Программа для инвентаризации: зачем она нужна и как ее выбрать

Инвентаризация — довольно скучный и долгий процесс, требующий от сотрудников внимательности и точности. Ведь даже незначительные ошибки приводят к тому, что теряют имущество компании, дорогую продукцию начинают продавать по заниженной стоимости, или в момент сбора заказа не находят обещанные покупателям товарные позиции. Минимизировать вероятность ошибки и снизить влияние человеческого фактора поможет использование штрихкодов и терминалов сбора данных (ТСД) с предустановленными специальными программами для инвентаризации.

В статье подробно рассмотрим, как выбрать подходящее под ваши задачи техническое решение и автоматизировать процесс учета продукции и основных средств (ОС) на предприятии, какое оборудование и программы контроля использовать для проведения инвентаризации, стоит ли устанавливать сторонний софт или обойтись уже имеющимся товароучетным ПО.

Автоматизируем инвентаризацию в вашей компании! Бесплатная консультация

Функциональность и особенности программ для инвентаризации товара и основных средств (ОС)

С компаниями, работающими в сферах оптовой и розничной торговли, производства продукции или логистики, все предельно ясно, — здесь проводят ревизию товарных остатков с той периодичностью, которую предусматривают внутренние правила предприятия. Это делают для того, чтобы узнать точное количество остатков ТМЦ (товарно-материальных ценностей) на складе или в торговом зале, выявить пересортицу продукции, подтвердить факт кражи или порчи товара.

Инвентаризация основных средств — обязательная процедура, которую все без исключения организации должны проводить не реже одного раза в три года. При этом для каждой учтенной позиции указывают не только наименование и стоимость, но и материально ответственных лиц, а также место хранения или размещения ОС.

Кроме того, ревизия основных средств предусматривает не только количественный, но и качественный учет. То есть в документах, сформированных после инвентаризации, отражается не только наличие или отсутствие имеющихся ОС, но и их техническое состояние и изменение балансовой стоимости. Особенности инвентаризации основных средств предприятия, а также предъявляемые к ней жесткие требования должны учитываться в программе, которую используют на предприятии при проведении ревизии.

Но прежде чем перейти к отличиям учетного софта для товаров и для ОС, рассмотрим, что в целом должна уметь программа для проведения инвентаризации:

  • Ввод, редактирование и сохранение данных — возможность вносить изменения в базу данных (БД) непосредственно в процессе проведения инвентаризации, а не после ее окончания.
  • Оперативная идентификация ТМЦ и ОС — полные сведения о продукции или имуществе компании должны отображаться сразу после введения инвентарного номера или считывания штрихкода, RFID-метки.
  • Автоматическое формирование инвентаризационных ведомостей и другой предусмотренной документации — программа должна самостоятельно создавать необходимые отчеты, не требуя при этом непосредственного участия пользователя.

Если инвентаризацию проводят несколько сотрудников компании (или кроме учета ТМЦ в этот же момент выполняются другие действия с сохраненными в программе сведениями), то используемое ПО (программное обеспечение) должно позволять одновременно работать с одними и теми же номенклатурами.

Отличия программ для инвентаризации товаров и для учета ОС

К учету основных средств (фондов) действующие нормативные документы предъявляют более жесткие требования, чем к плановой или внеплановой ревизии товаров на складе, в магазине или на производстве. Следовательно, и программа для учета ОС должна предусматривать проведение инвентаризации в полном соответствии с установленными правилами.

Согласно требованиям, предъявляемым к инвентаризации объектов основных фондов (Приказ Минфина РФ № 49 от 13 июня 1995*), при учете ОС в формируемой после проведения инвентаризации документации нужно отображать:

  • их балансовую стоимость;
  • технические и эксплуатационные характеристики;
  • обесценивание и изменение стоимости;
  • перевод в другую категорию;
  • поступление и списание.

Использование специализированного ПО, которое предусматривает отображение в формируемых документах характеристик объектов основных фондов (ОФ), поможет не упустить важные сведения при учете ОС и точно внести в ведомость необходимые данные.

Проведение инвентаризации с помощью программ от компании Сканпорт

До недавнего времени учет инвентаря и других объектов ОС проводили исключительно вручную без использования программ. Но это занимало большое количество времени и зачастую сопровождалась критическими ошибками из-за необходимости ручной обработки огромного объема информации. Внедрение программных средств учета позволило сократить нагрузку на материально ответственных сотрудников, что привело к экономии их рабочего времени, а также к минимизации возможных неточностей благодаря исключению влияния человеческого фактора на аналитику.

