Правильная организация операций с товаром необходима любой компании, которая ведет коммерческую деятельность. Эффективно организованное хранение повышает производительность труда персонала и позволяет избежать финансовых потерь. Рассмотрим основные виды складского учета и возможности его автоматизации.
Организация складского учета
Складской учет — это совокупность мероприятий по приемке товаров, их размещению, хранению и отгрузке. Его основные задачи:
- контроль запасов, соответствие учетных данных о количестве товаров фактическому их наличию;
- адекватное планирование закупок;
- упрощение инвентаризаций, быстрый поиск номенклатурных позиций;
- систематизация товарных категорий, организация адресного хранения;
- защита от недостач, пересортицы, потерь и хищений;
- оптимизация складского пространства, его зонирование;
- повышение производительности труда работников склада.
Для получения достоверных данных о запасах каждая операция с товаром должна фиксироваться.
Складской учет и его виды
Особенности хранения и учета отдельных товаров определяются их свойствами: размерами, весом, сроком годности и т. д. Рассмотрим самые распространенные способы.
Номенклатурный учет
Обычно применяется для небольшого ассортимента, когда объединение по категориям и группам не требуется. Каждой позиции в управляющей программе назначается отдельная карточка, для поиска нужного товара достаточно его наименования. Такой вид учета подходит только для мелкой розницы, где номенклатура невелика.
Сортовой учет
При сортовом учете продукция классифицируется по общим признакам: молочные продукты, хлебобулочные изделия, овощи и фрукты. Такой метод обычно применяется в торговых компаниях с объемным ассортиментом, состоящим из множества товарных групп, которые различаются по свойствам и условиям хранения. Поступивший товар распределяется по сортам и названиям. Применяется также адресное хранение, когда каждая позиция получает индивидуальное пронумерованное место на полке.
Сортовой метод используют, когда не важно время приемки товара. Вновь поступившая продукция хранится и учитывается вместе с уже имеющимся складским запасом того же наименования.
Для маркированной продукции применяется объемно-сортовой учет, который учитывает не отдельные единицы, а количество товара в целом. Для идентификации продукции в «Честный ЗНАК» с помощью электронного документооборота отправляется GTIN — международный уникальный номер товара, а также количество штук в потребительской упаковке.
С 2022 в России внедрен обязательный объемно-сортовой учет воды и молочной продукции. Все компании-участники должны отправлять в систему маркировки отчеты об операциях приемки, отгрузки, а также вывода продукта из оборота.
Используя объемно-сортовой учет, «Честный ЗНАК» отслеживает движение не отдельной бутылки, а сформированной производителем партии товара — от заводского склада до розничного магазина или ресторана. При перемещениях продукции с маркировкой ее сопровождает УПД — универсальный передаточный документ, содержащий GTIN, количество или вес.
Для товаров, к которым применяется объемно-сортовой учет, «Честный ЗНАК» не требует указания кодов Data Matrix в УПД. Если компания проводит операции без отправки отчета в систему, на нее налагается штраф. Так государство через «Честный ЗНАК» контролирует оборот для удаления контрафакта с рынка.
Партионный учет
Главная особенность этого вида учета — способность отслеживания остатков по каждой партии однородного товара из поступивших на склад. Это необходимо для учета позиций, имеющих важное для идентификации качество, которое меняется от поставки к поставке. Так, при операциях с продуктами питания необходимо учитывать срок годности разных партий.
Этот вид учета часто используется и производственными компаниями. Себестоимость одной и той же продукции, изготовленной в разное время, может меняться в зависимости от цен на сырье, сезона, логистики и других факторов. Цели партионного учета:
- контроль поступления и отгрузки отдельных партий продукции;
- минимизация пересортицы товаров из разных поставок;
- контроль складских остатков по каждой партии;
- точность расчета себестоимости проданной или произведенной продукции.
Партионный учет требует идентификации каждой конкретной поставки товара. Для этой цели штриховой код включает ее номер, который назначается производителем или поставщиком продукции и указан в транспортных документах.
Партионно-сортовой учет
Этот вид учета используется для большого ассортимента и включает особенности обоих рассмотренных выше. Разные партии поступившей продукции размещаются отдельно. Номенклатурные единицы группируются по партиям, а в пределах одной партии — по сортам.
Автоматизация складского учета: оборудование и специализированные программы
Автоматизация позволяет свести к минимуму ошибки товарного учета, вызванные влиянием человеческого фактора. Для ее внедрения необходим компьютер, на котором установлена управляющая программа (например, 1С), терминал сбора данных (ТСД) со специализированным ПО и принтер для печати этикеток.
Складской учет в 1С
Управляющая система помогает контролировать остатки, проводить операции, связанные с движением товара, формировать все необходимые отчеты. Например, одна из самых популярных конфигураций программы — «1С:Управление торговлей» — решает следующие задачи:
- организация хранения по товарным группам;
- оформление складских операций;
- автоматизация внутренних перемещений;
- организация адресного хранения товаров;
- комплектация и разбор комплектов, сбор заказов;
- контроль остатков;
- подключение ТСД.
В системе предусмотрены возможности учитывать товар разными способами, будь то, например, партионный, сортовой или номенклатурный учет в 1С. При этом разные программные решения имеют существенные различия, о которых следует помнить.
Например, некоторые конфигурации 1С содержат справочники со схожими названиями — «Номенклатура» и «Номенклатурные группы». Это подобие иногда вызывает затруднения у пользователей, хотя назначение этих списков данных разное. «Номенклатура» находится в разделе 1С «Товары и услуги», создана для хранения информации о товарных позициях с возможностью создания и систематизации новых каталогов.
Справочник «Номенклатурные группы» расположен в разделе «Доходы и расходы». Используется для аналитики. Учет по номенклатурным группам выступает в качестве способа определения эффективности коммерческой деятельности предприятия торговли через расчет валовой прибыли, производственных затрат или себестоимости продукта, а также подготовки отчетов в 1С.
Другая функция программы — партионный учет в 1С — дает возможность прикреплять документы поступления и субконто «Партия» к каждой прибывшей товарной партии. Единица продукции снабжается данными о ее закупочной цене, поставщике и другими сведениями. Возможность включить партионный учет УТ (конфигурация «1С:Управление торговлей») реализована разными способами, отличающимися от версии к версии.
Терминалы сбора данных
Мобильный компьютер для автоматического учета способен считывать данные, зашифрованные в штриховых кодах, и отправлять их в 1С или иную управляющую программу для обработки. Терминал сбора данных (ТСД) позволяет:
- оперативно контролировать складские остатки и проводить инвентаризации;
- вводить вновь поступившие позиции;
- организовывать размещение продукции, в том числе внедрять адресное хранение;
- принимать, перемещать и отгружать товар.
Разные модели терминалов сбора данных различаются по функциональности, форм-фактору корпуса и степени его защиты от внешних воздействий, видам встроенного сканера, способам связи с управляющей системой, возможностью работать с кодами маркировки и другим параметрам. Выбор определяется спецификой бизнес-процессов компании и условиями эксплуатации устройства.
Для создания автоматизированной учетной системы необходим специализированный софт для установки на ТСД — DataMobile.
Программа для ТСД
ПО DataMobile разработано для терминалов сбора данных на ОС Android. Софт помогает автоматизировать операции товарного учета:
- оформление поступления новой номенклатуры;
- проведение инвентаризации;
- формирование заказов;
- отгрузка и перемещение товаров;
- организация адресного хранения;
- вывод этикеток с кодом маркировки на принтер.
DataMobile обеспечивает подключение ТСД к 1С без установки дополнительных драйверов. Для работы с продукцией, оборот которой контролируется через «Честный ЗНАК», подключается специальный дополнительный программный модуль Маркировка.
Гибкость и простота настройки позволяют быстро адаптировать DataMobile к специфике компании и внедрить автоматизацию складского учета. Софт внесен в Единый реестр российских программ для ЭВМ и БД.
