Продукцию и основные средства регулярно пересчитывают магазины и торговые сети, оптовые и производственные организации. Процедура сведения остатков на складе требует точности исполнения и временных затрат.
Как программа для инвентаризации поможет сэкономить время, подсчитать имущество и избежать финансовых потерь, расскажем в статье.
Инвентаризация товаров: цели и правила проведения для склада
Проведение инвентаризации — это серьезная операция по переучету остатков и сличению соответствия цифр в учетной системе и фактического наличия. Ее суть состоит в том, чтобы получать представление о состоянии и количестве товаров, а основные задачи:
- выявить недостачу, излишки, пересортицу, при расхождениях провести списание или оприходовать товар;
- определить «зависшую», просроченную продукцию;
- выяснить необходимость перераспределения или дополнительной закупки товаров;
- исключить злоупотребления со стороны персонала (кража, умышленная порча).
Проверочные мероприятия можно проводить как угодно часто, как сочтет нужным руководитель организации. Пересчитывают как отдельные группы, так и весь ассортимент товаров. Приказ Минфина России от 29 июля 1998 № 34н* определяет случаи, когда эта мера необходима:
- предприятие ликвидируется или реорганизуется;
- материально ответственное лицо увольняется или переводится на другую должность;
- составляется годовая бухгалтерская отчетность;
- имущество организации продается или сдается в аренду;
- обнаружен случай воровства или повреждения товарно-материальных ценностей (ТМЦ);
- произошла чрезвычайная ситуация или стихийное бедствие (пожар, наводнение).
Любое предприятие проводит инспекцию по следующему порядку:
- Директор устанавливает состав комиссии.
- Издает приказ (по форме № ИНВ-22*). В документе указываются причина, сроки, члены комиссии. Все это вносят в журнал учета проверок.
- Председатель проверяющей группы фиксирует по базе 1С учитываемые ценности.
- Сотрудники пересчитывают их и заполняют акт инвентаризации.
- Итоги заносят в ведомость.
По факту оформляют списание недостающих продуктов, а излишки ставят на приход.
Как автоматизировать процесс инвентаризации товаров на складе
Проводить проверку вручную можно в небольшом магазине, для крупного склада такой способ не подойдет. На то, чтобы распечатать список всех позиций, посчитать их и заполнить данные в 1С, уйдет много времени. Монотонные действия плохо сказываются на работоспособности, поэтому появятся ошибки, а каждое несоответствие придется еще раз перепроверять.
Автоматизация склада минимизирует влияние человеческого фактора при проведении инвентаризации. А чтобы облегчить эту процедуру, надо:
- Создать в 1С перечень товаров, подлежащих учету.
- Распечатать этикетки на специальном принтере и промаркировать каждую единицу.
- Для распознавания идентификаторов приобрести терминал сбора данных (ТСД). Чтобы устройство выполняло нужные пользователю функции, на него устанавливается программа для инвентаризации товара.
Текущая работа подразделения компании при этом не прекращается.
Что должна уметь программа для инвентаризации товара
Программа для инвентаризации, установленная на терминал сбора данных, поможет при сверке остатков, если она:
- после считывания штрих-кода или RFID-метки идентифицирует позицию и видит информацию по ней;
- формирует контрольные документы;
- позволяет редактировать и сохранять сведения в 1С, не дожидаясь окончания проверки;
- предоставляет доступ для нескольких человек к обработке одних и тех же документов.
Бизнес-процессы на больших складах или в торговых сетях нуждаются в том, чтобы программа инвентаризации предприятия поддерживала высокую скорость обмена информацией между 1С и терминалом сбора данных.
Кладовщик должен быстро разобраться, как функционирует программа для инвентаризации. А для оперативного решения возникших проблем при запуске или эксплуатации ПО суметь быстро связаться со службой техподдержки разработчика. С этими задачами справится DataMobile — российское программное решение для учета товаров.
Инвентаризация на складе с 1С
Инструменты, упрощающие учет, использует и программа 1С, инвентаризация с автоматическим заполнением документов проходит быстро и без ошибок. Сначала в «товароучетке» надо создать задание на ее проведение. В реестр попадают все ТМЦ. Дальше в 1С настраивается отбор по критериям (назначение, вес, название, сегмент номенклатуры). В документе можно указать номера ячеек, серии, градации качества.
Когда продукция будет посчитана, в 1С заполняется инвентаризационная ведомость. Если обнаружены отклонения, система предложит оформить списание или оприходование. Таким образом действительное количество матценностей будет соответствовать показателям в базе.
DataMobile — программа для инвентаризации товаров на складе
ПО DataMobile позволяет проводить сверку товаров без ручного оформления документов — используется как программа инвентаризации сети, склада и розничного магазина. Предприятие с его помощью уменьшит количество участников и длительность процесса проверки.
Софт самостоятельно создает документ, в который вносится число проверенных единиц. После того как все позиции подсчитаны, результаты с мобильного устройства выгружаются в 1С и сверяются с исходными показателями. Проводить подсчет с DataMobile станет проще, потому что:
- ПО совместимо с 1С и большинством товароучетных систем;
- инсталлируется на ТСД и смартфоны на базе ОС Android;
- работает с номенклатурой до миллиона наименований без снижения быстродействия;
- имеет понятный интерфейс;
- параметрические настройки адаптируют приложение под конкретные задачи;
- чтобы заполнить в 1С сводный документ, показатели могут передаваться с нескольких ТСД.
В зависимости от потребностей бизнеса вы можете выбрать любую из четырех версий программы:
- Стандарт — для выполнения простых складских операций.
- Стандарт PRO — для складов с адресным хранением. Способна формировать упаковочные листы, подбирать решение по заданию, обрабатывать одновременно множество штрих-кодов. Возможно подключить дополнительные модули Маркировка и RFID.
- Online Lite — рекомендована для крупной розницы и терминалов с адресным хранением. При потере связи выполненные операции сохранятся, обмен информацией происходит в онлайн-режиме.
- Online — дает возможность организовать групповую работу с документацией, а при изменениях в учетной системе — обновлять сведения на терминале сбора данных.
С использованием ПО упрощаются процессы учета: приемка, отгрузка продукции, сбор заказов.
Ссылки на материалы, упомянутые в статье:
- Приказ Минфина России от 29.07.1998 N 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»
- Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»
