Российский алкогольный рынок находится в условиях тотального цифрового контроля. Государство отслеживает оборот спиртосодержащей пищевой продукции через ЕГАИС, а некоторые ее виды — еще и через систему «Честный ЗНАК» («ЧЗ», ГИС МТ). Для участников рынка автоматизация бизнес-процессов — не просто удобство, а техническая необходимость, продиктованная требованиями закона. Ошибки, допущенные при приемке или розничной продаже, неизбежно ведут к штрафам. Объясним, как с помощью ТСД и специализированного софта превратить рутинный учет алкогольной продукции в автоматизированный упорядоченный процесс.
Особенности учета алкогольной продукции и зачем его автоматизировать
Исходя из способов государственного контроля, спиртосодержащую и алкогольную пищевую продукцию можно разделить на две большие группы:
- Крепкий алкоголь (водка, коньяк, виски, ром, ликеры), а также вина (любой крепости) и слабоалкогольные коктейли на основе этилового спирта. На каждую бутылку на производстве наносят федеральную специальную марку (ФСМ).
- Пивоваренные и слабоалкогольные напитки натурального брожения (пуаре, сидр, медовуха). Производители маркируют их с помощью кодов DataMatrix.
Для справки! Изготовитель ФСМ — АО «Гознак». Производитель подает заявление в Росалкогольтабакконтроль на получение нужного количества марок. Участник заказывает коды DataMatrix в личном кабинете системы «Честный ЗНАК». Затем наносит их на бутылки, банки или кеги (любую потребительскую тару) непосредственно на производственной линии (методом прямой печати или этикетирования) либо заказывает упаковку с готовыми кодами в типографии.
Движение алкоголя на российском рынке государство контролирует через ЕГАИС. Это Единая государственная автоматизированная система учета объема производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции. Прослеживание крепких напитков через ЕГАИС осуществляется поэкземплярно — там отражается весь маршрут движения каждой отдельной бутылки по логистической цепи. Слабого алкоголя — партиями. Система фиксирует объемы закупки пива или медовухи у поставщика, перемещение между точками, остатки на складе, списание по причине порчи или недостачи.
Поэкземплярная прослеживаемость слабоалкогольных напитков осуществляется через систему «Честный ЗНАК». При приемке, отгрузке или розничной продаже такой спиртосодержащей продукции требуется сканировать уникальный код маркировки (КМ) и отправлять данные в ГИС МТ. Таким образом, работать с алкоголем без автоматизации бизнес-процессов технически невозможно.
Как работать с алкоголем в общепите
В общепите крепкий алкоголь списывается в ЕГАИС порционно, в том числе при использовании для приготовления коктейлей и блюд. Учет ведется по объему (в миллилитрах). Когда бармен устанавливает бочку на кран, он сканирует ее КМ и оформляет документ «Подключение кега к оборудованию для розлива». В нем фиксируется дата подключения и срок годности напитка после вскрытия тары. Кег остается в обороте, но система понимает, что из него теперь можно наливать пиво. Полное или частичное списание (вывод из оборота) происходит постепенно в моменты расчетов с гостями. Когда кассир пробивает в чек, допустим, «0,5 л пива», кассовая программа привязывает эту порцию к коду подключенного кега. Через онлайн-кассу данные уходят в систему, и объем тары уменьшается на эти 500 мл. Таким образом, при совершении розничной продажи кассовая программа фиксирует точный объем каждой реализованной порции. ККТ через оператора фискальных данных направляет информацию в «ЧЗ».
При реализации пива в банках и бутылках, постановке кега на кран данные из «ЧЗ» автоматически поступают в ЕГАИС. Фискальные документы при продаже напитков в розлив в систему по учету алкогольной продукции не транслируются. Кег списывается в ЕГАИС на основании информации из ГИС МТ.
Что нужно для работы со спиртными напитками в магазине и на складе
Автоматизация учета алкогольной и спиртосодержащей продукции на складе и в магазине осуществляется с «участием» терминала сбора данных и специализированного софта DataMobile с дополнительным программным модулем Маркировка. Розничные продажи ведутся с использованием онлайн-кассы и 2D-сканера. Еще при работе с алкогольной продукцией нужен универсальный транспортный модуль (УТМ) — программное обеспечение, обеспечивающее обмен информацией между кассовой программой или учетной системой и ЕГАИС.
Терминалы сбора данных
ТСД — мобильное устройство с интегрированным 2D-сканером. Комплектуется сенсорным экраном, питается от аккумулятора. ТСД используется для считывания кодов Data Matrix с ФСМ крепкого алкоголя для ЕГАИС и со средств идентификации слабоалкогольных напитков для «ЧЗ». Мобильное приложение обрабатывает и передает информацию в «1С». Автоматизация учета спиртосодержащей пищевой продукции требует применения мобильного оборудования, например, таких моделей ТСД:
- АТОЛ Smart T51. Некоторые модификации оснащены дальнобойным 2D-модулем (до 14 м) и расширенным объемом памяти (6/128 ГБ). Такие характеристики позволяют вести учет алкогольной продукции на складе с многоуровневым типом хранения, работать с большими базами данных, ресурсоемкими программами.
- Chainway MC62. Защищен от пыли и влаги по классу IP67. Его используют для учета продукции на производстве и открытых площадках.
- iData K3S. Комплектуется встроенным 2D-сканером, считывающим коды с движущихся со скоростью до 8 м/с объектов (например, с бутылок на конвейерной линии на производстве).
Условия эксплуатации и объемы оборота продукции напрямую влияют на выбор мобильного терминала для учета товара на складе и в магазине. А вот то, какие функции будет выполнять и с какими документами сможет работать устройство, зависит от установленной на нем программы.
Мобильное приложение для работы с алкоголем
DataMobile — программа для ТСД и мобильных устройств с ОС Android. Основная задача ПО — автоматизация учета продукции по штрих-кодам. Дополнительный программный модуль Маркировка расширяет возможности софта для работы с алкоголем и товарами, подконтрольными системе «Честный ЗНАК». Программа для ТСД выполняет такие функции:
- идентифицирует алкогольную продукцию при считывании кода Data Matrix с марок ФСМ или упаковок;
- сверяет данные о поступившей продукции с товарно-транспортной накладной — поштучно и по упаковкам;
- проверяет уникальность и корректность ФСМ и КМ;
- агрегирует алкогольную продукцию в короба или палеты на производстве;
- обеспечивает быструю комплектацию заказов с точным отражением КМ в исходящих накладных (ТТН ЕГАИС и УПД).
Программа для работы с маркированным товаром и подакцизным алкоголем представлена в версиях Стандарт, Стандарт Pro, Online Lite и Online. Они различаются набором функций и способом информационного обмена с учетной системой (офлайн или онлайн). Клиенты могут приобрести бессрочную лицензию (LifeTime) с привязкой к конкретному ТСД. Другой вариант — оформить подписку в «облаке» DMcloud на 1, 6 или 12 мес.: ее можно переносить с одного мобильного устройства на другое.
DataMobile — решение, совместимое с «1С» без использования драйверов. Открытый формат обмена данными позволяет интегрировать софт с любыми другими системами учета.
Готовые комплекты для работы со спиртными напитками на складе
Предлагаем готовые решения для учета товара с КМ.
|
Виды комплектов |
Состав комплектов |
||
|
Модели устройств (на выбор) |
Программа для ТСД |
Программный модуль Маркировка |
|
|
Smart T31, M20 или T20 |
DataMobile версии Стандарт или Online (на выбор) с подпиской на 12 месяцев |
+ |
|
|
K3S, K3S-2 либо K8 |
|||
|
C61 или C62 |
|||
Пошаговая инструкция по внедрению автоматизации учета спиртосодержащих продуктов
Для работы с алкоголем на производстве или в магазине нужна электронная подпись (УКЭП). Ее получают на защищенном носителе (Рутокен ЭЦП 3.0, JaCarta-2 SE). Также организации регистрируются в ЕГАИС и записывают на этот же ключевой носитель RSA-ключ, сгенерированный в личном кабинете. Порядок внедрения автоматизации учета спиртосодержащей пищевой продукции:
- Проанализируйте бизнес-процессы. Оцените объемы производства и продаж алкоголя. Проверьте технические возможности бизнеса — какое оборудование имеется и что необходимо докупить.
- Приобретите нужное количество мобильных терминалов для учета на складе. Для розничных продаж алкогольной продукции понадобится онлайн-касса с поддержкой ФФД 1.2 и фискальным накопителем на 15 месяцев. Настройте оборудование под задачи бизнеса.
- Установите УТМ на ПК или онлайн-кассу.
- Инсталлируйте на ТСД решение DataMobile. Подключите подходящую лицензию.
- Интегрируйте мобильное приложение с системой учета. Например, с отраслевым решением «1С:Управление торговлей алкогольной продукцией» или типовой конфигурацией «1С:УНФ».
Завершающий этап — обучение сотрудников. Они должны изучить правила и стандарты ведения автоматизированного учета алкоголя.
Частые ошибки при обороте алкоголя
Практика показывает, что большинство ошибок в учете возникает из-за человеческого фактора. Перечислим наиболее распространенные:
- При приемке или отгрузке алкогольной продукции сотрудник не сканирует КМ, подтверждает накладную «по умолчанию». Это приводит к расхождениям в остатках и штрафам.
- При настройке ПО DataMobile интеграторы забывают активировать функцию учета товаров с обязательной маркировкой. В результате программа для ТСД считывает коды с пива, но не проверяет их статусы в ГИС МТ.
- Игнорирование проблем с интернетом. При сбое сети касса мгновенно не позволит отпустить крепкий алкоголь, так как УТМ не сможет проверить код ФСМ онлайн. Обработка накладных и актов продолжится локально, но если не отправить их на сервер в течение 3 рабочих дней — заведение оштрафуют.
Обратите внимание! Вести журнал учета объема розничной продажи алкоголя не нужно. Но компании могут заполнять его в добровольном порядке — этот документ помогает сверять данные при подготовке бухгалтерской отчетности.
Итог
Современному бизнесу необходимо полностью автоматизировать учет алкогольной продукции. Закон требует прослеживать каждую бутылку через госсистемы контроля. ТСД и ПО DataMobile с программным модулем Маркировка позволяют вести внутренний учет на складе и в магазине, а также обмениваться информацией с ЕГАИС и «Честным ЗНАКом».
Законодательная обязанность поэкземплярного учета ЕГАИС продукции диктует современному бизнесу необходимость использования средств автоматизации, в том числе с использованием терминалов сбора данных. ПО DataMobile с модулем Маркировка позволяет в контуре одного программного решения для ТСД автоматизировать процесс учета как акцизных марок ЕГАИС для крепкого алкоголя, так и кодов маркировки Честный знак для слобоалкогольной продукции. Наше решение позволяет избежать невынужденных ошибок и повысить эффективность работы персонала в полном соответствии с требованиями законодательства.
.jpg)
