Оформление поступления продукции относится к рутинным процедурам учета. При этом процесс приемки товара на склад часто сопровождается ошибками. В поступившей партии могут оказаться просроченные и бракованные изделия, количество может не совпадать с данными в накладной.
Чтобы предотвратить убытки компании, складской персонал обязан делать все в точном соответствии с правилами приемки товара. Объясним, как специализированный софт, установленный на терминал сбора данных, поможет правильно принять продукцию и избежать просчетов.
Процесс приемки товара на склад: основные проблемы
Ошибки учета случаются вне зависимости от того, с какой продукцией работает компания. Как правило, при поступлении товара на склад персонал совершает одни и те же просчеты, которые можно назвать типовыми. Они ведут к тому, что процесс приемки занимает много времени, ресурсы компании используются нерационально. К типовым недочетам можно отнести:
- несоответствие поступившей продукции сведениям о ней в документах;
- ошибки при пересчете товара при приеме по количеству;
- оприходование позиций, которых нет в накладной;
- прием на склад продукции ненадлежащего качества, бракованных изделий либо товара с истекшим сроком годности.
Практика показывает, что такие ошибки повторяются вновь и вновь на разных складах независимо от особенностей работы компании. Недочеты так или иначе связаны с влиянием человеческого фактора, снижением внимания и усталостью персонала и т. п. Причины ошибок, в сущности, одни и те же. Это:
- плохая организация бизнес-процессов;
- неправильное планирование работы персонала;
- недостаточная квалификация сотрудников склада;
- нарушение утвержденных регламентов приемки;
- расхождение фактических остатков с данными в базе «1С».
Упорядочить процесс приемки товара на склад и нивелировать ошибки персонала можно при помощи автоматизации. Расскажем, какие преимущества в работе она обеспечивает.
Чем поможет автоматизация приемки товара на склад
Применение ручного труда в складских операциях часто ведет к ошибкам. Например, утомительный подсчет поступившей продукции при приеме по количеству. С внедрением автоматизации оформление пришедшего товара проводится намного более точно. Другой важный фактор — существенное сокращение времени выполнения операций. Это происходит потому, что большинство действий производится автоматически. Доля ручной работы, качество которой зависит от внимания и сосредоточенности сотрудников, резко снижается.
Для достижения такого эффекта применяют мобильные компьютеры — терминалы сбора данных. Их работу обеспечивает специализированный софт. Основная задача такого ПО — собрать информацию со штрих-кодов на этикетках продукции и отправить данные в «1С».
Как выбрать программу для приемки товара на склад
Система автоматизации основана на обмене данными между ТСД и учетным ПО, как правило — «1С». Такое взаимодействие обеспечивает специализированный мобильный софт, установленный на терминал сбора данных. При выборе приложения для ТСД на склад необходимо обратить внимание на такие параметры;
- совместимость с версиями «1С» и другими учетными программами;
- набор функций;
- легкость запуска и адаптации;
- простота освоения программы;
- особенности лицензирования;
- сервис технической поддержки и др.
Если предстоит вести складской учет продукции с обязательной маркировкой, необходимо, чтобы мобильная программа была способна к такой работе. Понадобится также ТСД с функцией считывания двумерных штрих-кодов Data Matrix. Они применяются для маркировки товаров, контроль за движением которых производится через систему «Честный ЗНАК».
Программа DataMobile: особенности и преимущества
Приложение разработано для автоматизации операций с товаром на складах и предприятиях оптовой и розничной торговли. DataMobile легко установить на любой ТСД на Android. Кроме приемки товара на склад, о которой расскажем позже, софт поможет в решении ряда других задач:
- проведение инвентаризации склада по заданию или по факту;
- комплектация заказов;
- перемещение товара на другой склад;
- организация адресного хранения;
- проверка ценников в магазине и др.
Софт легко адаптируется к бизнес-процессам предприятия без помощи программистов, а также отличается простотой интеграции с «1С» и другими системами учета. Пользователям предоставляется бесплатная техническая поддержка.
