Эффективное управление материальными активами — основа операционной деятельности предприятия. Однако для многих организаций регулярная инвентаризация оборудования, особенно учет компьютерной техники и контроль за ее состоянием, — трудоемкая задача. Ручной сбор информации и последующее внесение данных в систему не только отнимает рабочее время, но и часто приводит к появлению неучтенных объектов.
Решение — переход на современные программы для инвентаризации компьютерного оборудования, которые позволяют идентифицировать объекты по уникальным кодам и минимизировать ошибки из-за человеческого фактора. На рынке решений для цифровой инвентаризации выделяются приложения из «семейства» DataMobile — DM.Invent и DM.ТОИР. Первая программа предназначена для быстрого пересчета основных средств любого типа. Вторая — представляет собой комплексную систему для управления техническим обслуживанием и ремонтами оборудования. Обе программы предназначены для работы с терминалами сбора данных (ТСД).
В статье рассмотрим функциональность этих приложений и покажем на примерах бизнес-процессов, как они помогают оптимизировать учет активов на предприятии.
Возможности DM.Invent: как провести инвентаризацию основных средств быстро и без ошибок
DM.Invent — мобильная программа для терминала сбора данных, с помощью которой можно проводить инвентаризацию в офисе, на складе, в производственном цеху. Приложение устанавливают на ТСД и другие устройства под управлением Android. Функциональность софта включает:
- Идентификацию учетных единиц по штрих-кодам или радиочастотным меткам (при подключении дополнительного программного модуля RFID). Каждую единицу учета маркируют уникальным идентификатором (ШК или РФИД меткой, например), в котором закодировано его наименование,
- Фотофиксацию для визуального подтверждения состояния актива.
- Списание учетных единиц с указанием причины из предложенного списка, который создается в учетной системе.
- Назначение или изменение материально ответственных лиц и мест хранения объектов учета.
- Автоматическое формирование документов списания и перемещения на основе результатов инвентаризации.
- Создание маркировочных этикеток со штрих-кодами и другие возможности.
Гибкая система настроек позволяет отображать в справочниках дополнительную информацию из карточки основного средства
Учет компьютерного оборудования
Рассмотрим, как работает программа для инвентаризации учета ПК и оборудования на примере проведения «ревизии» техники в организации.
- Подготовительный этап. Системные блоки, мониторы, принтеры и другие учетные единицы маркируют этикетками со штрих-кодами. Каждый стикер содержит инвентарный, серийный номер производителя и основные идентификационные данные объекта. Для создания этикеток используют шаблон печати этикетки, загруженный в ПО.
- Проведение инвентаризации. Сотрудник с ТСД последовательно сканирует коды с каждой единицы учета. ПО для инвентаризации автоматически распознает технику, сверяет фактические данные с отраженными в учетной системе и отображает информацию в документе при проведении инвентаризации.
- Обновление данных. При необходимости корректируют сведения о материально ответственном лице, местоположении техники. Если оборудование вышло из строя, его тут же списывают и прикладывают фото для визуального контроля.
- Синхронизация с базой и отчетность. После завершения «ревизии» собранные сведения выгружают в учетную систему, где формируют документы по результатам инвентаризации с выделением расхождений по количеству оборудования.
Такой подход позволяет за один рабочий день провести проверку парка из 500–1 000 учетных единиц с минимальными трудозатратами.
Возможности DM.ТОИР: управление полным жизненным циклом актива
DM.ТОИР — комплексное программное обеспечение для управления техническим обслуживанием и ремонтами оборудования. Подходит для организаций с развитой материальной базой: энергетических и транспортных компаний, производственных цехов, учреждений ЖКХ. Приложение позволяет отслеживать состояние основных средств на всех этапах жизненного цикла — от ввода в эксплуатацию до списания. Функциональность ПО включает:
- Фиксацию наработки оборудования.
- Регистрацию дефектов с описанием и прикреплением фото.
- Создание заявок на ремонт и техническое обслуживание.
- Контроль выполнения работ и затраченного времени.
- Учет расхода материалов.
- Планирование и контроль загрузки персонала.
Программу устанавливают на ТСД, смартфон или планшет с Android 5.0 и выше. Гибкие настройки позволяют адаптировать софт под любые задачи.Например, настраивать списки причин поломок или утверждать типовые чек-листы осмотров. Для этого не требуется программирование. Управление настройками выполняется в интерфейсе приложения.
Обслуживание оргтехники
Рассмотрим, как работает ПО для инвентаризации оборудования DM.ТОИР на примере устранения неисправности принтера в офисе. Перед началом работы в ERP-системе создают заявку на ремонт, где добавляем объект и описание дефекта. Этот документ выгружают на терминал сбора данных, и специалист получает его в виде задания в приложении.
На месте мастер сканирует штрих-код, размещенный на корпусе принтера. В карточке отображаются сведения об устройстве, включая инвентарный номер. После выполнения ремонта сотрудник указывает в приложении на терминале перечень использованных деталей, фактическое время начала и окончания работ.
Затем мастер выгружает сведения в учетную систему, где обновляется история техобслуживания принтера, списываются израсходованные материалы и формируются отчеты по затраченному времени и загрузке сотрудника. Такой подход позволяет оперативно устранять неисправности, вести точный учет «расходников» и контролировать качество обслуживания.
Выбор и внедрение программ для инвентаризации оборудования DM.Invent и DM.ТОИР
Выбор софта для инвентаризации оборудования зависит от целей и специфики деятельности организации. DM.Invent и DM.ТОИР — решения из линейки DataMobile, каждое из которых решает свой круг задач.
DM.Invent — оптимальный выбор, если главная задача — быстрый учет активов организации. Программное обеспечение подходит для IT-отделов, бухгалтерии, складов и офисов, где нужно провести инвентаризацию компьютерного оборудования, оргтехники, мебели и других активов. Оно позволяет распознавать объекты по штрих-кодам, фиксировать перемещения, списывать брак и синхронизировать данные с «1С».
DM.ТОИР стоит выбрать, если хотите выйти за рамки простого учета и перейти к управлению техническим состоянием основных средств: от фиксации дефектов до планирования ремонтов и контроля затрат. С помощью софта регистрируют наработку оборудования, создают заявки на ремонт по данным из «1С», фиксируют дефекты с фото и контролируют загрузку персонала.
Скачать софт можно на нашем сайте. Обе программы устанавливают на ТСД, смартфоны и планшеты с Android 5.0 и выше. Как и остальные продукты из линейки DataMobile, приложения легко настраиваются без программирования — пользователь сам добавляет поля с нужными свойствами, выбирает опции из готового списка, отмечает нужные параметры. Доступны два варианта лицензий:
- Бессрочная (LifeTime) — привязана к устройству.
- Подписка (1, 6, 12 месяцев) с возможностью переноса лицензии, удаленного управления и автоматических обновлений. Через облачный сервис DMcloud можно управлять парком устройств.
Обмен данными между терминалом и учетной системой происходит через сеть Wi-Fi или USB-подключение. Синхронизация ведется с компьютером, где установлена «1С», что позволяет объединить операции на местах и офисный учет в единую digital-network — информационную сеть. Благодаря этому изменения фиксируются централизованно, обеспечивая прозрачность на всех уровнях.
Клиенты получают бесплатную техническую поддержку через online helpdesk. Все программы из линейки DataMobile можно скачать и попробовать бесплатно. Это позволяет протестировать функциональность, оценить удобство работы на терминале и принять взвешенное решение перед покупкой.
