Компьютеры, серверы, принтеры, копировальные аппараты и МФУ — это имущество компании, которое нуждается в учете. Оборудование теряется, ломается, периодически нуждается в ремонте. Если на предприятии несколько сотен единиц такой техники, уследить за ее сохранностью — большая проблема. Еще сложнее — контролировать перемещения и списания.
В статье расскажем, как терминал сбора данных (ТСД) с приложением DM.Invent поможет наладить учет компьютерной техники на предприятии, сохранить имущество и избежать ненужных расходов на покупку нового оборудования.
Зачем автоматизировать учет компьютерной техники
В бухгалтерском учете к основным средствам (ОС) относятся компьютеры и оргтехника стоимостью от 40 000 руб., в налоговом — от 100 000 руб. Юрлица обязаны отражать операции с ОС, ставить имущество на баланс и начислять амортизацию. Предпринимателям необязательно вести бухгалтерский учет компьютеров. Но мы рекомендуем это делать, чтобы:
- контролировать свое имущество;
- продлить срок полезного использования оборудования;
- предотвратить воровство.
Чтобы не тратить на это много времени и не отвлекать сотрудников от работы, используйте ТСД. Опишем только 2 причины, почему он вам нужен.
Причина 1. Контроль наличия и состояния имущества
Учет и контроль имущества — задача, актуальная для всех предприятий, особенно занятых в сферах:
- IT;
- туризма;
- консалтинга;
- финансов;
- торговли;
- доставки.
Деятельность таких компаний напрямую зависит от состояния компьютерной техники и серверов. Если оборудование выходит из строя, то останавливается работа, предприятие теряет прибыль.
Чтобы избежать простоев, нужно организовать контроль имущества и учет ремонта компьютерной техники. С ТСД это не составит труда. Вы всегда будете знать, какое оборудование есть на предприятии, где оно находится, кто за него отвечает, какую технику нужно заменить или отремонтировать.
Причина 2. Быстрые инвентаризации, точные данные о количестве ОС
В компаниях, где учет компьютеров не автоматизирован, инвентаризации могут длиться несколько дней. Бухгалтер берет бумажную ведомость, заходит в каждый кабинет, ищет наклейки с инвентарными номерами, сверяет их по описи и вручную отмечает наличие ОС.
В ходе проверки выясняется, что часть оборудования переместили в другие отделы, часть — списали, а где находится эта техника, никто не знает. В итоге отсутствие контроля приводит к путанице, беспорядку и потере денег.
Эти проблемы успешно решаются с помощью ТСД и мобильного программного обеспечения (ПО) DataMobile. Софт позволяет полностью автоматизировать и ускорить процесс инвентаризации ОС.
В ходе проверки приложение показывает плановое и фактическое количество активов. Пользователь видит, какого имущества не хватает, может оформить списание и перемещение, «привязать» объект к определенному сотруднику.
Что нужно для организации учета компьютерной техники
Чтобы автоматизировать учет компьютеров, на каждую единицу техники нужно нанести идентификатор — штрих-код или радиочастотную метку. Для офисного оборудования рекомендуем выбирать технологию штрихкодирования, это более бюджетный и простой вариант. В идентификаторе зашифрован инвентарный номер, по которому объект определяется в учетной системе. В RFID-метку можно «зашить» развернутую информацию: материально ответственное лицо (МОЛ), серийный номер и др.
Расскажем, как автоматизировать с «1С» учет компьютерной техники и что для этого нужно. Кроме средств идентификации, вам понадобится:
|
Элемент системы |
Какое решение подойдет |
Функции |
|
Программа для учета компьютерной техники в организации |
«1С:Бухгалтерия», «1С:Бухгалтерия госучреждения», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP» и другие |
В системе на каждое ОС заводятся карточки, где указан инвентарный и серийный номер, название модели, МОЛ, местонахождение, дата постановки на учет, способ начисления амортизации |
|
Принтер для печати этикеток со штрих-кодами |
Любой настольный принтер начального класса из нашего каталога, например: |
Для маркировки компьютерной техники используются специальные самоклеящиеся этикетки. Их распечатывают на специальных принтерах с прямой термической или термотрансферной технологией. Наклейки устойчивы к воздействию влаги, солнечных лучей, истираниям, мехническим воздействиям. Штрих-код остается читаемым минимум полгода |
|
Терминал сбора данных |
Подойдет любой ТСД со встроенным 2D-сканером, в том числе бюджетные устройства: |
ТСД позволяет полностью избавиться от бумажных описей. Сканируя штрих-код с этикетки, сотрудник может за секунду идентифицировать объект и получить подробную информацию о нем: серийный номер, марка ПК, МОЛ и т. д. ТСД синхронизируется с «1С» и выгружает результаты инвентаризации напрямую в учетную систему |
|
Мобильное приложение для ТСД |
DM.Invent — специальная мобильная программа для ТСД из серии DM.Основные средства. Входит в линейку продуктов DataMobile |
Мобильная программа для ТСД обменивается данными с учетной системой. В приложении можно создавать инвентарные ведомости, заводить новые карточки для ОС, оформлять перемещения, списания, назначать материально ответственных лиц, создавать этикетки |
Программа учета компьютерной техники из серии DM.Основные средства
DM.Основные средства — серия программных продуктов DataMobile, предназначенных специально для контроля ОС и управления ремонтами. Это приложения российской разработки от «Компании Сканпорт». Устанавливаются на смартфоны, планшеты и ТСД с ОС Android.
Серия DM.Основные средства включает ПО DM.Invent — это программа для учета компьютеров и оргтехники, а также другого офисного оборудования, в том числе малоценного имущества. Софт подходит для IT-компаний, дата-центров, госучреждений и других организаций, где на балансе числятся десятки или сотни единиц оборудования. Используется для работы в помещениях и в «полях», если имущество находится за пределами офиса.
Возможности DM.Invent
Мобильное программное обеспечение интегрируется со всеми продуктами «1С», где реализованы функции для учета ОС. Пользователи программы могут:
- идентифицировать объекты по штрих-коду;
- закреплять имущество за конкретным МОЛ и помещением;
- проводить полную и частичную инвентаризацию;
- просматривать плановое и фактическое количество ОС на экране ТСД;
- списывать компьютеры, не подлежащие восстановлению и ремонту;
- создавать и редактировать этикетки со штрих-кодами для маркировки ПК и оргтехники.
Результаты инвентаризации выгружаются в «1С», где автоматически обновляются таблицы во всех учетных документах, корректируется количество ОС, формируются акты списания и перемещения.
При подключении дополнительного модуля RFID учет компьютеров можно вести не только по штрих-кодам, но и по радиочастотным меткам.
Результаты автоматизации можно оценить на примере конкретной компании — БКИ «Эквифакс». Благодаря внедрению ТСД и приложения DM.Invent удалось значительно ускорить инвентаризацию дорогостоящих серверов.
Внедрение и настройка DM.Invent
Программа DataMobile интегрируется с «1С» без установки дополнительных драйверов. Настройка приложения включает несколько простых шагов:
|
Этап внедрения DM.Invent |
Описание |
|
1. Установка ПО и активация лицензии |
Для учета ОС можно купить бессрочную лицензию или подключить подписку в «облаке» DMcloud на 1,6 или 12 месяцев |
|
2. Интеграция ТСД с «1С» |
В комплект ПО входит специальная обработка. Пользователю нужно загрузить ее в «1С» и настроить интеграцию через локальную папку или FTP-сервер |
|
3. Выгрузка первичной информации из «1С» на ТСД |
В приложение на терминале выгружаются справочники ОС, МОЛ, помещений, причин списания и др. |
Для передачи данных можно настроить любой доступный способ соединения: по «воздуху» (по Wi-Fi и через мобильный интернет) или по USB-кабелю.
Как работает система учета компьютерной техники с ТСД и DM.Invent
Инвентаризацию компьютерной техники в DM.Invent можно проводить по заданию из учетной программы или по фактическому остатку. В первом случае из «1С» выгружается готовая форма со списком ОС, и по ней выполняется сверка. Во втором — документ инвентаризации создается на терминале и заполняется по мере считывания штрих-кодов. Рассмотрим подробнее первый вариант:
- Перед началом работы бухгалтер заходит в «1С» и в интерфейсе обработки открывает вкладку «Выгрузка».
- Если нужно провести полную проверку в организации, он нажимает «Выгрузить основные средства». Если частичную — сначала фильтрует объекты по сотруднику или месту хранения, а затем выгружает эти данные.
В качестве задания можно использовать и готовую инвентаризационную опись. Для этого нужно перейти в раздел «Документы», нажать «Добавить» и выбрать форму из списка.
Теперь можно приступать к инвентаризации. Что для этого нужно:
- Авторизуйтесь в приложении на ТСД и выберите задание в разделе «Инвентаризация».
- Выберите объект и отсканируйте штрих-код с наклейки.
- Нажмите кнопку «Принять».
В приложении отображается фактическое и плановое количество ОС. Обработанные позиции подсвечиваются зеленым цветом. Если в ходе проверки обнаружено неисправное оборудование, можно списать его прямо на ТСД, указав причину.
Во время проверки может быть обнаружена техника, которая не «привязана» к этому помещению. Возможно, ее переместили и не оформили это документально. В таком случае вы можете прямо на месте привязать оборудование к конкретному помещению.
Когда все объекты проверены, нажмите кнопку «Выгрузить». Ведомость отправляется в «1С». Если обнаружены недостачи, информация в учетных документах обновляется автоматически. В таблицах отображается фактическое количество позиций.
Если при инвентаризации вы оформляли списания и перемещения, в «1С» формируются соответствующие акты. Вся процедура занимает пару минут.
DM.Invent — это программа, учет в которой ведется в автоматическом режиме. Рутина и риск воровства сводятся к минимуму, снижается нагрузка на персонал, сокращаются ошибки и недостачи.
Если вы хотите внедрить современное решение для контроля компьютерной техники, позвоните по номеру +7 (495) 980-10-69 или оставьте заявку на сайте. Мы бесплатно подберем подходящий софт и полностью настроим его под ваши задачи!