Мобильная программа DataMobile доступна в 4 версиях, от минимального набора функций до расширенного, включающего опции для работы в режиме онлайн. Отдельно можно приобрести дополнительные программные модули:
- Маркировка — служит для работы с продукцией, прослеживаемой через «Честный ЗНАК», табачными изделиями и алкоголем.
- RFID — применяется для учета товара по радиочастотным меткам.
Дополнительные программные продукты позволяют расширить функциональность DataMobile. Для первого из модулей понадобится мобильное устройство, способное распознавать двумерные штрих-коды обязательной маркировки, для второго — оснащенное RFID-считывателем.
Как происходит приемка товара на склад с DataMobile
Софт помогает оперативно сверять номенклатуру и количество фактически пришедшей на склад продукции со сведениями в накладной. Достаточно отсканировать штрих-код с этикетки изделия, необходимые изменения будут внесены в документ приемки автоматически. Кратко перечислим выгоды, которые дает применение DataMobile при приемке товара на склад:
- ошибки сводятся к минимуму, так как все операции, кроме сканирования штрих-кодов, производит программа;
- не требуется привлекать много сотрудников;
- время приемки сокращается в 3–5 раз;
- складские остатки находятся под контролем, компания обладает полной информацией о количестве и номенклатуре;
- упаковочные листы можно создавать непосредственно на ТСД.
Мобильный софт DataMobile помогает обходиться без ошибок при приеме товара на склад за счет снижения роли человеческого фактора. Кроме того, происходит значительная экономия времени. Расскажем на примере, как оформить поступление продукции на складе с помощью мобильного приложения. Чтобы начать работу, надо авторизоваться.
Откроется дашборд, на котором отображены основные функции софта.
Приемка товара на склад производится с помощью документа, созданного по заданному шаблону (находится в разделе «Поступление товаров»).
Ориентироваться в интерфейсе программы легко и просто. Новые документы выделены красным цветом, указано структурное подразделение компании и время создания.
Для приемки продукции на склад по количеству надо сканировать штрих-коды с поступившего товара.
Каждое считывание идентификатора с этикетки продукции увеличивает число единиц позиции на одну штуку. Кроме сканирования штрих-кода, количество можно изменить через ручной ввод цифр с помощью клавиатуры.
После внесения изменений нажимаем кнопку «Принять».
Количество сходится, цвет изменился на зеленый. Можно переходить к следующей позиции.
После обработки всех товаров документ надо отправить в «1С». Для этого следует нажать кнопку «Выгрузить».
Теперь он не отображается в списке активных заданий.
Переданные в «1С» документы можно увидеть в интерфейсе приложения DataMobile с помощью фильтра «Выгруженные».
Приемка маркированного товара с DataMobile
При подключении дополнительного программного модуля приложение поддерживает функцию приемки товара с обязательной маркировкой. В настройках шаблона в «1С» необходимо выбрать на соответствующей вкладке одну из опций в пункте «Сканирование EAN». Она установит последовательность распознавания товара. В зависимости от выбора опции, штрих-коды EAN будут сканироваться до кодов маркировки, после них или в автоматическом режиме.
При поступлении разнородной продукции в одной партии можно использовать опцию «Только маркируемые товары». При ее выборе выгруженное на ТСД задание на приемку будет включать только позиции с кодами маркировки.
После выгрузки задания на ТСД сканируем данные с этикеток.
При этом приложение записывает и штрих-коды, и коды маркировки. Проверить, какая информация о товаре зафиксирована, можно при помощи фильтра «Выполнено».
В открывшемся списке отображены отсканированные штриховые идентификаторы EAN и коды маркировки.
В остальном процесс оформления поступления аналогичен обычной процедуре.
Так приемка товара на склад с ТСД проходит быстро и с минимальными усилиями. Необходимо лишь отсканировать штрих-коды со всей поступившей продукции. Применение ТСД с установленным специализированным ПО позволяет ускорить бизнес-процесс приемки товаров на склад и избежать стандартных ошибок, вызванных действием человеческого фактора.
