В соответствии с п. 27 Положения по ведению бухучета, инвентаризация ОС (основных средств) должна проводиться 1 раз в 3 года, а также при смене ответственных лиц, ликвидации и реорганизации предприятия, при установлении фактов хищения, после чрезвычайных ситуаций и стихийных бедствий. Учет имущества — один из этапов подготовки годовой бухгалтерской отчетности, результат которого влияет на сумму начисляемых налогов. Если Федеральная налоговая служба выявит наличие ошибок в акте инвентаризации, то, вероятно, что недостоверной признают всю поданную документацию.
Чтобы упростить инвентаризацию объектов ОС и сократить количество ошибок при ее проведении, целесообразно автоматизировать этот процесс. Такое решение позволит ускорить работу персонала и свести к минимуму количество ошибок, причина которых — человеческий фактор.
.png)
Как проводят инвентаризацию основных средств
Порядок проведения инвентаризации основных средств регламентируется методическими указаниями, утвержденными Приказом Министерства финансов РФ № 49 от 13.06.1995*. Согласно ему, до начала работы инвентаризационной комиссии должны быть:
- Подготовлены документы по предыдущей ревизии: карточки, книги, описи и прочее.
- Подписан приказ об утверждении инвентаризационной комиссии и сроках проведения работ.
- Собрана документация на имущество, переданное или принятое компанией на баланс, в том числе и обязательства по аренде.
- Проверено наличие и целостность технической документации на объекты, подлежащие инвентаризации.
В ходе проведения учета ОС комиссия, собранная на основании внутреннего приказа компании, осматривает имущество и вносит в опись наименование, назначение, характеристики и инвентарные номера. Документ подписывает материально ответственное лицо (МОЛ), подтверждая тем самым, что проверка активов проходила в его присутствии. МОЛ не может взять на себя обязательства по проведению инвентаризации.
После подписания описи всеми членами комиссии фактические данные сравнивают с учетной информацией, а расхождения фиксируют в сличительной ведомости. В ней отображают не только количественные, но и качественные различия, в том числе изменения технического состояния и балансовой стоимости объектов.
Инвентаризация — монотонная и трудоемкая работа, требующая от сотрудников повышенной внимательности и точности. Поэтому зачастую причиной ошибок становятся усталость и рассеянность ответственных лиц. Минимизировать неточности при учете ОС и снизить нагрузку на персонал поможет мобильное устройство на Android с предустановленным специальным ПО, таким как DM.Invent.
.png)
Как упростить и ускорить учет имущества на предприятии с DM.Invent: возможности ПО
DM.Invent — программный продукт российской разработки. Предназначен для проведения инвентаризации ОС в частных и государственных компаниях. Позволяет вести учет имущества в полном соответствии с установленным порядком и в режиме реального времени сопоставлять отраженные в бухгалтерских отчетах данные с фактическими.
По сравнению с бумажным вариантом, сверка с помощью DM.Invent занимает значительно меньше времени, помогает минимизировать ошибки и исключить расхождения между сведениями, указанными в документах, и фактическим наличием. Возможности программы:
- учет основных средств по штрихкодам или RFID-меткам;
- ввод необходимых параметров, в том числе назначение МОЛ, местоположение имущества, фотофиксация причин его списания;
- просмотр план-факта инвентаризации в режиме реального времени;
- списание бракованного имущества с выбором причины из имеющегося перечня;
- создание маркировочных этикеток и отправка их на печать;
- работа с малоценными основными средствами;
- многопользовательский доступ — каждый сотрудник входит под своими учетными данными (логином и паролем).
ПО DM.Invent обладает интуитивно понятным интерфейсом и легкой параметрической настройкой — достаточно поставить «галочки» напротив нужных функций. Софт совместим с самыми популярными конфигурациями платформы «1С:Предприятие».
Если вы планируете в дальнейшем для проведения инвентаризации основных средств использовать радиочастотные метки, DM.Invent легко масштабировать до RFID-версии за счет установки дополнительного программного модуля.
Порядок проведения инвентаризации ОС с DM.Invent
Инвентаризация активов компании при помощи DM.Invent проводится на основании выгрузки информации из бухгалтерской программы: сведения о подотчетном имуществе загружаются в ТСД или смартфон с предустановленным софтом. На основании электронной описи ответственные сотрудники фиксируют наличие и состояние ОС.
Порядок проведения инвентаризации основных средств с DM.Invent включает следующие этапы:
- Считывание штрихкодов или RFID-меток и проверка соответствия имеющихся сведений об учете имущества фактическим. После сканирования идентификатора ОС на экране мобильного устройства отобразятся данные об объекте: название, МОЛ, место хранения, дата проведения ревизии. Если имущество подлежит списанию, нужно поставить «галочку» возле соответствующего поля и выбрать из выпадающего списка причину. При необходимости можно оставить комментарий.
- Выгрузка информации о наличии и состоянии ОС. После окончания результаты инвентаризации с ТСД передаются в учетную систему, где формируется отчетный документ. При необходимости можно составить типовую печатную форму учета ОС — ИНВ-1.
Внедрение радиочастотных меток для имущества позволит проводить инвентаризацию основных средств в небольших помещения за несколько секунд. Для работы с ними нужно специальное устройство (считыватель) и программный модуль RFID. При однократном нажатии на курок RFID-считывателя будут собраны данные сразу со всех объектов, находящихся в радиусе его действия.
Проведение инвентаризации основных средств при помощи DM.Invent не занимает много времени и не требует участия большого количества сотрудников. Сотрудники технической поддержки Компании Сканпорт настроят программу для ее эффективного использование в условиях вашего предприятия, а также обучат работе с DM.Invent.
Ссылки на материалы, законы, постановления, использованные в статье:
