Инвентаризация становится нелегким испытанием для некоторых предприятий. Мероприятие это хлопотное: назначается комиссия, сотрудники отрываются от выполнения основной работы, заполняется куча бумаг, проверяется соответствие результатов проверки данным в бухгалтерских документах. А учет основных средств при этом нужно вести в обязательном порядке.
На самом деле инвентаризация основных фондов может быть быстрой и простой процедурой, а также безошибочной, с привлечением минимального количества людей. Расскажем, как это сделать.
Инвентаризация основных фондов: цели и задачи
Полная инвентаризация основных средств по закону* проводится не менее одного раза в 3 года. Техническая инвентаризация основных фондов (объектов недвижимости), согласно приказу Минфина** — раз в 5 лет. При необходимости руководство принимает решение о досрочной проверке имущества: например, при реорганизации предприятия, при смене материально ответственного лица или форс-мажора с причинением ущерба. Ревизия и документальное подтверждение наличия ОС проводится также перед сдачей годового отчета. Инвентаризация основных средств необходима, чтобы:
- проверить фактическое наличие;
- оценить состояние объектов, степень износа;
- запланировать затраты на ремонт или на приобретение новых основных средств;
- зафиксировать стоимость ОС на момент проверки, чтобы правильно отразить ее в налоговой и бухгалтерской отчетности.
Если автоматизировать учет основных фондов организации, то вместо рутинного сложного процесса вы получите инструмент для точного контроля каждой единицы имущества.
Ручной и программный учет основных средств
Рассмотрим порядок учета ОС в ручном режиме. При поступлении основного средства на баланс предприятия ему присваивается инвентарный номер — буквенно-цифровое обозначение для идентификации объекта. На ОС заводится инвентарная карточка или книга, куда записываются: дата постановки на баланс, технические характеристики, состояние, стоимость.
При проведении инвентаризации для учета имущества на специальном бланке составляется опись, поднимаются карточки объектов, чтобы сверить данные. При выявлении несоответствия оформляется сличительная ведомость. По результатам проверки составляются соответствующие акты: о выявлении недостачи, о повреждении имущества, о списании ОС.
Пересчет вручную занимает много времени, бланки часто приходится переписывать: ошибки и исправления там не допускаются. После подсчета предстоит долго обрабатывать полученную информацию. На помощь пришли учетные системы. В них заложены алгоритмы для работы с ОС. Учет основных средств в 1С намного удобнее, чем ведение рукописных инвентарных книг.
Но самый трудозатратный процесс — инвентаризация — при этом остается неавтоматизированным. Данные заносят в ведомости, сверяют вручную, а только потом выгружают в базу программы. При таком подходе от ошибок никто не застрахован, а это неграмотное использование ресурсов организации и, как следствие, убытки.
Как автоматизировать инвентарный учет основных средств
Полная автоматизация учета — это когда весь процесс от сбора информации до ее обработки происходит с помощью специального оборудования и программного обеспечения. Будем считать, что учет основных средств в 1С уже ведется. Осталось отладить процесс инвентаризации. Давайте рассмотрим, что для этого понадобится.
Оборудование для автоматизации учета основных средств
Для начала необходимо внедрить штрихкодирование: нанести на ОС этикетки с кодами, которые будут отсылать к информации об объекте, хранящейся в базе учетной системы.
Чтобы напечатать этикетки, нужен принтер. Для наклеек на основные фонды лучше выбрать модель с термотрансферной печатью: такие идентификаторы долговечные, не боятся влаги и жира, не выцветают со временем. В качестве основы этикеток может быть не только бумага, но и полипропилен, полиэстер или текстиль.
Для считывания штрихкодов нужен сканер. Но для полной автоматизации процесса лучше выбрать ТСД — мобильный терминал сбора данных. Это устройство не только отправляет информацию с этикетки в учетную систему. Благодаря программному обеспечению, установленному на ТСД, можно выполнить множество операций. Например, прямо на терминале создавать новые этикетки и отправлять их на печать. При обнаружении дефекта ОС — сделать снимок повреждения и передать в 1С.
Наша компания разрабатывает программное обеспечение DataMobile для всех сфер бизнеса.
Программа DM.Основные средства: учет имущества на раз-два
В линейке продуктов ПО DataMobile есть специальный софт для учета основных фондов — DM.Основные средства. Он устанавливается на мобильные терминалы сбора данных, смартфоны и планшеты на Android (версия от 5.0). Программа содержит две самостоятельные лицензии:
- DM.Invent — для учета и инвентаризации имущества;
- DM.ТОИР — для обслуживания основных фондов в процессе эксплуатации.
