Инвентаризация основных средств (ОС) помогает держать под контролем состояние имущества на предприятии, вовремя выявлять недостачи, сокращать расходы на обслуживание и покупку нового оборудования. Этот процесс можно полностью автоматизировать с помощью программы «1С», терминала сбора данных (ТСД) и приложения DataMobile. О том, как внедрить такое решение при минимальных вложениях, и пойдет речь.
Программа «1С»: инвентаризация основных средств
Для автоматизации учета основных средств нужна специальная программа, где вы будете отражать приемку имущества на баланс, оформлять списания, фиксировать перемещения и начислять амортизацию. Для этих целей подойдут программные продукты «1С»:
- «1С:Бухгалтерия»;
- «1С:Комплексная автоматизация»;
- «1С:Управление нашей фирмой».
Любая из этих программ — хорошее решение для проведения инвентаризации товаров и основных средств. Здесь можно создать соответствующий приказ, опись и сличительную ведомость. Но для полной автоматизации недостаточно только программы «1С». Работникам предприятия все равно придется тратить время, чтобы вручную посчитать все объекты и внести результаты инвентаризации в единую систему.
Используя бумажные описи, легко допустить ошибку при подсчете фактического количества основных средств. В итоге в учетную систему попадет некорректная информация, возникнут расхождения, которые сложно отследить. Поэтому мы рекомендуем заменить «бумажки» на терминалы сбора данных с мобильным приложением DM.Invent. Это специализированный софт из линейки продуктов DataMobile, разработанный для учета имущества.
С терминалом и DM.Invent инвентаризация основных средств займет в 10 раз меньше времени, чем при использовании бумажных носителей.
Программа проведения инвентаризации DataMobile для ТСД
В программах для учета имущества содержится вся база основных средств предприятия. Ее необходимо постоянно актуализировать и обновлять. А для этого важно регулярно проводить инвентаризацию ОС. Чтобы автоматизировать этот процесс, предлагаем использовать ТСД с приложением DM.Invent.
Мобильный софт обменивается данными с «1С»: получает от нее задания и выгружает электронные документы с результатами пересчета ОС. Основная задача, которую решает эта программа, — техническая инвентаризация имущества. Кроме того, в приложении можно выполнять следующие операции:
- «привязывать» имущество к кабинету или подразделению;
- назначать материально ответственных лиц (МОЛ);
- отражать перемещения имущества;
- фиксировать списания отсутствующих и поврежденных объектов, прикреплять фото дефектов;
- отслеживать расхождения между плановым и фактическим количеством ОС;
- создавать этикетки со штрих-кодами для маркировки оборудования, мебели, инвентаря и других ОС в организации.
С ПО DM.Invent вы можете вести учет основных средств не только с помощью штрихкодирования, но и по радиочастотным меткам. Для этого к приложению нужно подключить программный модуль RFID, а вместо обычного ТСД — использовать устройство с RFID-считывателем. С помощью этого решения вы сможете посчитать все ОС в кабинете за несколько минут.
При одном нажатии на кнопку RFID-терминал обрабатывает несколько сотен радиочастотных меток. И для этого не нужно подходить к объектам и находить на них этикетки. В приложении есть функция поиска RFID-меток по шкале дальности.
Чем выше сила радиосигнала, тем ближе объект.
Настройка процесса проведения инвентаризации
Перед началом работы необходимо установить DM.Invent на терминал сбора данных и настроить обмен данными с учетной программой. Приложение интегрируется с «1С» с помощью специальной обработки. Она входит в комплект поставки мобильного ПО. На следующем этапе необходимо выгрузить из «1С» на ТСД справочники:
- основные средства (список всего имущества предприятия);
- места хранения (кабинеты, подразделения, склады);
- материально ответственные сотрудники.
Если объекты имущества еще не промаркированы, для них нужно распечатать этикетки со штрих-кодами или RFID-метками. Это можно сделать прямо из «1С» (на вкладке «Основные средства»).
Выберите ОС и нажмите кнопку «Печать». Программа автоматически сформирует этикетки со штрих-кодами в указанном количестве.
Для удобной работы в приложении выполните необходимые настройки. Например, вы можете изменить параметры сканирования, назначить определенные команды физическим кнопкам ТСД, включить (или отключить) звуковые уведомления.
Далее расскажем, как сделать инвентаризацию ОС и оформить ее результаты в учетной системе.
Как сделать инвентаризацию: программа «1С», DM.Invent и ТСД
Инвентаризация ОС в «1С» выполняется по тому же принципу, что и пересчет товаров на складе. В приложении DM.Invent проверку можно провести двумя способами:
- По заданию из «1С». На ТСД выгружается документ инвентаризации из учетной программы.
