Законодательство требует, чтобы участники алкогольного рынка отчитывались обо всех операциях с продукцией в ЕГАИС. Государство бдительно следит за соблюдением правил и фиксирует малейшие нарушения. Поэтому, чтобы не получить штраф и не лишиться лицензии, нужно работать строго в рамках закона. В этом помогает специализированное программное обеспечение.
В статье расскажем, какие проблемы могут возникать при работе с системой. А также, на какие нюансы стоит обратить внимание при выборе программы ЕГАИС для ТСД, чтобы можно было работать не только законно, но быстро и удобно.
Что такое ЕГАИС, и зачем внедрили систему
ЕГАИС — государственная система, контролирующая объем производства спиртосодержащей продукции, а также перемещение каждой единицы алкоголя. В соответствии с Федеральным законом № 171-ФЗ*, все производители, импортеры и продавцы, реализующие продукцию на территории РФ, обязаны вести учет и фиксировать сведения в единой информационной системе.
Фактически ЕГАИС контролирует движение продукции от производителя до конечного покупателя. Учет идет как крепкого алкоголя, так и пивных напитков. По статистике, до введения системы около 30% спиртного в России было произведено или ввезено незаконными путями. То есть каждая третья бутылка на прилавке была контрафактом, опасным для здоровья и жизни потребителей.
При таких высоких показателях нужно было срочно начать борьбу с оборотом некачественного алкоголя, для чего и была введена ЕГАИС. По сути, от этого выиграли все: государство получило прозрачную систему контроля, производители стали более конкурентоспособными, а продавцы приобрели лояльность клиентов, предоставляя полную информацию о товаре.
Для пивных напитков условия довольно мягкие, а для крепких напитков введен помарочный учет, благодаря которому можно отслеживать перемещение абсолютно каждой бутылки. Изначально при введении системы использовались акцизные марки, содержащие штрихкоды PDF417 и Data Matrix. Они не были привязаны к конкретной единице товара, а выдавались на партию алкоголя и подлежали серийному учету. Но с 2018 года правила изменились: стали выпускаться новые акцизы, содержащие только код Data Matrix и подлежащие поштучному учету. Их нужно указывать во всех документах ЕГАИС (при списании, отгрузке, продаже).
Какие проблемы могут возникнуть при помарочном учете продукции в ЕГАИС
До сих пор не все предприниматели четко понимают назначение системы или просто не хотят соблюдать основные правила, тем самым допускают ошибки, приводящие к серьезным последствиям — штрафам и даже лишению лицензии.
Расскажем, в каких случаях могут появиться проблемы при помарочном учете продукции в ЕГАИС, и как их избежать.
1. Выбор оборудования для работы
Часто в попытках сэкономить предприниматели выбирают не ТСД (терминал сбора данных), а сканер штрихкодов, считая, что разницы нет и переплачивать не стоит. Это заблуждение: разница не только есть, она огромна.
Для примера: при поступлении большой партии товара, например, 600 коробок с алкоголем, каждую из них нужно будет перетащить к компьютеру, чтобы отсканировать. Помимо того, что это трудоемкий процесс, он еще занимает много времени.
Используя ТСД, можно в разы упростить и ускорить выполнение этой задачи. Не нужно носить коробки, можно просто подойти с устройством к упаковке товара и отсканировать на месте. К тому же, в отличие от сканера, терминал позволяет сразу увидеть результат сканирования, завязанный на остатках продукции и прочих параметрах.
2. Приемка
При покупке и приемке товара от поставщика необходимо проверить фактическую поставку. Позиции должны полностью совпадать с теми, что указаны в документах, полученных от ЕГАИС. Нередко возникают ситуации, когда поставщики по оплошности допускают пересорт продукции, так как отгружаемые короба внешне похожи друг на друга и их легко перепутать.
Важно! Если принять товар, который не учтен в документах, и затем продать его, можно спровоцировать проверку и заработать немаленький штраф (не менее 150 тысяч рублей).
Пересорт можно обнаружить и внутри магазина. Он случается, когда во время приемки не проводилась сквозная проверка. При продаже бутылок, которые уже случайно попали на прилавок, также возникнут проблемы, потому что абсолютно каждая единица продукции учитывается в ФС РАР (Росалкогольрегулировании).
А если компания допустит несколько нарушений подряд в течение короткого времени, ее могут лишить лицензии на продажу алкоголя.
3. Инвентаризация
Периодически в любом магазине и на складе нужно проводить инвентаризацию товаров. Она помогает понять, есть ли на прилавках или на складе неучтенные бутылки. Если какая-то продукция была по ошибке принята от поставщика, важно вовремя это выявить и устранить.
Инвентаризация — процесс, который требует времени и внимательности. Иногда он может занимать несколько дней, что сопровождается убытками или лишними расходами, так как нужно закрывать магазин на время пересчета товаров и оплачивать сотрудникам дополнительные часы. Использование специальной программы (например, DataMobile) позволяет значительно сократить временные и финансовые потери, а также минимизировать количество ошибок.
Как установить программу ЕГАИС для алкоголя и работать в ней: инструкция
Чтобы начать продавать спиртные напитки по закону, нужно приобрести и установить все необходимое оборудование и программу для ЕГАИС:
- компьютер с минимальными системными требованиями для возможности работы с ЕГАИС;
- подключение к интернету для отправки данных в систему;
- УТМ — уникальный транспортный модуль, позволяющий передавать сведения в ЕГАИС (предоставляется ФС РАР бесплатно);
- квалифицированную ЭП (электронную подпись) для регистрации на сайте ЕГАИС;
- онлайн-кассу, позволяющую работать с системой;
- терминал сбора данных;
- софт для работы с единой информационной системой (сами по себе ЕГАИС и УТМ не имеют интерфейса для пользователей, поэтому для работы требуется дополнительное ПО).
Как установить и работать в программе ЕГАИС для алкоголя: пошаговая инструкция
- Купить криптоключ для электронной подписи, если его еще нет. Он приобретается на 1 год, затем его нужно продлевать. Каждой торговой точке нужен свой ключ ЭП, для ИП достаточно одного.
- Вставить ключ в разъем ПК и перейти на официальный сайт ЕГАИС.
- Зарегистрироваться в системе (на портале есть подробная инструкция, а также техподдержка).
- Скачать, установить на компьютер и запустить УТМ.
- Установить ПО для работы с ЕГАИС и интегрировать его с товароучетной системой.
После интеграции и проведения необходимых настроек можно начинать продажу алкоголя через ЕГАИС.
Автоматизация ЕГАИС с помощью ПО DataMobile
Для учета алкоголя, в том числе для подтверждения накладных и списания остатков в ЕГАИС нужна специальная программа. DataMobile ЕГАИС помогает решать все проблемы, которые могут появиться при работе с подакцизными товарами.
DataMobile ЕГАИС — это программный продукт, в котором помимо стандартных складских и товароучетных функций реализована возможность проверки акцизных марок и оптимизации помарочного учета.
ПО DataMobile ЕГАИС автоматизирует:
- помарочную и партионную приемку алкоголя;
- постановку алкопродукции на учет;
- отслеживание движения товара по складу и торговому залу;
- списание продукции;
- пересчет остатков;
- создание отгрузочных документов;
- проверку легальности акцизных марок.
Как пользоваться программой DataMobile ЕГАИС? В этом нет ничего сложного, все удобно и просто благодаря интуитивно понятному интерфейсу и гибким настройкам. Если требуется подстроить работу ПО под конкретные задачи, то это осуществляется с помощью выбора параметров, без программирования.
Делимся проектом, в котором мы автоматизировали работу с ЕГАИС.
Уникальность ПО состоит и в том, что можно выбирать, как принимать товар: поштучно или партионно (короба с палетами). Можно проводить выборочную проверку или принимать полную упаковку без сканирования.
У нас есть два решения:
DataMobile ЕГАИС — программа для розницы;
DataMobile ЕГАИС ОПТ — решение для крупных оптовых компаний, содержащее все функции основного ПО, а также ряд дополнительных опций:
- печать серийных упаковок по формату ФСРАР;
- агрегация алкоголя;
- постановка продукции на баланс на регистр 3;
- пересчет товаров с заполнением нужных данных;
- выравнивание остатков в ЕГАИС при расхождении с товароучетной системой компании.
При помарочном учете происходит автоматическая проверка марок в фоновом режиме (без участия оператора). Не требуется ждать ответа на запрос проверки от ФСРАР после каждого сканирования.
При групповом учете (удобно для опта) информация обо всех акцизах передается в товароучетную систему предприятия, потом происходит проверка марок в Росалкогольрегулировании (также в фоновом режиме). В результате оператор решает, как принимать товары по товарно-транспортной накладной: частично или полностью.
Важный момент при выборе софта для ЕГАИС: он должен интегрироваться с существующей товароучетной системой компании.
DataMobile ЕГАИС поддерживает типовые конфигурации 1С, а за счет открытых форматов обмена позволяет настроить работу с другими «товароучетками» за минимальное время.
Также не стоит забывать, что законодательство в сфере продаж алкогольной продукции постоянно изменяется, в правила вносятся коррективы. В ПО DataMobile реализованы обновления версий в соответствии со всеми последними изменениями.
Продажа алкоголя подразумевает ряд трудностей: пересорт, учет в реестре, необходимость постоянно контролировать движение продукции на предприятии и другие. Но с грамотным ПО можно работать с ЕГАИС, не переживая из-за возможных штрафов и лишения лицензии!
Ссылки на материалы, законы, постановления, использованные в статье:
