Грамотная организация складского учета материалов — одна из ключевых задач каждого предприятия. От знания точного количества запасов зависит жизнеспособность бизнеса. Так, минимизируются потери из-за несоблюдения сроков годности или недосмотра кладовщиков, предотвращаются случаи воровства, четко работает производство продукции. Процессы, способствующие этому, сложны, однако учет ТМЦ на складе поддается автоматизации. О том, какие есть правила построения работы и что нужно для оптимизации управления, расскажем в статье.
Как вести учет материалов на складе: виды работ
Склад — одно из главных подразделений предприятия. Для ведения бизнеса на конкурентном уровне он постоянно должен содержать определенное количество товарно-материальных ценностей, для чего требуется настройка внутренней логистики, включающей следующие виды работ:
- Приемка. Первый этап учета материалов на складе. Осуществляется проверка качества и количества поставляемых ТМЦ в соответствии с сопроводительными документами. Здесь же происходит внесение данных о поступлении в товароучетную систему (например, 1C).
- Размещение. На этом этапе каждому виду материалов определяется место. Как правило, ячейки хранения выбираются исходя из двух факторов: указанные производителем условия хранения (температура, влажность); удобство кладовщиков (продукция, которая часто отгружается, размещается ближе к выходу).
- Инвентаризация. Проверка фактического наличия материальных ценностей на складе и сравнение их реального количества с данными в товароучетной системе и документах бухгалтерии.
- Отгрузка. На этом этапе из запасов по заданию отбираются материалы, которые будут использованы в производстве. Здесь они комплектуются, упаковываются и отгружаются с обязательной отметкой в товароучетной программе.
Каждый из этих процессов требует пристального внимания, ведь даже мелкие ошибки могут привести к сбою на производстве. Однако есть способы организации складского учета, заметно упрощающие работу.
Система учета материалов на складе: RFID и адресное хранение
Ответ на вопрос «Как вести учет на складе?» звучит по-разному в зависимости от возможностей и потребностей каждой конкретной организации. Тем не менее можно выделить два наиболее популярных подхода.
Складской учет при помощи RFID
RFID — это система бесконтактной передачи данных посредством радиоволн. Ее главные элементы:
- Радиочастотные метки. Электронные устройства, включающие в себя чип с памятью и антенну. Они содержат информацию о товаре (дата и место производства, срок годности, условия хранения) и передают сигнал. Такие метки крепятся к товарам или встраиваются в них, а также могут быть размещены на упаковке.
- RFID-считыватели (ридеры). Устройства, которые расшифровывают записанную в метке информацию и позволяют работать с ней — проводить инвентаризацию и передавать отчеты о количестве материалов в программу складского учета (1C). Считыватели бывают двух типов: стационарные и ручные. Первые устанавливаются в определенном месте и регистрируют объекты, когда те попадают в радиус действия сигнала. Вторые — это портативные терминалы сбора данных (ТСД), оснащенные RFID-модулем.
Главные преимущества такой технологии для ведения складского учета — быстрота и точность обработки данных о материальных ценностях. Благодаря бесконтактной идентификации отпадает надобность подходить к каждому объекту, чтобы отсканировать маркировку. Считыватели способны улавливать сигналы от множества меток одномоментно. Таким образом, кладовщики гораздо быстрее получают достоверную информацию о количестве ТМЦ, что заметно сокращает время проведения инвентаризации.
Тем не менее RFID-технология имеет и недостатки. Ее внедрение требует больших финансовых вложений на приобретение оборудования. Также есть технические проблемы. Метки теряют работоспособность при механическом повреждении, не приспособлены для работы во влажной среде и в помещениях с большим количеством металла (происходит блокирование сигнала).
Итог: использование технологии RFID в первую очередь подходит организациям с крупными складами, большим количеством материалов и сложными цепочками мониторинга движения на производстве. Система автоматизирует отслеживание товаров и снижает вероятность ошибок, но требует оценки целесообразности.
Система учета на базе адресного склада
Четко контролировать движение материальных ценностей на складе можно при помощи организации адресного хранения. Это способ размещения товаров, при котором каждому месту в помещении (полка, уровень, ячейка) присваивается специальный код, обозначаемый числами и/или буквами. Затем из промаркированных частей складываются комбинации, дающие представление о местоположении того или иного товара. Например, в шифре «В.01.02.03»: В — зона хранения; 01 — стеллаж; 02 — уровень; 03 — ячейка. Все адреса заносятся в общую базу данных, которая позволяет быстро найти нужный товар.
Организация учета на складе при помощи ячеистого хранения может проходить двумя способами:
- Статичный. Каждому объекту присваивается постоянный адрес. При статичной схеме кладовщики постепенно привыкают к тому, что у материалов есть собственное место. Это ускоряет процессы инвентаризации и сбора заказов. При этом возникает риск нецелесообразного использования некоторых ячеек. На складе могут возникать пустые места, которые нельзя будет заполнить до прибытия нужных ТМЦ.
- Динамичный. Продукция размещается в свободных ячейках в зависимости от текущей ситуации на складе. Такой подход позволяет эффективно использовать площадь, а также быстро перестраиваться в случае возникновения надобности в отдельных материалах.
Какой подход применить, зависит от конкретных условий работы, типов продукции и специфики бизнеса. При этом часто на складах используют гибридный метод, когда комбинируются статическое и динамическое ячеистое хранение для наилучшего управления запасами.
Автоматизируем учет продукции на складе с ТСД и DataMobile
Автоматизация рабочих процессов при любом подходе требуют наличия ТСД для считывания штрих-кодов или радиометок и специализированного программного обеспечения, чтобы вести внутренний электронный документооборот. DataMobile — приложение для терминалов сбора данных, разработанное в целях автоматизации складских процессов. Оно быстро осваивается пользователем, легко интегрируется в товароучетные системы, включает функции организации адресного хранения и имеет дополнительные программные модули для считывания радиочастотных меток и кодов маркировки Data Matrix. Главные функции ПО:
- доступ к информации о материальных ценностях и их местоположении;
- регистрация операций, производимых с товарами, в том числе, сведений об их движении по территории склада;
- оперативный учет материалов на складе по штрих-кодам и автоматическое внесение данных о материалах и их количестве в товароучетную систему;
- работа с документацией в электронном виде прямо на ТСД (в том числе, с готовыми шаблонами для приемки, отгрузки, инвентаризации и других процессов);
- формирование этикеток со штрих-кодами и отправка их на печать.
Учет склада с программой DataMobile и терминалами сбора данных позволяет избавиться от рутины. После автоматизации минимизируются ошибки в работе персонала, устраняются проблемы с возникновением пересортицы или недостач, ускоряются стандартные складские операции — приемка, инвентаризация и отгрузка.
