Любой бизнес нуждается в автоматизации процессов учета. Магазины по продаже автозапчастей не исключение. Для оптимизации работы необходимо специальное программное обеспечение.
Конечно, можно по старинке делать все вручную. Но, во-первых, это выполнимо только в небольших торговых точках, во-вторых, приводит к проигрышу в сравнении с конкурентами, использующими автоматизацию, и лишает многих возможностей по экономии сил, времени, роста скорости и качества работы, дохода.
В статье расскажем о том, какие преимущества дает применение программы для автоматизации учета в магазине автозапчастей. Объясним, какая функциональность должна быть у такого ПО и как подготовиться к внедрению, чтобы оно принесло пользу.
Зачем нужна программа учета для магазина запчастей?
Программа для автоматизации учета в магазине по продаже автозапчастей (и для иномарок, и для машин российского производства) снимает часть нагрузки с персонала и увеличивает производительность труда, так как ускоряет и упрощает проведение рутинных операций. Снижается число ошибок сотрудников, потому что софт, как правило, содержит инструкции, подсказки и предупреждения о некорректном выполнении того или иного действия. Но это далеко не все плюсы.
Магазин автозапчастей или склад, где процесс учета не автоматизирован, сталкиваются с немалым количеством проблем:
- затянутые сроки оприходования поступившей продукции — до 1–2 недель;
- необходимость в большем количестве сотрудников для бесперебойной работы;
- долгое проведение инвентаризации «вручную», мешающее нормальному функционированию торговой точки;
- зависимость от опытных сотрудников.
Внедрение программы для автоматизации учета автозапчастей избавляет от перечисленных сложностей и делает работу с товарами прозрачной и легкой. Это касается не только магазинов, торгующих запчастями, но и автосервисов. Автоматизация повышает скорость обслуживания клиентов в ремонтных мастерских и обеспечивает порядок в складском учете, тем самым помогает организовать эффективное управление запасами (минимизацию излишков и своевременный заказ расходных материалов и деталей). Результат — стабильная и успешная работа автосервиса и увеличение прибыли.
Преимущества использования программы для автоматизации учета в автомагазине запчастей
Преимущества установки программы для автоматизации учета в магазине запчастей (как для иномарок, так и для отечественных авто) очевидны:
| Для руководителей и владельцев |
полный контроль наличия и движения товаров; предотвращение воровства; оптимизация количества сотрудников, мониторинг их работы; рост рентабельности продаж и конкурентоспособности торговой точки |
| Для продавцов |
легкий поиск нужных запчастей по товарной номенклатуре даже при огромном ассортименте продукции; ускорение обслуживания покупателей, решение проблемы очередей; снижение объемов бумажной работы, так как большинство операций фиксируется и оформляется в программе автоматически |
| Для персонала склада |
простота учета и поиска запчастей, их приемки, размещения и отгрузки; исключение пересортицы и потерь продукции (в том числе из-за истечения срока годности); быстрое проведение инвентаризации |
| Для менеджеров и бухгалтеров |
упрощение оприходования товаров; простое составление перечня автозапчастей для очередного заказа на основе анализа остатков; удобная организация и оптимизация документооборота, исключение несоответствий в складском и бухгалтерском учете |
Помимо этого, благодаря автоматизации учета появляется возможность оптимизировать закупки, высвободить часть оборотных средств и направить их на другие цели.
Каким требованиям должна отвечать программа для автомагазина?
Торговля запчастями имеет ряд особенностей, на которые нужно обращать внимание при выборе программы для автоматизации учета на складе:
- наличие большого числа аналогов деталей и их привязка к конкретной марке или модели автомобиля;
- сезонный спрос на отдельные категории товаров — особенно это касается шин и автохимии;
- работа с большим количеством поставщиков;
- при оприходовании автохимии, как правило, на баланс принимаются емкости большого объема, но впоследствии их содержимое реализуется на разлив;
- отличия в стоимости и единицах измерения у аналогичных товаров.
С учетом перечисленных нюансов программа для автомагазина запчастей должна обладать следующей функциональностью:
- поиск товаров по различным параметрам — наименованию, производителю, марке или модели авто, маркировке двигателя, кузова и т. п.;
- ведение учета ассортимента автомобильной химии в разных единицах измерения (литрах, бутылках, канистрах и пр.);
- интеграция с системой учета, которая используется в магазине, чтобы проведенные операции сразу отражались в общей базе данных, и было доступно оформление бухгалтерских проводок, отчетов, накладных и пр.;
- совместимость с онлайн-кассами, сканерами штрихкодов, ТСД, принтерами для печати этикеток, платежными терминалами;
- ведение учета в нескольких валютах и автоматическая конвертация по текущему курсу, если магазин работает с иностранными дилерами;
- организация номенклатурного справочника таким образом, чтобы быстро найти не только конкретную запчасть, но и подобрать совместимые детали, перекрестные товарные позиции, варианты замены и проверить наличие необходимых комплектующих в других магазинах торговой сети.
Товарная карточка должна содержать полную информацию о детали (наименование, фото, размер, артикул и др.), а ПО предусматривать возможность редактировать ее шаблон (набор отображаемых данных) и добавлять произвольные сведения (примечания, комментарии, ссылки).
Есть два варианта автоматизации:
- Адаптировать для этой цели уже используемую в автомагазине учетную систему, внеся в нее необходимые изменения.
- Купить готовое решение — специальное программное обеспечение, которое интегрируется с «товароучеткой» и имеет нужный набор функций.
Второй вариант предпочтительнее, потому что экономит время, силы и нервы и избавляет от ошибок, которые могут быть допущены в процессе «переделывания» стандартного софта. Намного проще и выгоднее купить готовое решение и сразу начать им пользоваться.
Автоматизация магазина автозапчастей с ПО DataMobile
Универсальное решение для автоматизации товароучета в магазине автозапчастей — программное обеспечение DataMobile. Оно устанавливается на ТСД и мобильные устройства с ОС Android и позволяет решать множество задач:
- идентифицировать товары и получать информацию об их местонахождении на складе;
- осуществлять приемку, отгрузку, перемещение и быструю инвентаризацию автозапчастей (без остановки работы магазина), контролировать остатки;
- мониторить ценники в торговом зале, выполнять мобильную переоценку и перемаркировку товаров;
- работать с онлайн-каталогом Rate&Goods* — получать сведения о продукции при сканировании ее штрихкода и автоматически заводить соответствующие карточки в базе 1С;
- вести учет товаров и товарных групп по серийным номерам;
- работать с упаковками и упаковочными листами;
- быстро собирать заказы и вести торговлю по образцам, фотографировать товары;
- заводить в учетной системе новые номенклатурные карточки и штрихкоды;
- печатать этикетки, упаковочные листы и отгрузочные документы на принтерах (стационарных, мобильных, сетевых);
- вести адресное хранение на складе (статическое и динамическое) и работать с документами на ТСД.
* Сервис может иметь ограничения для использования на территории РФ.
У ПО DataMobile гибкие настройки для бизнес-процессов. Их можно легко менять, не прибегая к помощи программиста. Достаточно отметить галочками необходимые опции.
Наш софт работает даже на смартфоне и совместим со всеми конфигурациями платформы 1C и другими учетными системами. При необходимости мы проведем его интеграцию с нетиповой «товароучеткой» и добавим в программу для автоматизации учета в магазине автозапчастей уникальные функции и инструменты, которые нужны именно вашему бизнесу — вы получите готовое решение для работы.
Есть четыре версии ПО DataMobile: «Стандарт», «Стандарт Pro», «Online Lite» и «Online». Они отличаются возможностями: чем старше версия, тем они шире. Благодаря этому можно подобрать оптимальное решение для любого магазина — от небольшой торговой точки с узким ассортиментом, где не требуются технические «навороты» (и, соответственно, нет нужды переплачивать за ненужные функции), до гигантской торговой сети, где не обойтись без сложных механизмов автоматизации.
При переходе на более «продвинутую» версию не придется покупать ее по полной цене — нужно лишь доплатить разницу. Обновления программы и помощь службы техподдержки — бесплатны.
К ПО можно подключить дополнительные модули. Например, если в ассортименте магазина есть шины и покрышки, то для автоматизации их учета предусмотрен модуль DataMobile Маркировка. Он предназначен для работы с продукцией, подлежащей обязательной маркировке. ПО загружается на ТСД и другие мобильные устройства на базе Android и позволяет работать с кодами маркировки (КМ):
- вводить их в оборот;
- получать, проверять и фиксировать информацию о товарах путем сканирования;
- выполнять сверку при приемке продукции;
- проводить сборку заказов, отгрузку, инвентаризацию;
- работать с товарами поштучно и по упаковкам и др.
Для автоматизации учета продукции, снабженной RFID-метками, отлично подходит модуль DataMobile RFID. Терминал с таким ПО с высокой скоростью обрабатывает большие объемы данных и распознает сотни меток в секунду.
Подготовка к внедрению программы учета для магазина автозапчастей и автосервиса
При внедрении программы для автоматизации учета в магазине автозапчастей и автосервисе важно понимать, что речь идет не просто о перекладывании выполнения ряда операций с человека на программу, а о создании единой упорядоченной системы — своеобразного конвейера, на котором данные будут оперативно обрабатываться и перемещаться между бизнес-процессами. И это должно выполняться логически согласованно и бесперебойно. Чтобы система работала эффективно и приносила пользу, нужно подготовиться. Об этом — подробнее.
Анализ бизнес-процессов перед внедрением программы для магазина запчастей
Бизнес-процессы в магазине, торгующем автозапчастями, можно условно разделить на следующие группы:
- основные — закупка и реализация товаров, сервисные услуги;
- вспомогательные — хранение, доставка запчастей;
- административные — складской, бухгалтерский и кадровый учет, управление персоналом;
- мероприятия, направленные на развитие бизнеса — обновление технического оснащения, совершенствование стратегии и т. д.
До начала автоматизации нужно проанализировать и разбить бизнес-процессы на этапы, пошагово расписать и визуализировать (с помощью схем и алгоритмов) последовательность действий персонала, необходимых для выполнения каждой задачи и получения конкретного конечного результата. И только когда на руках будет подробная схема, можно приступать к автоматизации. Это позволит увидеть, какие промежуточные звенья в рабочей цепи можно без ущерба убрать и таким образом получить дополнительные ресурсы (финансовые, человеческие, временные и пр.).
Один из ключевых процессов — товароучет. Он затрагивает все аспекты работы магазина и выступает основой для них. До начала его автоматизации нужно определить и описать все операции движения товара — приемка, отгрузка, сверка поступлений, размещение на складе, перемещение, продажа. На основе этого решить, какие функции в программе понадобятся и каким образом будет строиться логическая взаимосвязь и схема обмена данными внутри нее (между общей базой и терминалами сбора данных, учетными документами, формами, таблицами и т. п.).
Кроме того, требуется систематизировать должностные обязанности сотрудников. Это нужно для создания в программе набора ролей для них, списка полномочий и прав доступа к информации, постановки и контроля выполнения задач каждым специалистом.
Какое оборудование нужно для автоматизации магазина автозапчастей?
Для автоматизации склада и торгового зала понадобится специальное оборудование:
- Онлайн-касса, подключенная к ОФД (оператору фискальных данных).
- Компьютер, ноутбук или планшет для работы с программой складского учета и другим ПО, которое используется в магазине.
- Терминалы сбора данных, сканеры штрихкодов, RFID-считыватели.
- Принтеры для печати чеков и этикеток.
- Электронные весы для продаж на разлив и на развес.
- Денежный ящик.
- Мобильный терминал для приема оплаты от покупателей банковскими картами.
Устройства должны быть совместимы с программным обеспечением для автоматизации. Поэтому перед их покупкой не помешает проконсультироваться с разработчиками ПО. Во избежание повреждения или поломки оборудования устанавливать и подключать его должны только профессионалы.
Подведем итоги. Автоматизация учета в магазине автозапчастей и в автосервисе — это эффективный инструмент управления бизнесом, позволяющий быстро и безошибочно проводить операции с товарами на складе и в торговом зале, устранить организационные недостатки. Ее внедрение упрощает взаимодействие с поставщиками и клиентами, обеспечивает полный контроль за работой, способствует росту конкурентоспособности и прибыльности торговой точки.
Программа для автоматизации учета в магазине и на складе автозапчастей должна иметь необходимые возможности для работы с запчастями и автохимией, а также с обязательной маркировкой, если магазин торгует продукцией, которая прослеживается через систему «Честный ЗНАК». В ПО DataMobile реализованы все нужные функции. А если вашему бизнесу требуется решение для нетиповых задач, то наши специалисты его разработают и внедрят.
