Учет недвижимого имущества организации и других основных средств (ОС) относится к числу обязательных бизнес-процессов, поэтому здесь в первую очередь отказались от ручного труда. Инвентаризационные журналы заменили на справочники имущества в «1С» и подобных учетных системах. Автоматизация инвентаризации помогает грамотно управлять основными средствами, исполнять финансовые обязательства и в конечном счете влияет на доходы предприятия.
Если с «1С» учет имущества проводить с мобильным приложением DataMobile и терминалом сбора данных, можно получить еще более значимый результат: инвентаризация ОС станет простой, быстрой, доступной и безошибочной процедурой.
Инвентаризация основных средств как бизнес-процесс
К основным средствам (ОС) предприятия относятся материальные объекты, которые используются для изготовления продукции, организации работы отделов компании: недвижимость, оборудование, мебель, офисная техника. Эти ресурсы не вечны, требуют обслуживания, модернизации, замены на новые, к тому же с их износом меняется себестоимость производимой продукции. Отсюда вытекает необходимость учета недвижимого и иного имущества. Инвентаризация ОС решает такие задачи:
- контроль наличия и сохранности объектов имущества;
- определение затрат на техническое обслуживание и ремонт ОС;
- коррекция себестоимости продукции с учетом амортизации оборудования;
- оценка основных фондов для бухгалтерского и налогового годового отчета, аналитической работы.
Учет инвентаризации имущества закреплен законодательно: полная проверка ОС должна проводиться не менее раза в 3 года (согласно ФЗ № 402*), а техническая инвентаризация недвижимости — раз в 5 лет (Приказ Минфина № 49*). Руководитель предприятия может самостоятельно инициировать инвентаризацию при необходимости (смена материально ответственного лица (МОЛ), реорганизация компании, причинение ущерба имуществу).
Как автоматизировать учет имущества в организации с помощью «1C»
Раньше для учета недвижимого имущества предприятия и других основных фондов использовались бумажные журналы. Для проведения инвентаризации назначалась комиссия, а акты, ведомости и другие документы заполнялись вручную. Ведение учета ОС в системе «1С» автоматизирует этот процесс.
Объекты бухгалтерского учета, которые относятся к основным фондам, заносятся в справочник. Помимо наименования ОС, в системе можно найти информацию о его расположении, МОЛ, отметки о состоянии, проводимом обслуживании и ремонте, стоимости. Данные систематизируются и используются для управления имуществом. Благодаря учету ОС в «1С» возможно:
- быстро поставить основные фонды на учет и проводить инвентаризацию;
- мгновенно получать информацию об объектах — общую или выборочную;
- сократить случаи порчи имущества, которые происходят из-за недостаточного контроля;
- планировать и проводить техобслуживание и ремонт ОС;
- автоматически рассчитывать амортизацию, корректировать себестоимость производимой продукции.
С информацией об основных средствах могут работать все пользователи«1С»: не только бухгалтерия, но и финансово-экономический, технический, маркетинговый отделы.
Важный «посредник» в автоматизации учета — терминал сбора данных (ТСД). Это мини-компьютер, на который можно выгрузить номенклатуру из справочника «1С», найти по штрих-кодам объекты имущества, подтвердив их наличие, вернуть эти данные обратно в учетную систему.
Штрихкодирование или использование RFID-меток: что выбрать для идентификации объектов имущества
Для учета необходимо идентифицировать объект, присвоив ему идентификационный знак. Чаще всего для этой цели используют штрих-код. Сгенерировать его можно с помощью онлайн-сервисов, затем распечатать на этикетке и наклеить на объекты имущества. Выбирайте для печати стикеров с кодами термотрансферный принтер: изображение получается прочным, не выгорает на солнечном свете и не истирается.
Второй вид идентификатора основных фондов — RFID-метка: мини-устройство, которое реагирует на радиосигнал считывателя. Технология радиочастотной идентификации дороже штрихкодирования, но имеет свои преимущества, которые оправдывают затраты. Чтобы понять, какой способ выбрать, нужно разобраться, чем они различаются.
Штрих-коды и RFID-метки: различия
Штрих-код размещается на наклейке, чаще всего с бумажной основой. Они подойдут для идентификации мебели, недорогой офисной техники, но их не стоит размещать на имуществе, которое расположено на открытых площадках. К тому же испортить такую этикетку с умыслом достаточно легко, поэтому для недвижимости, особо ценных средств производства выбирают более прочные идентификаторы.
RFID-метки можно спрятать в защищенный корпус: пластиковый или силиконовый, закрепить на оборудовании, эксплуатируемом в грязных цехах (пыль, стружка, масло), на уличных объектах, использовать для идентификации недвижимого имущества. Дорогостоящие ОС также имеет смысл пометить радиочастотной меткой. Если установить стационарные считыватели, это позволит предотвратить кражи ценного оборудования.
Штрих-коды считываются при прямом наведении сканера. Поэтому для инвентаризации основных фондов сотруднику нужно будет подойти к каждому объекту имущества и считать бирку с идентификатором. Такой способ подойдет, если на балансе компании состоит небольшое количество единиц ОС.
