проводим автоматизацию бизнес-процессов на предприятиях разных сфер бизнеса. Расскажем об одном из проектов, реализованных специалистами нашей «Компании Сканпорт» с помощью программы DM.Invent для инвентаризации ИТ-оборудования.
Проект по внедрению автоматизации с помощью программы для инвентаризации оборудования
К нам обратилась компания «Эквифакс», которая занимается созданием, обработкой и распространением кредитных историй заемщиков. В рамках проекта требовалось автоматизировать учет ОС в крупных дата-центрах, где размещается парк дорогостоящего IT-оборудования — компьютеры, устройства для стабилизации напряжения в сети, маршрутизаторы и пр.
На момент обращения к нашим специалистам для инвентаризации и учета компьютеров и прочего ИТ-оборудования сотрудникам «Эквифакс» приходилось долго переписывать инвентарные номера объектов в бумажные ведомости. На это уходило много времени. При обнаружении и списании брака нужно было составлять дополнительную документацию.
Для инвентаризации компьютеров и другого серверного оборудования мы предложили использовать радиометки. Для их считывания и обработки — ТСД Chainway C72 UHF и ПО DM.Invent с программным модулем RFID. Внедрили их в компанию заказчика, выполнили настройку программы для инвентаризации оборудования.
Примечание! При необходимости ТСД и софт могут работать и со штрих-кодами, в том числе поддерживается функция печати этикеток, например, при поступлении нового объекта.
Клиент оценил многофункциональность и дружелюбный интерфейс приложения, нашу бесплатную техническую поддержку. Для инвентаризации сети устройств теперь требуется в разы меньше времени, чем раньше. Можно фиксировать расхождения, создавать документы списания и за секунды отправлять данные в «1С».
