Программа для инвентаризации ОС: возможности и примеры внедрения

Дата публикации: 18.05.2024

Инвентаризация основных средств (ОС) помогает держать под контролем состояние имущества на предприятии, вовремя выявлять недостачи, сокращать расходы на обслуживание и покупку нового оборудования. Этот процесс можно полностью автоматизировать с помощью программы «1С», терминала сбора данных (ТСД) и приложения DataMobile. О том, как внедрить такое решение при минимальных вложениях, и пойдет речь. 

Подберем ПО и оборудование для инвентаризации основных средств!

Программа «1С»: инвентаризация основных средств

Для автоматизации учета основных средств нужна специальная программа, где вы будете отражать приемку имущества на баланс, оформлять списания, фиксировать перемещения и начислять амортизацию. Для этих целей подойдут программные продукты «1С»:

  • «1С:Бухгалтерия»;
  • «1С:Комплексная автоматизация»;
  • «1С:Управление нашей фирмой».

Любая из этих программ — хорошее решение для проведения инвентаризации товаров и основных средств. Здесь можно создать соответствующий приказ, опись и сличительную ведомость. Но для полной автоматизации недостаточно только программы «1С». Работникам предприятия все равно придется тратить время, чтобы вручную посчитать все объекты и внести результаты инвентаризации в единую систему. 

Используя бумажные описи, легко допустить ошибку при подсчете фактического количества основных средств. В итоге в учетную систему попадет некорректная информация, возникнут расхождения, которые сложно отследить. Поэтому мы рекомендуем заменить «бумажки» на терминалы сбора данных с мобильным приложением DM.Invent. Это специализированный софт из линейки продуктов DataMobile, разработанный для учета имущества. 

С терминалом и DM.Invent инвентаризация основных средств займет в 10 раз меньше времени, чем при использовании бумажных носителей.

Программа проведения инвентаризации DataMobile для ТСД

В программах для учета имущества содержится вся база основных средств предприятия. Ее необходимо постоянно актуализировать и обновлять. А для этого важно регулярно проводить инвентаризацию ОС. Чтобы автоматизировать этот процесс, предлагаем использовать ТСД с приложением DM.Invent. 

Мобильный софт обменивается данными с «1С»: получает от нее задания и выгружает электронные документы с результатами пересчета ОС. Основная задача, которую решает эта программа, — техническая инвентаризация имущества. Кроме того, в приложении можно выполнять следующие операции: 

  • «привязывать» имущество к кабинету или подразделению;
  • назначать материально ответственных лиц (МОЛ); 
  • отражать перемещения имущества;
  • фиксировать списания отсутствующих и поврежденных объектов, прикреплять фото дефектов;
  • отслеживать расхождения между плановым и фактическим количеством ОС;
  • создавать этикетки со штрих-кодами для маркировки оборудования, мебели, инвентаря и других ОС в организации.

С ПО DM.Invent вы можете вести учет основных средств не только с помощью штрихкодирования, но и по радиочастотным меткам. Для этого к приложению нужно подключить программный модуль RFID, а вместо обычного ТСД — использовать устройство с RFID-считывателем. С помощью этого решения вы сможете посчитать все ОС в кабинете за несколько минут. 

При одном нажатии на кнопку RFID-терминал обрабатывает несколько сотен радиочастотных меток. И для этого не нужно подходить к объектам и находить на них этикетки. В приложении есть функция поиска RFID-меток по шкале дальности.

Чем выше сила радиосигнала, тем ближе объект.

Настройка процесса проведения инвентаризации

Перед началом работы необходимо установить DM.Invent на терминал сбора данных и настроить обмен данными с учетной программой. Приложение интегрируется с «1С» с помощью специальной обработки. Она входит в комплект поставки мобильного ПО. На следующем этапе необходимо выгрузить из «1С» на ТСД справочники:

  • основные средства (список всего имущества предприятия);
  • места хранения (кабинеты, подразделения, склады);
  • материально ответственные сотрудники. 

Если объекты имущества еще не промаркированы, для них нужно распечатать этикетки со штрих-кодами или RFID-метками. Это можно сделать прямо из «1С» (на вкладке «Основные средства»).

Выберите ОС и нажмите кнопку «Печать». Программа автоматически сформирует этикетки со штрих-кодами в указанном количестве. 

Для удобной работы в приложении выполните необходимые настройки. Например, вы можете изменить параметры сканирования, назначить определенные команды физическим кнопкам ТСД, включить (или отключить) звуковые уведомления.

Далее расскажем, как сделать инвентаризацию ОС и оформить ее результаты в учетной системе.

Установим и настроим программу для проведения инвентаризации в вашей компании. Бесплатная консультация!

Как сделать инвентаризацию: программа «1С», DM.Invent и ТСД

Инвентаризация ОС в «1С» выполняется по тому же принципу, что и пересчет товаров на складе. В приложении DM.Invent проверку можно провести двумя способами:

  1. По заданию из «1С». На ТСД выгружается документ инвентаризации из учетной программы.
  2. По факту. Инвентаризационная ведомость создается прямо на ТСД. Можно провести полную (по всей организации) или выборочную проверку.

Загруженный или созданный на ТСД документ содержит следующую информацию:

  • номер и дату создания;
  • МОЛ;
  • место нахождения;
  • статус (новый, просмотрен, в работе или выгружен).

