Вести учет товаров в киоске или небольшом магазине с нескольким десятком наименований можно и в обычной тетради. Но с расширением бизнеса такой способ контроля не только будет малоэффективным, но и приведет к серьезным проблемам.
Залежавшиеся товарные остатки, недостаток ходовой продукции, несвоевременное изменение розничной цены при увеличении закупочной стоимости, огромные затраты времени на приемку и инвентаризацию — это лишь незначительная часть трудностей, с которыми сталкиваются бизнесмены, не применяющие в своей работе специализированные товароучетные программы.
Зачем нужны программы для учета товаров в магазине
Программы для учета товаров нужны для автоматизированного контроля за движением продукции. Они позволяют создавать базы данных, в которых указывают не только наименование товарно-материальных ценностей, но и их описание, срок годности (при наличии), даты приемки, продажи или отгрузки, стоимость и динамику ее изменения, величину НДС и другую информацию, необходимую для анализа бизнес-процессов.
Одно программное решение могут использовать как в локальной сети, то есть на одном предприятии, так и «разворачивать» по всей корпорации — одновременно отслеживать работу нескольких складов, торговых помещений или точек общественного питания.
Кроме того, товароучетное ПО помогает вести документацию в полном соответствии с требованиями действующего законодательства: оформлять накладные и платежные поручения, выставлять счета, подготавливать квитанции, договоры на поставку и отгрузку продукции и прочее. Как правило, типовые бланки и шаблоны для заполнения есть по умолчанию практически во всех программных решениях для учета товаров.
Применяя специализированное программное обеспечение, предприниматели:
- отслеживают перемещение продукции на складе;
- контролируют сроки годности продукции;
- планируют закупки в соответствии с востребованностью тех или иных позиций;
- отслеживают доходы и расходы компании;
- производят взаиморасчеты с поставщиками и другими контрагентами;
- оформляют необходимую документацию для предоставления отчетов в налоговые органы.
В розничной торговле при помощи программы для учета товаров не только анализируют продажи, но и создают номенклатуры для работы с онлайн-кассами.
В соответствии с действующим законодательством, многие предприниматели с 01 февраля 2021 стали не просто выдавать кассовые чеки, но и указывать в них наименование реализованной продукции. Но чтобы онлайн-касса смогла это сделать, в нее нужно загрузить требуемые названия, а удобнее всего проводить данные манипуляции из товароучетных программных решений.
Что должна уметь программа для учета товаров в розничной торговле
Удобная товароучетная программа — это сложная многофункциональная система, способная в десятки раз упростить работу материально-ответственных лиц и практически полностью исключить влияние человеческого фактора на многие бизнес-процессы в розничной или оптовой сети, на складе, в кафе, ресторане или другой организации.
Программы для учета товаров и продаж применяются в сферах бизнеса, где предусматривается:
- продажа и/или закупка продукции;
- проведение инвентаризаций;
- оформление расходных и приходных накладных, счетов и пр.;
- аналитика и составление отчетности по продажам, закупкам, остаткам, недостачам и т. п.;
- проведение персонализированных акций, программ лояльности;
- контроль стоимости и оперативная переоценка продукции.
В целом, все эти действия можно осуществлять и без специального ПО, но для этого предстоит много, внимательно, правильно и вдумчиво анализировать имеющуюся информацию.
Естественно, сама по себе программа ничего не сделает: не поменяет ценники на товарах без продавца, не примет продукцию без кладовщика, не разработает акции без участия менеджера. Но товароучетный софт значительно упростит жизнь персоналу компании и ее владельцу — в разы уменьшит количество ручных операций и исключит вероятность случайных ошибок.
Чтобы данное ПО стало эффективным «помощником», оно должно не только правильно вести учет поступления товаров, но выполнять целый ряд других функций. Среди них:
- Загрузка и импорт прайс-листов поставщиков. Софт должен работать как минимум с csv и xls форматами, уметь добавлять только новые товарные позиции, игнорируя уже имеющиеся, а также анализировать предыдущие сведения (стоимость, дату изготовления и пр.), заменяя их на актуальные.
- Контроль за перемещением товаров на складе и формирование отчетов об остатках продукции. Пользователь ПО должен видеть: когда, с какого склада и в каком объеме был отгружен товар, сколько единиц было продано, какой актуальный статус у имеющейся продукции (отгружена, зарезервирована и пр.).
- Работа в онлайн режиме (обновление баз) и синхронизация с онлайн-кассами. Информация о проданной или отгруженной продукции должна моментально передаваться в товароучетное ПО. Для предприятий, использующих контрольно-кассовую технику, идеальное решение — программа для ведения учета товаров, поставляемая совместно с ней.
- Возможность осуществлять возврат товара, в том числе и частичный, если получателем была принята лишь часть отгруженной продукции. Также поставщику нужно видеть, где именно «зависла» его продукция: в курьерской службе, на складе пункта выдачи и т.п.
- Автоматический сбор заказов. Данная возможность актуальна для компаний, которые собирают отправления с разных складов или от различных поставщиков.
- Отслеживание изменений цен и автоматическая корректировка стоимости. При этом данные должны отображаться по сегментам: цена продукции, оплата курьерской доставки, хранение изделий на стороннем складе и т.д.
- Возможность интеграции с другими сервисами. Сами по себе товароучетные программы — эффективный инструмент для розничного или оптового предприятия. Но для максимального качества обслуживания клиентов она должна работать «в связке» с другим софтом: CRM-системами, программным обеспечение терминалов сбора данных (ТСД) и пр.
Даже для небольшого бизнеса лучше выбирать ПО, которое решает все описанные задачи. Это позволит в будущем развивать компанию с минимальными затратами на программное обеспечение (на масштабирование или покупку нового софта с большим количеством возможностей).
Локальные и облачные товароучетные программы: плюсы и минусы ПО
Для эффективного ведения бизнеса владельцу предприятия или другому ответственному лицу нужно точно знать, что продается хуже или лучше, сколько и какого товара хранится на складе, когда нужны новые поставки продукции или материалов. Самый простой способ получить нужную информацию — это вручную вести товароучет, к примеру, на бумаге или в таблице Excel. Но делать это удобно только при небольшом количестве товарных позиций или ограниченном перечне оказываемых услуг. Но даже в этом случае очень велика вероятность ошибки.
Автоматизация учета движения товаров позволяет повысить эффективность работы и свести к минимуму количество ошибок.
Автоматизированная система учета товаров может быть локальной или облачной. Каждая из них имеет свои плюсы и минусы и считается предпочтительной для использования в определенной сфере деятельности.
Локальные товароучетные программы устанавливаются на компьютер пользователя, что позволяет получить доступ к хранящимся данным вне зависимости от наличия интернет-соединения. При этом обслуживанием, настройкой и обновлением ПО занимается сам бизнесмен или назначенное им ответственное лицо.
Хотя локальные решения и привлекают предпринимателей обширным функционалом, но именно эта особенность делает опыт работы с подобным ПО отрицательным. Огромное количество возможностей и детальный анализ всех бизнес-процессов могут легко запутать начинающего пользователя и создать дополнительные сложности при освоении нового программного обеспечения.
Облачные сервисы для автоматизации учета товаров не предусматривают установку на определенный ПК и позволяют получить доступ к хранящейся информации с любого компьютера. Вход с систему обычно осуществляется по связке «логин+пароль» или по КЭП (квалифицированной электронной подписи).
Подобные программные решения не привязываются к определенным физическим носителям, что дает возможность работать с данными, даже если ПК или сервер предприятия вышел из строя. Также получить доступ к облачному сервису можно, находясь дома, в командировке или отпуске, что позволяет владельцу бизнеса контролировать работу компании в любое удобное для него время.
Основные недостатки облачных решений — обязательное наличие стабильного соединения с сетью, а также отсутствие в большинстве подобных решений возможности разграничить права доступа к хранящимся данным.
Отдать предпочтение локальной программе или облачному решению — это личный выбор предпринимателя. Основное, на что следует обратить внимание при выборе ПО — совместимость онлайн-кассы с товароучетным сервисом. Обязательно спросите об этом продавца перед покупкой.
Автоматизация учета движения товаров с ПО DataMobile
Стоит учитывать, что кассовый и товароучетной софт — это не все программное обеспечение, которое требуется для эффективной работы розничного магазина, склада, точки общественного питания или другого подобного предприятия. Не менее важную роль также играет и ПО для терминалов сбора данных.
ПО DataMobile — это «связующее звено», которое позволяет передавать информацию со штрихкодов в товароучетную систему, используемую на предприятии. Программа работает со всеми современными «товароучетками», не предусматривает сложную настройку перед началом и в процессе работы.
По своей сути DataMobile и есть программа для учета товаров в магазине или на складе. Хотя самостоятельно использовать ее будет удобно только при проведении инвентаризации или при проверке статусов кодов маркированной продукции. Во всех других случаях предстоит вручную формировать файлы для загрузки в ТСД и переделывать на терминале «под себя» полученные шаблоны.
Оптимальный сценарий применения ПО DataMobile — установка его на ТСД и интеграция с основной товароучетной системой предприятия. В этом случае сведения по каждой товарной позиции после считывания штрихкодов будут передаваться в общую базу, что позволит:
- автоматизировать приемку, отгрузку, перемещение продукции;
- ускорить ввод и обработку данных;
- удобно распределить по складу любое количество продукции, учесть ее вес, габарит, срок годности и другие параметры;
- быстро найти место хранения того или иного изделия и материала и оперативно сформировать заказ;
- провести инвентаризацию, учитывая актуальные сведения об интересующем товаре.
Если для решения бизнес-задач недостаточно стандартных возможностей DataMobile, мы разработаем новое ПО или модернизируем имеющиеся программные продукты в соответствии со спецификой работы вашего предприятия.
Как организовать учет товарно-материальных ценностей на предприятии
Автоматизированный учет ТМЦ (товарно-материальных ценностей) требуется не только в розничных и оптовых магазинах, на складах или точках общественного питания. На предприятиях, которые закупают материал для изготовления различных изделий, имеют большой парк оборудования или используют в работе немалое количество офисной техники, также приходится контролировать перемещение товарно-материальных ценностей.
Но какими бы ни были особенности вашего бизнеса, автоматизация учета ТМЦ всегда будет похожа на стандартный контроль движения товаров в розничной торговле, который подразумевает маркировку всей продукции, подлежащей инвентаризации.
Обычно штрихкоды наклеивают на каждую ТМЦ, причем на одинаковую продукцию наносят одни и те же маркировки. Такое решение ускоряет процесс инвентаризации, а также в разы упрощает и сокращает время на приемку и отгрузку товаров.
Кроме программы для учета товаров в магазине или на другом предприятии потребуются: терминал сбора данных, сканер штрихкодов, принтер для печати этикеток.
Весь процесс учета выглядит следующим образом: информацию о ТМЦ и присвоенной маркировке вносят в товароучетное ПО, а затем при помощи ТСД считывают штрихкоды с продукции, материалов или оборудования при инвентаризации. Это позволяет моментально получить сведения о том, все ли ТМЦ есть в наличии и какие из них отсутствуют на своих местах.
Заключение: эффективный учет поступления товаров
Для склада, магазина или другого предприятия, занимающегося закупкой или поставками продукции, обязательным условием для эффективной работы является наличие программы для учета товаров. Чтобы автоматизировать процесс, требуется минимальный набор оборудования и специализированное ПО (для связи аппаратной части с товароучетной системой).
Мы предлагаем комплексные решения для автоматизации учета товаров. Регулярно выпускаем обновления (учитывающие все изменения действующего законодательства), а также оказываем бесплатную техническую поддержку для оперативного решения вопросов, которые возникают в процессе настройки и использования ПО DataMobile.
