Инвентаризация — довольно скучный и долгий процесс, требующий от сотрудников внимательности и точности. Ведь даже незначительные ошибки приводят к тому, что теряют имущество компании, дорогую продукцию начинают продавать по заниженной стоимости, или в момент сбора заказа не находят обещанные покупателям товарные позиции. Минимизировать вероятность ошибки и снизить влияние человеческого фактора поможет использование штрихкодов и терминалов сбора данных (ТСД) с предустановленными специальными программами для инвентаризации.
В статье подробно рассмотрим, как выбрать подходящее под ваши задачи техническое решение и автоматизировать процесс учета продукции и основных средств (ОС) на предприятии, какое оборудование и программы контроля использовать для проведения инвентаризации, стоит ли устанавливать сторонний софт или обойтись уже имеющимся товароучетным ПО.
Функциональность и особенности программ для инвентаризации товара и основных средств (ОС)
С компаниями, работающими в сферах оптовой и розничной торговли, производства продукции или логистики, все предельно ясно, — здесь проводят ревизию товарных остатков с той периодичностью, которую предусматривают внутренние правила предприятия. Это делают для того, чтобы узнать точное количество остатков ТМЦ (товарно-материальных ценностей) на складе или в торговом зале, выявить пересортицу продукции, подтвердить факт кражи или порчи товара.
Инвентаризация основных средств — обязательная процедура, которую все без исключения организации должны проводить не реже одного раза в три года. При этом для каждой учтенной позиции указывают не только наименование и стоимость, но и материально ответственных лиц, а также место хранения или размещения ОС.
Кроме того, ревизия основных средств предусматривает не только количественный, но и качественный учет. То есть в документах, сформированных после инвентаризации, отражается не только наличие или отсутствие имеющихся ОС, но и их техническое состояние и изменение балансовой стоимости. Особенности инвентаризации основных средств предприятия, а также предъявляемые к ней жесткие требования должны учитываться в программе, которую используют на предприятии при проведении ревизии.
Но прежде чем перейти к отличиям учетного софта для товаров и для ОС, рассмотрим, что в целом должна уметь программа для проведения инвентаризации:
- Ввод, редактирование и сохранение данных — возможность вносить изменения в базу данных (БД) непосредственно в процессе проведения инвентаризации, а не после ее окончания.
- Оперативная идентификация ТМЦ и ОС — полные сведения о продукции или имуществе компании должны отображаться сразу после введения инвентарного номера или считывания штрихкода, RFID-метки.
- Автоматическое формирование инвентаризационных ведомостей и другой предусмотренной документации — программа должна самостоятельно создавать необходимые отчеты, не требуя при этом непосредственного участия пользователя.
Если инвентаризацию проводят несколько сотрудников компании (или кроме учета ТМЦ в этот же момент выполняются другие действия с сохраненными в программе сведениями), то используемое ПО (программное обеспечение) должно позволять одновременно работать с одними и теми же номенклатурами.
Отличия программ для инвентаризации товаров и для учета ОС
К учету основных средств (фондов) действующие нормативные документы предъявляют более жесткие требования, чем к плановой или внеплановой ревизии товаров на складе, в магазине или на производстве. Следовательно, и программа для учета ОС должна предусматривать проведение инвентаризации в полном соответствии с установленными правилами.
Согласно требованиям, предъявляемым к инвентаризации объектов основных фондов (Приказ Минфина РФ № 49 от 13 июня 1995*), при учете ОС в формируемой после проведения инвентаризации документации нужно отображать:
- их балансовую стоимость;
- технические и эксплуатационные характеристики;
- обесценивание и изменение стоимости;
- перевод в другую категорию;
- поступление и списание.
Использование специализированного ПО, которое предусматривает отображение в формируемых документах характеристик объектов основных фондов (ОФ), поможет не упустить важные сведения при учете ОС и точно внести в ведомость необходимые данные.
Проведение инвентаризации с помощью программ от компании Сканпорт
До недавнего времени учет инвентаря и других объектов ОС проводили исключительно вручную без использования программ. Но это занимало большое количество времени и зачастую сопровождалась критическими ошибками из-за необходимости ручной обработки огромного объема информации. Внедрение программных средств учета позволило сократить нагрузку на материально ответственных сотрудников, что привело к экономии их рабочего времени, а также к минимизации возможных неточностей благодаря исключению влияния человеческого фактора на аналитику.
DM.Invent — это программный продукт, разработанный для проведения инвентаризации объектов ОФ в полном соответствии с требованиями действующего законодательства. Также пользователям ПО доступны систематические бесплатные обновления, которые позволяют соблюдать актуальные требования (предъявляемые к инвентаризации ОС) даже после изменения действующих нормативно-правовых актов.
ПО DM.Invent устанавливают на терминалы сбора данных (ТСД), смартфоны или планшеты под управление ОС Android версии 4.0 и выше, а также интегрируют с товароучетными программами, в том числе с 1C. Возможности DM.Invent:
- многопользовательский доступ — каждый сотрудник входит в программу под своей учетной записью, что позволяет точно отслеживать его действия в приложении;
- учет ТМЦ путем считывания штрихкодов или RFID-меток (при использовании версии DM.Invent RFID), также в ПО предусмотрен ручной ввод инвентарных номеров;
- добавление фотографий объектов основных фондов — это позволяет не только указать причину изменения характеристик ОС, но и прикрепить изображения, подтверждающие это;
- создание и отправка на печать этикеток со штрихкодами или иными данными, при помощи которых на предприятии маркируют объекты учета;
- отображение план-факта учета объектов основных фондов с цветовым выделением активных позиций, что позволяет отслеживать ход проведения инвентаризации;
- назначение мест хранения или установки оборудования и пр., также можно к каждой единице ОС указать разных материально ответственных лиц;
- инвентаризация малоценных объектов учета с возможностью указания их количества;
- «пакетная» передача — выгрузку информации в базу данных (БД) предприятия осуществляют как по Wi-Fi, так и посредством подключения оборудования к ПК или ноутбуку через USB-порт.
При использовании программы для инвентаризации товара или объектов ОС, промаркированных RFID-метками, пользователи могут искать интересующие их объекты учета с помощью звукового или визуального оповещения: чем ближе подойти к нужному идентификатору, тем интенсивнее станут сигналы.
Делимся проектом, в котором мы автоматизировали учет основных средств для крупного девелопера ООО «Брусника».
Еще одно программное решение от компании Сканпорт — ПО DataMobile. Подходит как для инвентаризации продукции или ОС, так и для автоматизации складского учета в целом. Программа позволяет:
- вести учет ТМЦ по серийным номера, штрихкодам или RFID-меткам (в версии DataMobile RFID);
- идентифицировать продукцию и проверять соответствие информации о ней;
- организовывать адресное хранение товаров;
- следить за приемкой, отпуском и перемещением товарных позиций;
- формировать отчетную документацию по заданным шаблонам, а также редактировать их непосредственно в ТСД;
- следить за комплектацией товаров при отгрузке и/или хранении;
- учитывать несколько штрихкодов на одной продукции;
- добавлять непосредственно из терминала новые товарные позиции в номенклатуру товароучетного ПО;
- загружать шаблоны этикеток, формировать идентификаторы и отправлять их на печать с ТСД.
ПО DataMobile представлено в нескольких версиях: Стандарт, Стандарт PRO, Online Lite и Online. Каждая из них имеет свой набор функций, который соответствует предприятиям с определенными типовыми задачами. К примеру, для инвентаризации и анализа работы большого склада потребуется расширенная версия программы, в то время как для магазина формата «у дома» будет достаточно DataMobile Стандарт.
Кроме того, компания Сканпорт предлагает готовые решения для автоматизации учета алкогольной продукции — DataMobile ЕГАИС, маркированных товаров — DataMobile Маркировка, продукции с RFID-метками — DataMobile RFID.
Программные решения DataMobile и DM.Invent имеют параметрические настройки и не требуют от пользователя знаний основ программирования или других специфических навыков. Для того чтобы начать работать с ПО, достаточно поставить «галочки» возле нужных параметров и сохранить внесенные изменения.
Какие программы и оборудование нужны для инвентаризации склада
Автоматизация учета ТМЦ на складе, в магазине, в торговом центре или на другом предприятии — это, по сути, замена ручной сверки идентификаторов продукции или ОС на их считывание и проверку при помощи мобильных устройств (ТСД, смартфонов, планшетов и пр.). Следовательно, только программного обеспечения для внедрения подобных решений будет недостаточно.
Если в целом рассматривать, как сделать инвентаризацию автоматизированной, то говорить нужно не только о специализированных программах, но и об оборудовании, которое позволит это ПО применять. Этапы внедрения системы автоматизированного учета ТМЦ:
- Создание БД. В базу данных вносят все объекты, которые подлежат учету на предприятии. Это могут быть как основные средства и малоценные товарные позиции, так и поступающая или производимая продукция.
- Маркировка. Если в компании еще нет базы данных маркированных ТМЦ, то именно нанесение идентификаторов на все нужные объекты будет самым трудозатратным этапом внедрения автоматизированного учета.
- Сканирование идентификаторов. На этом этапе нужно считать все штрихкоды или RFID-метки (если именно они используются для маркировки) и удостовериться, что фактическая информация соответствуют сведениям в БД.
Для того чтобы точно выполнить все перечисленные этапы, кроме сервера, на котором будет храниться база данных, понадобится ТСД или считыватель кодов, подключенный к смартфону или планшету, и принтер для печати этикеток (если используется штрихкодирование). Для работы с RFID-метками потребуются сами радиочастотные идентификаторы с предварительно внесенной в них информацией и специальные считыватели.
После создания базы данных и маркировки всех ТМЦ для считывания и работы с информаций нужно на ТСД или другое мобильное устройство установить специализированное ПО, которое будет сверять коды с информацией из БД.
Если на предприятии много однотипных объектов ОФ, то для их маркировки зачастую используют RFID-метки. Это позволяет за секунды считывать все радиочастотные идентификаторы с объектов в помещении и значительно экономить время при проведении инвентаризации.
Как выбрать программу для инвентаризации на устройство с ОС Андроид
Сначала нужно определиться, какое оборудование будет использоваться на предприятии. Только после этого переходить к поиску способного работать с выбранными устройствами ПО, которое облегчит и ускорит учет ТМЦ.
Одно из преимуществ программ для инвентаризации, устанавливаемых на устройства под управления ОС Андроид, — возможность применения как на смартфонах, так и на ТСД. Благодаря этому на начальных этапах работы компании вы можете приобрести лишь интересующее ПО и установить его на собственный мобильный телефон или планшет, а с развитием бизнеса — купить подходящий по параметрам ТСД на базе ОС Android и переустановить на него выбранный софт. В этом случае не придется два раза покупать ПО и после смены оборудования повторно разбираться в настройках нового приложения. При выборе софта обратите внимание на следующие характеристики:
- Скорость и качество считывания штрихкодов. Учитывайте, что сканирование идентификаторов с помощью камеры смартфона занимает больше времени, чем при использовании ТСД и специальных считывателей.
- Способ учета товарных позиций и объектов ОФ. Режим потокового сканирования предусматривает считывание идентификаторов с каждой единицы продукции или оборудования. Возможность ручного учета позволяет самостоятельно вводить количество идентичных товаров или основных средств.
- Способ выгрузки собранной информации. При больших объемах работы важна простота и скорость обмена данными между ТСД или смартфоном, БД и товароучетной программой (при ее использовании). Кроме того, форматы файлов, с которыми работает каждый из программных элементов, должны совпадать.
- Язык интерфейса. Даже если владелец бизнеса свободно говорит и читает на английском, приобретать все равно стоит русифицированное ПО. В противном случае велика вероятность, что ответственный за проведение инвентаризации сотрудник не сможет разобраться с управлением и настройкой программы.
- Техническая поддержка пользователей. Важно, чтобы разработчики приложения предоставляли возможность связаться с ними по телефону, электронной почте или другим способом. Это облегчит настройку ПО и поможет оперативно решать проблемы, возникающие в процессе работы с новым софтом.
Если вы планируете использовать для ревизии ТМЦ смартфон с подключенным к нему внешним сканером, то убедитесь, что программа позволяет это сделать. Учитывайте, что некоторые продукты можно использовать только с USB-считывателями или со сканерами, подключенными через Bluetooth.
Стороннее ПО или инвентаризация в программе 1С: что лучше
1С — это многофункциональное ПО, предназначенное для автоматизации большинства бизнес-процессов как в крупных компаниях, так и на небольших предприятиях. Стоит учитывать, что инвентаризация — не основная функция в программе 1С, поэтому для не привыкших работать с ней, учет ТМЦ может быть весьма затруднителен.
Кроме того, 1С устанавливается на компьютер и может получать информацию с ТСД, смартфонов или другого оборудования (для его работы требуется свое специализированное ПО). То есть если планируете использовать мобильные терминалы или сканеры, подключенные к смартфонам, то понадобится софт, который позволит этим устройствам работать с маркированными товарами.
Вопрос о том, какое программное обеспечение лучше — стороннее ПО или 1С — с точки зрения инвентаризации некорректный. Если планируете собирать информацию об имеющихся ТМЦ в блокнот, а затем переносить ее вручную в товароучетное ПО (1С), то другие приложения не потребуются. Но для автоматизации инвентаризации с помощью ТСД, смартфонов или планшетов, все же придется выбрать приложение, которое позволит все делать автоматически.
Как проводится инвентаризация с использованием специализированных программ учета
Ревизия основных средств или товарных остатков при помощи ТСД, смартфона или планшета проводится одним из двух способов:
- По фактическому наличию. Ответственный сотрудник в программе на мобильном устройстве самостоятельно занимается формированием отчета об инвентаризации: составляет перечень имеющихся ТМЦ, вносит их количество и характеристики. По окончании ревизии документ передают бухгалтеру, который сверяет полученные сведения с данными в товароучетном ПО.
- По информации из товароучетной программы. На мобильный терминал загружают инвентаризационную ведомость и по ней проверяют наличие и состояние интересующих ТМЦ. В процессе сканируют штрихкоды с продукции или объектов ОФ и сверяют отображаемые на экране сведения с фактическими данными. Результаты (изменения технического состояния, количества и пр.) сразу вносятся в систему.
Второй способ предпочтительнее, так как позволяет точно знать, какие ТМЦ подлежат ревизии, и не пропускать нужные позиции при учете. Условно процесс проведения инвентаризации делят на несколько основных этапов:
- Выгрузка в ТСД каталога продукции или основных средств с отображением их количества, наименования, стоимости, характеристик (технических параметров, сроков годности, размеров, цвета и пр.).
- Настройка программы для проведения инвентаризации в соответствии с внутренними требованиями компании. Обычно нужна только при первом использовании мобильного терминала.
- Сканирование штрихкодов или RFID-меток. После считывания информации с идентификатора устройство издает звуковой сигнал и отображает на экране данные, соответствующие полученному коду.
- Внесение фактического количества ТМЦ, указание другой важной информации, которая требуется при ревизии подотчетных объектов на предприятии.
Полученные в ходе проведения инвентаризации данные можно сразу передавать в БД (по Wi-Fi) или выгружать единым файлом после окончания ревизии.
Преимущества использования программ контроля при инвентаризации на складах и предприятиях
Специализированные программы для ТСД и других устройств на базе ОС Android облегчают не только инвентаризацию склада, но и позволяют в разы сократить время на учет объектов ОФ в госучреждениях, торговых центрах и на промышленных предприятиях. Благодаря внедрению решений для автоматизации учета владельцы бизнеса:
- экономят деньги на оплате сверхурочной работы сотрудников или привлеченных аутсорсинговых компаний;
- не теряют прибыль из-за необходимости закрывать склад или магазин для ревизии продукции;
- минимизируют количество ошибок при учете и исключают влияние человеческого фактора;
- получают результат, полностью соответствующий действительности;
- сокращают время на проведение инвентаризации и формирование отчетов.
Чтобы начать работу с ПО DataMobile или DM.Invent, не нужно проходить обучение или разбираться в особенностях программирования софта. Параметрическая настройка не требует особых навыков и предполагает, что пользователь сможет самостоятельно разобраться с функциями и возможностями приложения. При возникновении вопросов специалисты компании Сканпорт помогут быстро настроить ПО, а также расскажут, как наиболее эффективно использовать софт в условиях вашего бизнеса.
Ссылки на материалы, законы, постановления, использованные в статье:
