На балансе современного предприятия могут находиться сотни активов, необходимых для повседневной работы. Инвентарь, станки, офисные столы, оргтехника — все это объекты учета основных средств (ОС). Правильное управление ОС, точное и своевременное проведение инвентаризаций снижают убытки компании. Расскажем, как специализированный софт поможет решить эту задачу.
Особенности учета основных средств
К этой функции менеджмента предприятия относится контроль наличия, перемещений, движения, амортизации имущества, а также организация его технического обслуживания и ремонта. Компании используют ОС при создании изделий и других продуктов для реализации или внутренних нужд, получения прибыли. Цели учета:
- проверка наличия активов, предотвращение потерь и хищений;
- контроль состояния объектов имущества, определение их цены и остатка срока эксплуатации;
- расчет себестоимости создаваемых товаров или услуг;
- обеспечение компании данными для налоговой и бухгалтерской отчетности.
Правильно организованный учет помогает адекватно оценивать затраты, оптимизировать бизнес-процессы и управлять ресурсами. Проведение учетных операций с активами предприятия отличается от работы с товарами. Каждый объект, находящийся на балансе, закреплен за сотрудником, несущим материальную ответственность. При инвентаризации необходимо фиксировать местонахождение объекта (цех, кабинет, складское помещение).
В учете ОС важен расчет такого показателя, как стоимость актива. Для разных объектов она может определяться по-разному. Обычно учет стоимости основных средств осуществляют тремя методами.
- По первоначальной стоимости, то есть совокупности затрат на приобретение актива. В них входят цена, расходы на доставку, таможенные пошлины и т. д.
- По остаточной стоимости, то есть цене актива на конкретную дату, равной первоначальной стоимости за вычетом суммы износа.
- По восстановительной стоимости актива. В этом случае его цена корректируется после проведения ремонта, либо применения действующих в компании индексов, расчета изменений рыночных цен и т. п.
При поступлении актива на баланс предприятия его учитывают по первоначальной стоимости, после переоценки применяют восстановительную.
Есть также некоторые особенности учета так называемых малоценных ОС, то есть активов, имеющих небольшую стоимость и короткий срок службы. Затраты на их закупку и обслуживание сразу списывают в качестве расходов, но при этом наличие, передача в подотчет и выбытие должны контролироваться.
Традиционный учет ОС с бумажными ведомостями и ручным пересчетом — самый примитивный способ контроля активов. Намного эффективнее применение учетной системы, например, «1С». Но и в этом случае инвентаризация имущества остается трудоемкой. Оптимальный вариант — автоматизация процесса с использованием мобильных устройств со специализированным софтом в синхронизации с учетной программой для обмена информацией.
.png)
Что понадобится для учета ОС на предприятии
Проще всего показать устройство автоматизированной системы в ее действии. Лучший из возможных примеров — проведение инвентаризации. Она проходит так:
- Сотрудник с терминалом сбора данных (ТСД) обходит помещения и сканирует штрих-коды с этикеток, нанесенных на ОС. Уникальный код присвоен каждому активу и внесен в базу учетной программы.
- При сканировании происходит идентификация объекта. Сведения о нем фиксируются в памяти ТСД.
- Полученные данные передаются в программу учета для сверки и выявления расхождений.
Таким образом, автоматизированную систему учета основных средств образуют:
- ТСД.
- Специализированный мобильный софт.
- Учетная программа.
Из прочего оборудования может понадобиться специальный принтер печати этикеток со штрих-кодами для нанесения на объекты основных средств.
Для работы ТСД и обмена информацией с учетной системой необходим специализированный софт. Бесплатная программа от неизвестных создателей, найденная на просторах интернета, вряд ли будет лучшим из возможных вариантов. Стоимость внедрения — не единственный решающий фактор. Разумным выбором будет ПО проверенного разработчика, с гарантией техподдержки и обновлений. Рассмотрим приложение для проведения инвентаризации имущества из линейки DataMobile.
Как работает DM.Invent — программа для учета основных средств на ТСД
Назначение софта — обеспечение работы мобильного компьютера и обмен данными с программой учета. Приложение позволяет назначать материально ответственных лиц каждому ОС, а также фиксировать его расположение. DM.Invent помогает проводить инвентаризацию основных средств, включая малоценные активы. Софт позволяет:
- списать имущество с указанием причины;
- сохранить фото объекта;
- сверить фактическое наличие и количество ОС с данными бухгалтерского учета в режиме реального времени;
- создать шаблоны этикеток и вывести их на печать.
По умолчанию приложение работает со штрих-кодами. Для учета основных средств по радиочастотным меткам необходимо подключить дополнительное решение, программный модуль RFID. С его помощью пользователь сможет:
- мгновенно идентифицировать сотни объектов одним нажатием кнопки;
- распознавать активы, находящиеся вне прямой видимости;
- проводить быстрый поиск объекта с помощью визуальной шкалы удаления.
Приложение доступно по лицензии в двух вариантах. При покупке Lifetime она закрепляется за конкретным устройством. Можно также оформить через облачный сервис DMcloud подписку на месяц, полгода или год. В этом варианте лицензию можно переносить между устройствами. Управление подпиской и ее продление удобно проводить в личном кабинете DMcloud.
Как и все программные продукты DataMobile, приложение готово к подключению к типовым конфигурациями «1С», скачать дополнительные драйвера не потребуется. Для интеграции подходят все распространенные продукты платформы, в том числе «1С:Бухгалтерия», «1С:УПП», «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» и другие, список версий постоянно обновляется.
Пользователям любых решений из линейки DataMobile с подпиской через облако DMcloud обновления софта и техническая поддержка доступны бесплатно. Оказываем также и платные услуги по установке, настройке и запуску ПО, тарифы можно посмотреть здесь.
Программа DM.Invent подходит для организаций разных форм собственности, ведущих бухгалтерский учет основных средств, от частного магазина до государственного образовательного учреждения. Расскажем об опыте применения ПО в работе известного спортивного объекта.
.png)
Внедрение софта DM.Invent: как автоматизировали учет основных средств стадиона «Открытие Банк Арена»
Наш клиент — второй в столице стадион по количеству зрительских мест. Здесь проходят спортивные состязания и шоу-программы. На территории «Арены» размещены ложи для VIP-персон, гостиницы, конференц-зал, детский игровой комплекс, здания администрации, с большим количеством объектов имущества в каждой зоне.
Учет основных средств вели по инвентарным номерам в ручном режиме. Такой способ не гарантировал точности и требовал затрат времени, что стало проблемой при плотном графике проводимых мероприятий и матчей. Менеджмент стадиона решил автоматизировать учет активов с помощью нашей компании.
Для экономии времени в качестве идентификаторов решено использовать радиочастотные метки, для программного обеспечения процесса выбрали установку софта DM.Invent с дополнительным модулем RFID на ТСД Chainway C72. Корпус устройства защищен от воздействий среды (степень IP65), а батарея повышенной емкости 8000 мАч гарантирует работу без подзарядки в течение 12 часов. Встроенный модуль способен считывать 900 меток в секунду на расстоянии 15 метров. Для обмена данными между ТСД и управляющим оборудованием — поддержка Wi-Fi и 4G, для связи с другими мобильными устройствами — Bluetooth. Такие характеристики и функции удачно подходят для учета ОС на стадионе. Устройство считывает также штрих-коды.
В качестве учетной программы «Открытие Банк Арена» использует «1С:Бухгалтерия». Программисты произвели интеграцию с этой конфигурацией без доработок, так как типовые функции отвечали требованиям заказчика.
Результатом внедрения стала оптимизация учета основных средств заказчика. Отмена бумажных носителей информации ускорила процесс инвентаризации в сотни раз и свела ошибки к минимуму. Мобильная программа для учета основных средств DM.Invent дает точную информацию о наличии, расположении и амортизации активов.
.png)
