Многие владельцы малого бизнеса в сфере розничной торговли продолжают вести учет товаров в тетрадях и в таблицах Excel, теряя часть прибыли из-за пересортицы, неэффективного планирования закупок, злоупотреблений и ошибок персонала. На рынке представлено огромное количество программных решений, которые позволяют избежать этих проблем и автоматизировать бизнес при минимальных затратах. Рассказываем, как выбрать лучшую программу для розничного магазина, чтобы навести порядок в учете и увеличить прибыль.
Зачем нужна программа автоматизации магазина
Программное обеспечение позволяет автоматизировать учет в розничной точке, облегчить работу персонала, сократить время на выполнение складских операций, минимизировать человеческий фактор и пересорт. Цель товароучета в любом магазине — повысить эффективность бизнеса. Для этого владелец, управляющий или бухгалтер торговой точки должен анализировать каждый шаг от поставки до продажи и принимать соответствующие решения:
- какие товары лучше исключить из ассортимента;
- когда и в каком объеме заказывать новую партию, чтобы обеспечить нужный запас и товар не залеживался на полках;
- с какими контрагентами сотрудничать;
- как организовать приемку и т. д.
В программе гораздо проще отследить информацию по каждому этапу товародвижения, чем на бумаге. Кроме того, это будет быстрее. Учет товаров в магазине делится на 4 вида, которые тесно связаны между собой, и каждый из них нуждается в автоматизации:
|
Оперативный |
Ведется для отслеживания работы за короткий период: день, неделю или месяц. Показывает текущий баланс, а также фактические запасы на складе, что позволяет своевременно сделать закупки |
|
Бухгалтерский |
Обеспечивает непрерывный сбор и обработку данных о хозяйственной деятельности и финансах магазина |
|
Статистический |
С его помощью можно следить за результатами деятельности магазина за длительный период (квартал, полугодие, год), прогнозировать доходы и расходы |
|
Складской |
Предполагает учет товаров и материальных ценностей. Позволяет следить за остатками, регулировать ассортимент, обеспечивать прилавки нужными товарами и избавляться от неликвида |
Все виды учета можно вести в одной программе. Например, «1С: Бухгалтерия» предусматривает урезанный набор функций и для складского товароучета. В торговых сетях бухгалтерский учет по всем точкам можно вести в головном офисе, а оперативный и складской — по каждому магазину в локальных программах.
Важно! Владельцы ларьков, «островков» в ТЦ и других мелких точек обычно фиксируют данные в тетрадях, небольшие магазины — в Excel или облачном сервисе с ограниченным набором инструментов. Крупные торговые предприятия зачастую устанавливают коробочные версии товароучетного ПО с расширенной функциональностью.
Программа для ведения учета в магазине — решение гораздо удобное и надежное, чем амбарная книга или тетрадь, карандаш и калькулятор. Затраты на покупку, внедрение и обслуживание товароучетного софта неизбежны, но они полностью окупаются, независимо от масштаба бизнеса и формата торговли.
Учетная и торговая программа для магазина: в чем отличия
Программы для автоматизации магазина, в которых ведется статистический, оперативный, бухгалтерский и складской учет, относятся к категории ПО back office (бэк-офис). Этот софт содержит товарную базу (справочник). В нем формируются первичные документы и фиксируются все операции по товародвижению:
- поступление продукции;
- учет на складе (размещение в местах хранения);
- выбытие (продажа, порча, кража, списание или возврат поставщику);
- подсчет остатков (инвентаризация).
Правильное внедрение и использование программы для магазина позволяет поддерживать соответствие остатков (указанных в ПО) и фактических запасов на складе. Для ведения товарного и бухучета применяется стандартный алгоритм. При использовании ПО он выглядит следующим образом:
- оприходование поступившего товара;
- отправка и размещение продукции на складе с формированием торговой наценки;
- передача товара со склада в магазин с созданием первичного документа ТОРГ-12;
- отражение данных о реализации (автоматически через онлайн-кассу, интегрированную с «товароучеткой»);
- закрытие смены;
- проверка и корректировка остатков.
Алгоритм может меняться в зависимости от системы налогообложения, способа организации бухучета и других факторов.
