Ошибки в учете активов приводят к серьезным проблемам — от финансовых потерь до штрафов со стороны контролирующих органов. Поэтому инвентаризация ОС — обязательный процесс для производственных и коммерческих предприятий, позволяющий эффективно управлять имуществом и поддерживать актуальность информации в бухгалтерских документах. Современные технологии помогают упростить «ревизию», сократить ошибки и ускорить сверку отчетных данных с фактическими. Разберем, как организовать инвентаризацию, какие преимущества дает автоматизация и как выбрать подходящее решение для учета имущества.
Порядок проведения инвентаризации основных средств
Финансово-имущественное положение компании, ее обязательства и активы отражаются в бухгалтерской отчетности. К последним относят материальные средства, используемые предприятием для получения прибыли. Это здания, станки, производственные линии, мебель, офисная техника. Учет основных средств помогает:
- Оценивать балансовую стоимость имущества компании.
- Контролировать состояние активов, планировать их замену и ремонт.
- Избегать ошибок в бухгалтерской и финансовой отчетности.
- Выявлять хищения, порчу имущества.
- Рассчитывать себестоимость производимой продукции.
Инвентаризация ОС позволяет установить фактическое наличие имущества, оценить его состояние и сравнить с данными бухгалтерского учета. Согласно Приказу Минфина РФ от 13.01.2023 № 4н*, компании имеют обязательство выполнять пересчет основных средств 1 раз в 3 года. «Ревизия» может проводиться внепланово, например, при смене материально ответственных лиц или по факту кражи имущества. Рассмотрим основные этапы инвентаризации.
- Назначение ответственных за проведение инвентаризации. Это могут быть сотрудники бухгалтерии, представители администрации.
- Определение перечня объектов учета. Составляют инвентаризационную опись, куда включают все основные средства, находящиеся на балансе предприятия.
- Проведение фактической проверки. На этом этапе работники пересчитывают ОС и записывают информацию о наличии объектов и их состоянии в инвентаризационную опись.
- Сопоставление информации. Полученные сведения сравнивают с данными бухгалтерского учета, выявляют неучтенные активы, устанавливают причины расхождений (ошибки, порча имущества, кражи).
- Оформление результатов инвентаризации. Составляют сличительную ведомость с подробной информацией о каждом объекте. При выявлении недостачи или излишков — акты о результатах инвентаризации.
На основании оформленных документов бухгалтерия вносит изменения в учетные регистры. При обнаружении недостачи проводят списание, а неучтенное имущество оприходуют.
Как автоматизация упрощает учет имущества компании
При проведении инвентаризации основных средств возможны два подхода:
- Ручной способ — работники проводят проверку основных средств и заполняют бумажные инвентаризационные документы. Этот метод требует много времени и не исключает ошибок.
- Автоматизированный способ — используется специальное оборудование и специализированная программа для инвентаризации основных средств.
В основе автоматизации — идентификация предметов по штрих-кодам или RFID-меткам. Мебель, производственное оборудование, оргтехнику и другие ОС маркируют стикерами с уникальными «номерами», в которых зашифрована информация об активе, МОЛ, месте хранения.
Для обработки штрих-кодов или радиометок используют терминалы сбора данных или RFID-считыватели. На мобильное устройство устанавливают софт, например, DM.Invent. Приложение интегрируют с «1С». Для проведения инвентаризации достаточно отсканировать штрих-код или радиометку. Автоматизация учета имущества дает такие преимущества:
- Быстрое формирование инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.
- Автоматическая идентификация основных средств с помощью ТСД или RFID-считывателя.
- Исключение ошибок, связанных с человеческим фактором.
- Снижение трудозатрат.
- Повышение точности результатов проверки.
Таким образом, процесс проведения инвентаризации основных средств с мобильным устройством и приложением DM.Invent обеспечивает оперативное получение результатов при минимальных финансовых и временных затратах.
Как проводится инвентаризации основных средств с программой DM.Invent
DM.Invent разработано с учетом специфики управления основными фондами предприятий и помогает быстро проводить их инвентаризацию. Приложение поддерживает работу с радиометками, что позволяет идентифицировать ОС на расстоянии, без необходимости прямого визуального контакта. Для работы с ними нужно подключить дополнительный программный модуль RFID, который нужен, чтобы:
- Кодировать теги и привязывать их к предметам.
- Одновременно сканировать метки со множества объектов.
- Проводить инвентаризацию активов на открытых площадках и больших территориях.
- Быстро находить нужные ОС с помощью визуальной шкалы дальности.
Провести «ревизию» активов с DM.Invent можно двумя способами: по заданию из «1С» или с нуля. В первом случае на ТСД выгружают данные из товароучетной системы и в процессе инвентаризации выполняют сверку с документом. Во втором — с помощью приложения производят пересчет ОС, а затем отправляют сведения в единую базу. Для примера рассмотрим порядок инвентаризации по штрих-кодам согласно заданию:
1. Ответственный сотрудник авторизуется в приложении, выбирает шаблон «Инвентаризация ОС». Внутри него — задание, выгруженное из «1С» с указанием объектов, мест их хранения и материально ответственного лица.
2. Оператор сканирует штрих-коды с ОС из задания. Позиции, добавленные в документ, выделяются зеленым цветом.
3. Если сотрудник отсканирует код с объекта имущества, у которого другое место хранения или МОЛ, то софт сообщит об этом, выделив позицию красным цветом.
Если необходимо, в процессе инвентаризации меняют МОЛ или проводят списание, указав причину. Приложение позволяет сфотографировать актив и прикрепить снимок к карточке объекта.
4. После выполнения задания пользователь завершает работу с документом и выгружает данные в «1С», где формируется инвентаризационная ведомость.
Пересчет основных средств с нуля проводится аналогично, только документ инвентаризации создают непосредственно на мобильном устройстве.
Почему программа DM.Invent — лучший выбор для учета имущества и инвентаризации основных средств
DM.Invent— лицензионное мобильное приложение, разработанное специально для проведения инвентаризации основных средств. Это программное решение для учета активов подходит производственным предприятиям, государственным учреждениям и коммерческим компаниям. Софт входит в Единый реестр российского ПО. Возможности программы:
- Проведение инвентаризации имущества в кратчайшие сроки.
- Создание форм инвентаризации на мобильном устройстве.
- Списание активов с указанием причины.
- Фотофиксация поломки.
- Изменение МОЛ или местоположения объекта.
- Сравнение учетных данных и фактического наличия имущества в реальном времени.
- Отправка задания печати этикеток со штрих-кодами или RFID-метками для маркировки объектов учета.
Наша программа для ТСД обладает рядом преимуществ перед аналогичными продуктами:
- Совместимость с учетными системами «1С:Бухгалтерия», «1C:Управление производственным предприятием», «1C:Бухгалтерия государственного учреждения» и другими конфигурациями «1С» без драйверов.
- Параметрическая настройка приложения — установка «флажков» для выбора нужных функций.
- Интуитивно понятный интерфейс.
- Гибкое ценообразование. Можно купить лицензию или оформить подписку (на 1, 6, 12 месяцев) в облачном сервисе.
- Бесплатная техническая поддержка пользователей.
С приложением DM.Invent проведение инвентаризации становится простой и быстрой процедурой — можно выполнить выборочную проверку активов в любой момент, не дожидаясь ежегодной «ревизии».
Ссылки на нормативные правовые акты, упомянутые в статье:
- * Приказ Минфина России от 13.01.2023 № 4н «Об утверждении Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 28/2023 "Инвентаризация"».
