Грамотный учет товаров на складе — ключ к успешной работе торгового предприятия. От него зависят: своевременность поставок, удовлетворенность клиентов и финансовые показатели компании. В современном бизнесе ручной учет уходит в прошлое, уступая место автоматизации. В статье разберем, что такое складская система и как выбрать подходящую для конкретной компании.
Обзор видов складских систем учета: от простых решений до комплексных WMS
Складская система — программно-техническое решение, которое позволяет управлять хранением и перемещением товаров, вести учет операций, фиксировать этапы движения продукции. Рассмотрим, какие они бывают.
Таблицы Excel и бумажные журналы
Подходят только для микробизнеса или мелких розничных точек с ограниченным ассортиментом. Вести учет товаров на складе вручную дешево и просто, но велика вероятность ошибок, сложно анализировать информацию.
Ведение учета товаров на базе «1С» или подобных программ
Это первый шаг к автоматизации, который помогает:
- отслеживать остатки на складе и в магазине;
- учитывать продажи и возвраты;
- формировать отчеты для анализа;
- настраивать интеграцию с другими сервисами и системами мониторинга.
Такое решение доступно большинству предприятий, позволяет выстроить учетную систему на базе доступных инструментов. Однако у него есть минусы: при ручном вводе данных в программу возможны ошибки, потери времени.
Автоматизированные решения на базе терминалов сбора данных (ТСД) и мобильных приложений
При переходе на следующий уровень автоматизации используют решения на базе ТСД и мобильного софта. Это позволяет:
- ускорить типовые операции на складе — приемку, отгрузку, инвентаризацию;
- синхронизировать процессы с товароучетной программой («1С» и аналогичными);
- управлять адресным хранением продукции;
- отслеживать партии, сроки годности, серийные номера;
- сократить количество ошибок;
- вести учет товаров в режиме онлайн.
Этот способ оптимален для большинства предприятий. Применяется не только на складе, но и в розничной торговле.
WMS-системы
Это профессиональные решения для крупных распределительных центров и производств. WMS-система работает в комплексе с ERP-, TMS-, CRM-платформами и полностью контролирует логистические процессы в режиме онлайн. Ее функции:
- управление стандартными операциями: приемкой, размещением, перемещением, отгрузкой;
- автоматическое распределение продукции на складе по ячейкам с учетом товарного соседства;
- оптимизация маршрутов комплектовщиков заказов;
- автоматическое формирование заданий для сотрудников;
- отслеживание статусов поставленных задач;
- сбор информации об операциях и их анализ.
Выбор складской системы зависит от размера компании, ассортимента, количества операций и бюджета.
Виды складского учета: какие бывают и чем отличаются друг от друга
Применяют несколько типов учета товаров на складе: номенклатурный, сортовой, партионный, партионно-сортовой, поэкземплярный.
Номенклатурный — простейший способ. Учитывают только вид товаров (номенклатуру) и количество. Не берут в расчет информацию о партиях, сроках годности или серийных номерах. Метод подходит для мелкой розничной торговли с небольшим ассортиментом.
При сортовом учете товары разделяют по характеристикам, таким как сорт, вид, марка, и каждой группе присваивают уникальный идентификатор. Чаще применяют объемно-сортовой формат. При этом фиксируют:
- объем продукции (в килограммах, метрах, упаковках);
- сортовую принадлежность (вид, модификацию).
Это актуально для товаров, у которых есть вариативность в пределах одной категории, например, ткани разных цветов, стройматериалы различных марок.
При партионном методе отслеживают не только номенклатуру, но и принадлежность изделий к одной партии. Это важно, когда нужно учитывать характеристики, которые меняются в зависимости от поставки. Например, стоимость или срок годности продукта. Ведение учета по партиям позволяет реализовывать продукцию по принципам FIFO, LIFO.
Партионно-сортовой объединяет два подхода. Учитывают не только принадлежность к партии, но и к определенному сорту. Применяют на складах с большим ассортиментом товаров.
При поэкземплярном учете отслеживают движение каждого изделия по уникальному идентификатору. Этот формат стал актуален с введением цифровой маркировки «Честный ЗНАК». Продажи отслеживаемых товаров требуют индивидуального контроля по кодам Data Matrix.
Как выбрать систему учета товаров на складе: ключевые критерии
Ошибки в работе склада — это потери, неразбериха в документах, неоптимально используемое помещение и в итоге лишние расходы. Выбор хорошей системы учета товаров — инвестиция в бизнес. Вот важные критерии:
- Функциональность. Хорошая система поддерживает приемку, отгрузку, перемещение и другие типовые процессы в режиме онлайн.
- Совместимость с используемой «товароучеткой». Если уже работаете с «1С», то логично выбрать решение, которое легко с ней интегрируется.
- Возможность синхронизации с другими системами (CRM, ERP).
- Сроки и простота внедрения. Даже самый мощный инструмент окажется бесполезным, если им сложно пользоваться. Оцените, как быстро сотрудники освоят новое решение.
- Масштабируемость. Хорошая система растет вместе с бизнесом. Убедитесь, что сможете быстро вносить изменения при необходимости.
- Стоимость. Сюда входят расходы на лицензии ПО, оборудование, внедрение и обучение персонала.
- Техническое сопровождение после внедрения.
Проанализируйте потребности компании и возможности системы управления складом, чтобы выбрать оптимальное решение.
Этапы внедрения складской системы учета
Внедрение системы учета товаров в магазине или на складе включает такие этапы:
- Анализ текущих процессов и выбор подходящего решения.
- Покупка оборудования (терминалы сбора данных, принтеры для печати этикеток для маркировки товаров, мест хранения и печати упаковочных листов).
- Выбор, установка и настройка программного обеспечения. Используют специализированное ПО, например, DataMobile.
- Интеграция мобильного софта с «товароучеткой».
- Обучение сотрудников.
Важно выбирать интегратора, который предоставляет дальнейшую техническую поддержку и обновления ПО.
Преимущества автоматизации складского учета для бизнеса
В настоящее время невозможно сохранять конкурентоспособность предприятия без использования автоматизации. Ее преимущества в складском деле:
- Повышение точности учета: снижение количества ошибок, актуальные сведения о товарных остатках в режиме онлайн.
- Увеличение скорости операций: быстрая приемка и отгрузка, оптимизация маршрутов перемещения товаров.
- Снижение затрат: уменьшение «просрочки» и пересортицы на складе или в магазине, рациональное использование помещений.
- Улучшение контроля и аналитики: мониторинг показателей эффективности, прогнозирование потребностей и планирование закупок.
Слаженная работа склада позволяет быстро отгружать товары клиентам, выполнять договорные обязательства и развивать бизнес.
Автоматизированная система управления складом на базе ТСД и мобильного приложения DataMobile
Использование терминалов сбора данных в сочетании с мобильным приложением DataMobile — одно из топ-решений для автоматизации складского учета товаров. Его возможности:
- идентификация изделий по штрих-кодам (включая Data Matrix) или RFID-меткам;
- приемка и отгрузка товаров;
- быстрая инвентаризация остатков;
- размещение и перемещение товаров на складе с поддержкой адресного хранения;
- партионный, серийный, поэкземплярный учет;
- агрегация товаров в групповые упаковки.
При выборе хорошего решения для склада ориентируйтесь не только на цену, но и на функциональность, удобство интерфейса и возможности интеграции с другими платформами. Преимущества использования DataMobile:
- Удобство и мобильность: сотрудники выполняют операции на складе с помощью ТСД и передают сведения в «товароучетку» в режиме онлайн.
- Снижение ошибок: автоматическая сверка фактических и учетных данных, уведомления о расхождениях.
- Интеграция с популярными учетными системами «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:Управление торговлей» и другими конфигурациями «1С» без драйверов.
- Простая настройка приложения, интуитивно понятный интерфейс.
DataMobile входит в топ российского ПО для ТСД, поскольку обеспечивает гибкость, масштабируемость и точность операций. Наша компания готова предложить комплексные решения по автоматизации учета на складе или в магазине, включая подбор оборудования, настройку софта и обучение персонала.
