Каждый руководитель знает, что от имеющихся в организации основных средств зависит устойчивость бизнеса. Без нормально функционирующих станков невозможно создавать продукцию и удовлетворять потребительский спрос, а значит, и «делать» деньги. Поэтому нужно поддерживать производственное оборудование в рабочем состоянии. Для этого проводится инвентаризация, а также техническое обслуживание и ремонт (ТОИР) имущества. Эти процессы отнимают много времени и сил, а потому появляется необходимость в их автоматизации. О том, как ее провести и что для этого понадобится, расскажем в статье.
Имущество организации: инвентаризация основных фондов и техническое обслуживание оборудования
В большинстве компаний есть бэк-офис — подразделение, сотрудники которого не взаимодействуют с клиентами, а занимаются управлением техническими фондами. Они ведут учет основных средств и запчастей, а также организуют осмотр и ремонт станков — следят за тем, чтобы в производственном процессе не возникало сбоев.
Что такое объекты учета и как проходит сбор данных о них
Основной фонд предприятия — это оборудование, необходимое для производства товаров и оказания услуг. Объекты учета, от которых напрямую зависит то, сможет ли организация выполнять свои функции и «оставаться на плаву».
К сожалению, техника подвержена износу, из-за чего постепенно снижается производительность. Поэтому сотрудники бэк-офиса тщательно следят за ее состоянием, для чего регулярно инициируют инвентаризацию имущества. Этот процесс представляет собой сбор данных о физическом наличии и состоянии эксплуатируемых основных фондов. Он проходит в три этапа:
- Составление описи с информацией об имуществе предприятия и формирование инвентаризационной комиссии.
- Обход производственных помещений и уточнение зафиксированных в описи данных: проверка наименования станков, их инвентаризационных и серийных номеров, а также уточнение степени износа и работоспособности.
- Внесение обновленных данных в систему учета (например, в 1C).
Таким образом, регулярную инвентаризацию имущества можно назвать одним из этапов работы по техническому обслуживанию и ремонту.
Система ТОИР: осмотр станков и проведение ремонта
ТОИР — это комплекс мероприятий, направленных на поддержание производственных активов в надлежащем техническом состоянии и продлении сроков их службы. Он включает в себя регулярные осмотры, предупреждение и устранение неисправностей, учет запчастей и их замену, модернизацию устаревших устройств, а также монтаж новых. Все работы по этому направлению условно подразделяются на два блока:
- Плановое обслуживание — профилактические процедуры, которые проводятся на работающем в пределах нормы оборудовании. Они призваны сохранить его работоспособность, предотвратить поломки и преждевременный износ. К ним относятся осмотр, диагностика и замена расходных материалов (масел, фильтров, картриджей и т.д.).
- Срочный ремонт — незапланированные работы по устранению поломок, мешающих работе техники. Речь идет о замене отдельных деталей, а иногда и станков, устранении программных ошибок, восстановлении поврежденных механизмов.
Каждый подход имеет плюсы и минусы. В первом случае организуется тщательный уход, способствующий продлению срока службы устройств, но при этом затрачивается много ресурсов на работу обходных бригад. Во втором же, напротив, сокращаются расходы на организацию проверок, но возрастает риск возникновения неисправностей. Кроме того, варианты вовсе не исключают друг друга. Так, при плановом обслуживании может возникнуть неожиданная поломка, требующая срочного ремонта.
Инвентаризация основных фондов и мероприятия ТОИР — сложные рутинные процессы, требующие большого количества человеко-часов. Также при их проведении есть риск появления ошибок из-за невнимательности, забывчивости или небрежного отношения сотрудников к работе. Поэтому для сокращения затрат, ускорения процессов и минимизации влияния человеческого фактора внедряется автоматизация.
Автоматизация учета основных фондов и мобильный ТОИР: оборудование и как его выбрать
Оптимизация учета основных средств и технического обслуживания происходит за счет внедрения на предприятии двух компонентов:
- Терминал сбора данных (ТСД) — мобильный компьютер, оснащенный сканером штрих-кодов, предназначенный для работы с информацией об объектах ремонта. С его помощью члены инвентаризационной комиссии, обходчики и технические эксперты могут оперативно получать необходимые сведения. Например, данные о наименовании и количестве станков на предприятии, информацию о зарегистрированных неисправностях, список запчастей и расходных материалов.
- Мобильный софт из линейки DataMobile — DM.Основные средства — специальная программа, обеспечивающая удобство пользования ТСД. Она позволяет создавать, редактировать и пересылать документы, просматривать информацию о заданиях и загружать данные об объектах напрямую в систему учета (1C).
Справочная информация: полезным дополнением может стать принтер этикеток — устройство для печати штрих-кодов. С его помощью создаются наклейки с кодами маркировки, которые будут наноситься на оборудование для его последующей идентификации при помощи ТСД.
Объекты учета иногда размещаются не только в помещениях, но и на улице, в узких пространствах и на высоте, потому терминал сбора данных должен быть:
- ударопрочным — для минимизации повреждений от падений;
- защищенным от воды, грязи и пыли — для работы в промышленных условиях;
- морозоустойчивым — во избежание сбоев при минусовых температурах.
В отдельных случаях может пригодиться камера для регистрации неисправностей. А полное раскрытие потенциала устройства обеспечивает мобильное приложение — программа DM.Основные средства из линейки DataMobile.
Программа для учета основных фондов: пакетное решение DM.Основные средства
Софт DM.Основные средства содержит в себе полный набор функций для инвентаризации имущества и управления работами по техобслуживанию. Это достигается за счет наличия в составе приложения двух лицензий — DM.Invent и DM.ТОИР. Разберем каждую из них подробнее.
Инвентаризация имущества с DM.Invent
Лицензия предназначена для ускоренного и облегченного проведения инвентаризации объектов. С ее помощью можно:
- быстро находить и идентифицировать оборудование путем поиска по инвентарным номерам, сканирования штрих-кодов или RFID-меток (при наличии дополнительного программного модуля);
- формировать каталог находящегося в эксплуатации оборудования с описанием, техническими характеристиками и фотографиями;
- создавать электронные описи имущества для инвентаризации и работать с ними на мобильном терминале с выгрузкой данных в 1C;
- генерировать и отправлять на печать этикетки (при наличии принтера);
- фиксировать поломки и делать списания с указанием причин;
- отмечать лиц с материальной ответственностью за объекты.
Дополнительно приложение позволяет организовывать несколько инвентаризаций одновременно, а также проводить их выборочно — по отдельным помещениям или видам оборудования.
Автоматизация обходчиков с DM.ТОИР
Эта лицензия предназначена для контроля за состоянием оборудования и облегчает жизнь как руководителю, так и сотрудникам обходных и ремонтных бригад. Она содержит в себе все данные о состоянии объектов и их работе, расходных материалах и загруженности технических экспертов. Главные достоинства ПО:
- обеспечение оперативного доступа к информации об объектах;
- возможность создания и редактирования документов по типам работ — осмотр, замена запчастей, ремонт и т. д., а также заявок на проведение обслуживания;
- функция формирования отчетов о неисправностях с приложением фотографий непосредственно на месте и выгрузкой данных в 1C;
- контроль деятельности технических служб в реальном времени.
Обе лицензии работают независимо друг от друга. Они имеют дружественный интерфейс и просты в применении. Поэтому автоматизация с мобильными компьютерами и DataMobile — грамотное решение, которое позволяет затрачивать меньше времени и сил на рабочую рутину.
