Основные средства (ОС), сроки амортизации, бухгалтерский учет, оценка стоимости и инвентаризация. Перечисленные понятия олицетворяют собой рутину производственного предприятия. И пусть даже разговор о них навевает тоску, каждый руководитель знает, что без их четкого понимания невозможно вести бизнес. Впрочем, решение есть — автоматизация при помощи мобильных средств. Но давайте по порядку.
Объекты учета основных средств: что это такое и как проходит сбор данных о них
В случае основных средств все легко — это активы организации, которые нужны для создания продукции и предоставления услуг. К ним относятся здания и отдельные рабочие помещения (цех, склад), оборудование (станки, конвейерные ленты) и инструменты (молотки), а также офисная мебель. В переводе с «бухгалтерского» — это то, что помогает зарабатывать деньги.
Создание единицы товара обходится предприятию в определенную цену. Но со временем она меняется. Это происходит из-за того, что у оборудования есть срок амортизации (годности), по прошествии которого снижается выработка. А строгий учет стоимости основных средств ведет именно бухгалтерия.
Чтобы делать это грамотно, корректировать ценность оборудования и при необходимости списывать его, сотрудник отдела должен иметь полное представление о том, какие производственные объекты есть в организации и в каком они состоянии. А для этого требуется инвентаризация ОС. По стандарту она проходит так:
- Подготовка. Формируется документ, где перечислены все ОС предприятия. Назначается комиссия (2–3 чел.), которая займется сверкой текущего наличия оборудования с ранее внесенными в опись данными.
- Проведение. Члены комиссии обходят помещения компании и проверяют верность записанной информации об объектах: наименование, инвентарный и заводской номер, год выпуска, количество, штрихкод.
- Составление отчета. Собранная информация переносится с бумажных носителей в электронную систему бухгалтерского учета (например, в 1C).
Главный недостаток такой схемы — низкая скорость проверки. Комиссия заполняет бумаги вручную, из-за чего инвентаризация может затянуться надолго. Кроме того, высока вероятность появления ошибок, связанных с человеческим фактором. Проще говоря, — инвентаризация ОС требует вложения немалого количества сил и средств, а потому появились способы справляться с ней быстрее.
Мобильная автоматизация учета основных средств и их стоимости
Сегодня есть оборудование и программное обеспечение, благодаря которому можно оперативно выстроить грамотную схему работы по учету объектов. В их числе:
- Принтеры этикеток. Устройства для печати наклеек со штрихкодами. Они нужны для маркировки объектов и последующей их идентификации при помощи ТСД. Особенно актуальна такая техника, когда речь идет о крупном предприятии с большим техническим фондом.
- Терминалы сбора данных (ТСД). Портативные компьютеры, призванные обеспечить сотрудникам, в том числе членам инвентаризационной комиссии, оперативный доступ к данным об ОС.
- Специальный софт. Программа, предназначенная для организации комфортной работы с ТСД. ПО позволяет расшифровывать данные со штрихкодов, загружать и редактировать документы, передавать сведения об объектах в товароучетную систему (1C).
Важно: так как мобильный софт превращает терминал сбора данных в универсальный инструмент для учета основных средств, его необходимо выбирать грамотно.
Программа для учета основных средств на ТСД: DM.Основные средства с лицензией DM.Invent
В линейке программных продуктов DataMobile есть приложение DM.Основные средства, в состав которого входят две лицензии. Первая называется DM.ТОИР. Она предназначена для контроля процессов техобслуживания и ремонта. Вторая — DM.Invent — служит для ведения учета ОС. Расскажем о ней подробнее.
Главная заслуга софта состоит в том, что он избавляет от рутины во время проведения инвентаризации. Программа для учета основных средств позволяет:
- оперативно идентифицировать объекты и просматривать информацию о них;
- формировать инвентаризационные документы и работать с ними на ТСД;
- фиксировать местонахождение оборудования;
- отмечать неисправности и поломки;
- отправлять на печать этикетки со штрих-кодом;
- указывать материально-ответственных лиц (МОЛ);
- добавлять фотографии объектов в систему.
Кроме того, программа легко интегрируется в среду 1C, дает проводить выборочную инвентаризацию (например, по цехам), а также организовывать несколько подобных мероприятий одновременно. Также к приложению DM.Invent подключается программный модуль для ведения учета по RFID-меткам.
Учет основных средств при помощи RFID
Для проведения инвентаризации ОС с использованием ТСД требуется близко подходить к объектам. Технология RFID может избавить от этого, что ускорит подсчет производственных средств. Это работает благодаря возможности считывать сразу все метки на расстоянии в среднем до 10 метров.
В основе работы метода лежат два элемента: радиочастотная метка для передачи сигнала и ридер для его приема. В качестве последних используются ТСД со специальным RFID-модулем (входит в комплектацию или приобретается отдельно в виде дополнительной насадки). Так как метка считывается на расстоянии, можно:
- выполнить инвентаризацию в один клик, единовременно получая сигнал от сотен передатчиков;
- контролировать количество объектов и предотвратить возможность их выноса за пределы помещения;
- зашифровывать подробную информацию о товарах (техническое состояние, срок эксплуатации и т. д.) и получать к ней удаленный доступ.
Автоматизация при помощи мобильных устройств и ПО DM.Invent упрощает учет основных средств и снижает стоимость инвентаризационных работ. Это происходит потому, что появляется полный контроль над процессами, устраняется рутина и минимизируется количество ошибок.