При необходимости пользователи могут оставлять комментарии в карточках документов.

Как проводить инвентаризацию

Рассмотрим первый способ проведения «ревизии» — по заданию из системы учета. Выберите документ инвентаризации в «1С» и отправьте его на ТСД.

Сотрудник организации открывает приложение DM.Invent на терминале и выполняет следующие действия:

  1. Выбирает новое задание в разделе «Инвентаризация ОС».
  2. Поочередно сканирует штрих-коды со всех объектов в кабинете.
  3. При необходимости вручную указывает количество.
  4. Нажимает кнопку «Принять».

На экране отображается плановое и фактическое количество ОС. Если расхождений нет, позиция подсвечивается зеленым цветом.

Работа с документом на ТСД

При проведении технической инвентаризации могут быть разные результаты, как и дальнейшие операции.

Основные средства

Какие действия можно выполнить

Подлежащие списанию (поврежденные, испорченные)

Списать их в приложении, указать причину и приложить фото дефекта

Не закрепленные за местом хранения, где вы проводите инвентаризацию (например, компьютер, который унесли в другой кабинет без согласования)

Закрепить имущество за конкретным отделом, складом или кабинетом

Не «привязанные» к сотруднику, который проводит инвентаризацию

Добавить объект в ведомость и закрепить его за конкретным материально ответственным лицом

Программа предлагает сотруднику то или иное действие (например, изменение места хранения). Пользователь может подтвердить эту операцию или отказаться. 

Программа «1С», инвентаризация и выгрузка результатов

После проведения проверки и обработки всех позиций нажмите кнопку «Выгрузить». Электронная опись мгновенно отправляется в учетную систему. Бухгалтеру не нужно вручную вводить результаты проверки. После загрузки в системе автоматически обновляется исходный документ «Инвентаризация ОС». В его табличной части отображается фактическое и плановое количество активов. На основании документа создается сличительная ведомость.

Если в ходе проверки вы перемещали или списывали имущество, то после выгрузки в «1С» автоматически формируются соответствующие акты. При ручном учете эти документы приходилось бы составлять вручную.

На этом инвентаризация ОС в «1С» завершена. Остается только по результатам проверки создать акты:

  • списания ОС — в случае недостачи;
  • принятия к учету (оприходования) — если обнаружен излишек.

Если вы хотите протестировать работу приложения перед покупкой, активируйте пробную триал-версию DM.Invent. Это бесплатная программа инвентаризации, которой можно пользоваться без ограничений в течение 14 дней.

Примеры внедрения программы учета инвентаризации

DM.Invent — универсальная программа инвентаризации компьютеров, серверов, оргтехники и другого оборудования. Этот софт успешно используется на предприятиях сферы производства и торговли, в госучреждениях, медклиниках и других организациях, где на балансе числятся сотни единиц ОС. Результаты автоматизации можно оценить на кейсах наших клиентов.

Пример 1. «Открытие Банк Арена» — второй по вместимости стадион в Москве после «Лужников». На его территории располагаются VIP-ложи, площадки для мероприятий, детский городок, административные помещения.

Инвентаризация ОС выполнялась вручную. Сотрудникам нужно было проводить проверку в перерывах между матчами. Но в такой короткий промежуток они не успевали посчитать все объекты ОС. Из-за спешки возникали ошибки в учете.

Предложили заказчику использовать ТСД Chainway и DM.Invent RFID. В результате инвентаризация ОС ускорилась. Теперь сотрудники проводят ее за пару часов в разрезе ОС, МОЛ и помещений.

Пример 2. «Ривьера» — ресторан, входящий в инфраструктуру курорта Riviera Wellness Resort (Белгородская область). 

В рамках этого проекта нужно было перейти с бумажного на автоматизированный учет (с использованием технологии штрихкодирования). Задача была решена с помощью DM.Invent. Мы интегрировали приложение с «1С:Бухгалтерия» и настроили его под бизнес-процессы заказчика. В результате удалось ускорить инвентаризацию и повысить точность учета ОС, в том числе негабаритных (которые особенно сложно контролировать).

Если нужно готовое решение для учета ОС в «1С», отправьте онлайн-заявку и получите бесплатную консультацию. Подберем учетную программу, установим мобильный софт, настроим обмен и обучим персонал работе с новым ПО.

 

Автоматизируем учет ОС с нуля. Консультация — бесплатно!

Будьте в курсе!
Узнавайте первыми о наших новостях
Читайте также
Обслуживание и учет оргтехники — решение для аутсорсинговых компаний Обслуживание и учет оргтехники — решение для аутсорсинговых компаний

Как автоматизировать учет компьютеров и оргтехники в организации. Программа DataMobile для учета компьютеров и оргтехники. Как работать с программой DataMobile: пошаговая инструкция.

Программа для адресного хранения: особенности выбора, реальные примеры внедрения Программа для адресного хранения: особенности выбора, реальные примеры внедрения

Какие бывают программы адресного хранения на складе. Как организовать адресное хранение с «1С», ТСД и ПО DataMobile. Примеры автоматизации адресного хранения на складе с DataMobile.

Как получить коды маркировки на свою продукцию Как получить коды маркировки на свою продукцию

Как заказать коды маркировки: пошаговая инструкция. Получение, нанесение на товары и ввод КМ в оборот. Какое оборудование потребуется предпринимателям. Автоматизация учета маркированной продукции с ПО DataMobile.