Учет основных средств с помощью мобильных устройств

Дата публикации: 23.08.2023

Основные средства (ОС), сроки амортизации, бухгалтерский учет, оценка стоимости и инвентаризация. Перечисленные понятия олицетворяют собой рутину производственного предприятия. И пусть даже разговор о них навевает тоску, каждый руководитель знает, что без их четкого понимания невозможно вести бизнес. Впрочем, решение есть — автоматизация при помощи мобильных средств. Но давайте по порядку.

Требуется автоматизация предприятия? Выполним работы под ключ!

Объекты учета основных средств: что это такое и как проходит сбор данных о них

В случае основных средств все легко — это активы организации, которые нужны для создания продукции и предоставления услуг. К ним относятся здания и отдельные рабочие помещения (цех, склад), оборудование (станки, конвейерные ленты) и инструменты (молотки), а также офисная мебель. В переводе с «бухгалтерского» — это то, что помогает зарабатывать деньги.

Создание единицы товара обходится предприятию в определенную цену. Но со временем она меняется. Это происходит из-за того, что у оборудования есть срок амортизации (годности), по прошествии которого снижается выработка. А строгий учет стоимости основных средств ведет именно бухгалтерия.

Чтобы делать это грамотно, корректировать ценность оборудования и при необходимости списывать его, сотрудник отдела должен иметь полное представление о том, какие производственные объекты есть в организации и в каком они состоянии. А для этого требуется инвентаризация ОС. По стандарту она проходит так:

  1. Подготовка. Формируется документ, где перечислены все ОС предприятия. Назначается комиссия (2–3 чел.), которая займется сверкой текущего наличия оборудования с ранее внесенными в опись данными.
  2. Проведение. Члены комиссии обходят помещения компании и проверяют верность записанной информации об объектах: наименование, инвентарный и заводской номер, год выпуска, количество, штрихкод.
  3. Составление отчета. Собранная информация переносится с бумажных носителей в электронную систему бухгалтерского учета (например, в 1C).

Главный недостаток такой схемы — низкая скорость проверки. Комиссия заполняет бумаги вручную, из-за чего инвентаризация может затянуться надолго. Кроме того, высока вероятность появления ошибок, связанных с человеческим фактором. Проще говоря, — инвентаризация ОС требует вложения немалого количества сил и средств, а потому появились способы справляться с ней быстрее.

Мобильная автоматизация учета основных средств и их стоимости

Сегодня есть оборудование и программное обеспечение, благодаря которому можно оперативно выстроить грамотную схему работы по учету объектов. В их числе:

  1. Принтеры этикеток. Устройства для печати наклеек со штрихкодами. Они нужны для маркировки объектов и последующей их идентификации при помощи ТСД. Особенно актуальна такая техника, когда речь идет о крупном предприятии с большим техническим фондом.
  2. Терминалы сбора данных (ТСД). Портативные компьютеры, призванные обеспечить сотрудникам, в том числе членам инвентаризационной комиссии, оперативный доступ к данным об ОС.
  3. Специальный софт. Программа, предназначенная для организации комфортной работы с ТСД. ПО позволяет расшифровывать данные со штрихкодов, загружать и редактировать документы, передавать сведения об объектах в товароучетную систему (1C).

Важно: так как мобильный софт превращает терминал сбора данных в универсальный инструмент для учета основных средств, его необходимо выбирать грамотно.

Программа для учета основных средств на ТСД: DM.Основные средства с лицензией DM.Invent

В линейке программных продуктов DataMobile есть приложение DM.Основные средства, в состав которого входят две лицензии. Первая называется DM.ТОИР. Она предназначена для контроля процессов техобслуживания и ремонта. Вторая — DM.Invent — служит для ведения учета ОС. Расскажем о ней подробнее.

Главная заслуга софта состоит в том, что он избавляет от рутины во время проведения инвентаризации. Программа для учета основных средств позволяет:

  • оперативно идентифицировать объекты и просматривать информацию о них;
  • формировать инвентаризационные документы и работать с ними на ТСД;
  • фиксировать местонахождение оборудования;
  • отмечать неисправности и поломки;
  • отправлять на печать этикетки со штрих-кодом;
  • указывать материально-ответственных лиц (МОЛ);
  • добавлять фотографии объектов в систему.

Кроме того, программа легко интегрируется в среду 1C, дает проводить выборочную инвентаризацию (например, по цехам), а также организовывать несколько подобных мероприятий одновременно. Также к приложению DM.Invent подключается программный модуль для ведения учета по RFID-меткам.

Учет основных средств при помощи RFID

Для проведения инвентаризации ОС с использованием ТСД требуется близко подходить к объектам. Технология RFID может избавить от этого, что ускорит подсчет производственных средств. Это работает благодаря возможности считывать сразу все метки на расстоянии в среднем до 10 метров.

В основе работы метода лежат два элемента: радиочастотная метка для передачи сигнала и ридер для его приема. В качестве последних используются ТСД со специальным RFID-модулем (входит в комплектацию или приобретается отдельно в виде дополнительной насадки). Так как метка считывается на расстоянии, можно:

  • выполнить инвентаризацию в один клик, единовременно получая сигнал от сотен передатчиков;
  • контролировать количество объектов и предотвратить возможность их выноса за пределы помещения;
  • зашифровывать подробную информацию о товарах (техническое состояние, срок эксплуатации и т. д.) и получать к ней удаленный доступ.

Автоматизация при помощи мобильных устройств и ПО DM.Invent упрощает учет основных средств и снижает стоимость инвентаризационных работ. Это происходит потому, что появляется полный контроль над процессами, устраняется рутина и минимизируется количество ошибок.

Поможем подобрать RFID-считыватель для вашего предприятия. Консультация бесплатно!

Будьте в курсе!
Узнавайте первыми о наших новостях
Читайте также
Продажа маркированных товаров через маркетплейс: что требуется продавцу Продажа маркированных товаров через маркетплейс: что требуется продавцу

Правила продажи маркированных товаров через маркетплейс. Какое оборудование требуется предпринимателям. Требования к этикеткам для продукции. Автоматизация учета маркированного товара с ПО DataMobile.

Маркировка технических средств реабилитации Маркировка технических средств реабилитации

Какие категории товаров подпадают под обязательную маркировку. Как предпринимателям подготовиться к работе с маркировкой «Честный ЗНАК». Оборудование и ПО для работы с маркировкой.

Терминал сбора данных для «1С»: выбор модели, подключение и настройка Терминал сбора данных для «1С»: выбор модели, подключение и настройка

Рекомендации по выбору терминала сбора данных. Как подключить терминал сбора данных к «1С» с помощью ПО DataMobile. Примеры работы ТСД с «1С».