Инвентаризация основных средств — обязательная процедура для каждого предприятия. Раньше она заканчивалась составлением актов расхождений, после чего бухгалтерия вручную сверяла фактические остатки с учетными данными и оформляла списания или перемещения, используя бумажные носители. Сегодня этот процесс автоматизирован. Современные инструменты позволяют быстро сверить наличие имущества и прямо в процессе инвентаризации сформировать готовые документы для «1С». Разберем, как с помощью приложения DM.Invent из линейки DataMobile превратить ревизию в быстрый процесс с автоматическим формированием актов списания и перемещения.
Как автоматическое создание документов в «1С» ускоряет работу бухгалтерии
Наиболее трудоемкий этап инвентаризации — последующая обработка результатов. Выявили недостачу — нужно оформить списание. Нашли объект в другом подразделении — требуется документ на перемещение. Обычно бухгалтеры формируют эти документы в «1С» вручную, перенося данные из бумажных ведомостей. На это уходят часы, а ошибки при ручном вводе практически неизбежны.
DM.Invent — это приложение для автоматизации учета основных средств, входящее в линейку продуктов DataMobile. Оно предназначено для проведения инвентаризаций на предприятиях любого масштаба и работает в паре с «1С» (например, с «1С:Бухгалтерия» и другими конфигурациями).
Программа позволяет отказаться от бумажных ведомостей и ручного ввода данных: сотрудники с помощью ТСД фиксируют наличие объектов по штрих-кодам в офлайн-режиме. Это гарантирует бесперебойную работу даже в зонах без доступа к сети, а данные отправляются в учетную систему после завершения процесса. Выгрузка происходит по инициативе пользователя по Wi-Fi или через USB соединение мобильного устройства с ПК.
После получения данных в «1С» специальная обработка автоматически создает формы списания и перемещения. Бухгалтеру остается только открыть уже готовые, заполненные документы и провести их. Что это дает предприятию:
- Сокращение трудозатрат. Формирование отчетов, которое ранее требовало нескольких часов работы, теперь занимает не более 15–20 минут. Сотрудники бухгалтерии освобождаются от бумажной рутины для решения более сложных задач.
- Исключение ошибок при переносе данных. Информация, собранная при сканировании штрих-кодов, передается в учетную систему непосредственно с терминала сбора данных. Это гарантирует, что в документах окажутся именно те позиции, которые были зафиксированы при «ревизии».
- Полная прослеживаемость операций. Приложение для инвентаризации фиксирует, кто подтвердил списание или указал новое местонахождение объекта. При возникновении спорных ситуаций можно восстановить полную цепочку действий.
Таким образом, функция автоматического формирования документов освобождает бухгалтерию от рутины, ускоряет подведение итогов инвентаризации и обеспечивает достоверность данных об имуществе предприятия.
Инвентаризация имущества с помощью DM.Invent: от сканирования штрих-кода с объекта до формирования документов в «1С»
Рассмотрим пошагово, как строится работа с мобильным приложением DM.Invent на предприятии.
Шаг 1. Подготовка задания в системе учета
В «1С» создают документ с перечнем объектов, которые подлежат проверке. Это задание выгружают на терминал сбора данных, с которым работает сотрудник непосредственно на местах размещения объектов.
Шаг 2. Фиксация наличия и состояния основных средств
Работник сканирует штрих-коды с объектов, фиксируя их фактическое наличие. При обнаружении активов, подлежащих выбытию, оператор отмечает их состояние в приложении и указывает причину в предусмотренном поле. Для ОС, сменивших место хранения или закрепленных за другим материально ответственным лицом, фиксируются актуальное подразделение и МОЛ.
Шаг 3. Выгрузка результатов в «1С»
Результаты инвентаризации сохраняются на ТСД в офлайн-режиме. По завершении проверки данные передаются в учетную систему одним из способов: по сети Wi-Fi или через коммуникационную подставку (кредл) при подключении к ПК. Процесс автоматизирован с помощью стандартной обработки для «1С», что гарантирует передачу данных о каждом отсканированном штрих-коде без риска потери информации или ошибок ручного ввода.
Шаг 4. Создание смежных документов в системе учета
После загрузки данных в «1С» встроенная обработка автоматически анализирует результаты инвентаризации, формирует документы «Списание ОС» и «Перемещение ОС». Бухгалтеру остается лишь проверить заполненные данные и провести акты в системе.
Подробная инструкция по настройке автоматического формирования документов списания и перемещения — в обучающем видео на нашем Rutube-канале.
Выбор ТСД для инвентаризации основных средств
Для работы с DM.Invent предлагаем готовые комплекты с ТСД Chainway и iData. Выбор конкретной модели зависит от условий эксплуатации. В таблице — сравнение характеристик терминалов, которые входят в состав комплектов.
|
Характеристика |
Chainway C66 |
Chainway MC62 |
iData T1 PRO |
|
|
Память |
3/32 или 4/64 ГБ, microSD до 128 ГБ |
3/32 ГБ, microSD до 128 ГБ |
3/32 или 4/64 ГБ, microSD до 256 ГБ |
4/64 ГБ, microSD до 256 ГБ |
|
Дисплей |
5,5 дюймов |
4 дюйма |
4 дюйма |
5,5 дюймов |
|
Защита (IP) |
IP65 |
IP67 |
IP65 |
IP67 |
|
Вес |
287 г |
256 г |
278 г |
230 г |
|
Емкость аккумулятора |
4 300 мАч |
5 000 мАч |
5 000 мАч |
5 000 мАч |
|
Сканер |
Zebra SE4710 или Datalogic E3200 |
Zebra SE4710, CB300, CM60 |
2D DS7000 PRO |
iData DS7000 PRO или DS7500 PRO |
Все терминалы работают на ОС Android, поэтому интерфейс приложения привычен сотрудникам, а процесс настройки оборудования прост и понятен. В DM.Invent управление устройствами осуществляется через облачный сервис DMcloud, что позволяет централизованно контролировать парк оборудования.
Частые ошибки при инвентаризации ОС и как их избежать
Даже при использовании современного программного обеспечения процесс инвентаризации будет неэффективным, если не учесть типичные просчеты в организации работ. Опишем наиболее распространенные ошибки и пути их устранения:
- Некорректно заполнены карточки основных средств в «1С». Если в базе отсутствуют актуальные данные о МОЛ, месте хранения или самом объекте, результаты сканирования невозможно корректно сопоставить с учетными. Прежде чем выгружать задание на ТСД, необходимо актуализировать справочники и убедиться, что каждое ОС имеет уникальный штрих-код.
- Неправильный выбор оборудования. Для работы в неотапливаемых помещениях или на открытом воздухе нужны морозостойкие модели, в пыльных цехах — с классом защиты не ниже IP64, а при продолжительных сменах — устройства с возможностью «горячей» замены аккумулятора или с емкой АКБ. Изучение характеристик ТСД поможет избежать ситуации, когда техника выходит из строя в разгар инвентаризации.
- Использование неподходящего программного обеспечения. Универсальные мобильные приложения не обладают необходимыми функциями для специфических задач инвентаризации. Программа для ТСД должна «уметь» не только считывать коды, но и передавать в учетную систему информацию о состоянии объекта. Выбор софта, интегрированного с «1С» и поддерживающего нужные функции, — обязательное условие автоматизации.
Перечисленных проблем можно избежать, если подготовить справочники активов, выполнить настройку интеграции ПО с базой предприятия, провести инструктаж сотрудников. Время, затраченное на подготовку, окупается точными результатами и сэкономленными часами работы бухгалтерии.
Краткий итог
DM.Invent — это программа для учета имущества предприятия из линейки программного обеспечения DataMobile. Софт автоматизирует создание документов на списание и перемещение ОС в «1С», исключая ручной ввод. Бухгалтерия получает готовые к проведению акты, а предприятие — точные данные без ошибок переноса. Чтобы система работала эффективно, нужно правильно подобрать оборудование, настроить интеграцию мобильного ПО с учетной системой и провести инструктаж сотрудников.
Использование мобильных ТСД с ПО DM.Invent позволяет отказаться от ручного пересчета объектов учета по бумажным ведомостям. Фактические данные после проведения инвентаризации автоматически передаются в учетную систему, что также избавляет от ручной работы по их внесению и возможных ошибок заведения. Помимо заполнения самих документов инвентаризации, которые создаются в разрезе МОЛ и мест хранения, при загрузке в учетную систему могут также автоматически создаваться документы перемещения и списания, если в процессе инвентаризации была выявлена такая необходимость.
.jpg)