- По факту. Инвентаризационная ведомость создается прямо на ТСД. Можно провести полную (по всей организации) или выборочную проверку.
Загруженный или созданный на ТСД документ содержит следующую информацию:
- номер и дату создания;
- МОЛ;
- место нахождения;
- статус (новый, просмотрен, в работе или выгружен).
При необходимости пользователи могут оставлять комментарии в карточках документов.
Как проводить инвентаризацию
Рассмотрим первый способ проведения «ревизии» — по заданию из системы учета. Выберите документ инвентаризации в «1С» и отправьте его на ТСД.
Сотрудник организации открывает приложение DM.Invent на терминале и выполняет следующие действия:
- Выбирает новое задание в разделе «Инвентаризация ОС».
- Поочередно сканирует штрих-коды со всех объектов в кабинете.
- При необходимости вручную указывает количество.
- Нажимает кнопку «Принять».
На экране отображается плановое и фактическое количество ОС. Если расхождений нет, позиция подсвечивается зеленым цветом.
Работа с документом на ТСД
При проведении технической инвентаризации могут быть разные результаты, как и дальнейшие операции.
|
Основные средства |
Какие действия можно выполнить |
|
Подлежащие списанию (поврежденные, испорченные) |
Списать их в приложении, указать причину и приложить фото дефекта |
|
Не закрепленные за местом хранения, где вы проводите инвентаризацию (например, компьютер, который унесли в другой кабинет без согласования) |
Закрепить имущество за конкретным отделом, складом или кабинетом |
|
Не «привязанные» к сотруднику, который проводит инвентаризацию |
Добавить объект в ведомость и закрепить его за конкретным материально ответственным лицом |
Программа предлагает сотруднику то или иное действие (например, изменение места хранения). Пользователь может подтвердить эту операцию или отказаться.
Программа «1С», инвентаризация и выгрузка результатов
После проведения проверки и обработки всех позиций нажмите кнопку «Выгрузить». Электронная опись мгновенно отправляется в учетную систему. Бухгалтеру не нужно вручную вводить результаты проверки. После загрузки в системе автоматически обновляется исходный документ «Инвентаризация ОС». В его табличной части отображается фактическое и плановое количество активов. На основании документа создается сличительная ведомость.
Если в ходе проверки вы перемещали или списывали имущество, то после выгрузки в «1С» автоматически формируются соответствующие акты. При ручном учете эти документы приходилось бы составлять вручную.
На этом инвентаризация ОС в «1С» завершена. Остается только по результатам проверки создать акты:
- списания ОС — в случае недостачи;
- принятия к учету (оприходования) — если обнаружен излишек.
Если вы хотите протестировать работу приложения перед покупкой, активируйте пробную триал-версию DM.Invent. Это бесплатная программа инвентаризации, которой можно пользоваться без ограничений в течение 14 дней.
Примеры внедрения программы учета инвентаризации
DM.Invent — универсальная программа инвентаризации компьютеров, серверов, оргтехники и другого оборудования. Этот софт успешно используется на предприятиях сферы производства и торговли, в госучреждениях, медклиниках и других организациях, где на балансе числятся сотни единиц ОС. Результаты автоматизации можно оценить на кейсах наших клиентов.
Пример 1. «Открытие Банк Арена» — второй по вместимости стадион в Москве после «Лужников». На его территории располагаются VIP-ложи, площадки для мероприятий, детский городок, административные помещения.
Инвентаризация ОС выполнялась вручную. Сотрудникам нужно было проводить проверку в перерывах между матчами. Но в такой короткий промежуток они не успевали посчитать все объекты ОС. Из-за спешки возникали ошибки в учете.
Предложили заказчику использовать ТСД Chainway и DM.Invent RFID. В результате инвентаризация ОС ускорилась. Теперь сотрудники проводят ее за пару часов в разрезе ОС, МОЛ и помещений.
Пример 2. «Ривьера» — ресторан, входящий в инфраструктуру курорта Riviera Wellness Resort (Белгородская область).
В рамках этого проекта нужно было перейти с бумажного на автоматизированный учет (с использованием технологии штрихкодирования). Задача была решена с помощью DM.Invent. Мы интегрировали приложение с «1С:Бухгалтерия» и настроили его под бизнес-процессы заказчика. В результате удалось ускорить инвентаризацию и повысить точность учета ОС, в том числе негабаритных (которые особенно сложно контролировать).
Если нужно готовое решение для учета ОС в «1С», отправьте онлайн-заявку и получите бесплатную консультацию. Подберем учетную программу, установим мобильный софт, настроим обмен и обучим персонал работе с новым ПО.
