Инвентаризация — подсчет остатков товара на складе либо в торговом зале путем сопоставления данных по факту и в учетной системе. Осуществляется не в произвольном порядке, а по Методическим указаниям, которые утверждены Приказом Минфина РФ № 49 от 13.06.1995*.
Рассмотрим, когда проведение инвентаризации товаров обязательно, а когда ее можно выполнять по желанию. Расскажем, как свести остатки, устранить недостачу и излишки продукции.
С какой целью производится инвентаризация товаров
Инвентаризация производится с целью выявления фактического наличия товаров. Полученные данные сопоставляются с остатками, которые числятся на балансе предприятия. Такая проверка позволяет обнаружить недостачу либо излишки товара, предпринять соответствующие меры: оформить списание или оприходовать неучтенную продукцию.
Сверку допустимо выполнять сколько угодно, хоть каждый день. Сроки и порядок проведения инвентаризации товаров может устанавливать руководитель предприятия. Например, он решил проверить, как обстоят дела с остатками продукции и соответствуют ли фактические данные тем, которые содержатся в товароучетной системе, нет ли расхождений, пересортицы.
Но в некоторых случаях необходимость проведения инвентаризации «диктует» закон. Перечень ситуаций, когда она обязательна (согласно Приказу Минфина России от 29.07.1998 № 34н*):
- передача товара другому собственнику (например, при продаже компании);
- преобразование муниципального либо государственного предприятия;
- смена материально ответственного сотрудника;
- обнаружение факта кражи товара;
- ликвидация либо реорганизация компании;
- составление годовой бухотчетности — если инвентаризация проводилась после 1 октября отчетного года, повторная сверка остатков продукции не требуется;
- чрезвычайная ситуация либо стихийное бедствие, которым предшествовали экстремальные условия.
Инвентаризацию проводят все компании, независимо от используемой системы налогообложения и организационно-правовой формы.
Инвентаризация для учета товаров: используемое оборудование
Для проведения инвентаризации применяется ТСД — терминал сбора данных — устройство со сканером для считывания линейных и/или двумерных штрихкодов (зависит от типа OEM-модуля). Имеет процессор, сенсорный экран. Ввод данных осуществляется с помощью механической или сенсорной клавиатуры (в зависимости от модели). ТСД работает от аккумулятора, который заряжается от базовой станции или блока питания.
Классы мобильных терминалов:
- начальный — для работы в теплых и сухих помещениях (степень пыле- и влагозащиты — IP54–IP64);
- промышленный — для использования в тяжелых условиях (под дождем, в запыленных складских помещениях, на открытых площадках), герметичность от IP64 и выше;
- сверхзащищенный — для эксплуатации в условиях перепада температур (от −30 до + 70 °С), влажности и пыли (IP67–IP68).
Для связи с ПК ТСД оснащен интерфейсами USB, RS-232, Wi-Fi, Bluetooth (их набор зависит от модели). В некоторых терминалах реализована поддержка GPS, предусмотрен слот для SIM-карты.
Еще одно оборудование, которое может принимать «участие» в инвентаризации товаров, — сканер штрихкодов. Причем подходит устройство беспроводного типа. Если считыватель «привязан» к ПК проводом, с ним невозможно обойти территорию склада или торгового зала для сканирования идентификаторов со всех упаковок с продукцией. Или придется носить за собой еще и ноутбук, что неудобно.
Сканер штрихкодов во время проведения инвентаризации должен непрерывно поддерживать связь с управляющим оборудованием по Bluetooth или радиоканалу. Исключение — считыватель со встроенной памятью. Он может работать на значительном удалении от компьютера. Отсканированные данные сохраняются, а при возобновлении связи передаются на ПК «пакетом».
Порядок проведения инвентаризации товаров
Процедура по сверке остатков продукции на предприятии предусматривает последовательное выполнение операций. Порядок проведения инвентаризации товаров:
- Созывается комиссия. Она бывает инвентаризационной или ревизионной (при малом объеме работ). Ответственные лица утверждаются руководителем компании.
- Издается Приказ на проведение инвентаризации товаров (по ф. ИНВ-22*). В нем указывают сроки и причину мероприятия, членов комиссии. Данные приказа фиксируется в журнале учета контрольных проверок (ф. ИНВ-25*).
- Перед инвентаризацией определяются остатки продукции по учетной информации. Председатель комиссии «поднимает» последние приходные и расходные документы либо отчеты о движении товаров. Визирует их, указывая «До инвентаризации на…(дата)». К моменту проведения операции по сверке остатков вся поступившая продукция должна быть оприходована, а выбывшая — списана.
- Проводится инвентаризация. Сотрудник обходит склад или магазин, поочередно считывая штрихкоды с каждой товарной упаковки (с помощью ТСД или сканера). Данные отражаются в специальных описях и актах об инвентаризации товаров (ф. ИНВ-3, ИНВ-4, ИНВ-5, ИНВ-6*). Их можно создать в электронном виде или распечатать.
- Итоги проверки фиксируются в ведомости учета результатов (ф. ИНВ-26*).
Если при инвентаризации выявлена недостача товаров, в «товароучетке» оформляют списание той продукции, которой не хватает. При обнаружении излишков — оприходование.
В 2022 г. унифицированные формы первичных документов необязательны к применению. При необходимости можно самостоятельно разработать удобные шаблоны.
Процесс инвентаризации товаров с помощью ТСД и ПО DataMobile
ТСД с установленной программой для автоматизации учета — DataMobile — позволяет ускорить процесс инвентаризации товаров в несколько раз и сделать его эффективнее. DataMobile также используется для быстрой приемки, отгрузки товаров, сборки заказов и других операций. Специализированный софт интегрируется почти в любую товароучетную систему. Взаимодействует с известными конфигурациями 1С без инсталляции промежуточных библиотек. ПО имеет удобный интерфейс — не нужно тратить время на обучение сотрудников работе с приложением. Реализованные параметрические настройки позволяют адаптировать бизнес-процессы под себя, не прибегая к услугам программистов.
Приложение DataMobile совместимо практически со всеми моделями ТСД, работающими на базе ОС Android. При интеграции терминала с мобильным принтером становится доступна печать по требованию. Например, можно быстро выполнять переоценку товаров. Оператор считывает штрихкод с помощью сканера ТСД, и, если цена изменилась, ПО отправляет принтеру задание, а тот печатает новый стикер.
Рассмотрим порядок проведения инвентаризации товаров с помощью мобильного терминала, ПО DataMobile и «товароучетки» «1С:Управление торговлей 11». Операцию по сверке остатков можно выполнять разными способами:
- сотрудники работают по план-факту — считывают штрихкоды с нужных товаров и сверяются с учтенным количеством (групповая работа по заданиям);
- сканируют идентификаторы со всей продукции, которая есть на полках. После этого выгружают данные на ПК и сверяют их с имеющимися в товароучетной системе.
Опишем процедуру пошагово:
- Сотрудник авторизуется в ПО DataMobile на терминале.
- Переходит в раздел «Инвентаризация» и создает новый документ.
- Сканирует штрихкоды с товарных упаковок. Данные отображаются в документе. Для каждого вида продукции указывает количество (остаток). В любой момент можно переключиться в режим поштучного ввода. Для этого нужно перейти в настройки и активировать соответствующую опцию (сдвинуть микшер вправо). После — просто сканировать все штрихкоды подряд, не указывая количество.
- Выгружает документ, в котором указаны дата, время начала и завершения инвентаризации, в учетную систему.
- Кликает «Заблокировать документ» и «Внести в базу». Проводит его.
- После подтверждения операции в столбце с учетными данными появятся значения: количество товара на балансе предприятия. Нужно сменить статус на «Внесение результатов». Нажать на кнопку «Провести и закрыть». Расхождения (при наличии) будут вынесены в отдельный столбец.
Обратите внимание: для инвентаризации алкоголя и товаров, подлежащих обязательной маркировке, понадобится ПО DataMobile с программным модулем Маркировка. Если ведется учет продукции по радиочастотным меткам — решение RFID. Для работы с алкоголем на оптовом складе — ЕГАИС ОПТ.
Есть несколько вариантов лицензий на софт DataMobile:
- бессрочная — с привязкой к одному терминалу или мобильному устройству;
- подписка в «облаке» DMcloud на срок 1, 6 месяцев либо 1 год — можно переносить с одного оборудования на другое.
ПО регулярно обновляется и имеет бесплатную техподдержку.
Оприходование товара при инвентаризации: проводки в бухучете
Излишки товаров, выявленные в результате инвентаризации, нужно оприходовать. Рассмотрим, как это сделать в программе 1С:
- Перейдите на страницу с ранее созданными инвентаризациями.
- Выберите нужный документ. Нажмите на кнопку «Создать на основании» и перейти по ссылке «Оприходование товаров».
- Откроется форма с данными об излишках товаров, выявленных при инвентаризации. Оприходование продукции осуществляется по рыночной цене. Если она указана неправильно, исправьте. Далее — нажмите «Записать» и «Провести».
- Для просмотра бухгалтерских записей нажмите на кнопку «ДтКт». Откроется окно проводок.
- Отражается проводка по оприходованию товаров при инвентаризации: Дт 41 и Кт 91 на сумму и количество обнаруженных излишков.
По окончании нажмите «Записать и закрыть». Оприходование товаров по результатам инвентаризации отражается в бухгалтерском учете в том же месяце, когда «подбивались» остатки. Годовые показатели — в отчете, который формируется за год.
Списание товара по результатам инвентаризации
Для учета недостачи, обнаруженной при инвентаризации, оформляется списание товара — снятие с балансового учета. Основные причины: хищение, порча продукции, пересортица. Это позволяет уравнять остаток в товароучетной системе и по факту.
Пример. По результатам инвентаризации выявлено 150 единиц замшевых ботинок определенной модели. А на балансе числится 152. Получается недостача. Чтобы избавиться от нее, нужно снять с баланса 2 единицы обуви.
Списание товара на основе инвентаризации в программе 1С выполняется в три этапа. Сделайте следующее:
- Перейдите в раздел с инвентаризациями.
- Найдите нужный документ, откройте его. Нажмите на кнопку «Создать на основании» и перейдите по ссылке «Списание товаров».
- Проверьте данные в открывшейся форме (наименование, количество, цену, общую стоимость товара). Если все верно, нажмите на кнопки «Записать» и «Провести».
Как и в случае с оприходованием товара после инвентаризации, бухгалтерские проводки можно посмотреть, нажав на кнопку «ДтКт».
Регулярное проведение инвентаризации позволяет руководству компании:
- вовремя определять недостачу и порчу товаров;
- выяснять, кто виновник — «по горячим следам»;
- принимать меры по взысканию недостачи с виновного лица;
- списывать отсутствующие товары со счетов бухучета и отображать достоверные данные в отчетности;
- принимать меры по усилению контроля за сохранностью продукции, способствовать повышению уровня ответственности сотрудников.
Подытожим. Чтобы узнать, какое количество товаров числится на балансе предприятия, достаточно открыть учетную программу. Инвентаризация позволяет определить, соответствуют ли эти данные реальному положению вещей. Чтобы операция по сверке остатков продукции проходила быстро и без ошибок, рекомендуем проводить ее с помощью ТСД и программы DataMobile.
