Инвентаризация — процесс проверки и сравнения реального количества продукции в магазине или на складе с данными из товароучетной системы предприятия.
Проводится для:
- выявления точного объема товарных остатков и своевременного заказа продукции у поставщика;
- выявления недостачи и излишков товара;
- контроля полноты учета;
- отслеживания правильности хранения и использования продукции.
Инвентаризация товаров — первый и главный бизнес-процесс для розницы. От того, насколько качественно он выполняется, зависят фактические остатки и своевременное устранение пересортицы. Пересчитывать продукции вручную — долго и нецелесообразно, особенно, если речь идет об инвентаризации нескольких сотен товаров, поэтому здесь не обойтись без автоматизации.
В статье расскажем, как владельцам магазинов в десятки раз упростить себе жизнь при помощи терминалов сбора данных со специальным программным обеспечением.
Сложности инвентаризации товара без автоматизации учета
Порой владельцы небольших торговых точек считают, что знают свой магазин, как пять пальцев, и не видят смысла тратить время на инвентаризацию. И сильно ошибаются, ведь регулярный пересчет товаров позволяет четко понимать, какая продукция и в каком количестве есть в наличии, какие позиции быстро распродаются, а что залеживается на прилавках или на складе. Также инвентаризация помогает вовремя найти бракованный или просроченный товар и убедиться в честности (или нет) своих сотрудников.
И если в маленьком магазине проводить инвентаризацию можно вручную, то в средних и крупных торговых точках не обойтись без минимальной автоматизации. При инвентаризации без ТСД (терминалов сбора данных) приходится на долгое время закрывать магазин, а это может привести к потере прибыли. Если проводить пересчет ночью, не факт, что времени хватит, и все же удастся избежать закрытия магазина на рабочие часы. Также немалую роль играет человеческий фактор: при ручном подсчете высока вероятность появления ошибок в процессе выполнения персоналом монотонных действий. А на устранение путаницы уйдет дополнительное время.
Использование ТСД для автоматизации учета товара во много раз упрощает проведение инвентаризации.
Почему удобно работать с терминалом сбора данных:
- время на проведение инвентаризации сокращается в 5-10 раз по сравнению с ручным пересчетом;
- на экране терминала можно видеть актуальную информацию о продукции в момент подсчета;
- минимизируются ошибки, спровоцированные человеческим фактором;
- снижается нагрузка на сотрудников.
Как упростить инвентаризацию товара в магазине
При помощи терминала можно оптимизировать процесс инвентаризации, но без специального программного обеспечения не удастся воспользоваться всеми возможностями устройства и наладить связь между действиями персонала и отображением данных в товароучетной программе.
ПО DataMobile — решение для автоматизации учета, которое в несколько раз упрощает процессы приемки, отгрузки, перемещения товаров, помогает организовать адресное хранение продукции и позволяет работать с групповыми упаковками.
Инвентаризация товаров в магазине с DataMobile становится простой и удобной по нескольким причинам:
- Софт совместим почти со всеми существующими на российском рынке товароучетными программами. Простая интеграция позволяет быстро начать работу. Это плюс как для владельцев торговых точек, так и для компаний, оказывающих услуги инвентаризации на аутсорсе.
- ПО поддерживается большим количеством моделей терминалов сбора данных. Благодаря этому владелец магазина может легко подобрать устройство, которое наиболее соответствует потребностям его бизнеса.
- Инвентаризация может проводиться по нескольким сценариям:
— обычное считывание штрихкодов в документ, созданный на терминале;
— альтернативный режим, когда на ТСД выгружаются не только товары, но и информация по остаткам. На экране отображается план-факт, позволяющий без выгрузки данных на компьютер видеть расхождения и принимать решение о пересканировании определенных позиций.
- Пересчитывать товары в магазине можно, работая одновременно на нескольких терминалах. В этом случае информация с каждого устройства передается в товароучетную систему и объединяется в общем документе.
- ПО позволяет работать с большим количеством номенклатур (в несколько сотен позиций в документе). При этом даже во время инвентаризации по план-факту (по заданию) скорость работы терминала не снижается.
Чем полезна программа DataMobile при инвентаризации товара на складе
Программное обеспечение DataMobile автоматизирует инвентаризацию не только в торговом зале, но и на складе с адресным хранением.
С помощью ПО можно контролировать свежесть товаров. При выборочной инвентаризации, например, молочной продукции, можно увидеть сроки годности по требуемым позициям, и в случае необходимости (когда они на пределе) сделать заказ поставщику.
Также удобно проводить инвентаризацию по ячейкам. Для работы склада без задержек и ошибок необходимо четко понимать, где и столько хранится товара. Если по данным товароучетной системы ячейка полная, например, в ней должно быть пять единиц продукции, а в действительности их всего четыре, тогда процесс сборки заказа будет нарушен и потратится лишнее время на устранение неточностей. При обнаружении подобного расхождения с DataMobile можно пересчитать товары и выровнять остатки, после этого программа сможет правильно прогнозировать алгоритм обхода ячеек по складу во время сборки заказа.
Помимо этого, программное обеспечение DataMobile имеет:
- интуитивно-понятный интерфейс — не нужно тратить много времени на обучение сотрудников работе с программой;
- параметрические настройки — адаптировать софт «под себя» можно без программирования, с помощью выбора нужных опций;
- легкую масштабируемость — при необходимости расширения набора возможностей ПО можно перейти на старшую версию по разнице в цене;
- регулярные обновления в соответствии со всеми изменениями законодательства — не нужно покупать другой софт;
- бесплатную техническую поддержку — вопросы по использованию ПО решаются оперативно и в полной мере.
Как проводится инвентаризация товара в магазине
Инвентаризация — довольно простой процесс, который можно выполнить в несколько шагов при наличии автоматизации.
Как проводится инвентаризация по стандартному варианту:
- Закрывается магазин, товары выгружаются на ТСД (чтобы видеть, что считается именно тот штрихкод, который требуется) и создается новый пустой документ.
- Сканируется код, вручную пересчитывается количество одинакового товара на витрине или полке, и значение вводится на терминале. Более точный результат дает считывание штрихкода с каждой единицы продукции, однако это занимает больше времени.
- Информация с ТСД выгружается на компьютер для дальнейшего сравнения учетных и фактических остатков.
Важный нюанс! При инвентаризации алкоголя нужно проверять акцизные марки и выравнивать остатки. Поэтому ручной пересчет количества той или иной позиции здесь применять нельзя, необходимо сканировать штрихкоды абсолютно каждой бутылки.
Как проходит инвентаризации товара в магазине по заданию:
- В товароучетной системе компании создается единый документ инвентаризации, содержащий список всех позиций с наименованиями и количеством.
- Документ рассылается на все ТСД в форме задания, на экранах отображается план-факт по всем товарам.
- После завершения сканирования информация со всех устройств передается на компьютер и загружается в один документ для сравнения учтенных и реальных остатков.
ТСД с грамотным софтом — вложение, которое очень быстро окупается. Владельцу магазина не нужно оплачивать время сотрудников, затраченное на проведение инвентаризации. Магазин не закрывается надолго, а, следовательно, удается избежать потери прибыли. К тому же терминал автоматизирует не только инвентаризацию, но и другие процессы в компании: от приемки и перемещения товаров до отгрузки и маркировки, — что делает его незаменимым помощником бизнеса.
