Чтобы контролировать остатки товара и избежать пересортицы на складе, проводят инвентаризацию. Если управление предприятием не автоматизировано, процесс рискует затянуться надолго. Сотрудникам компании потребуется проверить изделия, записать данные в бумажном документе, а затем внести сведения в систему товароучета. Человеческий фактор часто приводит к ошибкам, которые потом сложно исправить.
Расскажем, как автоматизировать процесс контроля товара на складе с использованием RFID-меток, какая нужна программа для инвентаризации, как вести учет с ТСД и софтом DataMobile.
Зачем нужна инвентаризация товаров на складе
Порядок проведения инвентаризации (в том числе на складе) имеет под собой нормативную базу и регулируется законодательством РФ. С 1 апреля 2025 года вступит в силу Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация»*.
Крупные предприятия организуют учет товара, материалов ежегодно перед сдачей отчетности бухгалтерией. Для индивидуальных предпринимателей действуют «смягченные» правила. Бизнесмены организую проверки «для себя» и могут запланировать и провести их любое количество раз. По закону вести строгую бухгалтерию им необязательно.
Помимо выявления остатков, излишков и пересортицы, проведение инвентаризации на складе имеет и другие задачи:
- проверка условий хранения товара;
- контроль сроков годности и состояния изделий (внешний вид, целостность упаковки);
- управление остатками;
- выявление хищений, фактов порчи.
Инвентаризация товаров на складе бывает двух видов:
- Полная. Пересчитывают всю продукцию, находящуюся на территории складского хозяйства.
- Частичная. Выполняют переучет отдельной номенклатуры. Например, если на складе большой ассортимент канцелярских товаров, то процесс проведения инвентаризации можно запустить только для шариковых ручек или материалов для рисования.
Данные заносятся в систему учета товаров. Если компания использует адресное хранение, где отдельной единице или номенклатуре продукции отводится ячейка с индивидуальным номером, то во время проведения инвентаризации проверяется содержимое каждой из них.
RFID-технология для проведения инвентаризации на складе и ее отличия от штрихкодирования
RFID (Radio Frequency IDentification) — бесконтактная технология идентификации различных объектов. Говоря простым языком, товары распознаются с посредством радиосигналов. В RFID-системе задействуют особые метки (теги), которые состоят из таких элементов:
- Микрочип. Нужен для записи и хранения данных.
- Антенна. Требуется для связи меток с RFID-оборудованием.
- Корпус. Защищает метку от повреждений.
В память чипа заносят:
- уникальный номер для идентификации объектов;
- пароль для доступа к чипу/его обнуления;
- дополнительные сведения (срок годности продукции, материал, дата изготовления, серийный номер, масса и т. п.).
Помимо тегов, в RFID-системе используют специальное оборудование и софт:
- Принтер с радиочастотным модулем для печати и кодирования радиометок.
- RFID-считыватель или мобильный терминал со специальным модулем для обработки тегов.
- Программа для товароучета. Чаще всего это одна из конфигураций системы «1С».
Применение предприятием RFID-технологии в управлении складом оптимизирует процесс проведения инвентаризации, делая его быстрее — для полной проверки потребуется максимум одна смена, а не несколько дней или даже недель. Преимущество — в высокой скорости распознавания меток.
У сотрудника нет необходимости подходить к каждому изделию вплотную, искать на нем этикетку, чтобы отсканировать с нее данные. Единожды нажав на курок считывателя устройства можно обработать сразу сотни тегов.
Радиочастотная технология применяется, когда необходим учет продукции в транспортных упаковках, позволяя быстро получать информацию об их содержимом без вскрытия.
Важно! RFID-метки задействуют для формирования карты магазина — они указывают места размещения товаров. Также посредством тегов маркируют ячейки, стеллажи, полки на складе.
Безусловно, RFID-технология дороже, чем штрихкодирование, но эффективнее по многим параметрам. И это не только скорость считывания и обработки данных.
|
Характеристики |
RFID-метки |
Штрих-коды |
|
Дальность считывания |
до 7-8 м |
до 60 см |
|
Идентификация нескольких товаров одновременно |
да |
нет |
|
Использование этикетки несколько раз (+ перезапись) |
да |
нет |
|
Срок «годности» |
больше 10 лет |
на термоэтикетках — до 6 месяцев, на термотрансферных — до 5 лет |
RFID-метки более устойчивы к внешним воздействиям, чем штрих-коды, поэтому находят применение на открытых площадках и неотапливаемых складах.
«1С» как программа для инвентаризации
Чтобы вести учет товаров на складе, компании пользуются различными программами. Одна из самых распространенных — «1С». Она представлена многочисленными конфигурациями, задействуется для решения разных бизнес-задач, в том числе проведения инвентаризации. Для использования на складе подходят такие версии:
- «1С:Бухгалтерия»;
- «1С:Управление торговлей 11»;
- «1С:Комплексная автоматизация»;
- «1С:Управление нашей фирмой»;
- «1С:Инвентаризация и управление имуществом».
«1С» как программа для инвентаризации способствует ускорению таких процессов:
- пересчет товаров на складе;
- оприходование излишков;
- списание недостач.
Рассмотрим, как вести учет товаров на складе на примере версии «1С:Управление торговлей 11».
- В системе формируют новый документ. Для этого проходят в раздел «Склад и доставка» → «Пересчеты товаров» → «Создать».
- Указывают в документе лицо, ответственное за процесс проведения инвентаризации.
- Во вкладке «Товары» перечисляют продукцию, которую нужно пересчитать.
- Распечатывают документ и отдают его сотруднику.
Тот в соответствии с описью проверяет позиции на складе. По результатам пересчета составляет опись и передает в бухгалтерию. А чтобы автоматизировать этот процесс и не допустить ошибок, используют штрих-коды или радиометки, а для их считывания — терминалы сбора данных (RFID-считыватели) со специализированным программным обеспечением.
Учет товара на складе с ТСД и ПО DataMobile
ТСД — мобильный мини-компьютер со встроенным сканером штрих-кодов — обрабатывает информацию и передает ее в систему товарного учета (проводным способом или «по воздуху»). Терминал сбора данных оснащен микропроцессором и ОС. Для ввода сведений используется сенсорная или механическая клавиатура. ТСД имеет ударопрочный корпус. Отдельные модели работают в условиях очень низких температур, в местах с повышенным уровнем влажности.
Но сам по себе мобильный компьютер работать не будет, на него необходимо установить специализированную программу. Рекомендуем нашу разработку DataMobile, зарегистрированную в Едином реестре российского ПО. Приложение подходит не только складам, но также производству, торговым точкам, позволяя решать такие задачи, как:
- управление адресным хранением и перемещением товаров;
- поступление продукции;
- инвентаризация;
- проверка ценников.
Для работы с RFID-метками вместе с DataMobile задействуют дополнительный программный модуль RFID. Он, в частности, позволяет проводить «ревизию» сразу на нескольких стеллажах, проверять вложенность коробов и палет, не вскрывая упаковку.
Внедрить DataMobile очень просто: у программы понятный интерфейс, настройка процессов параметрическая (не требует программирования). Есть интеграция с системой «1С» — обмен данными происходит напрямую, без промежуточных серверов.
Расскажем, как происходит инвентаризация товара на складе с «товароучеткой», мобильным терминалом и ПО DataMobile. Предположим, перед сотрудниками предприятия стоит задача: пересчитать количество материалов на складе, при этом остаток, отраженный в «1С», они не знают.
Основной порядок действий выглядит так:
- В приложении DataMobile выбирают шаблон инвентаризации и нажимают кнопку «Добавить».
- С помощью мобильного терминала сотрудник склада сканирует штрих-коды с этикеток.
- По завершении операции — выгружает документ с ТСД и нажимает кнопку «Завершить».
Документ автоматически вносится в базу «товароучетки».
Как видим, ТСД с ПО DataMobile в синхронизации с «1С» — простое и эффективное решение для организации инвентаризации товаров на складе. Оно существенно ускорит операцию и сведет на нет основные ошибки, связанные с человеческим фактором.
Ссылки на нормативные правовые акты, упомянутые в статье:
- Приказ Минфина России от 13 января 2023 г. № 4н «Об утверждении Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 28/2023 "Инвентаризация"».
