Деятельность компаний любых сфер не обходится без использования основных фондов: зданий, оборудования, приборов, транспорта, компьютеров и прочего. Ошибки в бухгалтерском, налоговом учете основных средств (далее ОС или ОФ) приводят к проблемам с отчетностью, штрафам, финансовым потерям организации.
Мы объясним, как осуществляется учет поступления и выбытия основных средств, каковы его задачи и значение. Как автоматизировать учет ОС и какое программное обеспечение, оборудование нужно для внедрения этого решения. Расскажем о новых правилах учета основных средств и «малоценки».
Задачи учета основных средств
Учет основных средств — это контроль за движением, фактическим наличием, состоянием, степенью износа объектов на балансе предприятия и операциями, проводимыми с ними (ремонтом, модернизацией).
К основным средствам относят только те объекты (здания, оборудование, инвентарь, насаждения и прочее), которые соответствуют одновременно нескольким требованиям:
- необходимы, чтобы изготавливать товары, предоставлять услуги или создавать другие продукты для нужд самой компании или последующей реализации;
- предназначены для длительной эксплуатации — больше года;
- нужны для получения компанией дохода в будущем и не предназначены для продажи.
Учет материальных активов помогает:
- контролировать состояние объектов, определять остаточные сроки службы;
- определять цену, по которой можно продать ненужное оборудование, здание, транспорт;
- проверять наличие объектов — вовремя исключать факты хищения, нанесения вреда имуществу компании;
- правильно отражать данные в бухгалтерской, налоговой и финансовой отчетности;
- контролировать затраты на ремонт, улучшение ОФ, определять их целесообразность;
- формировать себестоимость произведенных товаров или услуг.
В конечном итоге, ведение учета основных средств приводит к организации контроля за доходами и расходами предприятия, оптимизации бизнес-процессов, грамотному управлению ресурсами, развитию компании.
Учет поступления и выбытия основных средств
Компания-владелец основных средств может принимать на баланс весь объект целиком или вести компонентный учет. То есть отдельно учитывать части, входящие в состав оборудования, инструмента, машины. Это актуально, когда, например, срок службы двигателя на конвейере составляет 12 месяцев и его необходимо периодически менять, а движущая часть и корпус служат 5—10 лет. В этом случае компонентный учет позволяет поставить новый двигатель, а старый списать, не нарушая требований Международного стандартного финансовой отчетности.
В бухгалтерском и финансовом учете 3 метода оценки основных средств:
- По первоначальной стоимости. Это совокупность затрат компании: цена покупки, доставки, установки или услуг, пошлин, которые нужно заплатить для того, чтобы ОС можно было эксплуатировать.
- По остаточной стоимости. Это цена объекта (на определенную дату), которая осталась после вычета из первоначальной стоимости суммы амортизации (износа).
- По восстановительной стоимости. Это цена, обновленная после фактического ремонта, улучшения объекта, или стоимость, пересчитанная с учетов установленных индексов, действующих цен.
Учет поступления основных средств на баланс проводится по первоначальной стоимости. В дальнейшем, после переоценки, ОФ учитываются по восстановительной цене.
При постановке на баланс для каждого ОФ заводят карточку, в которой указывают технические характеристики объекта, а в дальнейшем — вносят сведения об улучшении, амортизации и других операциях.
Выбытие же материальных активов возможно после определенного периода их эксплуатации, в случаях: износа, аварий или стихийных бедствий, продажи (если в дальнейшем объект не сможет приносить доход компании-владельцу). Выбытие отражается в бухгалтерской, финансовой отчетности — относится на доходы или расходы компании в том месяце, квартале, в котором объект был продан или ликвидирован.
Кроме «настоящих» ОС с высокой стоимостью и сроком службы, на предприятиях используют малоценные основные средства, учет которых имеет свои особенности.
Например, в бухучете затраты на покупку, ремонт «малоценки» сразу списывают на расходы. Но огнетушители, инструменты потом отдают в подотчет, периодически обслуживают (заправляют, красят). В этом случае нужно контролировать их состояние, наличие у материально-ответственного лица. Для этого заводят несколько подсчетов: на одном учитывают их наличие на складе, на втором — передачу в подотчет, на третьем — выбытие.
Учет поступления основных средств: нужна ли автоматизация
Когда ОС поступает на баланс, ему или его частям (при компонентном методе) присваивают инвентарный номер. Это уникальное для организации-владельца сочетание цифр и букв, позволяющее идентифицировать объект, отслеживать операции, проводимые с ним, его состояние на определенную дату.
Вести учет по инвентарному номеру всех перечисленных изменений и состояний ОФ можно несколькими способами: вручную, в одной из систем учета (1С, «ЕКАМ», «МойСклад») или комбинируя систему учета и специальную программу для ТСД.
В ручном варианте вести ведомости, проводить инвентаризацию и выполнять остальные операции с ОФ сложно:
- тратится много времени;
- приходится переписывать бланки, формы, чтобы исправить неточности, описки;
- появляются ошибки при формировании отчетности, проблемы с актуальностью данных учета ремонтов и улучшений основных средств.
Это все может привести к штрафам, неэффективному использованию труда, убыткам предприятия.
Применение системы типа 1С намного упрощает ведение учета ОФ. Но инвентаризация (один из самых объемных, длительных и трудозатратных процессов) осуществляется вручную. Ведомости печатают или переносят в электронные таблицы, вручную сверяют фактическое наличие объектов, а потом сведения вносят в базу. Здесь тоже не исключены ошибки.
Комбинированный вариант учета с применением, например, системы 1С и программы для ТСД (DataMobile) — автоматизация — исключает ошибки человеческого фактора, ускоряет формирование отчетности, обработку информации, касающейся ОФ.
Автоматизация — это оптимальный вариант организации учета ОС, который сводит к минимуму ручную работу, облегчает принятие к учету, списание основных средств и другие действия с имуществом.
Что нужно для автоматизации учета основных средств
Для автоматизации учета основных средств используют такой порядок:
- анализируют бизнес-процессы;
- определяют проблемы, с которыми сталкивается компания при работе с ОФ;
- решают, какое оборудование необходимо;
- подбирают софт: товароучетную систему (если ее нет), программу для ТСД;
- выполняют автоматизацию: устанавливают ПО на компьютер, мобильные устройства и специализированное оборудование, создают общую систему и сервер для сбора/хранения данных.
Понадобятся 2 вида программного обеспечения:
- Бэк-офис — система учета операций, товаров и имущества. Например, 1С.
- Софт для автоматизации — специализированное программное обеспечение, которое устанавливают на терминалы сбора данных или другие устройства и интегрируют с «товароучеткой». Например, DataMobile.
Оборудование, которое используют при автоматизации учета ОС:
- Терминал сбора данных — распознает штрихкоды, нанесенные на имущество, собирает сведения и передает их в программу учета. ТСД позволяет получить информацию об объекте: состояние, технические характеристики, срок службы и другую прямо на экране во время инвентаризации.
- Сканер штрихкодов — нужен, если вместо ТСД используется планшет или смартфон. Важно! Стационарные сканеры не подходят для автоматизации учета ОФ, так как их устанавливают в конкретном месте, например, на ленте у кассы.
- Принтер — предназначен для печати штрихкодов на этикетках, которые потом наносятся на имущество. Для перенесения идентификаторов материальных активов на пленку, бумажную основу лучше использовать термотрансферный принтер. Он формирует четкое изображение, которое не вытирается и не выгорает на солнце в течение длительного времени.
- RFID-оборудование — считыватели и принтеры для работы с радиочастотными метками.
Принятие к учету основных средств и другие операции: программа DM.Invent
Как мы уже говорили, для комбинированного варианта учета (автоматизации) нужно специальное программное обеспечение для терминала сбора данных. Кроме постановки на баланс, выбытия ОС, есть обязательный трудоемкий процесс — инвентаризация, для которого и предназначено такое ПО.
