В современном бизнесе устаревшие методы инвентаризации имущества — с бумажными ведомостями, ручным вводом данных — становятся «узким местом» в работе бухгалтера. Ошибки при переносе информации, неактуальные сведения о месте хранения и материально ответственных лицах в учетной системе увеличивают операционные затраты.
Предлагаем современный подход к автоматизации процессов. DM.Invent — это решение, которое позволяет избавиться от бумажных ведомостей и проводить инвентаризацию имущества без предварительной выгрузки задачи из «товароучетки». Расскажем о функциях программы, а также о том, как вести учет основных средств быстро и эффективно.
Для чего нужен софт DM.Invent
DM.Invent — это программа из линейки DataMobile, используется для учета основных средств (ОС) предприятия. Устанавливается на Android-устройства: ТСД, смартфоны или планшеты. Приложение поддерживает технологию штрихкодирования, а при подключении дополнительного программного модуля RFID — еще и радиочастотной идентификации. Функции софта:
- идентификация объектов имущества по штрих-кодам или радиометкам;
- инвентаризация ОС в разрезе их мест хранения и материально ответственных лиц (МОЛ);
- создание документов списания (с указанием причины) и перемещения основных фондов по результатам проверки;
- формирование отчетов о проделанной работе.
DM.Invent — это приложение, которое интегрируется с «1С» (например, «1С:Бухгалтерия») без драйверов, а также совместимо с другими учетными системами. Программа для терминала сбора данных требует наличия лицензии (на выбор пользователя):
Способы проведения инвентаризации имущества с ТСД и ПО DM.Invent
Учет основных средств возможен двумя способами:
1. По заданию, выгруженному из учетной системы. Приложение для ТСД отражает список документов с краткой информацией о МОЛ и местах хранения объектов имущества. Она помогает лучше ориентироваться в представленном перечне и быстро найти то, что нужно.
2. Без выгрузки задания на мобильный терминал. В приложении создают новый документ. Можно ввести необходимую информацию перед началом инвентаризации.
Расскажем подробнее о втором способе учета объектов имущества.
Особенности инвентаризации с использованием ПО DM.Invent без выгрузки задания из учетной системы
Ключевая ценность решения DM.Invent — возможность создавать документы инвентаризации непосредственно на терминале сбора данных, указывая МОЛ и зону размещения актива. Программа для учета ОС автоматически отфильтрует объекты, соответствующие установленным параметрам. Таким образом, можно ускорить операцию — сканировать идентификаторы только с указанных основных средств. Для этого в настройках софта следует открыть форму «Инвентаризация ОС» и в подразделе «Проверки» активировать функции обязательного ввода МОЛ и места хранения при создании нового документа.
Но можно не вводить эти данные на ТСД, а заполнить их позже в «1С» при проведении документа. Это удобный способ навести порядок в учете: система обновит сведения и закрепит объект за правильным местом хранения, даже если раньше на предприятии была путаница в размещении ОС.
Как вести учет основных средств с ПО DM.Invent без задания из «1С»: пошаговая инструкция
При создании документа можно указать МОЛ, зону размещения, а также добавить комментарий.
Для подтверждения нажмите кнопку «Начать». Откроется новый документ с объектами из справочника. Для учета основных фондов сотрудник действует по инструкции:
1. Переходит в созданный документ.
2. Начинает сканировать штрих-коды или RFID-метки с нужных объектов.
При свайпе карточки влево оператор может открыть меню основных действий.
Может перейти в карточку ОС из справочника, форму печати (для создания этикеток со штрих-кодами на мобильном принтере), ввести позицию, добавить изображение и пр.
3. После идентификации и ввода объекта в документ открывает форму подтверждения ОС. Проверяет данные и нажимает «Принять».
4. По завершении процесса — выгружает данные в «1С».
Процесс инвентаризации по RFID представлен в видео.
Частые ошибки при настройке и проведении инвентаризации ОС с «участием» софта DM.Invent
Частые ошибки при настройке и проведении инвентаризации с использованием DM.Invent:
- Не выгружены справочники объектов на ТСД. Работа с ПО и отображение информации будут некорректными. Требуется выгрузить справочники ОС, МОЛ и другие сведения из «товароучетки» в приложение.
- Не настроена фильтрация по организациям. Без этой настройки в одном документе перемешиваются данные о сотрудниках и складах разных подразделений предприятия, что создает путаницу при проведении инвентаризации.
- Не активирована настройка «Подтверждение ОС». Сотрудник сканирует штрих-коды с объектов и не подтверждает свои действия. В результате возрастает риск внесения недостоверных сведений в систему.
- Для учета ОС по радиометкам используется решение для ТСД DM.Invent без программного RFID-модуля. Без него работа будет невозможна.
Чтобы не допускать ошибок, рекомендуем сначала протестировать функции ПО бесплатно. Для этого необходимо подключить ТРИАЛ-лицензию. Она действует 14 дней с момента активации.
Итог
DM.Invent — софт для учета имущества. Позволяет работать как по заранее подготовленному заданию, так и «с нуля», адаптируясь под реальные условия предприятия. Возможность работы без привязки к документам из «1С» ускоряет процесс инвентаризации и упрощает актуализацию данных в бухгалтерских отчетах.