Кроме бэк-офиса, в магазинах используется кассовое ПО (фронт-офис). И если первое — это вопрос удобства и личного выбора предпринимателя, то применение онлайн-кассы (на которой установлен соответствующий софт) — обязательная мера в соответствии с ФЗ № 54 для подавляющего большинства розничных продавцов.
Расчеты с покупателями автоматизируются с помощью ККМ. Она фиксирует завершающий этап товародвижения — выбытие. Торговая (кассовая) программа для магазина устанавливается непосредственно на сам аппарат и выполняет базовые операции в соответствии с законом. При необходимости и наличии средств можно приобрести «продвинутое» ПО с расширенной функциональностью или подключить дополнительные опции (приложения). Такие программы умеют работать с отложенными чеками, принимать смешанную оплату (картой и наличными), делать скидки на отдельные позиции и весь чек, работать с маркированными товарами и алкоголем.
Как выбрать программу для ведения учета товара в магазине
Программу для розничного магазина следует выбирать с учетом формата торговли, объема продаж, налогового режима и других особенностей бизнеса. Рассмотрим основные факторы, которые следует учесть при покупке программного обеспечения:
- Поддерживаемые операции. Для мелкой розницы может быть достаточно прихода и расхода. Программа для сетевых магазинов должна содержать инструменты для ценообразования (формирования розничных цен, применения скидок и т. д.), аналитики продаж и др.
- Наличие круглосуточной технической поддержки, стоимость внедрения и сопровождения.
- Дополнительные программные опции. Для среднего и микробизнеса выгоднее приобрести «товароучетку» со встроенными модулями для CMS, логистики и других процессов, чем покупать отдельные программы.
- Сетевые возможности. Если у предприятия есть несколько складов в разных локациях, вести учет по всем точкам удобнее в облачной программе.
- Наличие полнофункциональной демоверсии. Разработчики коробочных ПО перед покупкой лицензии предлагают пользователям пробный период для тестирования софта. Для облачных решений тоже действует такая услуга. В течение бесплатного периода клиенты могут оценить возможности расширенного тарифа.
- Открытый API, позволяющий дорабатывать ПО под меняющиеся потребности бизнеса.
Также при покупке программы нужно обращать внимание на интерфейс: насколько он прост и интуитивно понятен, требует ли специальных навыков и знаний. От этого фактора зависят скорость освоения программы персоналом и затраты на обучение работе с ней.
Виды программ для учета товаров в магазине
Программы back-office бывают двух видов: коробочные и облачные. Первые устанавливаются на ПК и требуют покупки лицензии. Вторые запускаются в браузере, а пользователь ежемесячно вносит абонентскую плату согласно тарифу.
|
ПО |
Плюсы |
Минусы |
|
Коробочное |
Возможность доработки под конкретные задачи |
Привязка к одному рабочему ПК |
|
Расходы на покупку и внедрение быстро себя окупают |
Затраты на услуги программистов (на внедрение и регулярное обслуживание) |
|
|
При покупке лицензии пользователи получают софт в личную собственность |
Можно установить не на любой компьютер, есть определенные требования к «железу» |
|
|
Расширенная функциональность |
Все данные хранятся на компьютере, есть риск потери баз при поломке техники. Нужно постоянно делать резервные копии |
|
|
Работа без подключения к интернету |
||
|
Облачное |
Минимальные расходы на этапе внедрения |
Невозможно работать без интернета |
|
Несколько тарифов с минимальной и расширенной функциональностью под любой бюджет |
Выбор функций ограничен тарифом. Пользователи не могут дорабатывать сервис под себя |
|
|
На старте нужен только ПК с выходом в интернет |
Через год или раньше сумма ежемесячных выплат сравняется со стоимостью коробочной программы, но во втором случае ПО находится в личном пользовании, а в первом — клиент продолжает вносить абонентскую плату |
|
|
Хранение данных в «облаке» |
||
|
Автоматические обновления |
||
|
Обслуживание ПО уже входит в стоимость тарифа |
Для внедрения облачного сервиса подойдет любой ПК, ноутбук и даже смартфон с доступом к интернету. Владелец бизнеса может удаленно контролировать работу из любой точки, для этого ему нужно просто авторизоваться в личном кабинете.
Коробочные программные продукты для крупной розницы
Самое популярное решение в этом сегменте — продукты фирмы «1С». Расширенный набор инструментов для ведения учета в рознице реализован в нескольких конфигурациях, например, «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация», «Управление предприятием». Стандартные возможности программы для учета в магазине:
- управление продажами (формирование планов, номенклатуры, возврата товаров и т. д.);
- ведение складского учета, выявление излишков и недостач;
- формирование первичной документации (актов поступления и реализации), договоров;
- получение справочной информации: баз партнеров, клиентов, товарной номенклатуры и др.;
- взаимодействие с клиентами;
- планирование закупок в соответствии с графиком;
- взаиморасчеты с поставщиками;
- оформление документации для налоговой.
Учетные программы для магазина могут содержать дополнительные функциональные блоки. Например, модуль CRM позволяет вести учет заказов и сделок с клиентами, контролировать условия обслуживания, узнавать причины отмены заказов. Блок управления маркетингом предполагает учет:
- цен на товары и услуги;
- условий предоставления скидок;
- цен конкурентов;
- карт лояльности;
- графиков оплаты.
Некоторые программы, например «1С: Розница», совмещают в себе урезанный набор функций для склада и рабочее место кассира (РМК). Комбинированный софт можно использовать как для ведения товароучета, так и для автоматизации расчетов с покупателями (с выполнением всех кассовых операций). Такой вариант подойдет для небольших магазинов, где на одном рабочем месте бэк-офис можно совместить с фронт-офисом.
Программа для розничной торговли для маленького магазина
Облачные сервисы уступают коробочным решениям в функциональности, зато позволяют начать автоматизацию учета при ограниченном бюджете. Некоторые производители онлайн-касс вместе со своим оборудованием предлагают пользователям доступ к веб-сервисам, позволяющим вести простой товароучет, работать с программами лояльности и ценообразованием, формировать статистическую и аналитическую отчетность.
Примечание. Облачный сервис подойдет начинающим ИП, которые не могут на старте вложиться в полнофункциональную «товароучетку». Это оптимальный вариант для владельцев магазинов формата «у дома», павильонов в ТЦ, бутиков.
Для микробизнеса может быть достаточно базового тарифа с минимальной функциональностью. Доступных возможностей достаточно, чтобы всегда быть в курсе, какие товары продаются лучше, есть ли запасы на складе, что нужно заказать в первую очередь и т. д.
DataMobile — программа для автоматизации учета в магазине
Кроме программ бэк-офиса и кассового софта, для комплексной автоматизации магазина мы рекомендуем использовать приложение DataMobile. Оно позволяет упростить и ускорить любые бизнес-процессы в рознице, где требуется сканировать и обрабатывать штрихкоды на товарах: приемку, инвентаризацию, отгрузку, сбор заказа, размещение на складе, переоценку в магазине. Кроме того, приложение связывает товароучетную программу с мобильной инфраструктурой: терминалами сбора данных, сканерами и смартфонами, которые используют сотрудники складов и торговых залов для учета по штрихкодам.
Автоматизация с ПО DataMobile
Приложение интегрируется с любыми версиями 1С без установки вспомогательных библиотек и справочников. Софт можно установить на ТСД или смартфон на Android и подключить к «товароучетке» в режиме офлайн или онлайн.
Для выполнения складских операций пользователь создает документ прямо на ТСД или получает готовое задание из 1С или другой товароучетной системы. Приложение позволяет выполнять приемку, инвентаризацию и другие задачи в разы быстрее, чем это делается вручную. Пользователи DataMobile могут редактировать этикетки на ТСД и отправлять их на печать на мобильные и стационарные принтеры.
Функциональные возможности ПО DataMobile
Благодаря приложению можно выполнять следующие операции:
- формировать учетные документы на ТСД по заданным шаблонам из 1С;
- идентифицировать товар по штрихкоду;
- без «зависаний» работать с большими базами (более 300 000 номенклатурных позиций);
- вести адресный учет по ячейкам;
- создавать упаковочные листы;
- работать с серийными номерами;
- заводить новые карточки товаров с описанием и штрихкодами;
- печатать этикетки для маркировки остатков, отправляя задания на мобильный принтер по Bluetooth.
Программа может функционировать в режиме online. Связь с учетной системой осуществляется напрямую без файлов, промежуточных баз и каталогов обмена. При изменении документа на ТСД он автоматически обновляется и в «товароучетке».
На ПО DataMobile доступна подписка в облачном сервисе DMcloud. Он содержит полный набор функций приложения и позволяет автоматизировать товароучетные процессы без значительных затрат. Через личный кабинет сервиса удобно управлять лицензиями DataMobile, продлевать их срок и переносить на другие устройства.
Программа подойдет и для небольшого магазина, и для розничной сети. Из четырех версий софта — Стандарт, Стандарт PRO, Online Lite, Online — можно выбрать вариант с оптимальной функциональностью с учетом бюджета и конкретных задач. Для настройки ПО не требуются специальные знания и навыки программирования: достаточно отметить «галочками» нужные операции. В любой момент можно перейти на старшие версии софта, доплатив разницу в цене.
К DataMobile можно подключить программные модули Маркировка, ЕГАИС, RFID и Конструктор. Они позволяют работать с разными товарами и госсистемами без покупки дополнительного ПО. Обновления и техподдержка предоставляются бесплатно.
Смотрите наш краткий обзор функционала программного обеспечения для маркировки DataMobile:
Как внедрить программу учета в розничном магазине и какое оборудование для этого нужно
После того как вы выбрали и протестировали товароучетную программу, необходимо приобрести лицензию. Для внедрения облачного сервиса достаточно зарегистрировать личный кабинет на сайте оператора и оплатить выбранный тариф.
После установки ПО необходимо ввести реквизиты компании, настроить параметры учета, заполнить справочник товаров, интегрировать софт с периферийными устройствами. Чтобы внедрить автоматизированный учет в магазине, одним программным обеспечением не обойтись. Потребуется и соответствующее оборудование:
- Кассовые аппараты. В зависимости от формата торговли можно использовать компактные мобильные и кнопочные кассы, смарт-терминалы и POS-системы на базе фискальных регистраторов.
- Сканеры штрихкодов. Для учета товаров по 1D-штрихкодам подойдет линейный или многоплоскостной лазерный считыватель. Для работы с маркированной и алкогольной продукцией требуется фотосканер (2D-имиджер).
- Терминалы сбора данных. Выполняют сразу несколько функций: сканируют и обрабатывают штрихкоды, хранят их в своей памяти и отправляют в «товароучетку» через специальное приложение (например DataMobile).
- Прайс-чекеры. Идентифицируют товар по штрихкоду, сотрудники магазина и покупатели видят информацию на экране. Для работы микрокиоска можно использовать программу DM.Прайсчекер. Она позволяет добавлять, редактировать информацию о товарах, воспроизводить мультимедийные файлы, показывать сведения об акциях и многое другое.
Особое внимание следует уделить обучению сотрудников работе с ПО. Коробочные программы, например 1С, могут потребовать специальных знаний и навыков, особенно если речь идет о бухгалтерском учете.
Результаты внедрения программы для розничного магазина
Результаты автоматизации учета с помощью ПО зависят от конкретного предприятия и эффективности внедрения софта. Мы выделим общие цели, которых позволяет достичь применение программы для розничного магазина:
- Сокращение воровства и минимизация влияния человеческого фактора. С помощью программы можно быстро найти причину недостачи и отследить, какой сотрудник допустил ошибку.
- Систематизация закупок. С помощью программы предприниматель контролирует остатки и точно знает, когда заказывать новую партию.
- Деньги не «заморожены» в складских запасах. Автоматизированный учет позволяет эффективно планировать закупки. Продукция не залеживается, оборотные средства работают, а не «зависают» на складах в виде нераспроданных излишков.
- Подготовка бизнес-процессов к работе с товарами, подконтрольными системе «Честный ЗНАК». К 2024 году правительство планирует распространить обязательную маркировку на все товарные группы. Вести их учет на бумаге невозможно, поэтому внедряя программу товароучета сейчас, предприниматели упрощают для себе переход на маркировку в будущем.
Наша компания предлагает услуги комплексной автоматизации магазина на базе программы DataMobile. Мы подберем нужную версию софта, настроим его и интегрируем с товароучетной программой. Также у нас вы можете приобрести любое оборудование для автоматизации учета на складе и в магазине под ключ и без переплат за ненужные опции. Закажите звонок и получите бесплатную консультацию!