В ПО учтены особенности инвентаризации основных фондов, оно подходит для организаций всех отраслей и форм собственности. Налажена интеграция с 1С и другими системами учета ОС. Передача данных с мобильного терминала на ПК происходит через Wi-Fi или USB-подключение.
Приложение DM.Invent поможет:
- поставить имущество на баланс предприятия;
- подтвердить наличие объекта, оценить его состояние;
- зафиксировать дефекты, поломки, добавить «фотодоказательство»;
- списать ОС;
- назначить или изменить материально-ответственное лицо (МОЛ) и пр.
Установите мобильное приложение — учет основных средств станет быстрее и проще. Заполнение документов происходит не вручную, что исключает ошибки.
Для отслеживания состояния основных фондов пригодится приложение DM.ТОИР (техническое обслуживание и ремонт). Оно загружается на терминалы сбора данных, смартфоны и планшеты на Android, которыми оснащают сервисные бригады.
Сотрудники осматривают имущество и фиксируют в программе его состояние, степень износа, необходимость ремонта или списания. Там же отмечают необходимые запчасти или стройматериалы, количество рабочих и время, необходимое для восстановления ОС.
Все данные из приложения попадают в 1С: вы будете контролировать состояние основных фондов, не допускать их выхода из строя, вовремя обслуживать и ремонтировать.
Инвентаризация имущества с технологиями будущего: внедряем RFID
Принцип RFID-технологии в том, что вместо штрихкодов используются радиочастотные метки. Иногда этот способ учета для ОС в качестве идентификаторов предпочтительней. И вот почему:
- У RFID-меток больший объем памяти: помимо основных данных, на такой идентификатор записывают техпаспорт объекта и другие сведения.
- Часть имущества предприятия иногда находится на улице, оборудование — эксплуатируется в пыльных производственных цехах, высока вероятность повреждения этикетки со штрихкодом. Радиочастотные метки выпускаются не только в виде наклеек, но и упакованными в пластиковые бирки, которые удобно закрепить на ОС. Они долговечные, не боятся неблагоприятных погодных условий.
- Метки бывают перезаписываемые: можно многократно вносить изменения или использовать этот идентификатор для другого ОС.
- Процесс инвентаризации с радиочастотной технологией проходит в разы быстрее. Для учета по штрихкоду придется найти и считать каждую этикетку. RFID-считыватель при одном нажатии на курок обнаруживает несколько сот меток в радиусе действия.
- Установив стационарные RFID-считыватели на проходных, воротах, вы получите контроль за перемещением объектов.
Для реализации такого проекта понадобятся: RFID-метки, RFID-считыватель и программный модуль RFID для ПО DM.Основные средства. Технология дороже по цене, чем штрихкодирование, зато помогает провести инвентаризацию в разы быстрее.
Автоматизация учета основных средств под ключ с DataMobile
Итак, мы рассказали, как долгий и рутинный процесс инвентаризации ОС можно автоматизировать и упростить контроль за имуществом предприятия. Для этого необходимо приобрести оборудование и программное обеспечение. А чтобы правильно подобрать все необходимое и автоматизировать учет имущества, рекомендуем такой порядок действий:
- Проанализировать ОС предприятия: количество, местоположение.
- Выявить проблемы, с которыми уже сталкивались при инвентаризации.
- Выбрать метод идентификации: штрихкодирование или RFID-технология.
- Подобрать оборудование.
- Установить на терминал сбора данных ПО DM.Основные средства.
Интеграция ПО DataMobile с 1С происходит без проблем. Не понадобится обучение сотрудников: интерфейс программы интуитивно понятен и удобен в использовании. Технические требования к устройствам также минимальны: возможна установка ПО на смартфоны и планшеты на Android.
Мы готовы предложить нестандартные решения, наши программисты разработают софт по запросу. Для этого заполните форму на сайте или закажите обратный звонок.
Если вам необходима автоматизация и других бизнес-процессов, в нашем интернет-магазине есть необходимое оборудование, а в линейке ПО DataMobile — программы для автоматизации работы магазинов, складов, предприятий. Имейте в виду, что у ПО DataMobile есть:
- пробный период для тестирования;
- два вида лицензий: разовая бессрочная либо подписка с оплатой от одного месяца;
- бесплатная техподдержка и регулярное обновление программного обеспечен.
ПО DataMobile входит в Единый реестр российских программ. Закажите у нас комплексную автоматизацию учета основных фондов и начните грамотно управлять имуществом: вовремя обслуживать и ремонтировать ОС, беречь человеческий ресурс, правильно вести бухгалтерскую отчетность. Это поможет сократить расходы и ускорить бизнес-процессы в организации.
Ссылки на материалы, законы, постановления, использованные в статье:
