В отельном бизнесе важно не только обеспечивать высокий уровень сервиса для гостей, но и рационально управлять имуществом. Решить задачу помогает технология радиочастотной идентификации (RFID). Она автоматизирует учет имущества гостиницы и способствует получению оперативных сведений о местонахождении каждого объекта.
Из статьи узнаете, на что наносят радиочастотные метки. Расскажем, как запустить RFID-учет основных средств (ОС). Также объясним, почему автоматизация инвентаризации с приложением DM.Invent — оптимальное решение для гостиничного бизнеса.
Что такое RFID-технология для гостиничного бизнеса
RFID — это автоматическая идентификация объектов с использованием радиочастотных сигналов. Ее применяют для учета основных средств, материальных запасов, контроля доступа персонала и гостей. Внедряя RFID для гостиничного комплекса, компании переводят учет имущества в цифровой формат, осуществляют непрерывный контроль активов. Также это позволяет:
- сократить время на проведение инвентаризации;
- снизить риск потерь и хищений;
- выявить несанкционированное перемещение активов;
- обеспечить планирование пополнения запасов по фактическим данным.
Автоматизация учета имущества с использованием радиочастотной идентификации снижает количество ошибок, повышает эффективность работы служб отеля. Она позволяет, например, зафиксировать факт прохода горничной через контрольную точку, списать ОС при износе или потере.
Принцип работы RFID-меток и считывателей
RFID-метки состоят из двух компонентов:
- микрочипа, предназначенного для хранения и записи информации;
- антенны, отвечающей за обмен сведениями между меткой и RFID-оборудованием.
Чтобы защитить RFID-метки от внешних воздействий, их помещают в специальную оболочку и компактный пластиковый корпус с креплениями для фиксации на объекте.
Для автоматической идентификации требуется специализированное оборудование. По назначению его подразделяют на 2 типа:
- для чтения и перезаписи данных — RFID-считыватели;
- для печати этикеток и кодирования меток при выпуске — RFID-принтеры.
RFID-считыватели бывают стационарными и мобильными. Последние представлены планшетами, насадками для мобильных устройств, терминалами сбора данных с радиомодулем. Упростить учет имущества в гостиничном бизнесе помогают такие модели ТСД, как Chainway C5 UHF, Chainway C66 UHF, Chainway C72 UHF и iData T2 UHF.
Принцип работы простой. На RFID-метку записан уникальный код. Считыватель посылает сигнал, антенна RFID-метки его воспринимает, генерирует ответный, в котором сообщает этот идентификатор. По нему определяется информация, хранящаяся в учетной системе. Оттуда она загружается и отображается на экране RFID-считывателя. Далее сведения обрабатывает специализированное ПО (например, DM.Invent), установленное на мобильном устройстве, и передает ее в «товароучетку» («1С»).
Как сократить время проверки основных средств с помощью радиочастотной идентификации
Регулярная проверка основных средств предприятия индустрии гостеприимства обычно затягивается на недели, так как тысячи объектов распределены по множеству номеров и часто перемещаются между ними. Ситуация осложняется, если инвентаризация проходит вручную: сотрудники тратят драгоценные часы на поиск нужного имущества, сверку инвентарных номеров, занесение сведений в товароучетную программу, что отвлекает их от основной работы.
С RFID учет основных средств предприятия становится проще. При проверке не нужен прямой контакт с объектом. Чтобы определить наличие актива и его местоположение, специалисту достаточно считать радиочастотную метку.
RFID-инвентаризация помогает быстро выявлять наличие в номере кроватей, стульев и прочих предметов, фиксировать их перемещение или отсутствие, оперативно актуализировать данные в «товароучетке». Благодаря этому руководство получает полный контроль над основными средствами предприятия. Оптимизация процессов обеспечивает высокую точность результатов и достоверный учет имущества. Инвентаризация проходит без ошибок и в короткие сроки.
RFID-инвентаризация имущества в гостинице с DM.Invent
DM.Invent — это программа для отелей, бизнес-центров, госучреждений. Входит в линейку продуктов DataMobile. Софт инсталлируется на ТСД и мобильные устройства на ОС Android. Одно из его ключевых преимуществ — автоматизация инвентаризации. DM.Invent — это программное обеспечение, которое «умеет»:
- идентифицировать ОС;
- списывать объекты с указанием причины;
- назначать МОЛ и места хранения;
- собирать сведения для аналитических отчетов.
DM.Invent — это приложение с понятным интерфейсом. Настройка процессов параметрическая (достаточно самостоятельно проставить галочки напротив нужных бизнес-операций).
Для работы с радиочастотными метками к ПО дополнительно подключают программный модуль RFID. Он в разы ускоряет учет имущества предприятия: достаточно нажать на курок мобильного устройства, чтобы считать и обработать за раз сотни меток. RFID-инвентаризация гостиницы с DM.Invent и программным модулем проводится так:
- Сотрудник получает на терминал задание, например, провести учет имущества в холле и ресторане. В документе, выгруженном на устройство, перечислены объекты, подлежащие RFID-инвентаризации.
- Ответственное лицо, следуя заданию, считывает все RFID-метки.
- ПО для ТСД в режиме реального времени сопоставляет фактические данные с информацией из «товароучетки» и отображает результаты на экране устройства. Специалист сразу видит расхождения: недостачи, излишки.
- После завершения проверки сведения автоматически передаются в товароучетную систему, где формируются необходимые документы, включая инвентаризационные ведомости, акты списания и перемещения.
Специализированный софт DM.Invent выводит RFID-учет имущества отеля на новый уровень и дает такие преимущества:
- Скорость. Инвентаризация, например, на гостиничном складе, занимает 10–15 минут, а полный учет имущества комплекса — один день.
- Точность. Автоматизация инвентаризации с нашим приложением минимизирует человеческий фактор.
- Прозрачность учета. После того как посредством ПО для ТСД и модуля RFID-инвентаризация гостиницы проведена, руководство получает актуальную информацию о наличии и местоположении имущественных объектов.
Внедрение радиочастотной технологии в паре с нашим софтом помогает вести учет имущества в отелях любого масштаба — от небольших апартаментов до крупных комплексов. У ПО 2 варианта лицензии (на выбор): бессрочная и подписка в облачном сервисе DMcloud на 1, 6 или 12 месяцев. Техподдержка бесплатная.
Какие объекты гостиницы можно учитывать с помощью RFID
RFID-метки размещают на бытовой и компьютерной технике, телевизорах, мини-барах, кондиционерах, сейфах. Они также могут быть на тележках для обслуживания номеров, спортивном инвентаре, элементах систем безопасности и контроля доступа. RFID для гостиничного комплекса позволяет устанавливать необходимость ремонта или замены актива, предотвращать преждевременное списание.
Учет мебели, техники, текстиля и хозяйственного инвентаря
Горничные постоянно перемещают постельное белье, полотенца, халаты — меняют при уборке номеров, отправляют в прачечную, берут новые со склада. RFID-метки дают возможность фиксировать местонахождение каждого изделия на всех этапах эксплуатации, отслеживать его жизненный цикл.
Автоматическая идентификация помогает проверять фактическое наличие мебели, бытовой техники в номерах и административных, служебных помещениях. Кроме того, задействуют RFID-метки для учета хозяйственного инвентаря, что помогает его рациональному использованию.
В результате отель повышает эффективность управления материальными ценностями. Автоматизация инвентаризации избавляет персонал от бумажной рутины, а руководство получает полный контроль над внутренними ресурсами предприятия.
Автоматизация учета имущества с RFID и DM.Invent
Программа помогает автоматизировать учет имущества гостиницы, контролировать его наличие, своевременно обновлять данные в бухгалтерских отчетах. Софт поддерживает обнаружение объектов по визуальной шкале дальности, что упрощает их поиск даже в больших помещениях (например, обеденной зоне отеля). В приложении предусмотрены функции фотофиксации, списания объекта с указанием причины, добавления комментария. Таким образом, благодаря ПО и программному модулю RFID учет имущества отеля проходит без ошибок, сотрудники тратят меньше времени на рутинные операции.
Интеграция с учетными системами предприятия
Продукт из линейки DataMobile совместим с типовыми конфигурациями «1С». Также возможна интеграция и с любой другой системой, посредством которой можно вести учет имущества гостиницы.
Модули обмена данными программного решения из линейки DataMobile с «1С» поставляются с открытым исходным кодом и подробным описанием. Актуальные версии обработок доступны для скачивания с «Яндекс Диска» (каталог «DM_Invent»).
Экономический эффект внедрения RFID в гостиничном комплексе
В условиях жесткой конкуренции отельный бизнес стремится не только повысить качество сервиса, но и сократить издержки, отладить внутренние процессы. Внедрение автоматической идентификации окупается за счет оптимизации рабочего времени персонала и предотвращения прямых убытков. Если раньше сотрудникам приходилось передвигать тумбочки в поисках инвентарных номеров и вручную пересчитывать одеяла и простыни, то теперь достаточно зайти в помещение с RFID-считывателем, чтобы за считанные секунды получить актуальную информацию по всем объектам. Автоматизация учета имущества посредством RFID защищает дорогостоящие активы от кражи и высвобождает линейный персонал для выполнения прямых обязанностей по обслуживанию гостей.
Снижение потерь и повышение контроля активов
Гостиничный комплекс ежедневно использует большое количество материальных ценностей: мебель, бытовую технику, текстиль, хозяйственный инвентарь и оборудование. Но горничные, технический персонал, гости могут переносить имущество из одного места в другое. В итоге активы числятся на балансе, но найти их в нужный момент невозможно.
Автоматизация учета имущества с RFID позволяет отслеживать каждую позицию по уникальному идентификатору. В результате руководство получает полный контроль над активами, а вероятность незафиксированных перемещений и краж сводится к нулю.
Повышение скорости проведения инвентаризации активов
Инвентаризация активов может занимать дни или недели, особенно если речь идет о крупном отельном комплексе с сотнями номеров. Обычная инвентаризация вынуждает руководство временно выводить номера из фонда продаж (иными словами — терять прибыль) или беспокоить постояльцев, заглядывая под столы в их присутствии. Радиочастотный метод решает именно эту проблему.
С внедрением RFID учет основных средств проходит в разы быстрее. Считыватель автоматически обнаруживает все метки, находящиеся в зоне его действия (в радиусе нескольких метров, даже через закрытые двери шкафов и тумбочек), а программа для инвентаризации передает данные в «товароучетку». В результате учет имущества гостиницы становится точнее, сотрудники оперативно выявляют расхождения. Еще одно преимущество: RFID-инвентаризация может проходить намного чаще, чем обычная проверка (например, после выезда каждого гостя), не нарушая график работы линейных служб.
Сокращение затрат на дополнительный персонал
Во время масштабных плановых проверок отели часто вынуждены нанимать временных сотрудников или оплачивать сверхурочные часы своей команде. RFID инвентаризация дает возможность выполнять тот же объем действий силами меньшего числа сотрудников. Автоматический сбор данных и их мгновенная обработка посредством ПО для ТСД сокращают количество ручных операций, благодаря чему провести учет имущества можно поручить одному специалисту.
RFID-инвентаризация снижает затраты на оплату труда, уменьшает нагрузку на персонал. Автоматизация учета имущества позволяет сотрудникам сосредоточиться на выполнении основных обязанностей, связанных с обслуживанием гостей и предоставлением качественного сервиса.
Ручное проведение инвентаризаций постепенно уходит в прошлое. Сегодня предприятия стремятся повысить эффективность работы сотрудников, сократить затраты времени на учет и минимизировать количество ошибок. Решить эти задачи помогает автоматизация — использование мобильных ТСД и специализированного ПО позволяет значительно ускорить инвентаризацию и повысить точность учета. ПО DM.Invent становится удобным инструментом для сотрудников, отвечающих за учет основных средств в гостиничном комплексе. С его помощью можно настроить необходимые сценарии работы, быстро провести инвентаризацию и оперативно передать результаты в учетную систему. А возможность использования технологии RFID показывает дополнительные преимущества, делая процесс работы еще более удобным и быстрым.
.jpg)