DM.Invent — это программный продукт, разработанный для проведения инвентаризации объектов ОФ в полном соответствии с требованиями действующего законодательства. Также пользователям ПО доступны систематические бесплатные обновления, которые позволяют соблюдать актуальные требования (предъявляемые к инвентаризации ОС) даже после изменения действующих нормативно-правовых актов.

ПО DM.Invent устанавливают на терминалы сбора данных (ТСД), смартфоны или планшеты под управление ОС Android версии 4.0 и выше, а также интегрируют с товароучетными программами, в том числе с 1C. Возможности DM.Invent:

  • многопользовательский доступ — каждый сотрудник входит в программу под своей учетной записью, что позволяет точно отслеживать его действия в приложении;
  • учет ТМЦ путем считывания штрихкодов или RFID-меток (при использовании версии DM.Invent RFID), также в ПО предусмотрен ручной ввод инвентарных номеров;
  • добавление фотографий объектов основных фондов — это позволяет не только указать причину изменения характеристик ОС, но и прикрепить изображения, подтверждающие это;
  • создание и отправка на печать этикеток со штрихкодами или иными данными, при помощи которых на предприятии маркируют объекты учета;
  • отображение план-факта учета объектов основных фондов с цветовым выделением активных позиций, что позволяет отслеживать ход проведения инвентаризации;
  • назначение мест хранения или установки оборудования и пр., также можно к каждой единице ОС указать разных материально ответственных лиц;
  • инвентаризация малоценных объектов учета с возможностью указания их количества;
  • «пакетная» передача — выгрузку информации в базу данных (БД) предприятия осуществляют как по Wi-Fi, так и посредством подключения оборудования к ПК или ноутбуку через USB-порт.

При использовании программы для инвентаризации товара или объектов ОС, промаркированных RFID-метками, пользователи могут искать интересующие их объекты учета с помощью звукового или визуального оповещения: чем ближе подойти к нужному идентификатору, тем интенсивнее станут сигналы.

Еще одно программное решение от компании Сканпорт — ПО DataMobile. Подходит как для инвентаризации продукции или ОС, так и для автоматизации складского учета в целом. Программа позволяет:

  • вести учет ТМЦ по серийным номера, штрихкодам или RFID-меткам (в версии DataMobile RFID);
  • идентифицировать продукцию и проверять соответствие информации о ней;
  • организовывать адресное хранение товаров;
  • следить за приемкой, отпуском и перемещением товарных позиций;
  • формировать отчетную документацию по заданным шаблонам, а также редактировать их непосредственно в ТСД;
  • следить за комплектацией товаров при отгрузке и/или хранении;
  • учитывать несколько штрихкодов на одной продукции;
  • добавлять непосредственно из терминала новые товарные позиции в номенклатуру товароучетного ПО;
  • загружать шаблоны этикеток, формировать идентификаторы и отправлять их на печать с ТСД.

ПО DataMobile представлено в нескольких версиях: Стандарт, Стандарт PRO, Online Lite и Online. Каждая из них имеет свой набор функций, который соответствует предприятиям с определенными типовыми задачами. К примеру, для инвентаризации и анализа работы большого склада потребуется расширенная версия программы, в то время как для магазина формата «у дома» будет достаточно DataMobile Стандарт.

Кроме того, компания Сканпорт предлагает готовые решения для автоматизации учета алкогольной продукции — DataMobile ЕГАИС, маркированных товаров — DataMobile Маркировка, продукции с RFID-метками — DataMobile RFID.

Программные решения DataMobile и DM.Invent имеют параметрические настройки и не требуют от пользователя знаний основ программирования или других специфических навыков. Для того чтобы начать работать с ПО, достаточно поставить «галочки» возле нужных параметров и сохранить внесенные изменения.

Подскажем, какая версия DataMobile подойдет под ваш бизнес.

Какие программы и оборудование нужны для инвентаризации склада

Автоматизация учета ТМЦ на складе, в магазине, в торговом центре или на другом предприятии — это, по сути, замена ручной сверки идентификаторов продукции или ОС на их считывание и проверку при помощи мобильных устройств (ТСД, смартфонов, планшетов и пр.). Следовательно, только программного обеспечения для внедрения подобных решений будет недостаточно.

Если в целом рассматривать, как сделать инвентаризацию автоматизированной, то говорить нужно не только о специализированных программах, но и об оборудовании, которое позволит это ПО применять. Этапы внедрения системы автоматизированного учета ТМЦ:

  1. Создание БД. В базу данных вносят все объекты, которые подлежат учету на предприятии. Это могут быть как основные средства и малоценные товарные позиции, так и поступающая или производимая продукция.
  2. Маркировка. Если в компании еще нет базы данных маркированных ТМЦ, то именно нанесение идентификаторов на все нужные объекты будет самым трудозатратным этапом внедрения автоматизированного учета.
  3. Сканирование идентификаторов. На этом этапе нужно считать все штрихкоды или RFID-метки (если именно они используются для маркировки) и удостовериться, что фактическая информация соответствуют сведениям в БД.

Для того чтобы точно выполнить все перечисленные этапы, кроме сервера, на котором будет храниться база данных, понадобится ТСД или считыватель кодов, подключенный к смартфону или планшету, и принтер для печати этикеток (если используется штрихкодирование). Для работы с RFID-метками потребуются сами радиочастотные идентификаторы с предварительно внесенной в них информацией и специальные считыватели.

После создания базы данных и маркировки всех ТМЦ для считывания и работы с информаций нужно на ТСД или другое мобильное устройство установить специализированное ПО, которое будет сверять коды с информацией из БД.

Если на предприятии много однотипных объектов ОФ, то для их маркировки зачастую используют RFID-метки. Это позволяет за секунды считывать все радиочастотные идентификаторы с объектов в помещении и значительно экономить время при проведении инвентаризации.

Как выбрать программу для инвентаризации на устройство с ОС Андроид

Сначала нужно определиться, какое оборудование будет использоваться на предприятии. Только после этого переходить к поиску способного работать с выбранными устройствами ПО, которое облегчит и ускорит учет ТМЦ.

Одно из преимуществ программ для инвентаризации, устанавливаемых на устройства под управления ОС Андроид, — возможность применения как на смартфонах, так и на ТСД. Благодаря этому на начальных этапах работы компании вы можете приобрести лишь интересующее ПО и установить его на собственный мобильный телефон или планшет, а с развитием бизнеса — купить подходящий по параметрам ТСД на базе ОС Android и переустановить на него выбранный софт. В этом случае не придется два раза покупать ПО и после смены оборудования повторно разбираться в настройках нового приложения. При выборе софта обратите внимание на следующие характеристики:

  • Скорость и качество считывания штрихкодов. Учитывайте, что сканирование идентификаторов с помощью камеры смартфона занимает больше времени, чем при использовании ТСД и специальных считывателей.
  • Способ учета товарных позиций и объектов ОФ. Режим потокового сканирования предусматривает считывание идентификаторов с каждой единицы продукции или оборудования. Возможность ручного учета позволяет самостоятельно вводить количество идентичных товаров или основных средств.
  • Способ выгрузки собранной информации. При больших объемах работы важна простота и скорость обмена данными между ТСД или смартфоном, БД и товароучетной программой (при ее использовании). Кроме того, форматы файлов, с которыми работает каждый из программных элементов, должны совпадать.
  • Язык интерфейса. Даже если владелец бизнеса свободно говорит и читает на английском, приобретать все равно стоит русифицированное ПО. В противном случае велика вероятность, что ответственный за проведение инвентаризации сотрудник не сможет разобраться с управлением и настройкой программы.
  • Техническая поддержка пользователей. Важно, чтобы разработчики приложения предоставляли возможность связаться с ними по телефону, электронной почте или другим способом. Это облегчит настройку ПО и поможет оперативно решать проблемы, возникающие в процессе работы с новым софтом.

Если вы планируете использовать для ревизии ТМЦ смартфон с подключенным к нему внешним сканером, то убедитесь, что программа позволяет это сделать. Учитывайте, что некоторые продукты можно использовать только с USB-считывателями или со сканерами, подключенными через Bluetooth.

Стороннее ПО или инвентаризация в программе 1С: что лучше

1С — это многофункциональное ПО, предназначенное для автоматизации большинства бизнес-процессов как в крупных компаниях, так и на небольших предприятиях. Стоит учитывать, что инвентаризация — не основная функция в программе 1С, поэтому для не привыкших работать с ней, учет ТМЦ может быть весьма затруднителен.

Кроме того, 1С устанавливается на компьютер и может получать информацию с ТСД, смартфонов или другого оборудования (для его работы требуется свое специализированное ПО). То есть если планируете использовать мобильные терминалы или сканеры, подключенные к смартфонам, то понадобится софт, который позволит этим устройствам работать с маркированными товарами.

Вопрос о том, какое программное обеспечение лучше — стороннее ПО или 1С — с точки зрения инвентаризации некорректный. Если планируете собирать информацию об имеющихся ТМЦ в блокнот, а затем переносить ее вручную в товароучетное ПО (1С), то другие приложения не потребуются. Но для автоматизации инвентаризации с помощью ТСД, смартфонов или планшетов, все же придется выбрать приложение, которое позволит все делать автоматически.

Как проводится инвентаризация с использованием специализированных программ учета

Ревизия основных средств или товарных остатков при помощи ТСД, смартфона или планшета проводится одним из двух способов:

  1. По фактическому наличию. Ответственный сотрудник в программе на мобильном устройстве самостоятельно занимается формированием отчета об инвентаризации: составляет перечень имеющихся ТМЦ, вносит их количество и характеристики. По окончании ревизии документ передают бухгалтеру, который сверяет полученные сведения с данными в товароучетном ПО.
  2. По информации из товароучетной программы. На мобильный терминал загружают инвентаризационную ведомость и по ней проверяют наличие и состояние интересующих ТМЦ. В процессе сканируют штрихкоды с продукции или объектов ОФ и сверяют отображаемые на экране сведения с фактическими данными. Результаты (изменения технического состояния, количества и пр.) сразу вносятся в систему.

Второй способ предпочтительнее, так как позволяет точно знать, какие ТМЦ подлежат ревизии, и не пропускать нужные позиции при учете. Условно процесс проведения инвентаризации делят на несколько основных этапов:

  1. Выгрузка в ТСД каталога продукции или основных средств с отображением их количества, наименования, стоимости, характеристик (технических параметров, сроков годности, размеров, цвета и пр.).
  2. Настройка программы для проведения инвентаризации в соответствии с внутренними требованиями компании. Обычно нужна только при первом использовании мобильного терминала.
  3. Сканирование штрихкодов или RFID-меток. После считывания информации с идентификатора устройство издает звуковой сигнал и отображает на экране данные, соответствующие полученному коду.
  4. Внесение фактического количества ТМЦ, указание другой важной информации, которая требуется при ревизии подотчетных объектов на предприятии.

Полученные в ходе проведения инвентаризации данные можно сразу передавать в БД (по Wi-Fi) или выгружать единым файлом после окончания ревизии.

Преимущества использования программ контроля при инвентаризации на складах и предприятиях

Специализированные программы для ТСД и других устройств на базе ОС Android облегчают не только инвентаризацию склада, но и позволяют в разы сократить время на учет объектов ОФ в госучреждениях, торговых центрах и на промышленных предприятиях. Благодаря внедрению решений для автоматизации учета владельцы бизнеса:

  • экономят деньги на оплате сверхурочной работы сотрудников или привлеченных аутсорсинговых компаний;
  • не теряют прибыль из-за необходимости закрывать склад или магазин для ревизии продукции;
  • минимизируют количество ошибок при учете и исключают влияние человеческого фактора;
  • получают результат, полностью соответствующий действительности;
  • сокращают время на проведение инвентаризации и формирование отчетов.

Чтобы начать работу с ПО DataMobile или DM.Invent, не нужно проходить обучение или разбираться в особенностях программирования софта. Параметрическая настройка не требует особых навыков и предполагает, что пользователь сможет самостоятельно разобраться с функциями и возможностями приложения. При возникновении вопросов специалисты компании Сканпорт помогут быстро настроить ПО, а также расскажут, как наиболее эффективно использовать софт в условиях вашего бизнеса.

Подберем оборудование и ПО для вашего бизнеса!


Ссылки на материалы, законы, постановления, использованные в статье:

Рейтинг статьи

Добавить комментарий

Пожалуйста, оцените по 5 бальной шкале
Будьте в курсе!
Узнавайте первыми о наших новостях
Читайте также
Как сделать штрих код на товар самостоятельно: внутренняя идентификация и обязательная маркировка Как сделать штрих код на товар самостоятельно: внутренняя идентификация и обязательная маркировка

Как самостоятельно сделать штрихкод на товар. Какое оборудование и программы нужны, чтобы сделать маркировку на продукцию самостоятельно и бесплатно. Как сделать штрих код EAN 13. Как правильно сделать маркировку для товаров, прослеживаемых через «Честный ЗНАК».

GS1: все о системе стандартизации учета и штрихкодах GS1: все о системе стандартизации учета и штрихкодах

Зачем нужны и где используются штрихкоды. Международная система GS1 в России. Как применяется система GS1 для маркировки. ПО DataMobile для работы с кодами GS1.

Система маркировки товаров «Честный ЗНАК»: что это такое и как  с ней работать Система маркировки товаров «Честный ЗНАК»: что это такое и как с ней работать

Все о системе «Честный ЗНАК»: механизм работы, как подключиться к ней и подать заявку, какое оборудование необходимо для маркировки товаров. Перечень продукции, подлежащей обязательной маркировке.