Для грамотной организации учета основных средств и проведения инвентаризации мы разработали специальный софт — DM.Invent. Программный продукт предназначен для терминалов сбора данных, планшетов и телефонов на операционной системе Android 5.0 и выше.
DM.Invent позволяет:
- создавать и распечатывать на мобильном принтере этикетки с кодами маркировки — удобно при вводе объекта в эксплуатацию;
- назначать МОЛ или места расположения, хранения фондов — в дальнейшем объекты фильтруются по этим параметрам;
- инвентаризировать ОФ и «малоценку»;
- находить и выводить из эксплуатации или списывать поврежденные объекты с указанием причины и графическим подтверждением (можно приложить фото);
- просматривать плановые и фактические показатели инвентаризации — проверенные объекты обозначаются зеленым цветом, можно отфильтровать их или те материальные активы, которые осталось проинвентаризировать.
ПО подходит для всех отраслей, организаций среднего, малого и крупного бизнеса. DM.Invent без труда интегрируется с 1С и другими системами учета. Софт настраивается выбором нужных параметром — без привлечения программистов.
Если нужно работать с радиочастотными метками, потребуется RFID-считыватель и версия DM.Invent RFID. Благодаря софту, инвентаризация в небольшом помещении проводится за 1-2 секунды одним нажатием на курок RFID-оборудования — метки считываются сразу со всех объектов. Во время инвентаризации с DM.Invent RFID можно искать основные средства и привязывать RFID-метку к ним.
Что меняется в учете основных средств и запасов: нововведения, сроки
Согласно методике учета основных средств, инвентаризация основных фондов проводится:
- общая — не реже 1 раза в 3 года;
- по материально-ответственным лицам, участкам, подразделениям — по мере необходимости и по усмотрению руководителей организации (при передаче ОФ по МОЛам и в других случаях).
В сентябре 2020 года Министерством Финансов подписан приказ, согласно которому меняется учет основных средств и запасов. Новшества вступят в силу с 2022 года, но по желанию предприятия могут применять нормы уже сейчас.
Основные различия между старым (ПБУ)* и новым (ФСБУ)* Положением по бухгалтерскому учету приведены в таблице.
| ПБУ | ФСБУ | |
| Признание материально-производственными запасами (МПЗ) | Объекты, стоимостью до 40 тыс. руб. | Лимит устанавливает компания — оформляется документально (приказом, запиской-пояснением к финансовой отчетности) |
| Учет «малоценки» | Относится на МПЗ | Цена учитывается в составе расходов |
| Проверка имущества на обесценивание | Нет | Проводится |
| База для начисления амортизации | Первоначальная или восстановительная стоимость | Разница между первоначальной и ликвидационной ценой |
| Расчет амортизации | Каждый месяц двенадцатую часть от годовой суммы | Правила не установлены |
| Формула начисления амортизации по методу уменьшаемого остатка | Определена в положении | Организация вправе использовать любой расчет |
| Начисления амортизации по сумме лет срока полезного использования | Действует | Исключено |
| Отражение переоценки | Основным методом | К «старому» методу добавлен пересчет до справедливой стоимости |
| Временное прекращение амортизационных начислений | Восстановление от года или консервация от 36 мес. | Если цена в балансе ниже ликвидационной |
Подведем итог
Без учета ОФ и «малоценки» не обойтись. Его осуществляют и те, кто ведет бухгалтерию на общих основаниях, и те, кто применяют упрощенный вариант бухучета.
Наша рекомендация по совершенствованию учета основных средств: идти по пути автоматизации. Это облегчит работу бухгалтеров, материально-ответственных лиц, позволит своевременно переоценивать, выводить из эксплуатации ОФ, верно отражать амортизацию, выполнять другие операции с имуществом без ошибок и последующих штрафов.
Ссылки на материалы, законы, постановления, использованные в статье:
