Движение алкогольной продукции в России с июля 2018 года контролируется государством. Отчитываться должны производители и продавцы, ведется поштучный учет. Данные о каждой бутылке фиксируются в ЕГАИС. Расскажем, как складу организовать помарочный учет алкоголя.
Что такое система контроля за оборотом алкогольной продукции и зачем она нужна
Помарочный учет дает возможность проследить путь каждой бутылки от момента ее производства на заводе до реализации в магазине. Государственный контроль помогает избавиться от некачественных товаров и подделок. Изготовление и продажа спиртных напитков в обход госсистемы грозит штрафом и конфискацией продукта.
Работа с ЕГАИС: с чего начать предпринимателю
Чтобы не нарушать законодательство и правильно организовать помарочный учет алкогольной продукции, участникам рынка надо зарегистрироваться в ЕГАИС. Обязательный шаг перед этим — оформление лицензии для работы с алкоголем.
После получения разрешительного документа сотрудник, который будет взаимодействовать с госсистемой и отвечать за учет товара, заказывает сертификат КЭП (квалифицированной электронной подписи). После 1 сентября 2023 года оформляется на физлицо. КЭП записывается на «флешку» со специальной защитой (JaCarta SE PKI/ГОСТ или Рутокен ЭЦП 2.0). С электронной подписью сотрудник получает ПИН-коды, которые понадобятся при регистрации в системе контроля. С 1.09.2023 года дополнительно к КЭП нужна машиночитаемая доверенность от руководителя предприятия. Для работы с ЕГАИС:
- Авторизуйтесь. На этапе создания личного кабинета нужен первый ПИН-код.
- Сгенерируйте сертификат RSA, чтобы обмениваться данными с системой контроля. Здесь понадобится второй ПИН-код.
- Установите Универсальный транспортный модуль. Программа доступна бесплатно и необходима для передачи накладных между системой товароучета (к примеру, «1С») и сервером ЕГАИС.
Если нужно, обновите оборудование. Теперь можно работать с алкогольной продукцией.
Как происходит контроль остатков алкоголя через регистры в ЕГАИС
Учет алкоголя осуществляется через специальные формы, которые называются регистрами. В них хранятся сведения об остатках товара, принадлежащего предприятию. Всего три регистра, и действия по списаниям, продажам и возвратам необходимо заносить в нужный:
Регистр 1 — это цифровой склад. Товар фиксируется партионно на основании накладных. Здесь совершают следующие действия с продукцией:
- принимают;
- списывают;
- перемещают;
- возвращают поставщику.
В этом хранилище находятся сведения о наименовании, дате производства, объеме и партии отгруженного алкоголя. Учет здесь ведется по названию, партии, производителю и алкокоду (идентификатору, который присваивается каждой единице продукции).
Регистр 2 — виртуальный торговый зал. При переходе на помарочный учет в 2018 году его заблокировали для крепких алкогольных напитков. После старта маркировки пива необходимость в нем прошла. С 15 мая 2023 года сюда запрещено переносить продукцию с первого хранилища. Сейчас тут содержатся остатки немаркированного пива и ожидается, что в 2024 году его закроют.
Регистр 3 — поштучный, содержит ФСМ (федеральные специальные марки). Появился в 2018 году. Здесь нет информации о количестве. При продаже единицы продукции с этого регистра выводится из оборота марка, а с первого — списывается бутылка.
Особенности помарочного учета алкоголя на складе
Поштучный контроль за спиртосодержащими товарами, введенный с июля 2018 года означает, что при движении алкоголя нужно передавать сведения в госсистему о каждой марке. Если для розничного магазина легко отсканировать штриховой код с каждой бутылки, то оптовику, чтобы поддерживать в порядке складской учет, понадобятся дополнительные инструменты.
Чем отличаются бизнес-процессы в оптовой и розничной торговле алкогольной продукцией
Обороты в оптовом и розничном сегменте различны, соответственно, по-разному ведется складской учет. Для магазина бизнес-процессы выглядят так:
- приемка;
- внесение марок в третий регистр ЕГАИС;
- списание;
- инвентаризация;
- продажа через кассу.
Товар приходит в розничную точку в небольшом количестве и не так часто, на остатках не хранится много алкогольной продукции, поэтому помарочная приемка не вызывает проблем.
Для опта те же процессы имеют другие масштабы и требуют иного подхода. Товар поступает упакованным на палетах, и отсканировать каждую марку нереально. То же касается остальных действий. Хранится алкоголь в коробках на стеллажах, а отгрузки происходят упаковками.
Чтобы облегчить процедуру, оптовые компании могут формировать группы: палеты, коробки. Общей таре присваивается один штриховой код, включающий информацию о содержимом. При переупаковке марки агрегируются в новые группы, а данные по ним система контроля заполняет автоматически.
Как видим, программа для учета алкогольной продукции в зависимости от специфики деятельности компании должна иметь разную конфигурацию. Многие розничные решения, функционирующие на платформе «1С», взаимодействуют с ЕГАИС, но они не предполагают работу с упаковками и партиями. Поэтому для оптового склада нужно выбирать специализированные конфигурации для ведения учета.
Порядок движения алкоголя на оптовом складе и в крупной рознице
Алгоритм работы оптовых предприятий и распределительных центров крупных розничных ритейлеров при помарочном учете алкогольной продукции выглядит следующим образом:
- Производитель или импортер формирует товарно-транспортную накладную (ТТН) и передает в ЕГАИС в электронном виде посредством Универсального транспортного модуля.
- Оптовик (ритейлер) получает документ из госсистемы.
- Сотрудники склада сверяют данные из накладной и фактическое наличие. По результатам проверки принимают товар полностью, частично или отклоняют поставку. Информацию передают в систему контроля и заносят в «1С».
- Принятая партия алкогольной продукции с баланса поставщика списывается и переходит в собственность покупателя. Оба контрагента видят это в своих личных кабинетах в ЕГАИС.
Оптовый склад отгружает алкоголь розничному каналу по такой же схеме. При перемещениях между подразделениями тоже необходим помарочный учет и обмен информацией с госсистемой.
Какое оборудование и ПО нужно для работы с ЕГАИС
Помарочный учет алкогольной продукции, как и взаимодействие с госсистемой невозможен без автоматизации предприятия. ПО и оборудование должны соответствовать требованиям, предъявляемым ЕГАИС.
Через универсальный транспортный модуль предприятие обменивается документами с системой контроля. Чтобы фиксировать движение товара, нужна программа для учета. Самая распространенная — «1С». Перед установкой следует выбрать конфигурацию с подходящей функциональностью.
Для считывания кодов с бутылок и упаковок при приемке, отгрузке, инвентаризации понадобится 2D-сканер. Складской учет удобнее вести, применяя терминал сбора данных (далее — ТСД). Оборудование имеет память, клавиатуру, экран, встроенный 2D-сканер. На ТСД устанавливается специализированная программа для учета (DataMobile с модулем Маркировка). Это оптимальное решение для помарочной приемки и отгрузки продукции на складе.
Автоматизация движения алкогольной продукции на складе с ТСД и DataMobile
Помарочный учет алкогольной продукции требует внимательности и аккуратности. Ошибки ведут к появлению «перекосов» в товарных остатках. Программа для учета должна обладать необходимой функциональностью. Использование DataMobile с модулем Маркировка решит вопрос автоматизации складских процессов для склада на крупном производстве и в розничном магазине. Программа позволяет:
- проводить идентификацию алкогольной продукции согласно считанным штриховым кодам и маркам;
- отслеживать остатки продукта, который значится в собственности компании по данным ЕГАИС;
- проверять федеральные специальные марки на подлинность;
- сверять соответствие кодов в ТТН и на бутылке;
- организовывать адресное хранение;
- вести приемку (помарочную и упаковками) алкоголя.
DataMobile с установленным модулем Маркировка позволяет после считывания кода с бутылки не ожидать ответ системы. Марки проверяются автономно.
Программа DataMobile устанавливается на ТСД, работающие на ОС Android. Она интегрируется практически в любую типовую конфигурацию «1С». DataMobile Маркировка помогает провести автоматизацию всех бизнес-процессов на складе и упростить поштучный учет спиртосодержащей продукции.