В случае с радиометками, оператору достаточно нажать на курок считывателя, и отреагируют тысячи объектов, находящихся в радиусе действия антенны устройства. Поэтому если ОС расположены на обширной территории или в большом количестве, то считывать каждое — практически ручной труд, лучше использовать RFID-метки. Итак, способ радиочастотной идентификации стоит выбрать, если:
- имущество «разбросано» на большой площади (офисное здание + цех + склад);
- часть объектов эксплуатируется под открытым небом;
- во владении есть дорогостоящее оборудование.
Можно совмещать оба способа: одни объекты помечать с помощью штрихкодирования, другие — RFID-метками, и даже на один предмет имущества можно разместить и наклейку с кодом, и электронный тег. Программа для учета позволит присвоить одному объекту оба идентификатора. Например, если все ОС у вас уже были помечены штрих-кодами, но позже внедрили радиочастотную технологию и часть особо ценного оборудования оснастили RFID-метками. При проведении инвентаризации программа покажет оба.
В качестве считывающего устройства рекомендуется использовать терминал сбора данных. Для работы со штрих-кодами выбирайте модели со сканером двумерных кодов (2D-имиджером). Для считывания меток понадобится ТСД со встроенным или внешним радиомодулем. Во втором случае это RFID-считыватель в виде насадки, которая подключается к терминалу по Bluetooth или через USB. Также стоить обратить внимание на радиус действия устройства. Для инвентаризации на крупных по площади объектах остановите выбор на дальнобойных моделях.
Мобильное приложение DM.Invent для инвентаризации имущества
Проведение инвентаризации на мобильном терминале заключается не только в том, чтобы выгрузить на него документы из справочника из «1С», отсканировать штрих-коды и вернуть данные обратно в учетную систему. Для полной автоматизации процесса на ТСД устанавливается специализированное мобильное приложение для учета имущества — DM.Invent из линейки DataMobile. В программе уже предусмотрены опции, необходимые для учета основных фондов. С помощью мобильного приложения DM.Invent можно:
- присвоить штрих-коды объектам имущества и отправить этикетки на печать;
- назначить материально ответственное лицо, место хранения основных средств;
- добавить фото объекта для фиксации дефекта, повреждения, других видимых изменений;
- списать ОС с указанием причины;
- сверить данные план/факт в процессе проведения инвентаризации.
DM.Invent работает с линейными и двумерными штрих-кодами. Для учета и инвентаризации ОС с помощью радиочастотных меток к софту подключается программный модуль RFID. ТСД, оснащенный радиомодулем или насадкой, считывает все объекты, попадающие в зону действия антенны. Шкала дальности, ориентируясь на силу радиосигнала, подскажет, насколько близок искомый предмет.
Приложение DM.Invent обменивается данными с товароучетной системой, установленной на компьютере. Интеграция с «1С» происходит автоматически, без дополнительных драйверов. Софт работает с конфигурациями:
- «1С:Бухгалтерия» 8.3;
- «1С:Предприятие» 8.2;
- «1С:ERP»;
- «1С:Управление производственным предприятием»;
- «1С:Бухгалтерия государственного учреждения»;
- «1С:Комплексная автоматизация»;
- «1С:Управление холдингом».
Данные инвентаризации из мобильной программы передаются пакетами в учетную систему через Wi-Fi или с помощью USB-соединения. Перед установкой приложения для учета имущества организации или другого продукта из линейки DataMobile ознакомьтесь с инструкцией по настройке обмена с «1С:Предприятие».
Проведение инвентаризации имущества с помощью DM.Invent возможно как через выгрузку на мобильный терминал задания из «товароучетки», так и без него. Инициировать процесс можно сразу с ТСД, а потом отправить данные в программу «1С».
Организация мобильного учета имущества с помощью DataMobile и «1C»
Если у вас уже ведется бухгалтерский учет имущества в «1С», подключение DM.Invent не повлияет на рабочий процесс. Мобильная программа учета имущества организации не требует глобальных перемен в организации бухгалтерии. Предлагаем придерживаться такого порядка действий для внедрения мобильного учета:
- Проанализируйте количество и расположение основных фондов компании.
- На основании анализа выберите способ идентификации: штрихкодирование или RFID-технология и подберите необходимое оборудование (ТСД, принтер этикеток, «расходники»).
- Установите софт DM.Invent на мобильный терминал.
Удобство ведения учета с помощью мобильного приложения неоспоримо: акты, ведомости, другие документы будут заполняться автоматически. Во время инвентаризации — сделаны фото с дефектами, которые сразу попадут в программу. Списание ОС также можно провести на месте, выбрав из выпадающего списка причину. Используя RFID-метки, можно оперативно пересчитать недвижимое и другое ценное имущество, расположенное на большой территории.
Учет и инвентаризация основных средств — важные бизнес-процессы. Программа для учета имущества организации позволяет не только ускорить работу, но и избежать множества ошибок, которые связаны с человеческим фактором. Мобильное приложение DM.Invent в тандеме с «1С» экономит время и ресурсы компании, позволяет оперативно решать вопросы учета, обслуживания и оценки основных фондов, что положительно влияет на эффективность работы предприятия.
Ссылки на нормативные правовые акты, упомянутые в статье:
