Инвентаризация товаров на складе — инструмент контроля за состоянием материальных ценностей. Она позволяет выявлять расхождения между учетным и фактическим наличием продукции, минимизировать потери и поддерживать точность сведений в информационной базе предприятия. В условиях роста объемов хранения ручной пересчет товаров становится неэффективным. Поэтому компании переходят к автоматизации, используя ТСД и программные решения, интегрированные с «1С». В этой статье — как организовать инвентаризацию правильно, избежать типичных ошибок и использовать IT-технологии для повышения точности и скорости процесса.
Для чего проводится инвентаризация товара на складе и какие виды «ревизий» бывают
Цель инвентаризации товаров на складе — установить истинное количество и состояние ТМЦ, выявить брак, недостачи или излишки, а также проверить достоверность данных учета. Это основа для корректного финансового планирования и управления складскими запасами. Регулярные проверки особенно важны при массовом поступлении товаров на склад. Виды «ревизий»:
- Плановая. Проводится по графику, например, раз в год перед составлением отчетности. Бывает полной (охватывает всю продукцию на складе) или выборочной (контрольный пересчет отдельных позиций или в выбранных зонах хранения).
- Внеплановая. Инициируется при смене материально ответственного лица (МОЛ), после чрезвычайных происшествий или при подозрении на хищения.
- Циклическая (постоянная). Метод, при котором пересчет ТМЦ проводится периодически, например, ежедневно для конкретной группы товаров на складе или адресных ячеек. Это позволяет не останавливать работу всего склада.
Независимо от типа проверки, результат — достоверность данных учета и управляемость запасами, будь то продукты, материалы или технические комплектующие.
Как проводят инвентаризацию на складе: классический процесс
Традиционное проведение «ревизии» включает 3 этапа:
- Подготовка. Издается приказ (форма ИНВ-22) о проведении инвентаризации. Поступление продукции на склад приостанавливают, пространство разбивают на зоны, назначают членов комиссии. Бухгалтер распечатывает инвентаризационные описи (ИНВ-3) с данными из «1С» по номенклатуре и остаткам.
- Пересчет. Члены комиссии обходят складское помещение, вручную сверяют наименования, артикулы и вносят в описи количество товаров на складе.
- Оформление результатов. После сбора информации сведения из бумажных описей переносят в «1С», где формируется сличительная ведомость (ИНВ-19). Выявленные расхождения оформляются актом, который становится основанием для корректировки остатков.
Несмотря на простоту, такой способ требует много времени и сил, к тому же часто приходится останавливать работу склада.
Проблемы проведения инвентаризации вручную: человеческий фактор и большие затраты
Проведение инвентаризации вручную сопряжено с рядом сложностей. Основная проблема — человеческий фактор: путаница в наименованиях продуктов, дублирование записей, пропуск партий. При работе с большим ассортиментом — ошибки при пересчете и внесении сведений в базу неизбежны.
Кроме того, процесс требует значительных трудозатрат. На крупных складах инвентаризация может длиться несколько дней, при этом сотрудники вынуждены останавливать основную работу. Еще одна проблема — задержки с оформлением документов. Ручной ввод данных в систему учета занимает дополнительное время и сам по себе является источником новых ошибок. В результате даже после завершения пересчета остатки в «1С» обновляются с опозданием.
Автоматизация проведения инвентаризации на складе: как современные технологии меняют процесс
Автоматизация «ревизии» на складе кардинально меняет подход к учету и позволяет отказаться от трудоемких процессов с использованием бумажных документов. Вместо ручного пересчета и заполнения описей используют терминалы сбора данных (ТСД), штрих-коды и специализированное программное обеспечение, интегрированное с «1С».
Процесс становится не только быстрее, но и точнее. Сотрудник с ТСД проходит по складу, сканирует штрих-код с этикетки товара или адресной ячейки. Система точно идентифицирует каждый продукт. Количество фиксируется на мобильном устройстве, а расхождения фиксируются автоматически.
Автоматизация также предусматривает возможность работы в условиях ограниченного доступа к интернету. Современные решения поддерживают офлайн-режим: данные сохраняются на терминале и автоматически синхронизируются с «1С» при подключении к сети. Это особенно важно для крупных складских комплексов, где Wi-Fi может быть слабым или отсутствовать.
Такой способ инвентаризации позволяет проводить частые локальные проверки без остановки работы склада. Это снижает риски хищений и помогает поддерживать актуальность данных в базе.
Инвентаризация на складе в «1С»
В конфигурациях «1С:Предприятие» 8.3, например «1С:Управление торговлей» («1С:УТ), для контроля складских остатков предусмотрен специализированный документ — «Инвентаризация товаров». Он служит основой для планирования «ревизии»: в нем указывают склад или зону хранения, выбирают причину проверки, назначают материально ответственных лиц и задают дату проведения.
На основе этого документа формируют задание на инвентаризацию, которое затем экспортируют в мобильное приложение для терминалов сбора данных (ТСД), например, DataMobile. При создании документа система автоматически выгружает текущие остатки по номенклатуре, включая данные:
- по адресам ячеек;
- сериям и партиям;
- срокам годности;
- единицам измерения.
После завершения пересчета результаты загружают в «1С». Система автоматически сравнивает учетные и фактические значения, выявляет расхождения и формирует сличительную ведомость. На ее основе создаются документы списания недостач или оприходования излишков — без ручного ввода данных.
Как организовать эффективный процесс: советы по проведению «ревизии» на складе
Успех инвентаризации зависит не только от технологий, но и от грамотной организации процесса. Вот рекомендации, которые помогут провести «ревизию» эффективно и избежать типичных ошибок.
- Подготовьте помещение и данные. Процесс начинается с соблюдения порядка. Убедитесь, что все товары на складе размещены на своих местах, а каждый стеллаж и палета имеют читаемые штрих-коды. Проверьте, чтобы все документы о предыдущих перемещениях были проведены в «1С». Это гарантирует, что учтенные остатки, с которыми вы будете сверяться, актуальны.
- Выбирайте правильный вид «ревизии». Не всегда нужна полная инвентаризация всего склада. Для постоянного контроля используйте выборочные и периодические проверки. Это позволяет точечно контролировать проблемные зоны или товары с высоким оборотом без остановки работы всей локации.
- Используйте мобильные терминалы. Это не только ускоряет процесс в 3–5 раз, но и практически исключает «человеческий фактор» при переносе данных в учетную систему.
- Проведите инструктаж. Объясните персоналу, как правильно сканировать штрих-коды, что делать при обнаружении брака или неучтенного товара, как фиксировать расхождения.
- Анализируйте результаты. Системные ошибки, например, постоянная путаница в артикулах, указывают на слабые места в процессе учета или организации складского хранения.
Применение этих советов поможет превратить инвентаризацию из рутинной обязанности в надежный инструмент для повышения эффективности бизнеса.
DataMobile — готовое решение для проведения инвентаризации на складе
DataMobile — программное обеспечение, разработанное для автоматизации складских операций, включая приемку продукции на склад и инвентаризацию. Его устанавливают на терминалы сбора данных и мобильные устройства на базе Android версии 5.0 и выше, в том числе на обычные смартфоны, что делает решение гибким и доступным. Софт обеспечивает точный учет каждого продукта, включая контроль сроков годности и серийных номеров.
Для проведения инвентаризации программа предоставляет набор функций: от создания заданий на пересчет прямо из документов «1С» до мгновенной синхронизации остатков с базой. Сканирование штрих-кодов с товаров или адресных ячеек занимает секунды и практически исключает ошибки ручного ввода. DataMobile поддерживает работу как в онлайн-режиме с постоянной синхронизацией, так и офлайн, что важно для крупных складов с нестабильным покрытием Wi-Fi — данные сохраняются в памяти терминала и автоматически отправляются в «1С» при восстановлении соединения.
Эта программа — готовое решение для интеграции с платформой «1С:Предприятие» версии 8.3. Среди совместимых конфигураций: «1С:Управление торговлей» (УТ), «1С:ERP Управление предприятием». Благодаря открытому формату обмена данными, интеграция возможна и с другими учетными системами — можно быстро подключить DataMobile к уже действующей инфраструктуре. Решение легко масштабировать на склад любого размера — от розничной точки до логистического комплекса.
Настройку софта выполняют без участия программистов. Достаточно расставить нужные параметры в шаблонах бизнес-процессов, и можно приступать к работе. Софт регулярно обновляется: каждая новая версия программного обеспечения учитывает изменения в законодательстве и потребностях бизнеса.
Как провести инвентаризацию с помощью ТСД и DataMobile быстро и без ошибок
Прежде всего убедитесь, что в «1С» настроена интеграция с DataMobile. Алгоритм проведения инвентаризации:
- Создание задания в «1С». В документе «Инвентаризация товаров» укажите склад, зону хранения и ответственных лиц. Выгрузите задание на ТСД.
- Пересчет упаковок на складе. Сотрудник получает на ТСД или смартфон задание с учтенными остатками, адресами ячеек, сериями и сроками годности. Он подходит к стеллажу, сканирует штрих-коды с упаковок и вводит количество товаров на полке. Если позиция находится не на своем месте или численность расходится с учетом — в интерфейсе появится уведомление.
- Обработка собранных сведений. После завершения пересчета результаты загружают в систему «1С» в онлайн- или офлайн-режиме. ПО сравнивает данные, формирует сличительную ведомость и предлагает создать документ списания или оприходования.
Благодаря регулярным обновлениям ПО, бесплатной технической поддержке и базе знаний DMdocs, пользователи быстро осваивают функциональность ДатаМобайл и уверенно используют приложение в повседневной работе.
